Gérer une organisation

Les comptescomptes Lorsque quelqu'un s’inscrit sur Asana, il crée d’abord un compte. Seul un utilisateur individuel pour accéder à son compte. Lire la suite Asana sont gratuits et personnels ; ils permettent d’accéder à des organisations et à des espaces de travailespaces de travail Un espace de travail est un ensemble de personnes et de projets sur Asana pour lequel un nom de domaine de messagerie personnalisé ou professionnel n’est pas nécessaire. Lire la suite partagés pour collaborer avec d’autres utilisateurs d’Asana.

Avec un seul compte Asana, vous pouvez créer ou rejoindre plusieurs espaces de travail et organisations afin de collaborer avec différents groupes d’utilisateurs d’Asana. Ces espaces de travail et ces organisations auxquels vous appartenez sont des entités distinctes, rassemblant un ensemble unique de personnes, de projets et de tâches.

Puisque chaque espace de travail et organisation est une entité distincte, vos collègues ne peuvent pas voir les autres espaces de travail ou organisations auxquelles vous appartenez, pas plus que vous ne pouvez voir les leurs. En savoir plus sur la confidentialité entre les espaces.

schéma du compte

En savoir plus sur les paramètres des autorisations de vos projets et tâches dans vos espaces de travail et organisations.

Qu’est-ce qu’une organisation?

Les organisations connectent tous les employés de votre entreprise qui utilisent Asana dans un espace unique basé sur le domaine de messagerie partagé de votre entreprise.

Au sein de l’organisation, vos collègues et vous pouvez vous départager en différentes équipeséquipes Une équipe est un groupe de personnes qui collaborent sur un ensemble de projets au sein d'une organisation. Lire la suite afin de collaborer sur les projets et les tâchestâches Les tâches sont l’unité de travail de base sur Asana. Les tâches peuvent représenter n’importe quel type de travail, permettre de diviser le travail en plus petites activités ou contenir des informations. Lire la suite .

 schéma de l’organisation

Si votre entreprise ou vous n’avez pas de domaine de messagerie unique et partagé, vous pouvez collaborer dans un espace de travail.

Membres de votre organisation

Il existe différents types d’utilisateurs dans les organisations : les membres, les invités et les membres avec accès limité. Les employés internes sont des membres de votre organisation, tandis que les contributeurs externes sont des invités.

Par exemple, michael@votreen.com est membre de l’organisation votreen.co, tandis que toutes les personnes disposant d’une autre adresse e-mail (comme @gmail.com or @autreen.com) sont invitées dans l’organisation votreen.com.

Vous ne pouvez pas convertir un membre d’organisation en invité. L’adhésion à une organisation est automatiquement déterminée par l’adresse e-mail de l’utilisateur.

Membres de l’organisation

L’adhésion à une organisation dépend du domaine associé à votre adresse e-mail. Pour devenir membre d’une organisation, vous devez avoir une adresse e-mail associée à l’un des domaines de messagerie électronique approuvés par cette organisation.

Les personnes qui s’inscrivent sur Asana en utilisant une adresse e-mail associée à l’un des domaines de messagerie approuvés par votre organisation deviennent automatiquement membres de votre organisation.

Un membre d’une organisation peut effectuer les choses suivantes :

  • Créer des équipeséquipes Une équipe est un groupe de personnes qui collaborent sur un ensemble de projets au sein d'une organisation. Lire la suite  ;
  • Afficher la liste complète des équipes qu’il peut demander à rejoindre au sein de l’organisation ;
  • Afficher les noms et les adresses e-mail des autres membres et invités de l’organisation ;
  • Accéder aux projets et aux tâchestâches Les tâches sont l’unité de travail de base sur Asana. Les tâches peuvent représenter n’importe quel type de travail, permettre de diviser le travail en plus petites activités ou contenir des informations. Lire la suite visibles par l’organisation.

Les membres qui ont automatiquement rejoint votre organisation devront demander à rejoindre ou à être invités à rejoindre l’une de vos équipes afin de collaborer avec vous sur des projets et des tâches que vous n’avez pas explicitement définis comme publics. En savoir plus ici.

Invités de l’organisation

Vous pouvez collaborer avec des clients, des fournisseurs ou toute autre personne ne disposant pas d’une adresse e-mail associée à un domaine approuvé par une organisation (ex. @gmail.com ou @yahoo.com). Ces personnes deviendront des invités de l’organisation. Les invités ont un accès limité à votre organisation et ne peuvent voir que ce qui est explicitement partagé avec eux.

L’invité d’une organisation ne peut rejoindre des équipes que sur invitation. Il ne peut pas créer une équipé, voir les équipes ou envoyer une demande pour rejoindre d’autres équipes.

Les invités d’une organisation peuvent inviter d’autres personnes à rejoindre votre organisation en partageant les projets et les tâches auxquels ils ont accès.

Identifier les membres et les invités

identification des invités

Un globe est affiché à côté du nom des invités dans la barre latérale.

