Questions fréquentes

Vous trouverez ici des réponses aux questions fréquentes concernant la facturation.

Espaces de travail et organisations

Suis-je dans un espace de travail ou une organisation ?

Si vous utilisez un e-mail professionnel, vous êtes dans une organisation ; si vous utilisez votre e-mail personnel, vous êtes dans un espace de travail.

À partir de votre compte Asana, vous pouvez créer ou rejoindre autant d’organisations ou d’espaces de travail que vous le souhaitez.

Organisation ou espace de travail ?

Les organisations sont fondées sur un domaine de messagerie d’entreprise ou professionnel dédié. Toute personne qui s’inscrit sur Asana à l’aide du domaine de messagerie de votre entreprise sera automatiquement ajoutée comme membre de l’organisation de votre entreprise.

Si vous utilisez Asana au travail, dans l’entreprise Acme Co. par exemple, vous devez créer une organisation acmeco.com. Veillez à ajouter votre e-mail professionnel à votre compte Asana.

Utilisez un espace de travail si vous employez Asana pour vos tâches et objectifs personnels ou si votre entreprise n’a pas de nom de domaine de messagerie unique. Les espaces de travail fonctionnent comme des équipes individuelles.

Puis-je utiliser les deux ?

Bien sûr !

Il est possible d’utiliser les deux si vous utilisez Asana pour votre entreprise et que souhaitez également l’utiliser à des fins personnelles.

Le tableau ci-dessous présente les différences entre les espaces de travail, les équipes et les organisations.

Espace de travail	Équipe	Organisation
Peut être créé avec une adresse e-mail personnelle		Doit être créée avec une adresse e-mail professionnelle
Fait office d’équipe pour une utilisation personnelle ou d’une petite équipe	Fait office d’équipe au sein d’une organisation	Accueille plusieurs équipes
Ne peut pas créer de nouvelles équipes		Peut créer plusieurs équipes
Tout le monde peut être ajouté en tant que membre ou membre à accès limité	Les paramètres d’autorisation de l’équipe régissent l’adhésion à l’équipe	L’appartenance à l’organisation est définie par le domaine de messagerie de l’entreprise. Les utilisateurs qui ne disposent pas de l’adresse de l’entreprise rejoignent votre organisation en tant qu’invités.

Comment convertir un espace de travail en organisation ?

Si vous ne l’avez pas déjà fait, ajoutez votre adresse e-mail professionnelle à votre compte.

Si votre compte comporte votre adresse e-mail professionnelle, vous pouvez transformer l’un de vos espaces de travail en organisation.

Si vous ne voyez pas l’option permettant de convertir l’espace de travail en organisation, contactez notre service client pour obtenir de l’aide.

Votre espace de travail constituera la première équipe de votre organisation. Si votre espace de travail bénéficie d’une formule payante, il en sera de même pour votre équipe. Vous pouvez transférer votre abonnement d’équipe à l’ensemble de l’organisation depuis l’onglet Facturation.

Qui est propriétaire de mon espace de travail ou de mon organisation ?

Les espaces de travail et les organisations sont des espaces partagés qui peuvent être gérés par tous les membres. Dans la version gratuite d’Asana, la propriété d’un espace de travail ou d’une organisation est collective et gérée par tous les membres qui y ont accès.

Qui est propriétaire de l’espace de travail ou de l’organisation sur un compte Premium ?

Au sein d’un espace de travail ou d’une organisation Premium, les membres gèrent toujours l’ensemble des projets et des tâches collectivement, mais la facturation est gérée par le responsable de la facturation. L’adhésion à l’organisation est gérée depuis la console d’administration.

Qui peut voir mes espaces de travail ou organisations ?

Seuls les membres d’un espace de travail ou d’une organisation peuvent voir cet espace de travail ou cette organisation dans la barre latérale.

Si vous êtes membre d’un espace de travail appelé « Voyage » que vous avez créé pour vous-même et que vous êtes également membre de l’organisation de votre entreprise, acmeco.com, aucun membre d’acmeco.com ne verra que vous êtes membre de Voyage, à moins qu’ils ne fassent eux aussi partie de cet espace de travail.

De même, vous ne pouvez pas voir les espaces de travail et organisations dont les autres utilisateurs sont membres.

Comment modifier le nom d’une organisation ?

Seuls les administrateurs et super administrateurs des organisations Premium ont la possibilité de modifier le nom de leur organisation.

