Les notifications par e-mail

Pour vous tenir informé de l’activité sur Asana, vous pouvez choisir de recevoir des notifications par e-mail ou d’utiliser votre boîte de réception Asana.

Il existe trois types de notifications par e-mail :

  • Résumé quotidien
  • Point sur l’activité
  • Rapport hebdomadaire

Paramètres de notification par e-mail

Pour accéder aux paramètres de vos notifications par e-mail, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur votre photo de profil dans la barre du haut et sélectionnez Paramètres du profilParamètres du profil Les paramètres du profil permettent aux utilisateurs de modifier leur compte selon leurs préférences. Lire la suite .
  2. Accédez à l’onglet Notifications.
  3. Cochez/décochez les cases servant à activer/désactiver les notifications qui vous sont envoyées par e-mail.

Vous pouvez également accéder aux paramètres de notifications par e-mail à partir de votre boîte de réceptionboîte de réception Ma boîte de réception rassemble les activités liées aux tâches, aux projets ou aux discussions qu’un utilisateur suit. Lire la suite  :

  1. Cliquez sur boîte de réceptionboîte de réception Ma boîte de réception rassemble les activités liées aux tâches, aux projets ou aux discussions qu’un utilisateur suit. Lire la suite dans la barre latérale.
  2. Cliquez sur la flèche du menu déroulant Notifications par e-mail.
  3. Sélectionnez Gérer les notifications par e-mail.

Désactiver les notifications

Si vous ne souhaitez pas recevoir de notifications par e-mail, vous pouvez les désactiver en suivant les instructions données dans la section ci-dessus et utiliser votre boîte de réceptionboîte de réception Ma boîte de réception rassemble les activités liées aux tâches, aux projets ou aux discussions qu’un utilisateur suit. Lire la suite uniquement pour rester à jour sur Asana.

Les notifications concernant les équipes et les projets supprimés ne peuvent pas être désactivées, car elles contiennent des liens vous permettant de les récupérer.

Résumé quotidien

Nous enverrons un récapitulatif quotidien clair mettant en lumière ce sur quoi vous devez vous concentrer sur Asana ce jour-là. Cet e-mail comprendra deux sections :

Tâches dues bientôt = les tâches dues les cinq prochains jours.

Tâches récemment attribuées = les tâches qu’on vous a récemment attribuées, qu’elles aient une échéance ou non.

Les tâches en retard n’apparaissent pas dans les e-mails de récapitulatif quotidien.

Résumé quotidien

Flux d’activité

Vous recevez une notification par e-mail dans les cas suivants :

  • Une tâche vous est attribuée.
  • Une tâche vous a été retirée.
  • L’échéanceéchéance La date à laquelle une tâche ou une sous-tâche est due. Lire la suite d’une tâche qui vous est attribuée a été modifiée.
  • Quelqu’un vous a abonné à une tâche.
  • Une tâche que vous suivez a de nouvelles pièces jointespièces jointes Un fichier joint à une tâche ou une discussion. Lire la suite .
  • Une tâche que vous suivez a de nouveaux commentairescommentaires Commentez une tâche ou une discussion pour proposer de l’aide, répondre à des questions et faire avancer le travail. Lire la suite .
  • Une tâche que vous suivez a été marquée comme achevée.
  • Une tâche que vous suivez a reçu une mention J’aime.
  • Votre commentaire a reçu une mention J’aime.
  • Votre pièce jointe a reçu une mention J’aime.
  • L’achèvement de votre tâche a reçu une mention J’aime.
  • Une discussiondiscussion Les discussions sont la façon dont les utilisateurs communiquent sur Asana. Lancez une discussion sur un projet ou une page d’équipe. Lire la suite a commencé dans une équipe dont vous faites partie.
  • Un commentaire a été publié dans une discussion que vous suivez.
  • Un projet dont vous êtes membre a de nouvelles tâches.
  • Un projet dont vous êtes [membre] a un nouveau statutstatut Un moyen d’informer les membres d’un projet de sa progression. Le statut comprend une couleur (rouge, jaune, vert) et un résumé. Lire la suite .
  • Le statut d’une tâche en attente a été modifié.
  • Une tâche est déplacée d’une colonne vers une autre dans un projet en tableau

Les notifications relatives à l’activité sont uniquement envoyées pour les actions et modifications effectuées par d’autres personnes et non pour les actions que vous effectuez vous-même.

Rapport hebdomadaire

Nous vous enverrons un e-mail par semaine avec les mises à jour de statut des projets contenus dans vos portefeuilles.

Vous pouvez recevoir jusqu’20 e-mails de rapport hebdomadaire par semaine au maximum.

Répondre aux notifications

Répondez à une notification par e-mail afin d’effectuer les actions suivantes :

  • Marquer la tâche comme terminéeterminée Permet d’indiquer qu’une tâche est terminée à l’aide d’une coche. Lire la suite  : répondez à l’e-mail et commencez votre message par le mot Complete ou Done (en anglais).
  • CommenterCommenter Commentez une tâche ou une discussion pour proposer de l’aide, répondre à des questions et faire avancer le travail. Lire la suite la tâche : répondez à l’email.
  • AttribuerAttribuer La personne responsable de la tâche ou de la sous-tâche. Asana autorise un responsable par tâche ou sous-tâche. Lire la suite la tâche à un collègue : répondez à l’e-mail et ajoutez l’adresse e-mail de votre collègue dans le champ « À : ».
  • Ajouter un collègue comme abonnéabonné Si vous ajoutez des abonnés à une tâche, ils recevront des notifications sur ses mises à jour. Lire la suite à une tâche : répondez à l’e-mail et ajoutez l’adresse e-mail de votre collègue dans le champ « Cc : ».

Ces conseils se trouvent au bas de votre notification par e-mail.

N’enregistrez pas l’adresse d’envoyeur dans votre liste de contacts ; elle est sujette à modification.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.