Intégration Zoom

Présentation

L’intégration Asana pour Zoom simplifie la collaboration et le suivi du travail à distance. Utilisez cette intégration pour organiser des réunions plus productives avec un ordre du jour clair et pour définir précisément les prochaines étapes à suivre.

L’intégration Zoom d’Asana vous permet d’associer des réunions Zoom à des tâches Asana pour mettre leur relation en évidence. Les utilisateurs peuvent indiquer la date à laquelle une tâche sera résolue, discutée, débloquée ou terminée, et joindre automatiquement l’enregistrement de la réunion associée ainsi que sa transcription à la tâche Asana concernée. Ils bénéficient ainsi de plus de contexte et de transparence. Les tâches concernées s’affichent alors dans l’ordre du jour de votre réunion, accompagnées de l’enregistrement et de la transcription de la réunion Zoom associée, pour plus de contexte et de transparence.

Cette intégration permet aux équipes de suivre les réunions sur Asana, de rendre ces dernières plus productives, et leur fait gagner du temps en joignant la transcription et l’enregistrement de ces réunions à l’emplacement souhaité, dès qu’ils sont disponibles.

L’intégration Asana pour Zoom est accessible à tous les utilisateurs Asana.

Les intégrations d’applications ne sont pas réservées aux projets. Vous pouvez ajouter des applications dans Mes tâches pour les intégrer aux outils préférés de votre équipe.

Installation

Associez Asana et Zoom afin d’automatiser votre travail. Pour assurer une intégration complète, veillez à configurer cette dernière sur Zoom et sur Asana.

Configurer l’intégration sur Zoom :

• Avant ou pendant la réunion, accédez à l’onglet Apps.
• Cherchez puis ajoutez Asana.
• Pendant la réunion, cliquez sur l’onglet Apps, puis cliquez sur Asana pour charger l’application Asana à droite de l’interface de visioconférence. Toutes les tâches liées à la réunion ou créées pendant celle-ci s’afficheront à cet endroit.

Configurer l’intégration sur Asana :

• Accédez aux Applications
• Cliquez sur + Ajouter une application
• Sélectionnez Zoom
• Vous pouvez désormais associer des réunions Zoom à des tâches Asana dans ce projet.

Ajoutez Zoom à un projet

Une fois l’intégration Asana pour Zoom activée, ajoutez l’intégration Zoom à un projet depuis la galerie d’applications Asana.

Une fois ajoutée, le champ Zoom s’affiche dans toutes les tâches du projet.

Créer une réunion

Pour créer une nouvelle réunion :

Sélectionnez Créer une nouvelle réunion dans le menu déroulant du champ Zoom.

Vous pouvez désormais ajouter la réunion Zoom à un événement de votre calendrier et inviter des participants.

Pour partager l’invitation, cliquez sur le bouton Copier l’URL, puis collez le lien dans un e-mail destiné aux participants ou dans un commentaire sur Asana.

Associer une réunion Zoom à un événement ou une tâche :

Associer une réunion Zoom à une tâche permet d’apporter davantage de transparence à une réunion d’équipe et de n’oublier aucun détail. Un champ Zoom est ajouté au sein de vos tâches Asana, et l’association ou la création d’une réunion est un jeu d’enfant. Il ne vous reste plus qu’à inviter des participants. Une fois l’application Asana configurée sur Zoom, toutes les tâches Asana associées à la réunion sont visibles et ajoutées à votre ordre du jour. Les participants qui ont installé l’application Asana pour Zoom et ont accès aux tâches sur Asana peuvent également les consulter depuis Zoom !

Les détails de la réunion sont mis à jour à chaque chargement de la tâche associée. Ils comprennent le statut de la réunion, son responsable, sa durée et l’heure à laquelle elle débutera.

Visualiser les tâches associées dans l’ordre du jour de votre réunion Zoom

Pendant une réunion Zoom, ouvrir l’application Asana permet d’afficher toutes les tâches associées à la réunion. C’est un excellent moyen d’ajouter des tâches à l’ordre du jour de la réunion et de s’assurer d’en discuter avec vos collaborateurs. Lorsque les utilisateurs ouvrent l’application pendant la réunion, la liste des « Tâches de réunion » s’affiche. Vous pouvez également consulter les tâches créées pendant la réunion dans cette même liste ! En outre, vous êtes libre de classer vos tâches dans l’ordre qui vous convient.

Tous les participants à la réunion qui ont ajouté l’application Asana et ont accès aux tâches de votre espace de travail peuvent consulter la liste des « Tâches de réunion ».

Créer une tâche de suivi Asana depuis une réunion Zoom

Lors la réunion, si vous souhaitez créer une action à traiter qui n’est pas associée à une tâche existante, revenez à la liste des Tâches de réunion, puis cliquez sur l’icône + dans le coin supérieur droit pour créer une nouvelle tâche.

Ajouter des pièces jointes et des transcriptions

Lorsque la réunion est en cours, cliquez sur les détails de cette dernière. Un lien pour la rejoindre y sera automatiquement ajouté. Annulez si vous ne souhaitez pas y accéder pour le moment.

• Si vous avez accès aux enregistrements ou aux transcriptions dans le cadre de votre forfait Zoom et que vous avez activé les fonctionnalités correspondantes, Asana récupérera automatiquement le lien de l’enregistrement ou de la transcription pour la joindre à la tâche Asana associée.

• Si la réunion est associée à plusieurs tâches, l’ajout des pièces jointes sera effectué pour l’ensemble de ces tâches.

De cette façon, l’ensemble des participants aura accès à une trace claire du travail à effectuer et des échéances, ce qui permet de faire avancer le projet en renforçant la responsabilité de chacun.

Cette intégration est accessible à tous les utilisateurs Asana, qu’ils aient souscrit une formule gratuite ou payante, mais peut nécessiter un compte Zoom payant pour certaines fonctionnalités, telles que les enregistrements et les transcriptions. Contactez l’assistance technique Zoom si vous avez besoin d’aide.

Vous pouvez effectuer des recherches dans le texte des transcriptions de réunion et repérer la tâche associée en recherchant les sujets de discussion dans la réunion.

La transcription audio de Zoom est uniquement disponible en anglais pour le moment.

Désinstaller

À partir d’un projet :

Vous pouvez retirer l’intégration Zoom d’un projet de la façon suivante :

• Accédez au menu Applications du projet
• Sélectionnez Zoom
• Cliquez sur Retirer du projet

À partir de votre compte Zoom :

• Connectez-vous sur votre compte Zoom et accédez au Zoom App Marketplace
• Cliquez sur Gérer > Applications installées ou recherchez l’application Asana pour Zoom
• Cliquez sur l’application Asana pour Zoom
• Cliquez sur *Désinstaller