Wufoo et Asana

Grâce à l’intégration de Wufoo à Asana, vous pouvez créer des formulaires Web personnalisés pour recueillir des demandes, des rapports de bug, des renseignements concernant des candidats et bien plus, avant de les intégrer directement à un projetprojetLes projets sont des listes de tâches.Lire la suite Asana pour les exploiter.

Avant de configurer l’intégration, procédez comme suit :

  • Créez votre formulaire dans Wufoo.
  • Créez un projet « d’accueil » sur Asana : c’est là que les réponses au formulaire seront enregistrées.

Créer un formulaire

Créez vos propres formulaires. Ils s’afficheront dans les tâches Asana.

Veuillez noter que cette intégration ne prend actuellement en charge que les formulaires à une seule page. Pour les formulaires à plusieurs pages, il arrive que les données soient tronquées en raison de limitations avec l’API.

créer un formulaire

créer un formulaire

Associer les formulaires Wufoo à Asana

Autorisez l’intégration à se connecter à votre compte Asana. Une invite vous demandera de vous connecter à Asana et de donner les autorisations d’intégration nécessaires pour l’association à Asana.

autoriser wufoo

Autorisez Wufoo à accéder à votre compte Asana. Vous serez automatiquement redirigé vers l’intégration.

associer wufoo

  • Vous devrez vous connecter à votre compte Wufoo séparément, à l’aide de votre domaine ou de votre nom d’utilisateur Wufoo, avant d’accéder à votre gestionnaire de formulaires. Vous le trouverez dans l’URL après vous être connecté.
  • Copiez-le depuis l’URL et collez-le dans le champ Domaine/nom d’utilisateur. Un lien s’affichera alors sous la seconde fenêtre et vous redirigera vers votre clé d’API Wufoo.

connexion de l’api wufoo

Continuez vers Wufoo et copiez votre clé d’API depuis cette page.

connexion de l’api wufoo

Collez cette clé d’API dans le second champ de la page d’intégration.

Associer un projet à un formulaire sur Asana

associer un formulaire à un projet

  • Dans le champ déroulant Formulaire, tous les formulaires disponibles seront affichés. Sélectionnez le formulaire que vous souhaitez associer.
  • Dans le champ Projet, cherchez le projet Asana dans lequel vous souhaitez que les entrées du formulaire s’affichent.

Utilisez Gérer les champs de formulaire à gauche pour choisir le nom de la tâche et définir des options supplémentaires. Sélectionnez ensuite le champ de formulaire qui devrait constituer un nom de tâche sur Asana.

gérer les champs de formulaire

  • Dans le deuxième champ, Échéance, vous pouvez choisir un champ qui sera défini comme l’échéance de la tâche une fois rempli. Il doit correspondre à un champ Date dans votre formulaire Wufoo. Si ce champ est laissé vide, la tâche n’aura pas d’échéance.

  • De même, le troisième champ déroulant vous permet de définir un responsable pour la tâche. Le champ correspondant dans votre formulaire doit être un champ E-mail.

  • Le quatrième champ vous permet d’ajouter un abonné à la tâche. Il doit également être lié à un champ E-mail dans Wufoo. Si ce champ est laissé vide, aucun abonné ne sera ajouté. Par défaut, si la personne ne fait pas déjà partie de l’organisation, elle ne sera pas ajoutée comme abonné.

Dans les menus déroulants restants de cette page, vous verrez tous les champs personnalisés présents dans votre projet. Vous pouvez les associer à des champs de votre formulaire de la manière suivante :

  • Les champs personnalisés de texte peuvent être associés à n’importe quel champ de texte d’une ligne ou de paragraphe dans Wufoo.

  • De nombreux champs personnalisés peuvent être associés à n’importe quel champ Nombre, Prix ou Date dans Wufoo.

  • Les champs personnalisés de choix peuvent être associés à n’importe quel champ de choix multiple ou menu déroulant dans Wufoo. Les choix de votre formulaire Wufoo doivent correspondre exactement aux noms des choix de votre champ personnalisé.

  • La section suivante présente tous les champs du formulaire qui s’afficheront dans la description de la tâche. Ils ne peuvent pas être modifiés : tous les champs du formulaire seront inclus dans la description. Si un champ est laissé vide dans un formulaire envoyé, le titre du champ sera quand même affiché dans la description, mais sans valeur en dessous.

  • Wufoo vous permet de joindre des fichiers aux formulaires envoyés. Si vous le souhaitez, l’intégration peut vous permettre d’importer ces fichiers et de les ajouter en tant que pièces jointes à des tâches sur Asana. Le lien pour télécharger le fichier s’affichera toujours dans la description de la tâche.

  • Si vous indiquez un champ d’e-mail à ajouter comme abonné, vous pouvez demander à ce que l’abonné soit invité à rejoindre l’organisation (s’il n’en fait pas encore partie). Dans ce cas, une invitation à rejoindre Asana sera envoyée à l’adresse e-mail saisie dans le champ choisi au moment où l’intégration traitera le formulaire envoyé, mais uniquement si le domaine associé à l’adresse e-mail correspond à celui de votre organisation. La personne en question deviendra alors membre de votre organisation.

L’intégration Asana utilise les webhooks Wufoo pour accélérer la création de tâches. Depuis novembre 2017, la prise en charge des webhooks fait partie du tarif premium de Wufoo. Si vous n’êtes pas détenteur d’un compte Wufoo premium, la création de vos tâches risque de subir des délais.

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