Si vous faites partie d’une organisation gratuite, le nom de votre organisation sera le même que celui du domaine de votre adresse e-mail professionnelle. Par exemple, si votre entreprise s’appelle « Acme Co » et que votre adresse e-mail professionnelle est « acme.co », l’organisation Asana de votre entreprise s’appellera « acme.co ».

Comment désactiver une organisation ?

Les organisations sont partagées. Chacun peut créer des tâches et des projets privés dans les organisations sans que vous n’en soyez informé. Par conséquent, il n’y a pas de bouton « Supprimer tout ».

En revanche, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

• Supprimer des tâches
• Supprimer des projets
• Supprimer des équipes
• Retirer des utilisateurs
• Vous retirer vous-même

Les organisations sont la forme que prennent les entreprises sur Asana. Si vous suivez toutes les étapes précédentes et que vous laissez l’organisation vide, toute nouvelle personne qui s’inscrit sur Asana avec l’adresse e-mail de son entreprise sera automatiquement associée à l’organisation que vous avez quittée.

Si vous préférez créer une toute nouvelle organisation pour le domaine de messagerie de l’entreprise lorsqu’un nouveau membre rejoint l’équipe, n’hésitez pas à nous contacter. Nous supprimerons l’adresse e-mail de l’entreprise de notre système et le domaine sera de nouveau disponible.

Il n’est pas recommandé de supprimer une organisation en faveur d’un espace de travail. À terme, nous proposerons uniquement des organisations. De plus, la suppression d’une organisation pour « recommencer à zéro » est inutile, car vous pouvez simplement supprimer les projets et les tâches de l’organisation.

Comptes

Comment recommencer à zéro avec un compte personnel et non avec un compte d’entreprise ?

Lorsque vous vous inscrivez sur Asana, vous créez un compte individuel qui est associé à votre nom, à vos adresses e-mail et à votre photo (si vous en importez une). Il n’existe aucune option de configuration permettant de choisir entre un compte professionnel ou un compte personnel : il n’y a pas de distinction entre les deux.

Si vous envisagez d’utiliser Asana pour des motifs professionnels, commencez avec une organisation. Si vous comptez l’utiliser à titre personnel, optez pour un espace de travail.

Comment passer d’une organisation à un espace de travail ?

Vous avez commencé par créer une organisation et vous souhaitez désormais créer un espace de travail ? Aucun problème. Inutile de désactiver votre compte, il vous suffit de quitter l’organisation et de créer un espace de travail.

La désactivation de votre compte n’entraînera pas la désactivation de l’organisation, mais vous n’aurez plus accès à son contenu.

Pour quitter une organisation, vous devez impérativement ajouter à votre compte une adresse e-mail qui n’est pas associée à l’organisation concernée.

Depuis votre compte Asana, vous pouvez créer, rejoindre ou quitter plusieurs organisations et espaces de travail. Vous pouvez naviguer entre eux depuis les paramètres de vos organisations et espaces de travail respectifs en cliquant sur votre image de profil dans la barre supérieure.

Mon entreprise change de domaine de messagerie, que dois-je faire sur Asana ?

La première étape est d’ajouter votre nouvelle adresse e-mail à votre compte Asana.

Comment modifier le domaine de mon organisation ?

Si vous avez changé d’adresse e-mail, rendez-vous dans la console d’administration, onglet Paramètres, puis cliquez sur Domaines de messagerie associés. À partir de là, vous pourrez remplir le formulaire et notre équipe du service client effectuera les modifications nécessaires. Veillez à bien vérifier la nouvelle adresse e-mail saisie avant d’envoyer le formulaire.

Vous pouvez facilement convertir votre espace de travail en organisation.

Les organisations bénéficiant d’une gratuité peuvent-elles modifier leur domaine de messagerie ?

Les organisations gratuites peuvent également demander la mise à jour de leur domaine de messagerie depuis la console d’administration.

La modification du domaine est disponible pour tous les types de formules.

Pourquoi mon adresse e-mail a-t-elle été supprimée de mon compte Asana ?

Dans les organisations gratuites, tous les membres ont la possibilité de supprimer les privilèges d’accès des autres membres de l’organisation.

Dans les organisations Premium, les super administrateurs peuvent supprimer les privilèges d’accès des membres de l’organisation.

