Recherche et vues recherche

Vous souhaitez retrouver une tâche attribuée à un collègue la semaine dernière ? Préparer une évaluation en créant un historique de vos activités ? Asana conserve toutes vos données au même endroit, ce qui vous permet de retrouver rapidement les informations dont vous avez besoin grâce à la fonction de recherche.

La recherche vous permet de retrouver des informations au sein de votre espace de travail ou organisation : tâches, projets, étiquettes, utilisateurs ou équipes, etc.

Appuyez sur Tab + / sur votre clavier pour accéder à la barre de recherche.

Recherche de base

Pour effectuer une recherche de base, saisissez le nom ou le titre d’un élément dans la barre de recherche.

Saisissez le nom d’une personne dans le champ de recherche de base pour accéder à son profil.

Recherche en texte intégral

Effectuez une recherche en texte intégral pour appliquer votre recherche à chaque champ de texte dans les tâches et les discussions, y compris les noms, les descriptions et les commentaires.

Recherche avancée et vues recherche

La recherche avancée permet aux utilisateurs de préciser leur recherche à l’aide de critères supplémentaires. Elle apparaît tout en bas de la liste.

Les vues recherche affichent la liste des tâches, projets et messages qui correspondent aux critères que vous avez définis. Créez une vue recherche pour retrouver un groupe de tâches, projets, messages ou modèles de tâche en particulier.

Les résultats de votre recherche incluent uniquement les tâches, projets et messages pour lesquels vous disposez des autorisations nécessaires. Les résultats obtenus par vos collègues pourront donc différer des vôtres, et ce même avec des paramètres de recherche identiques.

Les filtres vous permettent de trouver exactement ce que vous cherchez, plus rapidement. Ils vous donnent la possibilité d’affiner ou d’élargir votre recherche.

Les champs du processus de création d’une vue recherche sont tous facultatifs.

Les résultats de votre recherche apparaîtront dans le volet principal et le nom de la recherche apparaîtra en haut de l’en-tête.

Les vues recherche affichent les tâches, projets, messages et modèles de tâche qui correspondent aux paramètres que vous avez définis.

Trier les résultats

Recherches enregistrées

Si vous utilisez régulièrement certaines vues Recherche, vous pouvez les conserver en tant que recherches enregistrées pour y accéder plus facilement par la suite.

En enregistrant une vue recherche, vous enregistrez également vos paramètres de recherche. Ainsi, la recherche enregistrée est mise à jour à mesure que vous et vos collègues travaillez sur des tâches.

Lancer une recherche dans un projet en cours

Il est possible de rechercher des tâches dans un projet donné. Ceci s’avère particulièrement utile lorsque le projet comporte de nombreuses tâches.

Astuces pour les vues recherche

Vous avez accès à de nombreux paramètres dans les vues recherche. La plupart d’entre eux sont relativement explicites, mais en voici quelques-uns moins évidents qui peuvent vous être utiles :

• Tâches non attribuées : saisissez « Nobody » dans le champ Responsable.
• Tâches associées à aucun projet : saisissez « No project » dans le champ Projets.
• Tâches avec des étiquettes : choisissez « Avec étiquettes » ou « Avec toutes ces étiquettes » dans le filtre Étiquettes.
• Tâches dans une section d’un projet : après avoir accédé à un projet dans le champ Projets, cliquez sur la flèche du menu déroulant pour sélectionner la section du projet dans laquelle vous souhaitez effectuer votre recherche.
• Paramètre Sans/Aucun : utilisez les champs « Sans ces étiquettes » ou « Dans aucun de ces projets » pour accéder à toutes les tâches qui ne sont pas associées à certaines étiquettes ou à certains projets.
• Attribuée par : utilisez le filtre Attribué par pour retrouver les tâches attribuées par un membre ou un invité en particulier.
• Date d’achèvement : utilisez le filtre Date d’achèvement pour trouver toutes les tâches terminées au cours des X derniers jours.
• Tâches avec une échéance précise : configurez les champs Échéance, Date de début, Achèvement, Création ou Date de modification, puis sélectionnez « Entre » pour rechercher des tâches correspondant à une certaine période ou « Le » pour afficher des tâches avec une échéance précise.
• Champs personnalisés : utilisez le filtre Champs personnalisés pour rechercher le statut d’un champ personnalisé en particulier.

Exemples de recherches enregistrées

• Tâches à suivre : recherchez les tâches que vous avez créées pour d’autres utilisateurs, qui ne sont pas terminées et dont l’échéance se situe dans les 3 prochains jours.
• Tâches menacées : recherchez les tâches qui comportent le champ personnalisé « haute priorité » et dont l’échéance est prévue aujourd’hui ou demain. L’idéal pour les chefs de projet qui veulent s’assurer de garder tous les projets sur les rails.
• Approbations bloquées : recherchez les tâches comprenant un champ personnalisé « Prêt pour révision » et informez-en les responsables afin de débloquer le travail en attente d’approbation.
• Tâches terminées ce trimestre : recherchez les tâches qui vous ont été attribuées et qui ont été accomplies sur une plage de dates spécifique. Cette recherche est très utile pour quiconque souhaite consulter ses contributions à l’occasion d’une évaluation ou tenir son CV à jour.

Rendre votre travail plus accessible

• Donnez à toutes vos tâches un nom clair et concret. Si vous nommez une tâche « Rédaction de blog : mise en valeur client » plutôt que « Blog », vous serez en mesure d’affiner vos résultats de recherche, surtout si la tâche est copiée à partir d’un modèle.
• Dotez l’ensemble de vos tâches d’une échéance et d’un responsable et associez ces mêmes tâches à un projet. Il est ensuite bien plus simple de sélectionner des critères de recherches pertinents.
• Utilisez des champs personnalisés pour classer les tâches par projets selon certains critères.

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