Envoyer des tâches par e-mail

Transférer des e-mails pour les transformer en tâches Asana

Vous pouvez créer des tâchestâches Les tâches sont l’unité de travail de base sur Asana. Les tâches peuvent représenter n’importe quel type de travail, permettre de diviser le travail en plus petites activités ou contenir des informations. Lire la suite et des discussionsdiscussions Les discussions sont la façon dont les utilisateurs communiquent sur Asana. Lancez une discussion sur un projet ou une page d’équipe. Lire la suite en envoyant des e-mails à Asana.

Voici comment votre e-mail est interprété :

Champ de l’e-mail : Champ de la tâche :
E-mail à x@mail.asana.com Tâche dans Mes tâchesMes tâches Toutes les tâches attribuées à une personne sont répertoriées dans sa liste de tâches. Lire la suite
Adresse e-mail supplémentaire ajoutée dans le champ « À : » ResponsableResponsable La personne responsable de la tâche ou de la sous-tâche. Asana autorise un responsable par tâche ou sous-tâche. Lire la suite de la tâche
Destinataires de l’e-mail mis en copie (Cc) AbonnésAbonnés Si vous ajoutez des abonnés à une tâche, ils recevront des notifications sur ses mises à jour. Lire la suite à la tâche
Objet de l’e-mail Nom de la tâche
Corps de l’e-mail Description de la tâcheDescription de la tâche La description de la tâche est un champ de texte qui permet aux utilisateurs d’ajouter des détails et du contexte à leurs tâches. Lire la suite
Pièces jointes de l’e-mail Pièces jointesPièces jointes Un fichier joint à une tâche ou une discussion. Lire la suite de la tâche

Envoyer des tâches par e-mail vers votre liste Mes tâches

Pour créer des tâches dans votre liste Mes tâches par le biais d’un e-mail, envoyez un e-mail à x@mail.asana.com. Par défaut, x@mail.asana.com crée une tâche dans l’organisation ou l’espace de travail associés à votre adresse e-mail.

Pour changer l’organisation ou l’espace de travail associé à votre adresse e-mail :

  • Cliquez sur votre photo de profil à droite de la barre du hautbarre du haut La barre du haut apparaît tout en haut d’Asana, au-dessus du titre. Lire la suite
  • Sélectionnez Paramètres du profilParamètres du profil Les paramètres du profil permettent aux utilisateurs de modifier leur compte selon leurs préférences. Lire la suite
  • Sélectionnez l’onglet E-mail
  • Choisissez l’organisation ou l’espace de travail que vous voulez associer avec votre adresse e-mail

Ajoutez d’autres adresses e-mail à votre compte pour disposer de plus d’options dans l’onglet E-mail de provenance.

Envoyer des tâches par e-mail vers un projet

Vous pouvez envoyer des e-mails pour créer des tâches directement dans n’importe quel projet Asana.

Sur Asana, chaque projet possède une adresse e-mail unique qui peut être utilisée pour créer des tâches dans ce projet.

Pour consulter l’adresse e-mail d’un projet, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez le projet concerné dans la barre latéralebarre latérale Utilisez la barre latérale pour parcourir le tableau de bord, les éléments marqués d’une étoile, les projets et les équipes. La barre latérale peut être réduite. Lire la suite .
  2. Cliquez sur la flèche du menu déroulant actions de projet.
  3. Sélectionnez Ajouter des tâches par e-mail.

Vous pouvez identifier manuellement l’adresse e-mail de votre projet en utilisant l’identifiant unique du projet. Pour ce faire, procédez comme suit :

  • Ouvrez n’importe quel projet.
  • L’identifiant de votre projet correspond à la chaîne de chiffres figurant dans l’URL du projet (ex. : https://app.asana.com/0/projectID/list).

Pour créer une tâche dans votre projet par le biais d’un e-mail, envoyez un e-mail à l’adresse x+projectID@mail.asana.com. Par exemple, si l’identifiant de votre projet est 123, vous envoyez un e-mail à l’adresse x+123@mail.asana.com.

Créez des tâches directement à partir de votre boîte de réception Gmail grâce à l’extension Asana pour Gmail.

Envoyer des discussions par e-mail

Vous pouvez publier des discussions dans vos équipeséquipes Une équipe est un groupe de personnes qui collaborent sur un ensemble de projets au sein d'une organisation. Lire la suite ou projets par le biais d’un e-mail.

Envoyer des e-mails vers des discussions d’équipe

Au bas de chaque page de discussion d’équipe figure une adresse e-mail. L’adresse e-mail pour n’importe quelle discussion d’équipe est [Nomdel’équipe]@mail.asana.com.`

Envoyer des e-mails vers des discussions de projet

Au bas de chaque page de discussion de projet figure une adresse e-mail. L’adresse e-mail pour n’importe quelle discussion de projet est [Nomduprojet]@mail.asana.com.

Envoyez un e-mail à cette adresse pour créer une publication dans l’équipe ou le projet en question. Vous pouvez également mettre d’autres personnes en copie pour les ajouter en tant qu’abonnés à votre discussion.

Dans les organisations, vous pouvez uniquement envoyer des publications relatives aux discussions à partir de l’adresse e-mail de votre société.

Par exemple, si vous appartenez à l’organisation acme.com, vous ne pouvez publier une discussion par e-mail qu’à partir d’un message envoyé depuis votre adresse e-mail @acme.com, même si vous avez indiqué d’autres adresses e-mail sur votre compte.

Assurez-vous que toutes les personnes que vous indiquez dans les champs « Cc » ou « À » disposent des droits d’accès à votre espace de travail, organisation ou projet sur Asana. Veillez également à utiliser l’adresse e-mail associée à leur compte Asana. Si ces personnes ne disposent pas des droits d’accès, il se peut que vous receviez une notification indiquant que votre tâche n’a pas pu être créée.

Transférer des e-mails automatiquement

Si vous souhaitez créer des tâches sur Asana pour des e-mails que vous recevez régulièrement, vous pouvez choisir de les transférer automatiquement. Pour transférer des e-mails automatiquement vers Asana, procédez comme suit :

  • Créez un compte de messagerie de redirection.
  • Sur Asana, ajoutez un redirecteur@ à votre organisation ou à votre espace de travail et ajoutez cette adresse e-mail à Asana et au projet vers lequel vous envoyez un e-mail.
  • Déconnectez-vous de votre compte Asana et connectez-vous en tant que compte de redirection, puis désactivez les notifications du compte envoyées par e-mail.
  • Paramétrez votre compte de redirection@ afin qu’il transfère automatiquement les e-mails vers votre projet Asana. Voici des instructions destinées aux clients de messagerie courants suivants :

À présent, à chaque fois que le compte de redirection@ reçoit un e-mail, celui-ci est transféré vers le projet Asana correspondant et attribué au redirecteur (il est facile de modifier l’attribution).

Authentification de l'adresse e-mail

Pour assurer la sécurité de votre compte contre toute tentative potentielle d’hameçonnage et d'usurpation d'adresse e-mail, nous exigeons que le serveur de messagerie utilisé pour envoyer vos e-mails soit correctement configuré pour votre domaine d'e-mail. Ce serveur doit être configuré de telle façon que le domaine de l'adresse d'expéditeur d'enveloppe corresponde à celui de l'adresse d'origine. Si ce n'est pas le cas, vous recevrez un message indiquant que ces adresses ne correspondent pas, et devrez contacter votre administrateur de serveur de messagerie afin de résoudre le problème.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Découvrez comment créer des tâches sur Asana directement depuis votre boîte de réception.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de