Si vous avez besoin de récupérer l’accès à l’organisation, veuillez contacter un membre de l’organisation ou son super administrateur.

Comment réactiver un compte utilisateur désactivé ?

Lorsque vous retirez l’accès d’un utilisateur à votre organisation, un projet privé contenant toutes les tâches qui lui étaient attribuées est créé pour vous.

Si ce n’est pas le cas et que vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à contacter notre service client.

J’ai déjà un compte, mais je reste bloqué sur l’écran de création de nouveau compte. Pourquoi ?

Lorsqu’un utilisateur vous invite à rejoindre son équipe en utilisant une autre adresse e-mail que celle déjà ajoutée à votre compte Asana, vous verrez s’afficher un nouvel écran et serez peut-être invité à créer de nouvelles équipes. Connectez-vous à votre compte au moyen d’un autre navigateur ou d’une fenêtre de navigation privée pour ajouter la nouvelle adresse e-mail. Vous pourrez ainsi intégrer l’équipe que vous avez été invité à rejoindre grâce à votre propre compte.

Vous pouvez également cliquer sur Continuer sous le menu de création d’équipe pour accéder à votre nouveau compte. Vous pourrez ensuite fusionner ce compte avec votre compte existant. Vos comptes fusionnés, vous pourrez vous connecter à l’un de vos deux comptes avec l’adresse e-mail de votre choix et accéder à toutes les organisations et tous les espaces de travail dont vous faites partie.

Si vous utilisez habituellement l’authentification unique de Google (SSO) pour vous connecter ou que vous rencontrez des problèmes, contactez notre service client, qui vous indiquera la marche à suivre.

Comment désactiver mon compte ?

Vous pouvez désactiver votre compte depuis l’onglet Compte dans le menu Mes paramètres….

Après avoir désactivé votre compte, vous ne pouvez plus accéder aux données qu’il contient. Si vous souhaitez réutiliser Asana à l’avenir, vous devrez créer un nouveau compte.

Désactiver votre compte désactive uniquement votre compte personnel. Cela ne désactive pas les espaces de travail et les organisations dont vous faites partie. Si vous souhaitez également désactiver les espaces de travail et les organisations dont vous êtes membre, vous devez supprimer tous les projets, tâches et membres manuellement avant de pouvoir quitter l’espace à votre tour. Si vous rencontrez des problèmes, contactez notre service client.

Tâches et sous-tâches

Comment désactiver les tâches « Pensez à mettre à jour la progression de votre projet » ?

Si vous êtes le propriétaire du projet, le système vous attribue une tâche afin que vous puissiez mettre à jour le statut de votre projet. Dans la description de cette tâche se trouve un lien vers les projets correspondants dont vous êtes propriétaire.

Qu’advient-il des tâches d’une personne qui quitte l’entreprise ?

Organisations et espaces de travail gratuits

Les tâches et les projets privés d’un ancien employé ne sont plus visibles. Les tâches qui étaient publiques ou associées à un projet partagé restent accessibles, mais peuvent perdre leur responsable.

Organisations payantes

Un projet privé est créé à destination de l’administrateur, lequel contient les tâches publiques et privées précédemment attribuées à l’ancien employé.

Est-il toujours possible de voir les commentaires ?

Les commentaires de l’ancien employé sur les tâches sont toujours visibles, mais sa photo de profil n’apparaît plus et il n’est pas possible de cliquer sur son nom.

Les employés dont les privilèges d’accès ont été supprimés ne peuvent plus voir l’espace de travail ou l’organisation de votre entreprise dans la barre supérieure de leur compte Asana et n’ont plus accès aux projets et aux tâches qu’ils contiennent.

Pourquoi mes sous-tâches ne s’affichent-elles pas dans le calendrier ?

Les sous-tâches n’héritent ni des projets, ni des étiquettes, ni du responsable de la tâche parente.

Les sous-tâches sont indépendantes de leur tâche parente.

Les sous-tâches doivent comporter une échéance et être ajoutées manuellement au projet pour figurer sur le calendrier de votre projet.

Invités

Comment travailler avec des clients dans mon organisation ?

Vous pouvez inviter des clients à rejoindre votre organisation en tant qu’invités.

L’adhésion à une organisation est déterminée par le domaine de messagerie de votre entreprise (michael@votresociété.com fait partie de l’organisation votresociété.com). Les utilisateurs qui n’ont pas d’adresse e-mail associée au domaine de votre entreprise peuvent être conviés à rejoindre votre organisation en tant qu’invités de l’organisation.

