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Interface

Point sur les 5 zones

L’interface d’Asana est divisée en cinq zones :

  1. Barre latérale : accès à la page d’accueil, à la section Mes tâches, à la boîte de réception, aux équipes et aux projets de votre espace de travail ou de votre organisation.
  2. Titre : contient les actions et les vues pour le projet, la section Mes tâches ou la vue que vous utilisez actuellement.
  3. Barre supérieure : accès à la recherche, à l’accès rapide et aux paramètres de votre profil, de l’espace de travail ou de l’organisation.
  4. Volet principal : contient une liste des tâches, des discussions, du calendrier, de la progression ou des fichiers.
  5. Volet de droite : contient les détails d’une tâche ou d’une discussion.

Barre latérale

éléments principaux de la barre latérale

Depuis la barre latérale, vous pouvez :

  1. accéder à la page d’accueil, à la section Mes tâches, à la boîte de réception et aux portefeuilles
  2. accéder à vos favoris
  3. accéder à vos rapports
  4. voir les équipeséquipes Une équipe est un groupe de personnes qui collaborent sur un ensemble de projets au sein d’une organisation. Lire la suite dont vous faites partie et rejoindre d’autres équipes de votre organisation

Les équipes sont uniquement disponibles dans les organisations.

Projets

Projets dans la barre latérale

La barre latérale répertorie les projets de votre équipe ou de votre espace de travail. Cliquez sur le nom d’un projet : il s’affiche dans le panneau principal. Ou cliquez sur le bouton + pour créer un projet.

L’icône représentant un cadenas indique un projet privé.

Actions de projet

Passez le curseur de votre souris sur le nom d’un projet et cliquez sur l’icône avec trois points pour afficher des actions possibles pour le projet.

actions de projet dans la barre latérale

Cliquez sur les trois points à côté d’un projet dans votre barre latérale pour accéder aux actions suivantes :

  1. Choisir la couleurcouleur Les utilisateurs peuvent associer un projet ou une étiquette à une couleur. Lire la suite
  2. Ajouter un élément aux favoris
  3. Dupliquer le projetcopier le projet Copiez un projet pour dupliquer facilement toutes les tâches qu’il contient. Vous pouvez choisir les éléments à transférer dans le nouveau projet. Lire la suite
  4. Archiverarchiver Si vous archivez un projet, il ne s’affichera plus dans la barre latérale et la recherche, mais il ne sera pas supprimé. Lire la suite le projet
  5. Supprimer le projetsupprimer le projet Supprimez un projet d’Asana définitivement. Si vous voulez le consulter ultérieurement, archivez plutôt le projet. Lire la suite

Ouvrez le projet pour afficher plus d’actions dans le titre du projet.

Favoris

Ajoutez à vos favoris des projets, des personnes (leur liste de tâches) ou des étiquettes pour les enregistrer et créer des raccourcis en haut de votre barre latérale : vous pourrez ainsi y accéder plus facilement.

afficher vos favoris dans la barre latérale

Vos éléments favoris s'affichent de manière permanente en haut de votre barre latérale.

Réorganisez vos éléments marqués d’une étoile par glisser-déposer.

ajouter aux favoris

Cliquez sur l'icône en forme d'étoile dans le titre pour l'ajouter à vos favoris. L'étoile devient jaune et le projet s'affiche en haut de votre barre latérale, sous les favoris. Pour le retirer des favoris, cliquez à nouveau l'étoile.

Vos éléments favoris ne sont visibles que par vous. Chaque membre de votre espace de travail ou de votre organisation a sa propre liste de favoris.

Développer et réduire la barre latérale

Réduisez la barre latérale si vous voulez laisser plus de place pour le volet central et le volet de droite dans votre fenêtre de navigation.

réduire la barre latérale

Pour réduire la barre latérale, procédez comme suit :

Cliquez sur le bouton représentant trois traits en haut de la barre latérale.

développer la barre latérale

Pour développer la barre latérale, procédez comme suit :

Cliquez sur le bouton représentant trois traits.

