Autorisations de projet

L’accès à un projet sur Asana dépend du contexte. Il existe différentes situations qui conditionnent l’accès à un projet et à ses tâches.

Si une personne a accès à un projet, elle a également accès à toutes les tâches et discussions qu’il contient.

Projet : Accessible par :
Projet privé Membres du projet
Projet public avec accès sur demande ou dans une équipe masquée Équipe et membres du projet
Projet public dans une équipe publique Organisation, équipe et membres du projet

Dans cet article, nous allons expliquer :

  • Comment identifier les autorisations d’un projet ?
  • Qui peut voir un projet ?
  • Comment partager un projet
  • Comment limiter l’accès à un projet

Projets privés

Pour identifier un projet privé, procédez comme suit :

Un projet privé portera la mention Réservé aux membres dans son titretitre Le titre est une partie de l’interface utilisateur située entre la barre du haut et le volet principal. Il permet aux utilisateurs de parcourir les projets. Lire la suite .

Si un projet vous est exclusivement réservé, le titre du projet indiquera Visible par vous uniquement.

Qui peut voir un projet privé ?

Seuls les membres du projetmembres du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite peuvent voir un projet privé.

Comment partager un projet privé ?

Vous avez deux options pour partager un projet privé :

  • Ajouter des membres au projet.
  • Rendre un projet public : en rendant un projet public, vous le rendez accessible à tous les membres de l’équipe dont le projet relève.

Pour ajouter des membres à un projet, procédez comme suit :

Cliquez sur le signe + pour ajouter des membres au projet.

Pour rendre un projet public, procédez comme suit :

Cliquez sur le signe +, puis sélectionnez Rendre public pour [nom de l’équipe].

En rendant un projet public, vous le rendez accessible à tous les membres de l’équipe dont le projet relève.

Comment limiter l’accès à un projet privé ?

Pour retirer des membres du projet, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur le signe +, puis sélectionnez Paramètres de notification des membres.
  2. Dans la fenêtre suivante, passez le curseur de votre souris sur la personne à retirer et sélectionnez Retirer.

Si vous supprimez des membres du projet d’un projet privé, ils n’auront plus accès aux tâches et aux discussions de ce projet.

Projets publics

Identifier un projet public :

Un projet public portera la mention Partagé avec [nom de l’équipe] dans son titretitre Le titre est une partie de l’interface utilisateur située entre la barre du haut et le volet principal. Il permet aux utilisateurs de parcourir les projets. Lire la suite .

Qui peut voir un projet public ?

Les projets publics sont accessibles par les personnes suivantes :

  1. Les membres du projetmembres du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite
  2. Tous les membres de l’équipemembres de l’équipe Quelqu’un qui a accès à tous les projets publics et toutes les discussions d’une équipe. Lire la suite

Dans les équipes publiques, les membres de l’organisation qui ne font pas partie de l’équipe peuvent également voir les projets publics de l’équipe. Vérifiez les autorisations de votre équipe pour voir si les autres membres de l’organisation peuvent voir un projet public donné.

Comment partager un projet public ?

partager un projet public

Pour partager un projet public, procédez comme suit :

  1. Ajoutez une personne en tant que membre du projetmembre du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite : si cette personne fait déjà partie de l’équipe dont ce projet relève, elle y a déjà accès. Quand vous ajoutez un membre d’équipe à un projet, ce membre commencera simplement à recevoir les notifications du projet.
  2. Ajoutez une personne en tant que membre de l’équipemembre de l’équipe Quelqu’un qui a accès à tous les projets publics et toutes les discussions d’une équipe. Lire la suite : elle aura accès à tous les autres projets publics de cette équipe.

Comment limiter l’accès à un projet public ?

Pour limiter l’accès à un projet public, procédez comme suit :

  • Retirer des membres du projetmembres du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite  : si l’utilisateur est également membre de l’équipe dont le projet relève, il aura toujours accès au projet.
  • Rendre un projet privé : en rendant un projet privé, vous le rendez accessible par ses membres uniquement. Les membres de l’équipe ne pourront plus y accéder.

retirer des membres de projets publics

Pour retirer des membres de projet, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur le signe +, puis sélectionnez Paramètres de notification des membres.
  2. Dans la fenêtre suivante, passez le curseur de votre souris sur la personne à retirer et sélectionnez Retirer.

rendre un projet privé

Pour rendre un projet privé, procédez comme suit :

Cliquez sur le signe +, puis sélectionnez Rendre privé.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Cette section du guide d’Asana explique les autorisations pour les projets.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de