Envoyer des tâches par e-mail

Transférer des e-mails pour les transformer en tâches Asana

Vous pouvez créer des tâchestâches Les tâches sont l’unité de travail de base sur Asana. Les tâches peuvent représenter n’importe quel type de travail, permettre de diviser le travail en plus petites activités ou contenir des informations. Lire la suite et des discussionsdiscussions Les discussions sont la façon dont les utilisateurs communiquent sur Asana. Lancez une discussion sur un projet ou une page d’équipe. Lire la suite en envoyant des e-mails à Asana.

Voici comment votre e-mail est interprété :

Champ de l’e-mail : Champ de la tâche :
E-mail à x@mail.asana.com Tâche dans Mes tâchesMes tâches Toutes les tâches attribuées à une personne sont répertoriées dans sa liste de tâches. Lire la suite
Adresse e-mail supplémentaire ajoutée dans le champ « À : » ResponsableResponsable La personne responsable de la tâche ou de la sous-tâche. Asana autorise un responsable par tâche ou sous-tâche. Lire la suite de la tâche
Destinataires de l’e-mail mis en copie (Cc) AbonnésAbonnés Si vous ajoutez des abonnés à une tâche, ils recevront des notifications sur ses mises à jour. Lire la suite à la tâche
Objet de l’e-mail Nom de la tâche
Corps de l’e-mail Description de la tâcheDescription de la tâche La description de la tâche est un champ de texte qui permet aux utilisateurs d’ajouter des détails et du contexte à leurs tâches. Lire la suite
Pièces jointes de l’e-mail Pièces jointesPièces jointes Un fichier joint à une tâche ou une discussion. Lire la suite de la tâche

Envoyer des tâches par e-mail vers votre liste Mes tâches

Pour créer des tâches dans votre liste Mes tâches par le biais d’un e-mail, envoyez un e-mail à x@mail.asana.com. Par défaut, x@mail.asana.com crée une tâche dans l’organisation ou l’espace de travail associés à votre adresse e-mail.

Pour changer l’organisation ou l’espace de travail associé à votre adresse e-mail :

  • Cliquez sur votre photo de profil à droite de la barre supérieurebarre supérieure La barre supérieure se trouve tout en haut d’Asana, au-dessus du titre. Lire la suite .
  • Sélectionnez Paramètres du profilParamètres du profil Les paramètres du profil permettent aux utilisateurs de modifier leur compte selon leurs préférences. Lire la suite .
  • Sélectionnez l’onglet Transfert d’e-mails.
  • Choisissez l’organisation ou l’espace de travail que vous voulez associer à votre adresse e-mail.

Ajoutez d’autres adresses e-mail à votre compte pour disposer de plus d’options dans l’onglet E-mail de provenance.

Envoyer des tâches par e-mail vers un projet

Vous pouvez envoyer des e-mails pour créer des tâches directement dans n’importe quel projet Asana.

Sur Asana, chaque projet possède une adresse e-mail unique qui peut être utilisée pour créer des tâches dans ce projet.

Pour consulter l’adresse e-mail d’un projet :

  1. Sélectionnez le projet concerné dans la barre latéralebarre latérale Utilisez la barre latérale pour parcourir le tableau de bord, les éléments marqués d’une étoile, les projets et les équipes. La barre latérale peut être réduite. Lire la suite .
  2. Cliquez sur l’icône avec les trois points des actions de projet.
  3. Passez votre souris sur Ajouter des tâches par et sélectionnez E-mail.

Vous pouvez identifier manuellement l’adresse e-mail de votre projet en utilisant l’identifiant unique du projet. Pour ce faire, procédez comme suit :

  • Ouvrez n’importe quel projet.
  • L’identifiant de votre projet correspond à la chaîne de chiffres figurant dans l’URL du projet (ex. : https://app.asana.com/0/projectID/list).

Pour créer une tâche dans votre projet par le biais d’un e-mail, envoyez un e-mail à l’adresse x+projectID@mail.asana.com. Par exemple, si l’identifiant de votre projet est 123, vous envoyez un e-mail à l’adresse x+123@mail.asana.com.

Créez des tâches directement à partir de votre boîte de réception e-mail grâce aux extensions Asana pour Gmail ou Asana pour Outlook.

Envoyer des discussions par e-mail

Vous pouvez publier des discussions dans vos équipeséquipes Une équipe est un groupe de personnes qui collaborent sur un ensemble de projets au sein d’une organisation. Lire la suite ou projets par le biais d’un e-mail.

Envoyer des e-mails vers des discussions d’équipe

Au bas de chaque page de discussion d’équipe figure une adresse e-mail. L’adresse e-mail pour n’importe quelle discussion d’équipe est [Nomdel’équipe]@mail.asana.com

Envoyer des e-mails vers des discussions de projet

Au bas de chaque page de discussion de projet figure une adresse e-mail. L’adresse e-mail pour n’importe quelle discussion de projet est [Nomduprojet]@mail.asana.com

Envoyez un e-mail à cette adresse pour créer une publication dans l’équipe ou le projet en question. Vous pouvez également mettre d’autres personnes en copie pour les ajouter en tant qu’abonnés à votre discussion.

Dans les organisations, vous pouvez uniquement envoyer des publications relatives aux discussions à partir de l’adresse e-mail de votre société.

Par exemple, si vous appartenez à l’organisation acme.com, vous ne pouvez publier une discussion par e-mail qu’à partir d’un message envoyé depuis votre adresse e-mail @acme.com, même si vous avez indiqué d’autres adresses e-mail sur votre compte.

Assurez-vous que toutes les personnes que vous indiquez dans les champs « Cc » ou « À » disposent des droits d’accès à votre espace de travail, organisation ou projet sur Asana. Veillez également à utiliser l’adresse e-mail associée à leur compte Asana. Si ces personnes ne disposent pas des droits d’accès, il se peut que vous receviez une notification indiquant que votre tâche n’a pas pu être créée.

Transférer des e-mails automatiquement

Si vous souhaitez créer des tâches sur Asana pour des e-mails que vous recevez régulièrement, vous pouvez choisir de les transférer automatiquement. Pour transférer des e-mails automatiquement vers Asana, procédez comme suit :

  • Créez un compte de messagerie de redirection.
  • Sur Asana, ajoutez un redirecteur@ à votre organisation ou à votre espace de travail et ajoutez cette adresse e-mail à Asana et au projet vers lequel vous envoyez un e-mail.
  • Déconnectez-vous de votre compte Asana et connectez-vous en tant que compte de redirection, puis désactivez les notifications du compte envoyées par e-mail.
  • Paramétrez votre compte de redirection@ afin qu’il transfère automatiquement les e-mails vers votre projet Asana. Voici des instructions destinées aux clients de messagerie courants suivants :

À présent, à chaque fois que le compte de redirection@ reçoit un e-mail, celui-ci est transféré vers le projet Asana correspondant et attribué au redirecteur (il est facile de modifier l’attribution).

Authentification de l’adresse e-mail

Pour assurer la sécurité de votre compte contre toute tentative potentielle d’hameçonnage et d’usurpation d’adresse e-mail, nous exigeons que le serveur de messagerie utilisé pour envoyer vos e-mails soit correctement configuré pour votre domaine d’e-mail. Ce serveur doit être configuré de telle façon que le domaine de l’adresse d’expéditeur d’enveloppe corresponde à celui de l’adresse d’origine. Si ce n’est pas le cas, vous recevrez un message indiquant que ces adresses ne correspondent pas, et devrez contacter votre administrateur de serveur de messagerie afin de résoudre le problème.

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On se connaît déjà, non ?

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.