Gérer une organisation

Les comptes Asana sont gratuits et personnels ; ils permettent d’accéder à des organisations et à des espaces de travail partagés pour collaborer avec d’autres utilisateurs Asana.

Avec un seul compte Asana, vous pouvez créer ou rejoindre plusieurs espaces de travail et organisations afin de collaborer avec différents groupes d’utilisateurs Asana. Les espaces de travail et organisations dont vous faites partie sont des entités distinctes, chacune rassemblant un ensemble unique d’utilisateurs, de projets et de tâches.

Puisque chaque espace de travail et organisation sont des entités distinctes, vos collègues ne peuvent pas voir les autres espaces de travail ou organisations auxquelles vous appartenez, pas plus que vous ne pouvez voir les leurs. En savoir plus sur la confidentialité entre les espaces

schéma du compte

En savoir plus sur les paramètres d’autorisation de vos projets et tâches dans chacun de vos espaces de travail et organisations

Qu’est-ce qu’une organisation?

Les organisations connectent tous les employés de votre entreprise qui utilisent Asana dans un espace unique basé sur le domaine de messagerie partagé de votre entreprise.

Au sein de l’organisation, vous pouvez créer différentes équipes afin de collaborer sur divers projets et tâches.

 schéma de l’organisation

Si votre entreprise n’a pas de domaine de messagerie unique et partagé, vous pouvez collaborer dans un espace de travail.

Membres de votre organisation

Une organisation comprend différents types d’utilisateurs : les membres, les invités et les membres à accès limité. Les employés internes sont des membres de votre organisation, tandis que les contributeurs externes sont des invités.

Par exemple, michael@votreentreprise.com est membre de l’organisation votreentreprise.com, tandis que toutes les personnes disposant d’une autre adresse e-mail (comme @gmail.com ou @autreentreprise.com) sont des invités au sein de l’organisation votreentreprise.com.

Vous ne pouvez pas convertir un membre d’une organisation en invité. L’adhésion à une organisation est automatiquement déterminée par l’adresse e-mail de l’utilisateur.

Membres de l’organisation

L’adhésion à une organisation dépend du domaine associé à votre adresse e-mail. Pour devenir membre d’une organisation, vous devez avoir une adresse e-mail associée à l’un des domaines de messagerie électronique approuvés par cette organisation.

Les personnes qui s’inscrivent sur Asana en utilisant une adresse e-mail associée à l’un des domaines de messagerie approuvés par votre organisation deviennent automatiquement membres de cette dernière.

Un membre d’une organisation peut :

  • Créer des équipes
  • Consulter la liste complète des équipes qu’il peut demander à rejoindre au sein de l’organisation.
  • Afficher les noms et adresses e-mail des autres membres et invités de l’organisation depuis les paramètres de l’équipe. Les administrateurs des organisations Premium peuvent également afficher la liste complète des membres et invités de l’organisation depuis les paramètres de l’organisation.
  • Accéder aux projets et aux tâches ayant été rendus publics au sein de l’organisation.

Les membres qui ont automatiquement rejoint votre organisation devront demander ou être invités à rejoindre l’une de vos équipes afin de collaborer avec vous sur des projets et des tâches que vous n’avez pas explicitement définis comme publics. En savoir plus

Invités d’une organisation

Vous pouvez collaborer avec des clients, des fournisseurs ou toute autre personne ne disposant pas d’une adresse e-mail associée à un domaine approuvé par une organisation (ex. @gmail.com ou @yahoo.com). Ces personnes deviendront des invités de l’organisation. Les invités ont un accès limité à votre organisation et ne peuvent voir que ce qui est explicitement partagé avec eux.

L’invité d’une organisation ne peut rejoindre des équipes que sur invitation. Il ne peut pas créer d’équipe, voir les équipes, ni envoyer une demande pour rejoindre d’autres équipes.

Les invités d’une organisation peuvent inviter d’autres personnes à rejoindre votre organisation en partageant les projets et les tâches auxquels ils ont accès.

Identifier les membres et les invités

identification des invités

Les invités sont identifiés par un globe à côté de leur nom dans les résultats de recherche ou dans la liste des membres.

Membres à accès limité

Chaque équipe a ses propres membres et projets. Ceux qui n’ont pas accès à tous les projets de votre équipe apparaîtront en tant que Membres à accès limité dans l’onglet « Membres » des paramètres de l’équipe.

Les Membres à accès limité peuvent voir les projets et les tâches auxquels ils ont été ajoutés, mais pas les discussions ou les autres projets de l’équipe.

Les membres à accès limité doivent être pris en compte dans votre formule si vous décidez de mettre à niveau une équipe au sein de votre organisation et d’opter pour Asana Premium.

Rejoindre une organisation

Il existe deux façons de rejoindre une organisation créée par un autre membre de votre entreprise :

  1. Inscrivez-vous sur Asana avec l’adresse e-mail de votre entreprise. Vous rejoindrez alors automatiquement l’organisation.
  2. Demandez à un membre de l’organisation de vous inviter à rejoindre une équipe.
  3. Si vous vous servez déjà d’une autre adresse e-mail sur Asana, ajoutez l’adresse e-mail de votre entreprise à votre compte Asana et vous rejoindrez automatiquement l’organisation.

Inviter des personnes à rejoindre votre organisation

Vous pouvez ajouter un utilisateur à votre organisation en l’invitant à rejoindre l’une de vos équipes.

Invitez en toute simplicité d’autres utilisateurs à rejoindre vos équipes et projets à l’aide de liens d’invitation, à partager comme bon vous semble (e-mail, Slack ou autre outil de messagerie, etc.). Vous pouvez même ajouter le lien à votre wiki d’intégration ou à un document partagé en ligne (Google Doc, etc.).