Barre supérieure

éléments principaux de la barre du supérieure

Depuis la barre supréieure, vous pouvez :

  1. effectuer une recherche pour trouver des tâches, des projets, des discussions, des étiquettes ou des personnes dans votre espace de travail ou votre organisation
  2. utiliser l’Ajout rapide pour créer une tâche, un projet, une discussion ou inviter d’autres personnes
  3. consulter l’Aide
  4. accéder à vos Paramètres de profil, aux paramètres de l’espace de travail ou à ceux de l’organisation, ou encore basculer entre les espaces de travail et les organisations

Omni Button

Le bouton multifonctions vous permet d'effectuer facilement les actions suivantes :

  1. Créer une tâchetâche Les tâches sont l’unité de travail de base sur Asana. Les tâches peuvent représenter n’importe quel type de travail, permettre de diviser le travail en plus petites activités ou contenir des informations. Lire la suite .
  2. Lancer une discussiondiscussion Les discussions sont la façon dont les utilisateurs communiquent sur Asana. Lancez une discussion sur un projet ou une page d’équipe. Lire la suite .
  3. Créer une équipeéquipe Une équipe est un groupe de personnes qui collaborent sur un ensemble de projets au sein d’une organisation. Lire la suite .
  4. Créer un projetprojet Les projets sont des listes de tâches. Lire la suite .
  5. Inviter quelqu'un à rejoindre votre espace de travail ou votre organisation.

Aide

aide dans la barre supérieure

Cliquez sur le bouton ? pour accéder à des ressources utiles.

Menu déroulant de la barre supérieure

Cliquez sur votre photo de profil dans la barre supérieure pour afficher un menu déroulant.

menu déroulant de la barre supérieure

Depuis le menu déroulant de la barre supérieure, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  1. Basculer entre vos espaces de travail et vos organisations.
  2. Mettre à niveau votre espace de travail ou votre organisation.
  3. Accéder aux paramètres de votre espace de travail ou de votre organisation.
  4. Créer un espace de travail ou une équipe.
  5. Quitter votre espace de travail ou votre organisation actuels.
  6. Accéder aux paramètres du profilparamètres du profil Les paramètres du profil permettent aux utilisateurs de modifier leur compte selon leurs préférences. Lire la suite .
  7. Vous déconnecter de votre compte.

La coche indique l’espace de travail ou l’organisation que vous êtes en train de consulter.

Titre

afficher le titre

Depuis le titre vous pouvez :

  1. Accéder aux actions pour le projet, vos tâches ou la vue Recherche que vous êtes en train de consulter (indiqué par l’icône représentant une flèche vers le bas).
  2. Ajouter aux favoris le projet ou la liste des tâches que vous êtes en train de consulter (indiqué par l’icône en forme d’étoile).
  3. Consulter la liste des membres du projet ou partager le projet avec de nouveaux membres.

Actions de projet

actions pour les projets

Cliquez sur l’icône représentant une flèche vers le bas pour accéder aux options suivantes :

  1. Modifier les détails du projet : modifier le nom ou la description de votre projet.
  2. Couleur : modifier la couleurcouleur Les utilisateurs peuvent associer un projet ou une étiquette à une couleur. Lire la suite du projet.
  3. Copier le lien du projet. 1.Enregistrer comme disposition par défaut.
  4. Dupliquer le projet.
  5. Convertir en modèle, si vous faites partie d’une équipe ou d’une organisation payante.
  6. Importer des tâches via CSV, e-mail ou formulaire (Wufoo).
  7. Exporter votre projet ou Mes tâches dans un fichier au format CSV ou JSON, ou Imprimer votre projet.
  8. Transférer à une autre équipe (uniquement disponible dans les organisations) : transférer le projet à une autre équipeéquipe Une équipe est un groupe de personnes qui collaborent sur un ensemble de projets au sein d’une organisation. Lire la suite de votre organisation.
  9. Archiver ou supprimer votre projet.

Vous trouverez plus d’informations sur toutes ces actions dans l’article concernant les actions de projetactions de projet Les actions de projet vous permettent d’effectuer des actions sur un projet comme l’imprimer, l’archiver ou le supprimer. Lire la suite du guide.

Vues

afficher les vues

Le titre vous permet de permuter en cinq vues différentes :

  1. Liste : il s'agit de la vue par défaut. Elle présente une liste de tâches.
  2. Chronologie : si vous faites partie d'une équipe ou d'une organisation payante.
  3. Calendrier : cette vue présente uniquement les tâches avec des échéanceséchéances La date à laquelle une tâche ou une sous-tâche est due. Lire la suite , sous forme de calendrier.
  4. Discussions (disponibles uniquement dans les projets) : cette vue vous permet d'entamer des discussionsdiscussions Les discussions sont la façon dont les utilisateurs communiquent sur Asana. Lancez une discussion sur un projet ou une page d’équipe. Lire la suite avec d'autres membres du projetmembres du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite au sujet du projet.
  5. Progression (disponible uniquement dans les projets) : cette vue présente des informations sur le projet et sa progression, notamment les mises à jour de son statutstatut Un moyen d’informer les membres d’un projet de sa progression. Le statut comprend une couleur (rouge, jaune, vert) et un résumé. Lire la suite et un graphique de progressiongraphique de progression Un burnup chart met en parallèle les tâches terminées et non terminées d’un projet au fil du temps. Lire la suite .
  6. Fichiers (disponible uniquement dans Mes tâches et dans les projets) : cette vue présente uniquement les tâches qui comportent des pièces jointespièces jointes Un fichier joint à une tâche ou une discussion. Lire la suite

