Les notifications par e-mail

Notre équipe travaille à l’amélioration des e-mails de notification. Nous serions heureux de connaître votre avis à ce sujet.

Pour vous tenir informé de l’activité sur Asana, vous pouvez choisir de recevoir des notifications par e-mail ou d’utiliser votre boîte de réception Asana.

Vos résumés quotidiens, mises à jour de tâche et notifications groupées adoptent un nouveau look ! Vous continuerez à recevoir les mêmes notifications, mais ces e-mails seront bien plus agréables et faciles à traiter.

Il existe trois types de notifications par e-mail :

  • Résumé quotidien
  • Point sur l’activité
  • Rapport hebdomadaire

Paramètres de notification par e-mail

Pour accéder aux paramètres de vos notifications par e-mail, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur votre photo de profil dans la barre supérieure et sélectionnez Paramètres du profilParamètres du profil Les paramètres du profil permettent aux utilisateurs de modifier leur compte selon leurs préférences. Lire la suite .
  2. Accédez à l’onglet Notifications.
  3. Cochez/décochez les cases servant à activer/désactiver les notifications qui vous sont envoyées par e-mail.

Vous pouvez également accéder aux paramètres de notifications par e-mail à partir de votre boîte de réceptionboîte de réception Ma boîte de réception rassemble les activités liées aux tâches, aux projets ou aux discussions qu’un utilisateur suit. Lire la suite  :

  1. Cliquez sur boîte de réceptionboîte de réception Ma boîte de réception rassemble les activités liées aux tâches, aux projets ou aux discussions qu’un utilisateur suit. Lire la suite dans la barre latérale.
  2. Cliquez sur la flèche du menu déroulant Notifications par e-mail.
  3. Sélectionnez Gérer les notifications par e-mail.

Désactiver les notifications

Si vous ne souhaitez pas recevoir de notifications par e-mail, vous pouvez les désactiver en suivant les instructions données dans la section ci-dessus et utiliser votre boîte de réceptionboîte de réception Ma boîte de réception rassemble les activités liées aux tâches, aux projets ou aux discussions qu’un utilisateur suit. Lire la suite uniquement pour rester à jour sur Asana.

Les notifications concernant les équipes et les projets supprimés ne peuvent pas être désactivées, car elles contiennent des liens vous permettant de les récupérer.

Résumé quotidien

Nous enverrons un récapitulatif quotidien clair mettant en lumière ce sur quoi vous devez vous concentrer sur Asana ce jour-là. Cet e-mail comprendra deux sections :

Tâches dues bientôt = les tâches dues les cinq prochains jours.

Tâches récemment attribuées = les tâches qu’on vous a récemment attribuées, qu’elles aient une échéance ou non.

Les tâches en retard n’apparaissent pas dans les e-mails de récapitulatif quotidien.

Résumé quotidien

Flux d’activité

Vous recevez une notification par e-mail dans les cas suivants :

  • Une tâche vous est attribuée.
  • Une tâche vous a été retirée.
  • L’échéanceéchéance La date à laquelle une tâche ou une sous-tâche est due. Lire la suite d’une tâche qui vous est attribuée a été modifiée.
  • Quelqu’un vous a abonné à une tâche.
  • Une tâche que vous suivez a de nouvelles pièces jointespièces jointes Un fichier joint à une tâche ou une discussion. Lire la suite .
  • Une tâche que vous suivez a de nouveaux commentairescommentaires Commentez une tâche ou une discussion pour proposer de l’aide, répondre à des questions et faire avancer le travail. Lire la suite .
  • Une tâche que vous suivez a été marquée comme achevée.
  • Une tâche que vous suivez a reçu une mention J’aime.
  • Votre commentaire a reçu une mention J’aime.
  • Votre pièce jointe a reçu une mention J’aime.
  • L’achèvement de votre tâche a reçu une mention J’aime.
  • Une discussiondiscussion Les discussions sont la façon dont les utilisateurs communiquent sur Asana. Lancez une discussion sur un projet ou une page d’équipe. Lire la suite a commencé dans une équipe dont vous faites partie.
  • Un commentaire a été publié dans une discussion que vous suivez.
  • Un projet dont vous êtes membre a de nouvelles tâches.
  • Un projet dont vous êtes [membre] a un nouveau statutstatut Un moyen d’informer les membres d’un projet de sa progression. Le statut comprend une couleur (rouge, jaune, vert) et un résumé. Lire la suite .
  • Le statut d’une tâche en attente a été modifié.
  • Une tâche est déplacée d’une colonne vers une autre dans un projet en tableau

tâches d’activité 1

tâches d’activité 2

Les notifications relatives à l’activité sont uniquement envoyées pour les actions et modifications effectuées par d’autres personnes et non pour les actions que vous effectuez vous-même.

Répondre aux notifications

Répondez à une notification par e-mail afin d’effectuer les actions suivantes :

  • Marquer la tâche comme terminéeterminée Permet d’indiquer qu’une tâche est terminée à l’aide d’une coche. Lire la suite  : répondez à l’e-mail et commencez votre message par le mot Complete ou Done (en anglais).
  • CommenterCommenter Commentez une tâche ou une discussion pour proposer de l’aide, répondre à des questions et faire avancer le travail. Lire la suite la tâche : répondez à l’email.
  • AttribuerAttribuer La personne responsable de la tâche ou de la sous-tâche. Asana autorise un responsable par tâche ou sous-tâche. Lire la suite la tâche à un collègue : répondez à l’e-mail et ajoutez l’adresse e-mail de votre collègue dans le champ « À : ».
  • Ajouter un collègue comme abonnéabonné Si vous ajoutez des abonnés à une tâche, ils recevront des notifications sur ses mises à jour. Lire la suite à une tâche : répondez à l’e-mail et ajoutez l’adresse e-mail de votre collègue dans le champ « Cc : ».

Ces conseils se trouvent au bas de votre notification par e-mail.

N’enregistrez pas l’adresse d’envoyeur dans votre liste de contacts ; elle est sujette à modification.

Rapport hebdomadaire

Nous vous enverrons un e-mail par semaine avec les mises à jour de statut des projets contenus dans vos portefeuilles.

Vous pouvez recevoir jusqu’20 e-mails de rapport hebdomadaire par semaine au maximum.

Notifications groupées

Si vous recevez plusieurs notifications à moins d’une heure d’intervalle, Asana les regroupe en un seul e-mail. Les notifications critiques telles que l’attribution de tâches sont toujours envoyées individuellement, mais les mises à jour concernant la création ou l’achèvement de tâches sont regroupées.

e-mails de notifications groupées

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.