Gérer une équipe

Membres de l’équipe

Les équipes sont des sous-ensembles de membres de votre organisation qui collaborent sur des projets. Chaque équipe a ses propres membres et ses propres projets. Ceux qui n’ont pas accès à tous les projets de votre équipe apparaîtront en tant que Membres avec un accès limité dans l’onglet Membres de Paramètres de l’équipe.

Les Membres avec un accès limité peuvent voir les projets et les tâches auxquels ils ont été ajoutés, mais pas les discussions ou les autres projets de l’équipe.

paramètres des membres de l'équipe

Pour accéder aux membres de l’équipe, procédez comme suit :

  • Passez le curseur de votre souris sur le nom de l’équipe dans la barre latérale et cliquez sur l’icône en forme d’engrenage qui apparaît.
  • Cliquez sur Modifier les paramètres de l’équipe.

paramètres des membres de l'équipe

Accédez à l’onglet Membres pour afficher la liste complète des membres de l’équipe, ainsi que les membres avec un accès limité. Si vous êtes un membre sans restriction d’accès, vous pouvez accorder un accès complet aux membres avec un accès limité dans cette liste.

Ajouter une personne comme abonné ou responsable ne l’ajoutera pas à la liste des membres de l’équipe. Pour ce faire, cette personne doit être ajoutée comme membre du projet.

En tant que membre de l’équipe, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  • accéder à tous les projets publics au sein de votre équipe ;
  • régler les paramètres d’autorisation de l’équipe ;
  • inviter des personnes à rejoindre votre équipe ;
  • retirer des membres de votre équipe ;
  • renommer votre équipe ;
  • consulter toutes les discussionsdiscussions Les discussions sont la façon dont les utilisateurs communiquent sur Asana. Lancez une discussion sur un projet ou une page d’équipe. Lire la suite de l’équipe ;
  • accéder au calendrier de l’équipe.

Approuver les demandes d’adhésion à l’équipe

Lorsque quelqu’un demande à rejoindre une équipe, il doit attendre que sa demande soit approuvée avant d’être intégré en tant que membre.

approuver les demandes d’adhésion à l’équipe

Approuver les demandes d’adhésion en attente

  1. Passez le curseur de votre souris sur le nom de l’équipe dans la barre latéralebarre latérale Utilisez la barre latérale pour parcourir le tableau de bord, les éléments marqués d’une étoile, les projets et les équipes. La barre latérale peut être réduite. Lire la suite et cliquez sur l’icône en forme d’engrenage.
  2. Sélectionnez Approuver les membres en attente.

approuver une demande

Depuis la page des demandes d’adhésion, vous pouvez sélectionner Approuver à côté d’un nom.

Vous avez également la possibilité de refuser une demande. Si vous ne souhaitez pas autoriser une personne à intégrer votre équipe, il vous suffit d’ignorer sa demande.

Les équipes publiques ne nécessitent aucune approbation.

Notifications de demande d’adhésion

Par défaut, tous les membres actuels de l’équipe sont avertis par e-mail des demandes d’adhésion et sont autorisés à les approuver. Toutefois, vous pouvez choisir de n’envoyer les notifications par e-mail qu’à certains membres.

Tous les membres de l’équipe sont toujours autorisés à approuver les demandes d’adhésion, même ceux qui n’ont pas été avertis par e-mail.

notifications de demande d’adhésion

Restreindre les notifications de demande d’adhésion

  1. Accédez aux paramètres de l’équipeparamètres de l’équipe Les paramètres de l’équipe sont des ajustements qui n’affectent qu’une seule équipe et non l’organisation dans son ensemble. Lire la suite .
  2. Accédez à l’onglet Avancé.
  3. Cliquez sur l’option Seuls les membres sélectionnés sont prévenus pour approuver les nouveaux membres..
  4. Saisissez le nom des membres que vous souhaitez avertir des nouvelles demandes d’adhésion.

Les paramètres de notification des demandes d’adhésion ne sont accessibles qu’aux équipes disponibles via une adhésion sur demande.

Inviter une personne à rejoindre une équipe

Invitez quelqu’un à rejoindre une équipe au sein de votre organisation afin qu’il puisse accéder aux projets de cette équipe.

inviter une personne à rejoindre l’équipe

Vous pouvez inviter une personne à rejoindre votre équipe en procédant comme suit :

  1. Cliquez sur l’icône + en dessous du nom de l’équipe dans la barre latéralebarre latérale Utilisez la barre latérale pour parcourir le tableau de bord, les éléments marqués d’une étoile, les projets et les équipes. La barre latérale peut être réduite. Lire la suite .
  2. Cliquez sur le bouton Ajout rapide et sélectionnez Inviter dans le menu déroulant.
  3. Cliquez sur l’icône + au niveau de l’en-tête de la page de l’équipe.

Ensuite, saisissez le nom ou l’adresse e-mail de la personne pour l’inviter à rejoindre l’équipe.

Apprenez-en davantage sur l’invitation de collègues en regardant le programme Apprendre à utiliser Asana

Retirer quelqu’un d’une équipe

Retirez une personne de votre équipe si vous ne souhaitez plus qu’elle accède aux projets et aux discussionsdiscussions Les discussions sont la façon dont les utilisateurs communiquent sur Asana. Lancez une discussion sur un projet ou une page d’équipe. Lire la suite au sein de celle-ci.

Apprenez comment retirer complètement une personne de votre organisation dans cet article.  

retirer une personne de l’équipe

Pour retirer une personne d’une équipe, procédez comme suit :

  1. Accédez aux paramètres de l’équipeparamètres de l’équipe Les paramètres de l’équipe sont des ajustements qui n’affectent qu’une seule équipe et non l’organisation dans son ensemble. Lire la suite .
  2. Accédez à l’onglet Membres.
  3. Passez le curseur de votre souris sur le nom de la personne et sélectionnez le bouton Retirer qui s’affiche.
  4. Sélectionnez Retirer l’accès (ou Annuler l’invitation).

Vous pouvez procéder de la même façon pour annuler les invitations d’adhésion à l’équipe en attente.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Cette section du guide d’Asana concerne les différents types de personnes pouvant intégrer une organisation Asana (c.-à-d. les membres et les invités).

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de