Vimeo et Asana | Guide produit

Vous n’avez pas encore accès à la fonctionnalité Asana pour Vimeo ? Pas d’inquiétude, elle est en cours de déploiement et devrait bientôt être accessible à tous les utilisateurs Asana.

La fonctionnalité de messages vidéo proposée par Asana en partenariat avec Vimeo est accessible à tous les utilisateurs Asana, dont les utilisateurs gratuits, les invités, les utilisateurs Premium, Business et Enterprise. Elle permet à tous les membres d’espaces de travail ou d’organisations d’enregistrer des vidéos au sein des tâches. Les invités ayant un accès limité pourront consulter les fichiers vidéo, mais ne pourront pas eux-mêmes en filmer.

L’enregistrement de messages vidéo est compatible avec Google Chrome et Microsoft Edge. La lecture d’enregistrements vidéo est compatible avec Safari, Firefox, iOS, Android et ordinateur.

Présentation

Les échanges écrits entre équipes donnent parfois lieu à des malentendus, que ce soit à cause de nuances de langage ou de formulations alambiquées. En plus de nuire à l’efficacité des processus, ces problèmes de communication peuvent entraîner des retards et démultiplier les tâches d’organisation.

Grâce à l’intégration d’Asana à Vimeo, vous pouvez désormais enregistrer des messages vidéo, les transcrire et les intégrer à vos projets Asana.

En plus des messages écrits traditionnels, vous avez maintenant la possibilité de communiquer efficacement avec votre équipe en ajoutant des vidéos à vos tâches, commentaires et messages. Tirez parti de cette fonctionnalité proposée par Asana et Vimeo pour créer des messages vidéo percutants en vue de faciliter le suivi du travail et d’optimiser la collaboration d’équipe. Une fois l’enregistrement terminé, une transcription dont le contenu peut être consulté et faire l’objet d’une recherche sur Asana est automatiquement générée.

Présentations, tutoriels, commentaires, démonstrations… Les messages vidéo offrent clarté et transparence à vos tâches et processus en tous genres. Filmez-vous, enregistrez votre écran ou les deux à la fois, et ajoutez votre vidéo à une description de tâche, à un commentaire de tâche ou à un fil de discussion pour fournir des informations exhaustives à vos collaborateurs.

Lintégration de vidéos Vimeo à vos projets Asana vous permet de donner vie à vos briefs créatifs et vos lancements de projets.

Fonctionnalités

Les messages vidéo proposés par Asana en partenariat avec Vimeo sont accessibles à tous les utilisateurs et seront automatiquement activés par défaut. Seuls les administrateurs de comptes Enterprise pourront activer ou désactiver cette fonctionnalité pour l’ensemble de l’organisation. Les administrateurs d’autres comptes doivent contacter Asana Outreach pour obtenir de l’aide.

Filmer une vidéo au sein d’une tâche

icône d’enregistrement vidéo

Depuis cette page, vous pouvez :

  1. Ouvrir la tâche dans laquelle vous voulez filmer une vidéo.
  2. Cliquer dans la section Description ou Commentaire, puis sur Enregistrer une vidéo dans le coin inférieur droit de l’onglet pour accéder à la configuration de l’enregistrement.

Application Windows

Depuis cette page, vous pouvez choisir entre trois options :

  1. Enregistrer l’écran d’une fenêtre ou application de votre choix.
  2. Vous filmer en utilisant la caméra de votre appareil.
  3. Enregistrer votre écran et le flux de votre caméra.

Une fois que vous avez fait votre choix, cliquez sur Lancer l’enregistrement.

Si vous sélectionnez Les deux, pensez à filmer l’ensemble de votre bureau pour que la vue de votre caméra s’affiche dans le coin de votre écran.

partage d’écran

Après avoir cliqué sur Lancer l’enregistrement, choisissez une option d’enregistrement, suite à quoi un compte à rebours de trois secondes se déclenche. Les options sont les suivantes :

  1. Enregistrement de tout votre écran
  2. Enregistrement d’une fenêtre d’application
  3. Enregistrement d’un onglet Google Chrome

enregistrement vidéo

Pendant l’enregistrement de la vidéo, l’option Arrêter de partager votre écran s’affiche en bas de la commande. Lorsque vous cliquez sur cette option, l’enregistrement prend fin et la vidéo met quelques secondes à être optimisée.

