Autorisations de projet
- Passer à
- Projets privés
- Projets publics
- Demander l’accès à un projet privé
- Accorder ou rejeter une demande d’accès à un projet
- Projets à commentaires seuls
- Modifier les paramètres d’autorisation individuels des membres du projet
- Autorisations individuelles des utilisateurs pour un projet
L’accès à un projet sur Asana dépend du contexte. Il existe différentes situations qui conditionnent l’accès à un projet et à ses tâches.
Si un utilisateur a accès à un projet, il a également accès à toutes les tâches et discussions qu’il contient.
| Projet : | Accessible par : |
|---|---|
| Projet privé | Les membres du projet |
| Projet public avec accès sur demande ou dans une équipe privée | Les membres de l’équipe et du projet |
| Projet public dans une équipe publique | Les membres de l’organisation, de l’équipe et du projet |
Cet article abordera les points suivants :
- Comment identifier les autorisations d’un projet ?
- Qui peut voir un projet ?
- Comment partager un projet ?
- Comment limiter l’accès à un projet ?
Projets privés
Comment identifier un projet privé ?
Le titre d’un projet privé porte la mention Réservé aux membres du projet.
Si un projet vous est exclusivement réservé, le titre du projet indique Visible par vous uniquement.
Qui peut voir un projet privé ?
Un projet privé est visible des membres du projet. Seules les personnes invitées à participer au projet peuvent le trouver.
Comment partager un projet privé ?
- Depuis la vue Projet, cliquez sur le bouton Partager.
- Une fenêtre contextuelle s’ouvre pour vous permettre d’inviter un membre à l’aide d’un lien.
- Ajoutez un membre au projet par nom ou par e-mail.
Comment rendre un projet privé public ?
En bas à droite de la fenêtre Partager, cliquez sur Rendre public pour [nom de l’équipe].
En rendant un projet public, il devient accessible à tous les membres de l’équipe dont le projet relève.
Comment limiter l’accès à un projet privé ?
Vous pouvez gérer tous les paramètres d’autorisation depuis la fenêtre contextuelle de partage.
Vous pouvez définir les actions autorisées pour les membres du projet (droit de modification ou commentaires seuls). Vous pouvez également changer le propriétaire d’un projet ou en retirer un membre.
Comment accorder ou révoquer l’accès d’un projet à des membres ?
- Le menu déroulant situé en face du nom de chaque membre propose 4 options.
- Faites votre choix parmi ces options pour accorder les droits souhaités à chaque membre.
Si vous supprimez un membre d’un projet privé, il n’aura plus accès aux tâches et discussions de ce projet.
Comment gérer les notifications ?
Vous pouvez gérer toutes les notifications depuis cette même fenêtre contextuelle de partage.
Dans la fenêtre contextuelle de partage, juste en face des Membres du projet, cliquez sur Gérer les notifications.
Une nouvelle fenêtre contextuelle Paramètres de notification des membres permet de cocher les notifications (mises à jour de statut, discussions et tâches) à envoyer sur Asana pour chaque membre du projet.
Projets publics
Comment identifier un projet public ?
Un projet public porte la mention Partagé avec [nom de l’équipe] dans son titre.
Qui peut voir un projet public ?
Les projets publics sont accessibles par les personnes suivantes :
- Les membres du projet
- Tous les membres de l’équipe
Dans les équipes publiques, les membres de l’organisation qui ne font pas partie de l’équipe peuvent également voir les projets publics de l’équipe. Vérifiez les autorisations de votre équipe pour voir si les autres membres de l’organisation peuvent voir un projet public donné.
Comment partager un projet public ?
Pour partager un projet public, procédez comme suit :
- Ajoutez un utilisateur en tant que membre du projet : si cette personne fait déjà partie de l’équipe dont ce projet relève, elle y a déjà accès. Quand vous ajoutez un membre actuel d’une équipe à un projet public, celui-ci recevra les notifications du projet.
