Notifications par e-mail

Pour vous tenir informé de l’activité sur Asana, vous pouvez choisir de recevoir des notifications par e-mail ou d’utiliser votre boîte de réception Asana.

Il existe quatre paramètres de notification par e-mail :

• Point sur l’activité
• Mentions uniquement
• Résumés quotidiens
• Rapports hebdomadaires

Paramètres de notification par e-mail

Désactiver les notifications

Si vous souhaitez limiter les mises à jour à votre seule boîte de réception Asana et ne plus les recevoir par e-mail, vous pouvez les désactiver en suivant les instructions données dans la section ci-dessus.

Pour recevoir moins de notifications et éviter les messages superflus dans votre boîte de réception :

• Désactivez les notifications par e-mail
• Retirez-vous des collaborateurs de certains projets, tâches ou messages
• Personnalisez les notifications pour chaque projet dans Mes paramètres…

Les notifications liées aux équipes et aux projets supprimés ne sont pas désactivables, car elles contiennent des liens vous permettant de les récupérer.

Pour filtrer les notifications :

Dans votre boîte de réception Asana, vous avez accès aux filtres de notification suivants :

• Qui m’est attribué
• @Mentionné
• Que j’ai attribué
• Non lu uniquement

Résumé quotidien

Chaque jour (du lundi au vendredi, week-ends exclus), vous recevez un récapitulatif clair des tâches sur lesquelles vous devez vous concentrer. Cet e-mail comprend l’une ou plusieurs de ces trois sections :

Tâches à terminer bientôt : les tâches qui vous sont attribuées à réaliser au cours des 5 prochains jours.

Tâches récemment attribuées : les tâches qui vous ont été attribuées il y a peu, qu’elles aient une échéance ou non.

Tâches que vous avez attribuées à d’autres utilisateurs : les tâches que vous avez récemment attribuées à d’autres utilisateurs, qu’elles aient une échéance ou non.

Les tâches en retard ne figurent pas dans les e-mails de résumé quotidien.

Si vos tâches n’entrent dans aucune de ces catégories, cette section n’apparaît pas dans l’e-mail.

Point sur l’activité

Vous recevez une notification par e-mail dans les cas suivants :

• Une tâche vous a été attribuée.
• Une tâche vous a été retirée.
• L’échéance d’une tâche qui vous est attribuée a été modifiée.
• Vous avez été ajouté à une tâche en tant que collaborateur.
• De nouveaux fichiers ont été ajoutés à une tâche à laquelle vous collaborez.
• De nouveaux commentaires ont été publiés sur une tâche dont vous êtes collaborateur.
• Une tâche dont vous êtes collaborateur a été marquée comme terminée.
• Une tâche dont vous êtes collaborateur a reçu une mention j’aime.
• Votre commentaire a reçu une mention J’aime.
• Votre pièce jointe a reçu une mention J’aime.
• L’achèvement de votre tâche a reçu une mention J’aime.
• Un utilisateur a créé un message dans une équipe ou un projet dont vous faites partie.
• Un commentaire a été publié dans un message que vous suivez.
• De nouvelles tâches ont été ajoutées à un projet dont vous êtes membre.
• Une mise à jour de statut a été publiée dans un projet dont vous faites partie.
• Le statut d’une tâche en attente a été modifié.
• Une tâche est déplacée d’une colonne vers une autre dans un projet en vue tableau.
• Une tâche à approuver vous a été attribuée.

Les notifications relatives à l’activité sont uniquement envoyées pour les actions et modifications effectuées par d’autres personnes et non pour les actions que vous effectuez vous-même.

Pour commencer à recevoir des notifications ou les désactiver, au choix, collaborez aux tâches et messages souhaités ou retirez-vous de leurs collaborateurs.

Chaque action entreprise sur vos tâches, de même que leur achèvement, engendre l’envoi automatique de notifications dans votre boîte de réception.

Répondre aux notifications

Répondez à une notification par e-mail afin d’effectuer les actions suivantes :

• Marquer la tâche comme terminée : répondez à l’e-mail concerné en commençant votre message par le mot Complete ou Done (en anglais).
• Commenter la tâche : répondez simplement à l’e-mail.
• Attribuer la tâche à un collègue : répondez à l’e-mail en ajoutant l’adresse e-mail de votre collègue dans le champ « À : ».
• Ajouter un collègue en tant que collaborateur à une tâche : répondez à l’e-mail en ajoutant l’adresse e-mail de votre collègue dans le champ « Cc : ».

Vous retrouverez ces conseils au bas des notifications par e-mail.

N’enregistrez pas l’adresse du destinataire dans votre liste de contacts ; elle est sujette à modification.

Rapport hebdomadaire

Chaque semaine, vous recevez un e-mail indiquant les mises à jour de statut des projets contenus dans vos portefeuilles.

Vous pouvez recevoir jusqu’20 e-mails de rapport hebdomadaire par semaine au maximum.

Notifications groupées

Lorsque vous recevez plusieurs notifications à moins d’une heure d’intervalle, Asana les regroupe en un seul e-mail. Les notifications critiques telles que l’attribution de tâches sont toujours envoyées individuellement, mais les mises à jour concernant la création ou l’achèvement de tâches sont regroupées.

Il s’écoule un délai de 30 secondes avant l’envoi des notifications Asana par e-mail (pour les notifications concernant les activités qui ne sont pas groupées).

Pour la réception de notifications par e-mail, le délai de réception de 30 secondes s’applique uniquement aux notifications critiques (ex. : une tâche qui vous est attribuée). Pour les notifications moins importantes, ce délai passe à 60 minutes.

Aucun e-mail ne vous sera envoyé si vous archivez ces notifications avant la fin des 30 secondes.

Regroupement des notifications

Les différents types de notifications sont soumis à plusieurs critères de regroupement.

Les notifications groupées sont réunies au sein d’un seul et même e-mail pour éviter d’encombrer votre boîte de réception, tandis que les notifications non groupées sont envoyées séparément pour chaque mise à jour individuelle.

Notifications groupées :

• Les notifications d’attribution au responsable précédent (et non au responsable actuel, qui reçoit une notification critique)
• Les notifications d’achèvement de tâche (à l’exception des jalons)

Notifications non groupées :

• Les modifications de champs personnalisés (le cas échéant)
• Les commentaires
• Les notifications du type « X a terminé la dernière tâche dont dépend la vôtre »
• Les ajouts de fichiers

Notifications de projet par e-mail

Les utilisateurs Asana reçoivent des notifications par e-mail lorsque des commentaires sont ajoutés à une tâche à laquelle ils collaborent, ou lorsqu’ils sont @mentionnés.

Tous les membres d’un projet devraient recevoir des notifications par e-mail lorsque des @mentions ou des commentaires sont ajoutés.

Pour vous en assurer, rendez-vous dans les Paramètres de notification des membres du projet concerné et vérifiez que toutes les cases de notification sont bien cochées pour l’ensemble des membres qui y collaborent.

Si le propriétaire d’un projet donné change ou en cas de demande d’adhésion à ce projet, les membres de ce dernier reçoivent des notifications liées aux champs personnalisés uniquement lorsqu’ils collaborent à une tâche ou qu’ils suivent une tâche dont la valeur de champ a été modifiée.