Recherche et vues de recherche

La fonction de recherche vous permet de trouver une tâche, un projet, une étiquette, une personne ou une équipe dans votre espace de travail ou votre organisation.

barre de recherche

Appuyez sur Tab + / sur votre clavier pour accéder à la barre de recherche.

Recherche de base

Pour effectuer une recherche de base, saisissez le nom ou le titre d’un élément dans la barre de recherche.

recherche de base

Les résultats de votre recherche afficheront les éléments suivants dans le champ de saisie automatique ci-dessous :

  • Équipes (uniquement dans les Organisations)
  • Projets
  • TâchesTâches Les tâches sont l’unité de travail de base sur Asana. Les tâches peuvent représenter n’importe quel type de travail, permettre de diviser le travail en plus petites activités ou contenir des informations. Lire la suite et sous-tâchessous-tâches Les sous-tâches divisent les tâches en plus petites activités. Tout comme les tâches, les sous-tâches ont des responsables, des échéances, des commentaires et des mentions j’aime. Lire la suite
  • Étiquettes
  • DiscussionsDiscussions Les discussions sont la façon dont les utilisateurs communiquent sur Asana. Lancez une discussion sur un projet ou une page d’équipe. Lire la suite

Saisissez le nom d’une personne dans le champ de recherche de base pour accéder à sa section Mes tâches.

Recherche en texte intégral

Effectuez une recherche en texte intégral pour appliquer votre recherche à chaque champ de texte dans les tâches et les discussions, y compris les noms, les descriptions et les commentairescommentaires Commentez une tâche ou une discussion pour proposer de l’aide, répondre à des questions et faire avancer le travail. Lire la suite  :

recherche en texte intégral

Pour effectuer une recherche en texte intégral :

  1. Cliquez dans le champ de recherche et saisissez un mot-clé.
  2. Sélectionnez Éléments avec [ce mot-clé] > (ou appuyez sur la touche Entrée de votre clavier)

résultats de recherche

Les résultats de votre recherche s’affichent alors dans le volet principalvolet principal Lorsque vous sélectionnez un projet, une étiquette ou une personne, la liste de tâches correspondante s’affiche dans le volet principal. Lire la suite .

Les recherches en texte intégral affichent seulement les tâches, les sous-tâches et les discussions dans les résultats.

Recherche avancée et vues de recherche

Les vues de recherche affichent une liste des tâches qui correspondent aux critères que vous avez définis. Créez une vue de recherche pour retrouver un groupe de tâches ou des discussions en particulier.

Les résultats de votre vue de recherche montreront seulement les tâches pour lesquelles vous avez des autorisations. Par conséquent, vos collègues peuvent voir des résultats différents, même lorsque vous utilisez les mêmes paramètres de recherche.

bouton de recherche avancée

Créer une vue de recherche

  1. Cliquez sur le champ de recherche.
  2. Sélectionnez Recherche avancée.

paramètres de recherche

La fenêtre de recherche avancée comprend différents paramètres que vous pouvez utiliser pour rechercher des tâches ou des discussions.

davantage de paramètres de recherche

Cliquez sur Ajouter un filtre pour ajouter des paramètres de recherche.

Les champs du processus de création d’une vue de recherche sont tous facultatifs.

Une fois que vous avez établi vos critères de recherche, cliquez sur le bouton Chercher.

résultats de recherche

Les résultats de votre vue de recherche s’affichent dans le volet principalvolet principal Lorsque vous sélectionnez un projet, une étiquette ou une personne, la liste de tâches correspondante s’affiche dans le volet principal. Lire la suite et le nom de la vue de recherche apparaît en haut de l’en-tête.

Depuis les résultats de recherche, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  • cliquer sur Affiner la recherche pour modifier vos paramètres de recherche ;
  • cliquer sur Trier pour réorganiser vos tâches ;
  • cliquer sur n’importe quelle tâche pour voir ses détails.

Les vues de recherche affichent les tâches et les discussions qui correspondent aux paramètres que vous avez définis. Pour ajouter une tâche à vos résultats, créez-en une correspondant à ces paramètres.

Trier les résultats

trier les résultats

Sélectionnez Trier pour trier vos résultats de recherche selon divers champs.

Enregistrez vos vues de recherche en tant que rapports

Si vous utilisez régulièrement certaines vues de recherche, vous pouvez les enregistrer en tant que rapports pour y accéder plus facilement à l’avenir.

enregistrer le rapport

Cliquez sur le bouton Enregistrer le rapport pour enregistrer votre vue de recherche en tant que rapport. Une fois enregistrée, cette vue figurera dans la section Rapports en dessous de vos favoris, en haut de la barre latéralebarre latérale Utilisez la barre latérale pour parcourir le tableau de bord, les éléments marqués d’une étoile, les projets et les équipes. La barre latérale peut être réduite. Lire la suite .

En enregistrant une vue de recherche en tant que rapport, vous enregistrez également vos paramètres de recherche. Ainsi, votre rapport est mis à jour à mesure que vous et vos collègues continuez à travailler sur des tâches.

Astuces pour les vues de recherche

Vous pouvez utiliser de nombreux paramètres dans les vues de recherche. Bien que la plupart d’entre eux soient relativement explicites, voici quelques-uns des paramètres moins évidents que vous pouvez utiliser :

  • Tâches non attribuées : saisissez « Personne » dans le champ Attribuée à.
  • Tâches associées à aucun projet : saisissez « Sans projet » dans le champ Dans les projets.
  • Tâches avec des étiquettes spécifiques - choisissez “A des étiquettes” ou “A toutes ces étiquettes” dans le champ Étiquettes.
  • Tâches dans une section d’un projet : après avoir accédé à un projet dans le champ Dans les projets, cliquez sur la flèche du menu déroulant pour sélectionner une section du projet dans laquelle vous souhaitez effectuer une recherche.
  • Paramètre Pas : utilisez les champs « Non étiquetée » ou « Pas dans les projets » pour retrouver toutes les tâches qui ne sont associées ni à une étiquette ni à un projet.
  • Attribuée par : utilisez le champ Attribué par pour retrouver les tâches attribuées par un membre ou un invité en particulier.
  • Date d’achèvement : utilisez le champ Date d’achèvement pour trouver toutes les tâches terminées au cours des X derniers jours.
  • Tâches avec une échéance : reportez-vous aux champs Échéance, Date d’achèvement, Date de création ou Date de modification et sélectionnez « Entre » pour trouver les tâches d’une période donnée ou « Le » pour afficher celles qui ont eu lieu à une date précise.

Regarder la présentation du produit : vues de recherche

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

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Travailler en équipe

3 minutes

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Boîte de réception Lessons

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3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.