Il est actuellement impossible de filmer ces vidéos sur appareil mobile

Ajouter une vidéo à une tâche

vue Optimisation

Depuis l’aperçu d’enregistrement de vidéo, vous pouvez :

  1. Renommer la vidéo
  2. La télécharger
  3. La supprimer
  4. Ajouter la vidéo

Ajouter un enregistrement

Lorsque vous ajoutez une vidéo, elle est automatiquement enregistrée dans la description ou en commentaire de la tâche.

ajouter à une tâche

Depuis la vue des tâches, vous pouvez :

  1. Lire la vidéo
  2. Lire la vidéo sur Vimeo
  3. Copier le lien de la vidéo
  4. Télécharger la vidéo
  5. Envoyer des commentaires
  6. Supprimer la vidéo

Transcrire des enregistrements vidéo

Une fois que vous avez ajouté votre vidéo, Asana crée et importe automatiquement une transcription de l’enregistrement. Le traitement de la vidéo peut prendre quelques minutes. Dès le processus terminé, toutes les transcriptions sont stockées sur Asana.

consulter la transcription

Une fois la vidéo traitée, cliquez sur Afficher la transcription en plein écran. La vidéo s’affiche alors en grand, à gauche de la transcription.

transcription

Les phrases clés transcrites peuvent être retrouvées via l’outil de recherche Asana.

Associer Vimeo à Asana

Après avoir filmé deux vidéos, vous devrez créer un compte Vimeo. Si vous essayez de filmer une troisième vidéo sans compte, vous serez invité à créer un compte Vimeo gratuit qui vous permettra ensuite de filmer autant de vidéos que vous le voulez, chacune pouvant durer jusqu’à deux heures.

associer Vimeo à Asana

e-mail pour vimeo

Une fois votre compte configuré, vous êtes en mesure de filmer autant de vidéos que vous le souhaitez sur Asana. Ces vidéos sont accessibles via vos tâches Asana et votre compte Vimeo.

Gérer les enregistrements vidéo

Toutes les vidéos filmées par les utilisateurs de votre domaine sont enregistrées dans le nouveau compte Vimeo de votre organisation. Pour gérer les vidéos de votre organisation, accédez aux analyses. Depuis cette page, vous pourrez gérer les fonctionnalités de sécurité avancées et passer à un abonnement Vimeo Enterprise. Une fois que vous aurez envoyé vos informations via ce formulaire, Vimeo entrera en contact avec vous et vous aidera à vous lancer.

Vous seul pouvez voir vos enregistrements, sauf si vous les partagez avec d’autres personnes sur Vimeo.

Désactiver les messages vidéo

La fonctionnalité de messages vidéo offerte par Asana et Vimeo est activée par défaut.

Pour la désactiver, veuillez contacter Asana Outreach.

désactiver les messages vidéo

Pour désactiver les messages vidéo (option réservée aux administrateurs de comptes Enterprise) :

  1. Accédez à la console d’administration depuis votre profil Asana.
  2. Cliquez sur Sécurité.
  3. Faites défiler vers le bas pour accéder à Autorisations d’enregistrement de vidéos et activez Enregistrement de vidéos désactivé.

Si vous êtes administrateur d’un compte autre que Enterprise, contactez Asana Outreach pour obtenir de l’aide. Cette fonctionnalité peut être réactivée à tout moment en suivant les étapes ci-dessus.

Les vidéos filmées avant la désactivation de la fonctionnalité pourront toujours être visionnées par les utilisateurs qui y ont accès.

Intégrer une vidéo à Asana

L’intégration de vidéos Vimeo à vos projets Asana vous permet de donner vie à vos briefs créatifs et vos lancements de projets en quelques clics.

Ouvrez le projet auquel vous souhaitez intégrer une vidéo Vimeo et cliquez sur l’onglet Aperçu sous l’en-tête du projet.

aperçu

Dans la section Ressources clés au centre de la page, cliquez sur Créer un brief de projet. Une fois la page ouverte, cliquez sur Modifier dans l’angle supérieur droit.

modifier

Cliquez n’importe où dans le brief pour déclencher l’affichage d’une barre d’outils en bas de l’écran. Cliquez alors sur Insérer et sur Médias.

médias

Saisissez votre URL et cliquez sur Vimeo pour que votre vidéo s’affiche en grand dans le lecteur en dessous.

url

Confidentialité et protection des données

La protection des données de nos clients est notre priorité. Sur Asana, les vidéos sont visibles par les utilisateurs qui ont accès aux tâches et aux messages concernés. Les vidéos filmées sur Asana sont stockées dans un dossier Vimeo privé propre à chaque utilisateur. Seuls l’utilisateur et l’administrateur du compte peuvent accéder à ce dossier. Pour partager des vidéos en dehors d’Asana, vous devez modifier les Paramètres de confidentialité sur Vimeo.

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