Gérer une équipe

Membres de l’équipe

Les équipes sont des sous-ensembles de membres de votre organisation qui collaborent sur des projets. Chaque équipe a ses propres membres et ses propres projets. Ceux qui n’ont pas accès à tous les projets de votre équipe apparaîtront en tant que Membres avec un accès limité dans l’onglet Membres de Paramètres de l’équipe.

Les Membres avec un accès limité peuvent voir les projets et les tâches auxquels ils ont été ajoutés, mais pas les discussions ou les autres projets de l’équipe.

paramètres des membres de l’équipe

Pour accéder aux membres de l’équipe, procédez comme suit :

  • Passez le curseur de votre souris sur le nom de l’équipe dans la barre latérale et cliquez sur l’icône en forme d’engrenage qui apparaît.
  • Cliquez sur Modifier les paramètres de l’équipe.

paramètres des membres de l’équipe

Accédez à l’onglet Membres pour afficher la liste complète des membres de l’équipe, ainsi que les membres avec un accès limité. Si vous êtes un membre sans restriction d’accès, vous pouvez accorder un accès complet aux membres avec un accès limité dans cette liste.

Ajouter une personne comme abonné ou responsable ne l’ajoutera pas à la liste des membres de l’équipe. Pour ce faire, cette personne doit être ajoutée comme membre du projet.

En tant que membre de l’équipe, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  • accéder à tous les projets publics au sein de votre équipe ;
  • régler les paramètres d’autorisation de l’équipe ;
  • inviter des personnes à rejoindre votre équipe ;
  • retirer des membres de votre équipe ;
  • renommer votre équipe ;
  • consulter toutes les discussionsdiscussions Les discussions sont la façon dont les utilisateurs communiquent sur Asana. Lancez une discussion sur un projet ou une page d’équipe. Lire la suite de l’équipe ;
  • accéder au calendrier de l’équipe.

Approuver les demandes d’adhésion à l’équipe

Lorsque quelqu’un demande à rejoindre une équipe, il doit attendre que sa demande soit approuvée avant d’être intégré en tant que membre.

approuver les demandes d’adhésion à l’équipe

Approuver les demandes d’adhésion en attente

  1. Passez le curseur de votre souris sur le nom de l’équipe dans la barre latéralebarre latérale Utilisez la barre latérale pour parcourir le tableau de bord, les éléments marqués d’une étoile, les projets et les équipes. La barre latérale peut être réduite. Lire la suite et cliquez sur l’icône en forme d’engrenage.
  2. Sélectionnez Approuver les membres en attente.

Les membres de l’équipe recevront également une notification en haut de leur écran, indiquant qu’un nouveau membre de l’équipe est en attente d’approbation.

approuver une demande

Depuis la page des demandes d’adhésion, vous pouvez sélectionner Approuver ou *Refuser** à côté d’un nom.

Les équipes publiques ne nécessitent aucune approbation.

Notifications de demande d’adhésion

Par défaut, tous les membres actuels de l’équipe sont avertis par e-mail des demandes d’adhésion et sont autorisés à les approuver. Toutefois, vous pouvez choisir de n’envoyer les notifications par e-mail qu’à certains membres.

Tous les membres de l’équipe sont toujours autorisés à approuver les demandes d’adhésion, même ceux qui n’ont pas été avertis par e-mail.

notifications de demande d’adhésion

Restreindre les notifications de demande d’adhésion

  1. Accédez aux paramètres de l’équipeparamètres de l’équipe Les paramètres de l’équipe sont des ajustements qui n’affectent qu’une seule équipe et non l’organisation dans son ensemble. Lire la suite .
  2. Accédez à l’onglet Avancé.
  3. Cliquez sur l’option Seuls les membres sélectionnés sont prévenus pour approuver les nouveaux membres..
  4. Saisissez le nom des membres que vous souhaitez avertir des nouvelles demandes d’adhésion.

Les paramètres de notification des demandes d’adhésion ne sont accessibles qu’aux équipes disponibles via une adhésion sur demande.

Inviter une personne à rejoindre une équipe

Invitez quelqu’un à rejoindre une équipe au sein de votre organisation afin qu’il puisse accéder aux projets de cette équipe.

inviter une personne à rejoindre l’équipe

Vous pouvez inviter une personne à rejoindre votre équipe en procédant comme suit :

  1. Cliquez sur l’icône + en dessous du nom de l’équipe dans la barre latéralebarre latérale Utilisez la barre latérale pour parcourir le tableau de bord, les éléments marqués d’une étoile, les projets et les équipes. La barre latérale peut être réduite. Lire la suite .
  2. Cliquez sur le bouton Ajout rapide et sélectionnez Inviter dans le menu déroulant.
  3. Cliquez sur l’icône + au niveau de l’en-tête de la page de l’équipe.

Ensuite, saisissez le nom ou l’adresse e-mail de la personne pour l’inviter à rejoindre l’équipe.

Apprenez-en davantage sur l’invitation de collègues en regardant le programme Apprendre à utiliser Asana

Retirer quelqu’un d’une équipe

Retirez une personne de votre équipe si vous ne souhaitez plus qu’elle accède aux projets et aux discussionsdiscussions Les discussions sont la façon dont les utilisateurs communiquent sur Asana. Lancez une discussion sur un projet ou une page d’équipe. Lire la suite au sein de celle-ci.

Apprenez comment retirer complètement une personne de votre organisation dans cet article.  

retirer une personne de l’équipe

Pour retirer une personne d’une équipe, procédez comme suit :

  1. Accédez aux paramètres de l’équipeparamètres de l’équipe Les paramètres de l’équipe sont des ajustements qui n’affectent qu’une seule équipe et non l’organisation dans son ensemble. Lire la suite .
  2. Accédez à l’onglet Membres.
  3. Passez le curseur de votre souris sur le nom de la personne et sélectionnez le bouton Retirer qui s’affiche.
  4. Sélectionnez Retirer l’accès (ou Annuler l’invitation).

Vous pouvez procéder de la même façon pour annuler les invitations d’adhésion à l’équipe en attente.

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Apprenez les rudiments d’Asana en moins de 15 minutes grâce à nos cours rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.