Les liens d’invitation sont à réserver aux membres, tandis que les invitations par e-mail sont à utiliser pour les invités.

Invitation dans un projet à l’aide d’un lien

Partager un projet

Pour partager un projet :

  1. Rendez-vous dans le projet, puis cliquez sur Partager.
  2. Copiez le lien.

Lorsqu’un utilisateur rejoint un projet à l’aide d’un lien de partage, il dispose par défaut des privilèges de modification et d’ajout de commentaires sur ce projet.

Invitation dans une équipe à l’aide d’un lien

Inviter des utilisateurs à rejoindre une équipe

Pour inviter des utilisateurs à rejoindre une équipe :

  1. Repérez votre équipe dans la barre latérale à gauche de l’écran. Cliquez sur l’icône + et sélectionnez Inviter des utilisateurs.
  2. Ouvrez l’onglet Inviter à l’aide d’un lien.
  3. Choisissez une équipe dans la liste.
  4. Copiez le lien pour inviter des utilisateurs à rejoindre votre équipe.

Vous pouvez également inviter des utilisateurs à rejoindre une organisation via un lien à l’aide du bouton d’ajout rapide.

Inviter des utilisateurs depuis le bouton d’ajout rapide

Pour inviter des utilisateurs à rejoindre une organisation depuis le bouton d’ajout rapide :

Après avoir cliqué sur le bouton d’ajout rapide, sélectionnez Inviter. Une fenêtre contextuelle s’affiche alors, vous permettant d’inviter des utilisateurs à rejoindre l’organisation à l’aide d’un lien.

Convier des invités

Vous souhaitez ajouter des invités à votre projet ou votre équipe ? Utilisez l’option Inviter par e-mail.

Les invités d’une organisation ne peuvent pas rejoindre une équipe ou un projet à l’aide des liens d’invitation. Seuls les membres dont l’adresse e-mail appartient au domaine de messagerie de l’organisation ont cette possibilité. Pour convier des invités, utilisez l’option Inviter par e-mail.

Désactiver le lien

Le bouton Désactiver supprime définitivement le lien. Il ne sera plus possible de l’utiliser.

Désactiver un lien

Quitter une organisation

Quitter l’organisation

Pour quitter une organisation :

  1. Cliquez sur votre photo de profil.
  2. Dans le menu déroulant, passez votre souris sur Plus.
  3. Sélectionnez Me retirer de cette organisation.

Si vous êtes membre d’une organisation, cela supprimera l’adresse e-mail associée à votre organisation de votre compte Asana. Avant de partir, assurez-vous d’abord d’ajouter une adresse e-mail personnelle à votre compte pour conserver l’accès à votre compte Asana.

Supprimer une adresse e-mail professionnelle de votre compte vous retire de l’organisation.

Retirer un utilisateur d’une organisation

Vous pouvez retirer un utilisateur de votre organisation pour l’empêcher d’accéder aux projets et aux tâches de celle-ci.

Lorsqu’un utilisateur est retiré de votre organisation, les tâches, projets, messages, fichiers et commentaires qu’il a créés restent intacts, mais les tâches qui lui étaient attribuées n’ont plus d’attribution.

Pour s’assurer qu’aucune tâche n’est laissée de côté, il est préférable d’accéder à la section Mes tâches de l’utilisateur et de réattribuer ses tâches avant de supprimer ses privilèges d’accès.

Veuillez noter que retirer les privilèges d’accès à votre organisation d’un utilisateur a pour effet de retirer également son adresse e-mail professionnelle de son compte. Si l’adresse e-mail est de nouveau ajoutée à son compte, l’utilisateur réapparaîtra dans votre organisation. Par ailleurs, si l’utilisateur n’a pas d’autre adresse e-mail associée à son compte Asana, retirer ses privilèges d’accès à votre organisation risquera de l’empêcher d’utiliser Asana.

Pour retirer un utilisateur d’une organisation, les conditions suivantes doivent être remplies :

  • Vous devez faire partie de l’organisation.
  • L’utilisateur que vous souhaitez retirer doit faire partie de la même équipe que vous.

Si vous n’êtes pas dans la même équipe ou si vous avez déjà retiré l’utilisateur en question, invitez-le à rejoindre une équipe dans le seul but de le retirer de votre organisation juste après.

supprimer les privilèges d’accès dans la version gratuite

Suivez ces instructions pour retirer un membre récent de l’organisation :

  • Dans la barre latérale, passez le curseur de votre souris sur le nom de l’équipe.
  • Cliquez sur les trois points.
  • Sélectionnez Modifier les paramètres de l’équipe.
  • Accédez à l’onglet Membres.
  • Passez le curseur de votre souris sur le nom et l’adresse e-mail souhaités.
  • Sélectionnez Retirer (ce bouton peut également s’afficher sous le nom Annuler l’invitation si l’utilisateur n’a pas encore accepté l’invitation).
  • Sélectionnez Retirer l’accès pour retirer cette personne de l’équipe.
  • Cliquez sur Supprimer les privilèges d’accès pour retirer cette personne de l’organisation.

Dans les organisations Premium, seuls les administrateurs peuvent supprimer les privilèges d’accès des membres.

Conditions d’utilisation autorisées pour les invités

Les invités sont soumis à la clause 2.4(b) du contrat d’abonnement et du contrat cadre d’abonnement Asana. Les comptes invités sont destinés à être utilisés pour collaborer avec des partenaires commerciaux externes, tels que des clients, des prestataires ou des acheteurs. Les clients utilisant le service d’Asana ne sont pas autorisés à fournir à leurs employés (ou aux employés de leurs sociétés affiliées) un accès au service Asana en tant qu’invités au lieu d’acquérir des abonnements d’utilisateurs finaux pour ces mêmes employés.

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