Modification de la navigation dans l’interface Asana

Pour qu’Asana reste facile à utiliser par tous, mais assez puissant pour gérer vos activités, notre équipe a modifié la mise en page et l’interface utilisateur. Ces modifications sont relativement mineures, mais elles rendent Asana différent de ce à quoi vous êtes habitués. Nous décrivons donc les modifications ci-dessous pour vous aider à vous y retrouver et pour présenter les nouveautés.

Modification de la barre latérale

Mes tâches, Boîte de réception et Tableau de bord

Nous avons déplacé la section Mes tâches, Boîte de réception et le tableau de bord de la barre supérieure à la barre latérale. Ce changement devrait vous permettre de savoir plus facilement où vous vous trouvez et si vous travaillez au sein d’un projet, tout en vous permettant d’accéder rapidement à la section Mes tâches et à votre boîte de réception. Vous pouvez fermer la barre latérale à tout moment en cliquant sur le X dans le coin supérieur droit, mais vous devrez l’ouvrir à nouveau pour accéder à Mes tâches, à la boîte de réception et au tableau de bord.

Utilisez la barre latérale pour naviguer rapidement vers vos projets et équipes favoris, et vos recherches enregistrées

Nous avons également apporté quelques petits changements visuels à la barre latérale, par exemple pour rendre les projets favoris plus faciles à voir. Cela ne devrait pas changer votre façon de travailler, mais vous remarquerez peut-être que l’interface est un peu différente.

Modification des projets et des en-têtes

En-têtes et paramètres des projets

En simplifiant la barre supérieure, nous avons pu modifier la mise en page de l’en-tête. Les noms de projet sont plus petits et apparaissent dans le coin supérieur gauche de la barre supérieure. Cela vous permet de voir facilement sur quel projet vous travaillez, quels collègues en font partie et quels en sont les détails.

Les en-têtes de projet montrent clairement sur quel projet vous travaillez et permettent d’accéder aux options comme ajouter des champs personnalisés ou enregistrer comme modèle

Pour accéder aux paramètres du projet, vous verrez désormais un bouton . Cliquez dessus pour changer le nom/la description du projet, gérer les champs personnalisés, enregistrer le projet comme modèle, supprimer ou archiver le projet, etc.

Les projets permettent d’effectuer de nombreuses actions comme ajouter des champs personnalisés ou enregistrer comme modèle

Membres du projet

Pour ajouter ou retirer des membres du projet et contrôler leurs paramètres d’accès et de notification, cliquez sur leur avatar ou sur le bouton Partager à côté du bouton permettant d’accéder aux paramètres. Ceci a été légèrement déplacé depuis le coin supérieur droit des projets.

Les paramètres des membres du projet permettent d’ajouter des collègues à Asana, de les retirer ou de contrôler leur accès

Barre de recherche et bouton + d’ajout rapide

La barre de recherche et le bouton + orange d’ajout rapide ont été déplacés vers le côté droit de la barre supérieure, à côté du menu d’aide. Bien que votre nom de domaine n’apparaîsse plus, vous pouvez toujours passer d’un domaine à un autre en cliquant sur votre avatar et en sélectionnant un autre domaine. Nous espérons ainsi rapprocher les informations relatives à un même projet afin d’en simplifier la gestion.

Utilisez le bouton + dans la barre supérieure pour ajouter rapidement des tâches, des projets et des discussions et inviter des collègues sur Asana

Modification de l’interface d’équipe

Nous avons simplifié les actions d’équipe. Pour voir vos discussions d’équipe et votre calendrier, il vous suffit de cliquer sur le nom de l’équipe. Ceci ouvre la page de l’équipe, depuis laquelle vous pouvez accéder aux discussions et au calendrier en utilisant les onglets, en haut.

Pour développer une équipe dans la barre latérale pour voir ses membres et ses projets, cliquez sur la flèche à côté du nom de l’équipe. Pour inviter des collègues ou créer de nouveaux projets, cliquez sur le bouton +.

Cliquez sur le bouton + à côté du nom d’une équipe dans la barre latérale pour inviter rapidement des collègues ou créer un nouveau projet pour l’équipe

Vous pouvez aussi cliquer sur l’en-tête Équipes dans votre barre latérale pour réduire les informations de l’équipe si vous n’avez pas besoin de les voir.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.