Que peuvent véritablement voir les invités d’une organisation ?

Les autorisations sont limitées.

Les invités ont un accès limité aux espaces de travail ou aux organisations. Ils ne peuvent consulter que ce qui est explicitement partagé avec eux.

Pourquoi est-ce que j’apparais comme utilisateur privé ?

Si deux personnes se voient mutuellement en tant qu’« utilisateurs privés », ces dernières sont chacune des invités.

Les invités ont un accès limité aux espaces de travail ou aux organisations. Ils ne peuvent consulter que ce qui est explicitement partagé avec eux.

Les invités peuvent-ils voir leurs noms respectifs ?

Pour que les invités voient leurs noms respectifs, ils doivent être membres d’au moins un projet commun. Pour ce faire, il suffit d’ajouter les deux invités concernés en tant que membres d’un même projet.

J’ai retiré une personne, mais elle apparaît toujours dans la saisie semi-automatique lorsque j’attribue une tâche. Pourquoi ?

Les organisations peuvent comporter plusieurs équipes. Quand vous avez retiré cette personne, vous l’avez retirée d’une équipe au sein de votre organisation gratuite, mais vous n’avez pas choisi de la retirer complètement de l’organisation.

Elle n’apparaît donc pas dans les équipes, mais est toujours présente dans l’organisation et s’affiche également dans la saisie semi-automatique lorsque vous attribuez des tâches. Pour la retirer, il vous faut l’inviter de nouveau dans l’équipe afin de supprimer expressément ses privilèges d’accès comme indiqué dans cet article du guide.

Les personnes qui ont été retirées d’un espace de travail ou d’une organisation reçoivent une notification par e-mail.

Que dois-je faire lorsque je quitte mon entreprise ?

1. Ajoutez à votre compte une adresse e-mail sans affiliation à l’entreprise pour ne pas perdre l’accès à Asana.

2. Réattribuez vos tâches aux personnes qui prendront la suite de votre travail. Utilisez la sélection multiple pour réattribuer plusieurs de vos tâches en même temps.

3. Si vous êtes [responsable de la facturation}(https://asana.com/guide/help/premium/billing#gl-billing) pour une organisation, une équipe ou un espace de travail Premium, réattribuez cette responsabilité.

4. Si vous êtes administrateur d’une organisation Premium, vérifiez qu’elle a d’autres administrateurs.

5. Envisagez de supprimer vos tâches privées ou de les rendre publiques.

6. Quittez l’organisation ou l’espace de travail de votre entreprise. Pour vous permettre de quitter l’organisation, un super administrateur devra sans doute supprimer vos privilèges d’accès.

Suppressions accidentelles

Je ne trouve pas un projet, que faire ?

Si vous connaissez l’identifiant du projet, pas d’inquiétude.

Dans le cas contraire, contactez la personne qui a supprimé le projet. Elle a dû recevoir un e-mail contenant l’identifiant du projet ainsi que des instructions pour le récupérer automatiquement. Veuillez lui demander de nous contacter et de nous communiquer l’identifiant du projet.

Si vous l’avez supprimé, veuillez nous communiquer les informations suivantes :

• Le nom de l’espace de travail ou de l’organisation où se trouvait le projet.
• L’URL de l’une des tâches du projet (que vous trouverez certainement dans un ancien e-mail de notification en rapport avec la tâche choisie).

Comment récupérer une tâche ou une sous-tâche ?

• Essayez de trouver la tâche en effectuant une recherche. Elle est peut-être encore active ou a été déplacée dans vos éléments supprimés.

• Si elle a vraiment été supprimée, vérifiez les tâches supprimées ou demandez à la personne qui l’a accidentellement supprimée de le faire.

Contactez-nous si vous ne parvenez pas à restaurer la tâche ou le projet.

Suppression d’un projet, d’une tâche ou d’une étiquette

Vous avez reçu une notification ou une invitation pour un élément qui a ensuite été supprimé.

Accès et autorisations

Que signifie l’erreur « Vous ne semblez pas avoir accès à ceci » ?

Si vous rencontrez l’erreur Vous ne semblez pas avoir accès à ceci, il peut s’agir d’un ou de plusieurs des cas suivants :

Adresse e-mail incorrecte

Il est possible que vous ayez plusieurs comptes. L’un de vos collègues vous a peut-être invité à l’aide d’une adresse e-mail autre que celle avec laquelle vous vous êtes inscrit.