Membres avec un accès limité

Chaque équipe a ses propres membres et ses propres projets. Ceux qui n’ont pas accès à tous les projets de votre équipe apparaîtront en tant que Membres avec accès limité dans l’onglet Membres de Paramètres de l’équipe.

Les Membres avec un accès limité peuvent voir les projets et les tâches auxquels ils ont été ajoutés, mais pas les discussions ou les autres projets de l’équipe.

Les membres avec accès limité doivent être pris en compte dans votre formule si vous décidez de passer à Asana Premium pour une équipe de votre organisation.

Rejoindre une organisation

Il existe deux façons de rejoindre une organisation créée par une autre personne de votre entreprise :

  1. Inscrivez-vous sur Asana avec l’adresse e-mail de votre entreprise. Vous rejoindrez alors automatiquement l’organisation.
  2. Demandez à un membre de l’organisation de vous inviterinviter La possibilité d’inviter des utilisateurs vous permet d’ajouter des personnes à une équipe partagée dans une organisation afin de collaborer avec elles. Lire la suite à rejoindre une équipe.
  3. Si vous vous servez déjà d’une autre adresse e-mail sur Asana, ajoutez l’adresse e-mail de votre entreprise à votre compte Asana et vous rejoindrez automatiquement l’organisation.

Inviter des personnes à rejoindre votre organisation

Vous pouvez ajouter une personne à votre organisation en l’invitant à rejoindre l’une de vos équipes.

Quitter une organisation

quitter l’organisation

Pour quitter une organisation, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur votre photo de profil.
  2. Dans le menu déroulant, cliquez sur Plus.
  3. Sélectionnez Me retirer de cette organisation.

Si vous êtes membre d’une organisation, cela supprimera l’adresse e-mail affiliée à votre organisation de votre compte Asana. Avant de partir, assurez-vous d’abord d’ajouter une adresse e-mail personnelle à votre compte pour conserver l’accès à votre compte Asana.

Supprimer une adresse e-mail professionnelle de votre compte vous retire de l’organisation.

Retirer un membre d’une organisation

Vous pouvez retirer un utilisateur de votre organisation pour l’empêcher d’accéder aux projets et aux tâches de votre organisation.

Lorsqu’une personne est retirée de votre organisation, les tâchestâches Les tâches sont l’unité de travail de base sur Asana. Les tâches peuvent représenter n’importe quel type de travail, permettre de diviser le travail en plus petites activités ou contenir des informations. Lire la suite , projets, discussionsdiscussions Les discussions sont la façon dont les utilisateurs communiquent sur Asana. Lancez une discussion sur un projet ou une page d’équipe. Lire la suite , pièces jointespièces jointes Un fichier joint à une tâche ou une discussion. Lire la suite et commentairescommentaires Commentez une tâche ou une discussion pour proposer de l’aide, répondre à des questions et faire avancer le travail. Lire la suite créés par cette personne restent intacts, mais les tâches qui lui étaient attribuées n’ont plus d’attribution.

Pour s’assurer qu’aucune tâche n’est laissée de côté, il est préférable d’accéder à la section Mes tâches de l’utilisateur et de réattribuerréattribuer La personne responsable de la tâche ou de la sous-tâche. Asana autorise un responsable par tâche ou sous-tâche. Lire la suite ses tâches avant de supprimer ses privilèges d’accès.

Please note that deprovisioning a user from your Organization will result in their company email address being removed from their account; if the address is added back to their account they will reappear in your Organization. Additionally, if the user does not have an alternative email address associated with their Asana user account, deprovisioning them from your Organization may result in them being locked out of Asana.

Pour retirer quelqu’un d’une organisation, les conditions suivantes doivent être remplies :

  • Vous devez faire partie de l’organisation.
  • La personne que vous désirez retirer et vous devez appartenir à la même équipeéquipe Une équipe est un groupe de personnes qui collaborent sur un ensemble de projets au sein d'une organisation. Lire la suite .

Si vous n’êtes pas dans la même équipe ou si vous avez déjà retiré une personne de l’équipe, invitez la personne à rejoindre une équipe dans le seul but de la retirer de votre organisation juste après.

supprimer les privilèges d’accès dans la version gratuite

Une fois que vous êtes tous les deux dans la même équipe, suivez ces instructions pour retirer la personne de l’organisation :

  • Passez le curseur de votre souris sur le nom de l’équipe dans la barre latérale.
  • Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage.
  • Sélectionnez Modifier les paramètres de l’équipe.
  • Accédez à l’onglet Membres.
  • Passez le curseur de votre souris sur le nom et l’adresse e-mail souhaités.
  • Sélectionnez Retirer (ce bouton peut également s’afficher sous le nom Annuler l’invitation si l’utilisateur n’a pas encore accepté l’invitation).
  • Sélectionnez Retirer l’accès pour retirer la personne de l’équipe.
  • Cliquez sur Supprimer les privilèges d’accès pour retirer cette personne de l’organisation.

Dans les organisations Premium, seuls les administrateurs peuvent supprimer les privilèges d’accès des membres. Découvrir comment.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Cette section du guide d’Asana explique les bases des organisations dans la hiérarchie d’Asana.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de