Panneau principal

Lorsque vous sélectionnez un projet, une étiquette ou une personne dans la barre latérale, vous voyez la liste de tâches correspondante dans le panneau principal. C’est également là que vous verrez les résultats de recherche, les notifications de la boîte de réception, les fiches de projet du tableau de bord et les publications dans les discussions.

Depuis le volet principal, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  1. Ajouter une nouvelle tâche.
  2. TrierTrier Vous permet de trier et de voir les tâches dans Mes tâches ou la liste de tâches d’un projet selon différents critères comme les échéances, les étiquettes ou les mentions j’aime. Lire la suite et filtrer la liste.
  3. Indiquer qu'une tâche est achevée ou non.
  4. Voir et modifier le nom d'une tâche.
  5. Voir le nombre de mentions j'aime qu'une tâche a reçu.
  6. Indiquer l'échéanceéchéance La date à laquelle une tâche ou une sous-tâche est due. Lire la suite d'une tâche.
  7. Identifier n'importe quel champ personnalisé associé à la tâche.
  8. Identifier le responsableresponsable La personne responsable de la tâche ou de la sous-tâche. Asana autorise un responsable par tâche ou sous-tâche. Lire la suite de la tâche.

Panneau de droite

Le panneau de droite est l’endroit où s’affichent les détails concernant une tâche que vous avez sélectionnée dans le panneau principal.

volet de droite en vedette

Depuis le volet de droite, vous pouvez :

  1. marquer la tâche comme terminéeterminée Permet d’indiquer qu’une tâche est terminée à l’aide d’une coche. Lire la suite ou non terminée
  2. importer des pièces jointespièces jointes Un fichier joint à une tâche ou une discussion. Lire la suite
  3. créer une liste de sous-tâchessous-tâches Les sous-tâches divisent les tâches en plus petites activités. Tout comme les tâches, les sous-tâches ont des responsables, des échéances, des commentaires et des mentions j’aime. Lire la suite
  4. copier l’URL de la tâche
  5. aimer la tâche
  6. accéder à des options supplémentaires

volet de droite en vedette

Depuis le volet de droite, vous pouvez aussi :

  1. modifier le nom de la tâche
  2. attribuerattribuer La personne responsable de la tâche ou de la sous-tâche. Asana autorise un responsable par tâche ou sous-tâche. Lire la suite la tâche
  3. définir une échéanceéchéance La date à laquelle une tâche ou une sous-tâche est due. Lire la suite et une heure limite
  4. ajouter une description pour apporter du contexte à la tâche
  5. identifier le projet dans lequel se trouve la tâche
  6. publier un commentaire
  7. suivresuivre Si vous ajoutez des abonnés à une tâche, ils recevront des notifications sur ses mises à jour. Lire la suite ou arrêter de suivre la tâche

Consultez la section tâchestâches Les tâches sont l’unité de travail de base sur Asana. Les tâches peuvent représenter n’importe quel type de travail, permettre de diviser le travail en plus petites activités ou contenir des informations. Lire la suite du guide pour en savoir plus sur les fonctionnalités disponibles dans le panneau de droite.

Développer et réduire le panneau de droite

Réduisez le panneau de droite si vous voulez accorder plus de place au panneau central dans votre fenêtre de navigation.

réduire le volet de droite

Cliquez sur l'icône X pour réduire le volet de droite.

développer le volet de droite

Pour développer le volet de droite, cliquez n'importe où sur la tâche.

Le mode plein écran

Passez en mode plein écran si vous souhaitez vous concentrer sur une seule tâche ou faire une présentation lors d’une réunion.

passer en mode plein écran

Pour passer en mode plein écran, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l'icône représentant trois points dans le panneau de droite.
  2. Sélectionnez Plein écran.

Appuyez sur Tab + X sur votre clavier pour passer en mode plein écran.

mode plein écran

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Cours Asana

Apprenez les rudiments d’Asana en moins de 15 minutes grâce à nos cours rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.