- Ajoutez un utilisateur en tant que membre de l’équipe : il aura accès à tous les autres projets publics de cette équipe.
Comment limiter l’accès à un projet public ?
Pour limiter l’accès à un projet public, procédez comme suit :
- Retirer des membres d’un projet : si l’utilisateur est également membre de l’équipe dont le projet relève, il aura toujours accès au projet.
- Rendre un projet privé : en rendant un projet privé, vous le rendez accessible par ses membres uniquement. Les membres de l’équipe ne pourront plus y accéder.
Pour retirer des membres d’un projet :
- Cliquez sur Partager dans la barre supérieure, puis sur l’onglet Membres.
- Dans le menu déroulant indiquant le niveau d’accès des membres, sélectionnez Retirer du projet.
Pour rendre un projet privé :
Cliquez sur le signe +, puis sélectionnez Rendre privé.
Demander l’accès à un projet privé
Vous pouvez demander au propriétaire d’un projet privé de vous en accorder l’accès. Pour ce faire :
- Lorsque vous vous retrouvez face à un projet privé auquel vous n’avez pas accès, une page indiquant que vous n’y avez pas accès s’affiche.
- Cliquez sur le bouton Demander l’accès pour envoyer une demande d’accès au propriétaire du projet.
- Le propriétaire du projet reçoit une notification lui faisant part de votre demande d’accès au projet en question.
Il n’est pas possible de demander l’accès aux projets à commentaires seuls.
Accorder ou rejeter une demande d’accès à un projet
Les personnes qui n’ont pas accès à un projet privé ont la possibilité d’en demander l’accès. Avant qu’elles ne puissent accéder à ce projet, la demande a besoin d’être acceptée.
- Lorsque quelqu’un demande l’accès à un projet privé, le propriétaire de ce dernier reçoit une tâche qui l’informe de la demande d’accès. Il peut alors ajouter l’utilisateur en question au projet concerné.
- Si le projet n’a pas de propriétaire, la demande d’accès est attribuée au créateur du projet.
- Si le projet n’a pas de propriétaire et que son créateur ne dispose pas des droits de modification, la demande d’accès est envoyée au premier membre du projet disposant des droits de modification nécessaires.
Projets à commentaires seuls
Les autorisations à commentaires seuls pour les projets permettent d’autoriser les utilisateurs à visualiser ou commenter les projets, mais sans leur accorder un droit de modification. Cela simplifie la transmission des informations de projet aux personnes concernées, en évitant toute modification accidentelle ou inutile. Recueillez les retours et commentaires, puis communiquez-les aux parties prenantes, sans compromettre la structure du projet. Les autorisations à commentaires seuls sont particulièrement utiles pour les wikis d’entreprise, modèles, points de référence et processus qui ont été standardisés et ne doivent pas être modifiés.
Autoriser uniquement les commentaires sur un projet
Vous pouvez accéder aux paramètres d’autorisation en cliquant sur le bouton Partager sur la page du projet.
Seuls les membres disposant d’une autorisation spécifique peuvent modifier les projets à commentaires seuls. Toute personne qui n’est pas membre du projet est autorisée à commenter le projet uniquement, mais peut toujours accéder au contenu de celui-ci ou à des tâches individuelles.
Pour autoriser uniquement les commentaires sur un projet :
- Dans votre projet, cliquez sur le bouton Partager situé à gauche de la barre de recherche pour ouvrir le menu des membres du projet et des paramètres d’accès.
- Accédez à l’onglet Membres et cliquez sur Peut commenter dans le menu déroulant à droite du nom du membre pour lequel vous souhaitez autoriser uniquement les commentaires.
Depuis ce menu, vous pouvez choisir de partager un projet avec l’ensemble de l’équipe ou de le réserver aux membres du projet, et restreindre ce que les membres peuvent faire au sein du projet.
