Comprendre les discussions

Recourez aux discussions pour échanger entre collègues, faire une annonce, rechercher des idées, célébrer une réussite ou aborder divers sujets.

Discussion d’équipe ou discussion de projet

Vous pouvez entamer une discussion avec toute votre équipeéquipe Une équipe est un groupe de personnes qui collaborent sur un ensemble de projets au sein d’une organisation. Lire la suite ou sur un projetprojet Les projets sont des listes de tâches. Lire la suite en particulier.

Bien que les discussions d’équipe et les discussions de projet fonctionnent de la même façon, elles se distinguent par les critères suivants :

  • L’endroit où lancer la discussion
  • Les personnes informées de la discussion
  • Les personnes ayant accès à la discussion

La plupart des captures d’écran illustrant cet article présentent des discussions de projet, mais elles s’appliquent également aux discussions d’équipe.

Lancer une discussion

Vous pouvez lancer une discussion d’équipe ou de projet à partir de l’onglet correspondant dans la barre de navigation ou du bouton + orange.

Capture d’écran de l’option de discussion pour une équipe

Pour créer une discussion d’équipe :

Cliquez sur l’onglet Discussions dans la barre de navigation supérieure, puis commencez une nouvelle discussion.

Capture d’écran de l’option de discussion pour un projet

Pour créer une discussion de projet :

  1. Cliquez sur Plus… dans la barre de navigation supérieure : un menu s’affiche
  2. Cliquez sur Discussions, puis commencez une nouvelle discussion.

Capture d’écran de l’option de discussion depuis le menu d’ajout rapide

Pour ajouter rapidement une discussion :

  1. Cliquez sur l’icône d’ajout rapide + orange dans le coin supérieur droit
  2. Sélectionnez Discussion dans le menu qui s’affiche

Capture d’écran de l’option de sélection d’une équipe ou d’un projet pour une discussion

Une fenêtre s’ouvre pour créer votre discussion. Cliquez sur le bouton Équipe ou projet pour choisir l’endroit où vous souhaitez la publier.

Plusieurs actions sont possibles lorsque vous publiez une discussion dans une équipe ou un projet.

Capture d’écran des différentes options de publication d’une discussion

Actions possibles lorsque vous publiez une discussion :

  1. Renseigner l’objet de la publication.
  2. Donner plus d’informations dans le corps de la publication.
  3. Mettre en forme le texte du corps de la discussion
  4. @Mentionner@mention Saisissez « @ » suivi du nom d’un collègue, d’un projet, d’une tâche, d’une discussion ou d’une étiquette, ou créez un lien vers l’élément dans un champ de description ou de commentaire. Lire la suite d’autres personnes ne faisant pas partie du projet afin de les informer de votre publication.
  5. Ajouter des émoticônes dans le corps de la discussion
  6. Ajouter tous les fichiers nécessaires à votre publication depuis votre ordinateur, Dropbox, Box ou Google Drive.
  7. Passer le curseur sur le nombre d’utilisateurs qui seront notifiés. Vous verrez ainsi le nom des personnes qui recevront une notification au moment où la discussion sera publiée.
  8. Cliquer sur le bouton Publier lorsque tout est prêt.

L’objet et le corps de votre publication sont des champs obligatoires. Les autres éléments sont facultatifs.

Répondre à une discussion

Vous pouvez commenter une discussion, ou l’aimer pour montrer votre accord ou votre soutien.

Capture d’écran des différentes options de réponse dans une discussion

Actions possibles lorsque vous répondez à une discussion :

  1. Cliquer sur l’icône du pouce levé pour aimer la publication.
  2. Ajouter un commentaire pour y répondre.
  3. Mettre en forme le texte du corps de la discussion.
  4. @Mentionner@mention Saisissez « @ » suivi du nom d’un collègue, d’un projet, d’une tâche, d’une discussion ou d’une étiquette, ou créez un lien vers l’élément dans un champ de description ou de commentaire. Lire la suite d’autres personnes ne faisant pas partie du projet afin de les informer de votre publication.
  5. Ajouter des émoticônes dans le corps de la discussion.
  6. Ajouter tous les fichiers nécessaires à votre publication depuis votre ordinateur, Dropbox, Box ou Google Drive.
  7. Cliquer sur le bouton Commenter lorsque tout est prêt.

Animation montrant comment modifier une discussion

Vous pouvez modifier vos propres commentaires de discussion. Pour ce faire, passez votre curseur sur le commentaire, cliquez sur la flèche de menu qui s’affiche sur la droite, puis sélectionnez Modifier le commentaire.

Vous pouvez également Supprimer le commentaire depuis ce même menu, ou encore l’Épingler en haut de la discussion afin qu’il s’affiche toujours en premier, devant les autres commentaires de la discussion.

Vous pouvez répondre à une notification par e-mail concernant n’importe quelle discussion d’équipe pour publier un commentaire.

Vous pouvez également aimer un commentaire dans une discussion.

Capture d’écran de l’icône permettant d’aimer un commentaire

Pour aimer un commentaire :

Cliquez sur l’icône en forme de pouce levé à côté du commentaire que vous souhaitez aimer.

D’autres options pour partager des discussions : imprimer et obtenir un lien

Capture d’écran des options d’impression et d’obtention de lien

Les discussions proposent d’autres options pour partager les informations publiées par vos collègues ou vous-même.

  1. Cliquez sur la première icône dans le coin supérieur droit d’une discussion pour copier le lien vers cette dernière dans le presse-papiers.
  2. Cliquez sur l’icône des trois points pour afficher le menu, puis sélectionnez Imprimer pour imprimer la discussion.

Modifier une discussion

Vous pouvez modifier une discussion à tout moment. Il est possible d’ajouter ou de supprimer des informations, de corriger les fautes de frappe éventuelles et de @mentionner les collègues que vous auriez oubliés.

Capture d’écran des options de modification d’une discussion

Pour modifier une discussion :

  1. Cliquez sur l’icône des trois points dans le coin supérieur droit de la discussion : un menu s’ouvre
  2. Cliquez sur Modifier

Capture d’écran des options disponibles lors de la modification d’une discussion

Après avoir cliqué sur Modifier, il est possible ’apporter des modifications aux éléments suivants :

  1. L’objet
  2. Le texte du corps de la discussion
  3. La mise en forme du texte, les @mentions, les émoticônes et les pièces jointes
  4. Cliquez sur Annuler pour annuler vos modifications, ou
  5. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour les conserver et mettre à jour la discussion

Capture d’écran de l’indicateur de modification d’une discussion

Les discussions ayant subit des modifications portent la mention (modifié) à côté de la date.

Supprimer une discussion

Capture d’écran de la suppression d’une discussion

Pour supprimer une discussion :

  1. Cliquez sur l’icône des trois points dans le coin supérieur droit : un menu s’ouvre
  2. Sélectionnez Supprimer

Vous ne pouvez supprimer que les discussions que vous avez vous-mêmes publiées. En supprimant une discussion, vous supprimez également tous les commentaires qu’elle contient.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.