Wufoo et Asana

Grâce à l’intégration de Wufoo à Asana, vous pouvez créer des formulaires Web personnalisés pour recueillir des demandes, des rapports de bug, des renseignements concernant des candidats et bien plus, avant de les intégrer directement à un projetprojet Les projets sont des listes de tâches. Lire la suite Asana pour les exploiter.

Avant de configurer l’intégration, procédez comme suit :

  • Créez votre formulaire dans Wufoo.
  • Créez un projet « d’accueil » sur Asana : c’est là que les réponses au formulaire seront enregistrées.

Créer un formulaire

Créez vos propres formulaires. Ils s’afficheront dans les tâches Asana.

Veuillez noter que cette intégration ne prend actuellement en charge que les formulaires à une seule page. Pour les formulaires à plusieurs pages, il arrive que les données soient tronquées en raison de limitations avec l’API.

créer un formulaire

créer un formulaire

Associer les formulaires Wufoo et Asana

Autorisez l’intégration à se connecter à votre compte Asana. Une invite vous demandera de vous connecter à Asana et de donner les autorisations d’intégration nécessaires pour l’association à Asana.

autoriser wufoo

Autorisez Wufoo à accéder à votre compte Asana. Vous serez automatiquement redirigé vers l’intégration.

associer wufoo

  • Vous devrez vous connecter à votre compte Wufoo séparément, à l’aide de votre domaine ou de votre nom d’utilisateur Wufoo, avant d’accéder à votre gestionnaire de formulaires. Vous le trouverez dans l’URL après vous être connecté.
  • Copiez-le depuis l’URL et collez-le dans le champ Domaine/nom d’utilisateur. Un lien s’affichera alors sous la seconde fenêtre et vous redirigera vers votre clé d’API Wufoo.

connexion de l’api wufoo

Continuez vers Wufoo et copiez votre clé d’API depuis cette page.

connexion de l’api wufoo

Collez cette clé d’API dans le second champ de la page d’intégration.

Associer un projet à un formulaire sur Asana

associer un formulaire à un projet

  • Dans le champ déroulant Formulaire, tous les formulaires disponibles seront affichés. Sélectionnez le formulaire que vous souhaitez associer.
  • Dans le champ Projet, cherchez le projet Asana dans lequel vous souhaitez que les entrées du formulaire s’affichent.

Utilisez Gérer les champs de formulaire à gauche pour choisir le nom de la tâche et définir des options supplémentaires. Sélectionnez ensuite le champ de formulaire qui devrait constituer un nom de tâche sur Asana.

gérer les champs de formulaire

  • Dans le deuxième champ, Échéance, vous pouvez choisir un champ qui sera défini comme l’échéance de la tâche une fois rempli. Il doit correspondre à un champ Date dans votre formulaire Wufoo. Si ce champ est laissé vide, la tâche n’aura pas d’échéance.

  • De même, le troisième champ déroulant vous permet de définir un responsable pour la tâche. Le champ correspondant dans votre formulaire doit être un champ E-mail.

  • Le quatrième champ vous permet d’ajouter un abonné à la tâche. Il doit également être lié à un champ E-mail dans Wufoo. Si ce champ est laissé vide, aucun abonné ne sera ajouté. Par défaut, si la personne ne fait pas déjà partie de l’organisation, elle ne sera pas ajoutée comme abonné.

Dans les menus déroulants restants de cette page, vous verrez tous les champs personnalisés présents dans votre projet. Vous pouvez les associer à des champs de votre formulaire de la manière suivante :

  • Les champs personnalisés de texte peuvent être associés à n’importe quel champ de texte d’une ligne ou de paragraphe dans Wufoo.

  • De nombreux champs personnalisés peuvent être associés à n’importe quel champ Nombre, Prix ou Date dans Wufoo.

  • Les champs personnalisés de choix peuvent être associés à n’importe quel champ de choix multiple ou menu déroulant dans Wufoo. Les choix de votre formulaire Wufoo doivent correspondre exactement aux noms des choix de votre champ personnalisé.

  • La section suivante présente tous les champs du formulaire qui s’afficheront dans la description de la tâche. Ils ne peuvent pas être modifiés : tous les champs du formulaire seront inclus dans la description. Si un champ est laissé vide dans un formulaire envoyé, le titre du champ sera quand même affiché dans la description, mais sans valeur en dessous.

  • Wufoo vous permet de joindre des fichiers aux formulaires envoyés. Si vous le souhaitez, l’intégration peut vous permettre d’importer ces fichiers et de les ajouter en tant que pièces jointes à des tâches sur Asana. Le lien pour télécharger le fichier s’affichera toujours dans la description de la tâche.

  • Si vous indiquez un champ d’e-mail à ajouter comme abonné, vous pouvez demander à ce que l’abonné soit invité à rejoindre l’organisation (s’il n’en fait pas encore partie). Dans ce cas, une invitation à rejoindre Asana sera envoyée à l’adresse e-mail saisie dans le champ choisi au moment où l’intégration traitera le formulaire envoyé, mais uniquement si le domaine associé à l’adresse e-mail correspond à celui de votre organisation. La personne en question deviendra alors membre de votre organisation.

L’intégration Asana utilise les webhooks Wufoo pour accélérer la création de tâches. Depuis novembre 2017, la prise en charge des webhooks fait partie du tarif premium de Wufoo. Si vous n’êtes pas détenteur d’un compte Wufoo premium, la création de vos tâches risque de subir des délais.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.