Wufoo et Asana

Grâce à l’intégration de Wufoo à Asana, vous pouvez créer des formulaires Web personnalisés pour recueillir des demandes, des rapports de bug, des renseignements concernant des candidats et bien plus, avant de les intégrer directement à un projet Asana pour les exploiter.

Avant de configurer l’intégration, procédez comme suit :

  • Créez votre formulaire dans Wufoo.
  • Créez un projet « d’accueil » sur Asana : c’est là que les réponses au formulaire seront enregistrées.

Créer un formulaire

Créez vos propres formulaires. Ils s’afficheront dans les tâches Asana.

créer un formulaire

créer un formulaire

Associer les formulaires Wufoo et Asana

Autorisez l’intégration à se connecter à votre compte Asana. Une invite vous demandera de vous connecter à Asana et de donner les autorisations d’intégration nécessaires pour l’association à Asana.

autoriser wufoo

Autorisez Wufoo à accéder à votre compte Asana. Vous serez automatiquement redirigé vers l’intégration.

associer wufoo

  • Vous devrez vous connecter à votre compte Wufoo séparément, à l’aide de votre domaine ou de votre nom d’utilisateur Wufoo, avant d’accéder à votre gestionnaire de formulaires. Vous le trouverez dans l’URL après vous être connecté.
  • Copiez-le depuis l’URL et collez-le dans le champ Domaine/nom d’utilisateur. Un lien s’affichera alors sous la seconde fenêtre et vous redirigera vers votre clé d’API Wufoo.

connexion de l'api wufoo

Continuez vers Wufoo et copiez votre clé d’API depuis cette page.

connexion de l'api wufoo

Collez cette clé d’API dans le second champ de la page d’intégration.

Associer un projet à un formulaire sur Asana

associer un formulaire à un projet

  • Dans le champ déroulant Formulaire, tous les formulaires disponibles seront affichés. Sélectionnez le formulaire que vous souhaitez associer.
  • Dans le champ Projet, cherchez le projet Asana dans lequel vous souhaitez que les entrées du formulaire s’affichent.

Utilisez Gérer les champs de formulaire à gauche pour choisir le nom de la tâche et définir des options supplémentaires. Sélectionnez ensuite le champ de formulaire qui devrait constituer un nom de tâche sur Asana.

gérer les champs de formulaire

  • Dans le deuxième champ, Échéance, vous pouvez choisir un champ qui sera défini comme l’échéance de la tâche une fois rempli. Il doit correspondre à un champ Date dans votre formulaire Wufoo. Si ce champ est laissé vide, la tâche n’aura pas d’échéance.

  • De même, le troisième champ déroulant vous permet de définir un responsable pour la tâche. Le champ correspondant dans votre formulaire doit être un champ E-mail.

  • Le quatrième champ vous permet d’ajouter un abonné à la tâche. Il doit également être lié à un champ E-mail dans Wufoo. Si ce champ est laissé vide, aucun abonné ne sera ajouté. Par défaut, si la personne ne fait pas déjà partie de l’organisation, elle ne sera pas ajoutée comme abonné.

Dans les menus déroulants restants de cette page, vous verrez tous les champs personnalisés présents dans votre projet. Vous pouvez les associer à des champs de votre formulaire de la manière suivante :

  • Les champs personnalisés de texte peuvent être associés à n’importe quel champ de texte d’une ligne ou de paragraphe dans Wufoo.

  • De nombreux champs personnalisés peuvent être associés à n’importe quel champ Nombre, Prix ou Date dans Wufoo.

  • Les champs personnalisés de choix peuvent être associés à n’importe quel champ de choix multiple ou menu déroulant dans Wufoo. Les choix de votre formulaire Wufoo doivent correspondre exactement aux noms des choix de votre champ personnalisé.

  • La section suivante présente tous les champs du formulaire qui s’afficheront dans la description de la tâche. Ils ne peuvent pas être modifiés : tous les champs du formulaire seront inclus dans la description. Si un champ est laissé vide dans un formulaire envoyé, le titre du champ sera quand même affiché dans la description, mais sans valeur en dessous.

  • Wufoo vous permet de joindre des fichiers aux formulaires envoyés. Si vous le souhaitez, l’intégration peut vous permettre d’importer ces fichiers et de les ajouter en tant que pièces jointes à des tâches sur Asana. Le lien pour télécharger le fichier s’affichera toujours dans la description de la tâche.

  • Si vous indiquez un champ d’e-mail à ajouter comme abonné, vous pouvez demander à ce que l’abonné soit invité à rejoindre l’organisation (s’il n’en fait pas encore partie). Dans ce cas, une invitation à rejoindre Asana sera envoyée à l’adresse e-mail saisie dans le champ choisi au moment où l’intégration traitera le formulaire envoyé, mais uniquement si le domaine associé à l’adresse e-mail correspond à celui de votre organisation. La personne en question deviendra alors membre de votre organisation.

L’intégration Asana utilise les webhooks Wufoo pour accélérer la création de tâches. Depuis novembre 2017, la prise en charge des webhooks fait partie du tarif premium de Wufoo. Si vous n’êtes pas détenteur d’un compte Wufoo premium, la création de vos tâches risque de subir des délais.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Rien de plus simple qu’Asana pour suivre en équipe l’avancée des projets et obtenir des résultats. Faites de grandes choses ensemble.”

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de