Création et modification sur iOS

Tâches

Créer une tâche

Pour créer une tâche, procédez comme suit :

  1. Touchez l’icône d’ajout rapide.

Sur l’écran de création de tâches, vous pouvez :

  1. attribuerattribuer La personne responsable de la tâche ou de la sous-tâche. Asana autorise un responsable par tâche ou sous-tâche. Lire la suite votre tâche
  2. associer votre tâche à un projetprojet Les projets sont des listes de tâches. Lire la suite
  3. nommer votre tâche
  4. ajouter une description de la tâchedescription de la tâche La description de la tâche est un champ de texte qui permet aux utilisateurs d’ajouter des détails et du contexte à leurs tâches. Lire la suite
  5. ajouter une pièce jointepièce jointe Un fichier joint à une tâche ou une discussion. Lire la suite à votre tâche
  6. définir une échéanceéchéance La date à laquelle une tâche ou une sous-tâche est due. Lire la suite pour votre tâche

Création instantanée de tâches

Vous pouvez également créer une tâche directement à partir de votre liste Mes tâches.

Création instantanée

Pour créer une tâche depuis la liste Mes tâches, procédez comme suit :

  1. Touchez la zone vide en haut de votre section Mes tâches et saisissez le nom de la tâche.
  2. Saisissez les détails de la tâche.

Si vous développez le panneau de droite, vous pourrez également ajouter des sous-tâches, des photos et des pièces jointes.

Création instantanée 2

Trier les listes de tâches sur iOS

Vous pouvez sélectionner différentes vues sur Asana pour trier et filtrer votre liste de tâches. Touchez l’icône de curseurs en haut à droite de l’écran pour afficher les options de vue.

Trier les tâches 1

Dans ce menu, vous pouvez choisir de filtrer vos tâches afin d’afficher uniquement les tâches terminées ou non terminées, toutes les tâches ou seulement les tâches triées par échéance ou nombre de mentions J’aime.

Trier les tâches 2

Définir la priorité d’une tâche

Priorité 1

Pour définir la priorité d’une tâche, procédez comme suit :

  1. Touchez l’icône des trois points en haut à droite du menu de la tâche.
  2. Touchez l’option Marquer pour….

Ensuite, choisissez de marquer la tâche pour Aujourd’hui, Bientôt ou Plus tard.

Priorité 2

3D Touch

Touchez longuement l’icône de l’app Asana sur votre écran d’accueil.

Si votre appareil iOS dispose de la fonction 3D Touch, vous pouvez :

  1. créer une tâche
  2. créer une tâche avec une photo en pièce jointe
  3. accéder à votre boîte de réception
  4. rechercher des éléments sur Asana
  5. partager Asana

Créer des tâches avec Siri

Utilisez Siri pour créer des tâches sur Asana où que vous soyez. Cette intégration fonctionne dans différentes langues.

  • Téléchargez la dernière version d’Asana pour iOS.
  • Appuyez longtemps sur Accueil.
  • Dites « Dis Siri ».
  • Énoncez une tâche, comme « Créer une tâche sur Asana pour publier les photos de la conférence ».
  • Assurez-vous de prononcer les mots « sur Asana » ou « utiliser Asana » lorsque vous énoncez la tâche.
  • Cette nouvelle tâche apparaîtra dans Mes tâches.

La création de tâche via Siri est disponible à partir de la version iOS 11.0.0.

En savoir plus sur nos fonctionnalités d’accessibilité

Voir et modifier les détails de la tâche

Touchez n’importe quelle tâche pour voir ou modifier ses détails.

Vue tâche

Depuis l’écran des détails, les éléments suivants peuvent être vus et modifiés :

  1. le nom de la tâche
  2. son responsableresponsable La personne responsable de la tâche ou de la sous-tâche. Asana autorise un responsable par tâche ou sous-tâche. Lire la suite
  3. son échéanceéchéance La date à laquelle une tâche ou une sous-tâche est due. Lire la suite
  4. sa description
  5. les projets associés
  6. les sous-tâchessous-tâches Les sous-tâches divisent les tâches en plus petites activités. Tout comme les tâches, les sous-tâches ont des responsables, des échéances, des commentaires et des mentions j’aime. Lire la suite
  7. les étiquettesétiquettes Utilisez des étiquettes pour marquer des tâches ou regrouper des tâches similaires. Lire la suite associées

Sur l’écran des détails, vous pouvez également effectuer certaines actions relatives aux tâches.

Options de modification des tâches

Sur l’écran de détails des tâches, vous pouvez :

  1. marquer la tâche comme terminéeterminée Permet d’indiquer qu’une tâche est terminée à l’aide d’une coche. Lire la suite
  2. aimer la tâche
  3. copier ou partager l’URL de la tâche
  4. accéder à plus d’options
  5. rédiger un commentaire
  6. @mentionner un collègue
  7. importer une image ou une photo
  8. ajouter une pièce jointepièce jointe Un fichier joint à une tâche ou une discussion. Lire la suite
  9. ajouter des abonnésabonnés Si vous ajoutez des abonnés à une tâche, ils recevront des notifications sur ses mises à jour. Lire la suite à la tâche

Plus d’options

Toucher l’icône représentant trois points sur le coin supérieur droit de l’écran vous permet d’accéder à d’autres options.

