Zapier et Asana

Zapier vous permet d’associer de nombreuses applications Web à Asana.

Associer votre compte Asana à Zapier

Si vous n’avez pas encore de compte Zapier, commencez par en créer un ici.

Si vous avez déjà un compte Zapier, commencez par vous connecter ici.

Une fois que vous êtes connecté à votre compte, la première étape consiste à associer votre compte Asana à Zapier.

Pour associer votre compte Asana à Zapier, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur la flèche du menu déroulant en haut à droite de l’écran.
  2. Dans le menu déroulant, sélectionnez Comptes associés.

Sur la page qui s’affiche, procédez comme suit :

  1. Cliquez dans le champ de recherche et commencez à saisir « Asana ».
  2. Dans le champ de saisie semi-automatique, sélectionnez « Asana ».

Après avoir sélectionné Asana, une nouvelle fenêtre Asana s’affiche. Cliquez sur Autoriser pour associer votre compte Asana à Zapier.

Une fois votre compte Asana associé à Zapier, vous devriez voir Asana dans les Comptes associés sur votre compte Zapier.

Créer un zap

Un zap permet d’associer deux applications. Chaque zap comporte deux parties : un déclencheur et une action.

Lorsque le déclencheur est activé dans une application, l’action est exécutée dans l’autre.

Il existe deux façons d’utiliser Asana avec Zapier :

  • Un déclencheur sur Asana effectue une action dans une autre application.
  • Un déclencheur dans une autre application effectue une action sur Asana.

Créer un zap avec Asana en tant qu’application déclencheuse

Dans ce type de zap, un déclencheur sur Asana entraîne une action dans une autre application.

Voici des déclencheurs que vous pouvez utiliser sur Asana pour que votre zap effectue une action dans une autre application : - Un commentaire est publié sur une tâche. - Une tâchetâche Les tâches sont l’unité de travail de base sur Asana. Les tâches peuvent représenter n’importe quel type de travail, permettre de diviser le travail en plus petites activités ou contenir des informations. Lire la suite est ajoutée à un projet. - Une tâche est associée à une étiquette. - Une sous-tâchesous-tâche Les sous-tâches divisent les tâches en plus petites activités. Tout comme les tâches, les sous-tâches ont des responsables, des échéances, des commentaires et des mentions j'aime. Lire la suite est créée. - Un projet est créé. - Une équipeéquipe Une équipe est un groupe de personnes qui collaborent sur un ensemble de projets au sein d'une organisation. Lire la suite est créée. - Une tâche est marquée comme terminéeterminée Permet d’indiquer qu’une tâche est terminée à l’aide d’une coche. Lire la suite .

Pour créer un zap, cliquez sur Créer un Zap en haut de l’écran.

Dans cet exemple, nous allons configurer un zap afin qu’une tâchetâche Les tâches sont l’unité de travail de base sur Asana. Les tâches peuvent représenter n’importe quel type de travail, permettre de diviser le travail en plus petites activités ou contenir des informations. Lire la suite ajoutée à un projet sur Asana (le déclencheur), effectue une action dans une autre application (l’action).

Commencez par sélectionner Asana en tant que déclencheur.

Sur la page suivante, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez le déclencheur de votre choix.
  2. Puis, cliquez sur Enregistrer et continuer.

Sur la page qui s’affiche, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez le compte Asana que vous avez précédemment associé à Zapier.
  2. Puis, cliquez sur Enregistrer et continuer.

Puisque nous avons défini que le déclencheur est une nouvelle tâche ajoutée à un projet, la prochaine étape consiste à sélectionner le projet déclencheur pour ce zap :

  1. Commencez à saisir le nom du projet que vous souhaitez utiliser pour ce zap.
  2. Sélectionnez le projet souhaité dans le champ de saisie semi-automatique.

Ensuite, cliquez sur Explorer et continuer pour vérifier que le déclencheur fonctionne correctement.

Si le test s’avère concluant, cliquez sur Continuer pour terminer la configuration du déclencheur.

Ensuite, vous sélectionnerez une application d’action pour votre zap. Puisqu’il existe des centaines de possibilités, c’est à vous de choisir le type de zap que vous voulez créer pour Asana.

Créer un zap avec Asana en tant qu’application d’action

Dans ce type de zap, un déclencheur dans une autre application entraîne une action sur Asana.

Voici certaines des actions que vous pouvez effectuer sur Asana à l’aide de votre zap : - Créer une tâchetâche Les tâches sont l’unité de travail de base sur Asana. Les tâches peuvent représenter n’importe quel type de travail, permettre de diviser le travail en plus petites activités ou contenir des informations. Lire la suite - Créer un projet - Mettre à jour les activités d’une tâche - Commente une tâche - Mettre en ligne une pièce jointepièce jointe Un fichier joint à une tâche ou une discussion. Lire la suite pour une tâche

Pour créer un zap, cliquez sur Créer un Zap en haut de l’écran.

Dans cet exemple, nous allons configurer un zap afin que si nous recevons un e-mail dans Gmail (le déclencheur), une tâche soit créée sur Asana (l’action).

Commencez par sélectionner Gmail comme application de déclenchement.

Sur la page qui s’affiche, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez le déclencheur de votre choix.
  2. Puis, cliquez sur Enregistrer et continuer.

Sur la page qui s’affiche, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez le compte Gmail que vous souhaitez associer à votre zap (si vous n’en avez pas, sélectionnez + Associer un nouveau compte).
  2. Puis, cliquez sur Enregistrer et continuer.

Puisque nous avons configuré le déclencheur comme un nouveau message dans Gmail, la prochaine étape consiste à sélectionner le dossier Gmail déclencheur pour ce zap :

Commencez à saisir le nom du dossier Gmail que vous souhaitez utiliser pour ce zap et sélectionnez-le lorsqu’il s’affiche dans la saisie semi-automatique.

Puis, cliquez sur Explorer et continuer pour vérifier que le déclencheur fonctionne correctement.

Si le test s’avère concluant, cliquez sur Continuer pour terminer la configuration du déclencheur.

Ensuite, sélectionnez Asana en tant qu’application d’action pour votre zap :

Commencez à saisir Asana dans le champ et sélectionnez-le dans les résultats de saisie semi-automatique qui s’affichent.

Dans les pages suivantes, vous apprendrez à configurer votre action sur Asana. Cette procédure est très semblable à celle qui vous a permis de configurer Asana comme application de déclenchement dans l’exemple précédent.

Besoin d’aide ? Consultez la page d’aide de Zapier ici.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Utilisez Zapier pour associer votre compte Asana à d’autres applications en ligne.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de