Recherche et vues recherche

Vous souhaitez retrouver une tâche attribuée à un collègue la semaine dernière ? Préparer une évaluation en créant un historique de vos activités ? Asana conserve toutes vos données au même endroit, ce qui vous permet de retrouver rapidement les informations dont vous avez besoin grâce à la fonction de recherche.

La recherche vous permet de retrouver des informations au sein de votre espace de travail ou organisation : tâches, projets, étiquettes, utilisateurs ou équipes, etc.

barre de recherche

Appuyez sur Tab + / sur votre clavier pour accéder à la barre de recherche.

Recherche de base

Pour effectuer une recherche de base, saisissez le nom ou le titre d’un élément dans la barre de recherche.

Recherche simple

Les résultats correspondant à votre recherche s’affichent dans le champ de saisie automatique et vous proposent les éléments suivants :

  1. Tâches
  2. Projets
  3. Modèles
  4. Portefeuilles
  5. Messages
  6. Objectifs
  7. Briefs de projet
  8. Équipes
  9. Utilisateurs
  10. Étiquettes

Saisissez le nom d’une personne dans le champ de recherche de base pour accéder à son profil.

Recherche en texte intégral

Effectuez une recherche en texte intégral pour appliquer votre recherche à chaque champ de texte dans les tâches et les discussions, y compris les noms, les descriptions et les commentaires.

Recherche en texte intégral

Pour effectuer une recherche en texte intégral :

  1. Cliquez dans le champ de recherche et saisissez un mot clé.
  2. Sélectionnez Afficher tous les résultats pour [mot clé] (ou appuyez sur la touche Entrée de votre clavier).

Résultats de recherche

Les résultats de votre recherche s’affichent en vue Liste. Vous verrez plusieurs onglets : Tâches, Messages, Projets et Tâche dans les modèles.

Recherche avancée et vues recherche

La recherche avancée permet aux utilisateurs de préciser leur recherche à l’aide de critères supplémentaires. Elle apparaît tout en bas de la liste.

Les vues recherche affichent la liste des tâches, projets et messages qui correspondent aux critères que vous avez définis. Créez une vue recherche pour retrouver un groupe de tâches, projets, messages ou modèles de tâche en particulier.

Les résultats de votre recherche incluent uniquement les tâches, projets et messages pour lesquels vous disposez des autorisations nécessaires. Les résultats obtenus par vos collègues pourront donc différer des vôtres, et ce même avec des paramètres de recherche identiques.

Bouton de recherche avancée

Pour créer une vue recherche :

  1. Cliquez sur le champ de recherche.
  2. Sélectionnez Recherche avancée.

paramètres de recherche

La fenêtre Recherche avancée comprend différents paramètres que vous pouvez utiliser pour effectuer une recherche.

davantage de paramètres de recherche

Cliquez sur + Ajouter un filtre pour ajouter des paramètres de recherche.

Les filtres vous permettent de trouver exactement ce que vous cherchez, plus rapidement. Ils vous donnent la possibilité d’affiner ou d’élargir votre recherche.

Les champs du processus de création d’une vue recherche sont tous facultatifs.

Les résultats de votre recherche apparaîtront dans le volet principal et le nom de la recherche apparaîtra en haut de l’en-tête.

Résultats de recherche

À partir des résultats de recherche, vous pouvez :

  • Cliquer sur Filtrer pour modifier vos paramètres de recherche.
  • Cliquer sur Enregistrer la recherche pour ajouter les résultats à la section Recherches enregistrées de la barre latérale.
  • Cliquer sur Tri pour réorganiser vos tâches.
  • Cliquer sur la vue de votre choix pour afficher la recherche sous forme de liste ou de calendrier.

Les vues recherche affichent les tâches, projets, messages et modèles de tâche qui correspondent aux paramètres que vous avez définis.

Trier les résultats

trier les résultats

Sélectionnez Trier pour trier vos résultats de recherche selon divers champs.