plus d’options

Depuis le menu déroulant des options, vous pouvez :

  1. ajouter une sous-tâche
  2. ajouter une étiquette (nouvelle ou existante)
  3. ajouter la tâche à un projet
  4. marquer la tâche comme étant due pour aujourd’hui, bientôt ou plus tard
  5. cesser de suivre la tâche
  6. supprimer la tâche

Créer des étiquettes sur iOS

Sur l’écran de modification d’une tâche, touchez le bouton Ajouter une étiquette.

ajouter une étiquette 1

créer une étiquette

Sur l’écran de sélection d’étiquette, vous pouvez :

  1. ajouter une étiquette existante
  2. créer une étiquette

nommer l’étiquette

Après avoir touché le bouton Nouvelle étiquette, vous pouvez :

  1. nommer l’étiquette
  2. sélectionner la couleur de l’étiquette
  3. créer l’étiquette

Actions de commentaires

Actions de commentaires 1

Quand vous commentez une tâche sur iOS, vous pouvez :

  1. ajouter des abonnés à la tâche
  2. @mentionner des membres de votre équipe
  3. importer des images depuis votre téléphone
  4. ajouter des pièces jointes

Vous pouvez copier un commentaire ou l’épingler avant les autres commentaires d’une tâche. Vous pouvez aussi modifier ou supprimer vos propres commentaires.

Actions des commentaires 2

Touchez longuement un commentaire, puis sélectionnez :

  1. Copier le commentaire
  2. Épingler en haut
  3. Modifier le commentaire
  4. Supprimer le commentaire

Vous pouvez uniquement supprimer ou modifier vos propres commentaires.

Annoter des images sur Asana

Une fois l’image sélectionnée ou la photo prise, appuyez longuement sur l’image.

Annoter

Ensuite, sélectionnez Annoter.

Annoter 2

Une fois que vous avez modifié l’image selon vos souhaits, touchez Enregistrer dans le coin supérieur droit de l’écran et publiez l’image en tant que commentaire en touchant Envoyer.

Annoter 3

Dates de début

Ajoutez une date de début à vos tâches pour savoir à quel moment commencer votre travail et combien de temps il est censé durer, et pour ne plus jamais manquer une échéance.

Date de début

Pour ajouter une date de début à une tâche depuis l’écran de Calendrier :

  1. Touchez Plus d’options.
  2. Touchez Ajouter une date de début.

Saisissez d’abord une date de début (le jour où vous devez commencer à travailler sur votre tâche), puis une échéance (la date à laquelle votre tâche doit être achevée).

Date de début bis

Projets

Créer un projet

Pour créer un projet :

  1. Touchez le bouton + en haut à droite de l’onglet Projets.

Depuis l’écran de création de projet :

  1. Saisissez le nom du projet.
  2. Sélectionnez l’équipe à laquelle ajouter le projet.
  3. Choisissez entre affichage en tableau ou par liste.
  4. Créez le projet.

Consulter les détails d’un projet

Accédez à un projet pour en consulter les détails et les modifier.

détails d’un projet

Accédez à un projet et touchez la flèche de menu déroulant à côté du nom du projet pour :

  1. consulter la liste de tâches du projet
  2. accéder au calendrier du projet
  3. consulter les discussions du projet et en publier
  4. consulter les membres du projet et en ajouter/retirer
  5. consulter/modifier la description et la couleur du projet
  6. Utilisez l’icône de curseur en haut à droite de l’écran pour trier les tâches afin d’afficher uniquement les tâches terminées ou non terminées, toutes les tâches ou seulement certaines tâches triées par champ personnalisé.

Discussions

Créer une discussion

Nouvelle discussion d’équipe

Pour créer une discussion :

  1. Touchez la flèche à côté du nom de l’équipe depuis l’onglet de projets Tous pour accéder à la page de cette équipe.

Ensuite, touchez l’icône Discussions pour afficher toutes les discussions de l’équipe ou en créer une nouvelle.

Page d’équipe

Sur l’écran de création de discussion, vous pouvez :

  1. identifier l’équipeéquipe Une équipe est un groupe de personnes qui collaborent sur un ensemble de projets au sein d’une organisation. Lire la suite ou le projetprojet Les projets sont des listes de tâches. Lire la suite où vous souhaitez publier la discussion
  2. saisir un sujet pour votre publication
  3. donner du contexte dans le corps de la publication
  4. ajouter une pièce jointepièce jointe Un fichier joint à une tâche ou une discussion. Lire la suite à votre publication

Détails de la discussion

Touchez une discussion pour en voir les détails.

Détails de discussion

Sur l’écran de création de discussion, vous pouvez :

  1. aimer la discussion
  2. accéder à plus d’options
  3. rédiger un commentaire
  4. @mentionner un collègue
  5. importer une image ou une photo
  6. ajouter une pièce jointepièce jointe Un fichier joint à une tâche ou une discussion. Lire la suite
  7. ajouter des abonnésabonnés Si vous ajoutez des abonnés à une tâche, ils recevront des notifications sur ses mises à jour. Lire la suite

Plus d’options

Touchez l’icône représentant trois points sur l’écran des détails de la discussion pour accéder à d’autres options.

plus d’options

Ce menu déroulant vous permet de :

  1. accéder à la page de l’équipe
  2. partager la discussion
  3. copier l’URL de la discussion

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.