Une fois les paramètres modifiés, votre projet passe de projet public à projet à commentaires seuls pour les membres de votre équipe, division ou organisation, mais pas pour les membres du projet. Cette modification ne change pas les paramètres d’accès pour les membres actuels de ce projet.
Modifier les paramètres d’autorisation individuels des membres du projet
Le propriétaire et les membres du projet qui ont une autorisation de modification peuvent donner aux autres membres du projet l’autorisation de modification en configurant leurs paramètres d’autorisations individuels sur Peut modifier.
Pour modifier les paramètres d’accès des membres du projet :
- Cliquez sur le menu déroulant à côté du nom du membre du projet dont vous souhaitez modifier les paramètres.
- Sélectionnez Peut modifier pour lui donner un accès complet au projet ou Peut commenter pour lui donner l’autorisation de commenter uniquement.
- Le propriétaire du projet peut attribuer la propriété du projet à un autre membre.
- Fermez le menu pour enregistrer vos modifications.
Les membres du projet voient les autorisations qui leur sont accordées dans le volet des détails de tâche, au-dessus du nom du projet, dans la bannière.
Autorisations individuelles des utilisateurs pour un projet
Les membres du projet peuvent obtenir des autorisations individuelles, quels que soient les paramètres par défaut du projet. Au niveau du projet, les membres qui disposent d’autorisations à commentaires seuls ou qui se voient attribuer une tâche avec autorisation de commenter uniquement peuvent simplement publier des messages et des mises à jour de statut.
Le tableau ci-dessous décrit les capacités des membres du projet avec des droits de modification, ceux qui ont un simple droit de commentaire et ceux qui ont un simple droit de commentaire et se sont également vu attribuer une tâche du projet.
| Peut modifier : | Peut commenter : | Peut commenter avec tâche attribuée : |
|---|---|---|
| Marquer des tâches comme terminées | Marquer des tâches comme terminées | |
| Changer le responsable | Changer le responsable | |
| Modifier l’échéance | Modifier l’échéance | |
| Modifier le titre et la description de la tâche | ||
| Ajouter ou retirer des étiquettes | ||
| Ajouter ou modifier des sous-tâches | ||
| Ajouter ou modifier des dépendances de tâches | ||
| Modifier ou afficher des formulaires | ||
| Modifier la valeur des champs personnalisés | Modifier la valeur des champs personnalisés | |
| Ajouter ou retirer des pièces jointes | Ajouter ou retirer des pièces jointes | Ajouter ou retirer des pièces jointes |
| Commenter une tâche | Commenter une tâche | Commenter une tâche |
| Modifier les collaborateurs d’une tâche | Modifier les collaborateurs d’une tâche | Modifier les collaborateurs d’une tâche |
| Aimer des tâches ou commentaires | Aimer des tâches ou commentaires | Aimer des tâches ou commentaires |
Si vous disposez d’un simple droit de commentaire et qu’une tâche vous est attribuée, les sous-tâches de cette dernière doivent également vous être attribuées pour que vous puissiez les accomplir. Le cas échéant, vous disposerez d’un simple droit de commentaire sur ces sous-tâches.
Tâches associées à plusieurs projets
Si une tâche appartient à plusieurs projets, les membres qui ont accès à tous les projets auxquels la tâche appartient auront davantage d’autorisations.
Par exemple, tout membre ayant un droit de modification sur une tâche au sein d’un projet le conservera si la tâche en question fait partie d’un autre projet pour lequel il ne dispose en revanche que d’un simple droit de commentaire. Concrètement, vous conserverez votre droit de modification sur ces tâches, même si ces dernières sont ajoutées à des projets que vous pouvez uniquement commenter.
Cela signifie également que toute personne disposant d’autorisations à commentaires seuls au sein d’un projet obtiendra un droit de modification sur les tâches ajoutées aux autres projets pour lesquels elle dispose de l’autorisation Peut modifier.