Recherches enregistrées

Si vous utilisez régulièrement certaines vues Recherche, vous pouvez les conserver en tant que recherches enregistrées pour y accéder plus facilement par la suite.

enregistrer une recherche

  1. Cliquez sur le bouton Enregistrer la recherche pour enregistrer votre vue recherche.
  2. Une fois enregistrée, votre vue recherche apparaîtra sous vos Recherches enregistrées dans la barre latérale.

En enregistrant une vue recherche, vous enregistrez également vos paramètres de recherche. Ainsi, la recherche enregistrée est mise à jour à mesure que vous et vos collègues travaillez sur des tâches.

Renommer une recherche

Cliquez sur la flèche de menu déroulant à côté du nom d’une recherche pour la renommer. Cette option n’est visible qu’après avoir enregistré une recherche.

Il est possible de rechercher des tâches dans un projet donné. Ceci s’avère particulièrement utile lorsque le projet comporte de nombreuses tâches.

Recherche rapide dans un projet

Pour lancer une recherche dans un projet donné :

  1. Cliquez sur les trois points.
  2. Sélectionnez Rechercher dans ce projet.

Astuces pour les vues recherche

Vous avez accès à de nombreux paramètres dans les vues recherche. La plupart d’entre eux sont relativement explicites, mais en voici quelques-uns moins évidents qui peuvent vous être utiles :

  • Tâches non attribuées : saisissez « Nobody » dans le champ Responsable.
  • Tâches associées à aucun projet : saisissez « No project » dans le champ Projets.
  • Tâches avec des étiquettes : choisissez « Avec étiquettes » ou « Avec toutes ces étiquettes » dans le filtre Étiquettes.
  • Tâches dans une section d’un projet : après avoir accédé à un projet dans le champ Projets, cliquez sur la flèche du menu déroulant pour sélectionner la section du projet dans laquelle vous souhaitez effectuer votre recherche.
  • Paramètre Sans/Aucun : utilisez les champs « Sans ces étiquettes » ou « Dans aucun de ces projets » pour accéder à toutes les tâches qui ne sont pas associées à certaines étiquettes ou à certains projets.
  • Attribuée par : utilisez le filtre Attribué par pour retrouver les tâches attribuées par un membre ou un invité en particulier.
  • Date d’achèvement : utilisez le filtre Date d’achèvement pour trouver toutes les tâches terminées au cours des X derniers jours.
  • Tâches avec une échéance précise : configurez les champs Échéance, Date de début, Achèvement, Création ou Date de modification, puis sélectionnez « Entre » pour rechercher des tâches correspondant à une certaine période ou « Le » pour afficher des tâches avec une échéance précise.
  • Champs personnalisés : utilisez le filtre Champs personnalisés pour rechercher le statut d’un champ personnalisé en particulier.

Exemples de recherches enregistrées

  • Tâches à suivre : recherchez les tâches que vous avez créées pour d’autres utilisateurs, qui ne sont pas terminées et dont l’échéance se situe dans les 3 prochains jours.
  • Tâches menacées : recherchez les tâches qui comportent le champ personnalisé « haute priorité » et dont l’échéance est prévue aujourd’hui ou demain. L’idéal pour les chefs de projet qui veulent s’assurer de garder tous les projets sur les rails.
  • Approbations bloquées : recherchez les tâches comprenant un champ personnalisé « Prêt pour révision » et informez-en les responsables afin de débloquer le travail en attente d’approbation.
  • Tâches terminées ce trimestre : recherchez les tâches qui vous ont été attribuées et qui ont été accomplies sur une plage de dates spécifique. Cette recherche est très utile pour quiconque souhaite consulter ses contributions à l’occasion d’une évaluation ou tenir son CV à jour.

Rendre votre travail plus accessible

  • Donnez à toutes vos tâches un nom clair et concret. Si vous nommez une tâche « Rédaction de blog : mise en valeur client » plutôt que « Blog », vous serez en mesure d’affiner vos résultats de recherche, surtout si la tâche est copiée à partir d’un modèle.
  • Dotez l’ensemble de vos tâches d’une échéance et d’un responsable et associez ces mêmes tâches à un projet. Il est ensuite bien plus simple de sélectionner des critères de recherches pertinents.
  • Utilisez des champs personnalisés pour classer les tâches par projets selon certains critères.

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