Pour résoudre ce problème, procédez comme suit :

• Déconnectez-vous
• Reconnectez-vous à l’aide de l’adresse e-mail sur laquelle vous avez reçu l’invitation ou la notification.

Modifications des autorisations

Vous avez reçu une notification pour une tâche ou une invitation qui a ensuite été rendue privée.

Pour résoudre ce problème, procédez comme suit :

• Vous devrez demander à quelqu’un qui y a accès de vous rajouter, le cas échéant.

Favoris expirés

Vous avez ajouté une URL de tâche ou d’un projet précis en favori et cet élément n’existe plus.

Si vous souhaitez ajouter un favori dans votre navigateur pour accéder plus facilement à Asana chaque jour, utilisez http://app.asana.com plutôt que l’URL d’une tâche ou d’un projet précis.

Invitations annulées

Quelqu’un vous a invité à rejoindre un projet par erreur, puis a annulé l’invitation.

Pour résoudre ce problème, procédez comme suit :

• Demandez à la personne qui vous a invité si elle souhaite renvoyer l’invitation, ou ignorez-la.

Accès aux objectifs

Lorsque vous recevez un lien vers un objectif, vous ne pouvez pas accéder à cet objectif si vous êtes un invité au sein d’une organisation. Les invités ne sont pas en mesure de visualiser les objectifs et ne peuvent être ajoutés en tant que propriétaire ou collaborateur.

Comment se fait-il que je reçoive des demandes d’adhésion à l’équipe alors que je ne suis pas administrateur ?

Par défaut, tous les membres de l’équipe sont avertis par e-mail des demandes d’adhésion. Toutefois, vous pouvez limiter l’envoi de ces notifications par e-mail à certains membres. Ces paramètres de notifications relatifs aux demandes d’adhésion sont disponibles uniquement pour les équipes qui ont mis en place une adhésion sur demande.

Autres questions fréquentes

Comment les autres entreprises utilisent-elles Asana ?

Vous trouverez des suggestions sur la manière dont les équipes peuvent tirer pleinement parti d’Asana et adapter leurs processus opérationnels dans notre article d’exemples et sur le forum de la communauté Asana.

Asana est-il seulement disponible en anglais ?

Asana est actuellement disponible en allemand, anglais, chinois traditionnel, coréen, espagnol, français, indonésien, italien, japonais, néerlandais, polonais, portugais, russe et suédois. Vous pouvez changer de langue dans l’onglet Affichage de « Mes paramètres… ».

Comment modifier la vue Calendrier pour que le lundi soit le premier jour de la semaine ?

Pour modifier la vue Calendrier de façon à définir le lundi comme premier jour de la semaine, accédez au menu Mes Paramètres…, sélectionnez l’onglet Affichage puis choisissez Lundi dans le menu déroulant Premier jour de la semaine.

Où ajouter des liens sur Asana ?

Vous pouvez ajouter un lien à une description de tâche en cliquant sur le bouton Insérer un lien. Vous pouvez aussi ajouter un lien à un commentaire de tâche à l’aide du bouton de texte enrichi.

Comment modifier mon fuseau horaire sur Asana ?

L’horloge d’Asana suit le fuseau horaire réglé sur votre ordinateur. Ainsi, si vous partez en vacances ou voyagez à l’étranger et que le fuseau horaire de votre ordinateur change, ce changement se reflétera également sur Asana.

Comment modifier le réglage de l’heure des e-mails de rappel ?

Il est actuellement impossible de modifier le réglage de l’heure pour les e-mails. À ce jour, ils sont basés sur le fuseau horaire du Pacifique (Heure du Pacifique, PST). Ce fuseau a 8 heures de retard par rapport au Temps universel coordonné (UTC).

Quelle est la politique RGPD d’Asana ?

En vertu du règlement général sur la protection des données (RGPD), les organisations qui recueillent, conservent, utilisent ou traitent des données personnelles appartenant à des résidents européens (quelle que soit la localisation de l’organisation) doivent mettre en œuvre un certain nombre de mesures pour garantir la confidentialité et la sécurité de ces données. Asana a mis en place un programme détaillé de conformité RGPD. En savoir plus sur les mesures clés prises par Asana pour faire correspondre ses pratiques aux exigences du RGPD.