Slack et Asana

*La **toute nouvelle version* de l’intégration d’Asana pour Slack permettra à votre équipe de travailler à la fois sur Asana et Slack, sans avoir à passer constamment d’un outil à l’autre.*

Premiers pas

Pour commencer, téléchargez l’application Asana pour Slack. Connectez-vous à Slack et suivez les instructions du Slackbot d’Asana pour authentifier votre compte Asana, ce qui permettra à Asana d’envoyer des informations à Slack. Si quelqu’un au sein de votre organisation a déjà installé l’intégration, vous recevrez peut-être un message vous demandant d’authentifier de nouveau votre compte Asana dans Slack. Vous profiterez ainsi des dernières fonctionnalités.

Si vous recevez un message vous indiquant que vous n’êtes pas autorisé à installer Asana, veuillez contacter votre administrateur et lui demander d’approuver l’application pour votre espace de travail.

authentification dans Slack

L’intégration d’Asana pour Slack est différente de l’application Asana précédente. L’ancienne version deviendra obsolète après un certain temps. Nous importerons toutes les configurations que vous avez définies de l’ancienne application vers la nouvelle application Asana pour Slack. Pour savoir comment définir les notifications pour les projets associés, reportez-vous à la section Notifications de projet associé ci-dessous.

La façon la plus rapide de faire démarrer votre équipe est de coller un lien vers une tâche Asana dans Slack. Demandez à vos collègues de cliquer sur « Autres actions » dans le menu déroulant et de sélectionner « Aimer cette tâche ». En interagissant avec la tâche, ils recevront le message de ré-authentification. Une fois l’authentification réussie, le nouvel Asana pour Slack remplacera l’ancienne version.

Migrer vers la nouvelle intégration

Si vos commandes slash et les aperçus ont cessé de fonctionné et qu’il vous est demandé d’autoriser une nouvelle intégration, cela signifie qu’un membre de votre équipe Slack a déjà installé la nouvelle application. Vous pouvez autoriser la nouvelle application pour recommencer à utiliser les commandes slash et les aperçus. Nous importerons les configurations de vos chaînes de projet depuis l’ancienne application vers la nouvelle et vous recevrez des notifications dans les mêmes chaînes qu’avant, dans le nouveau format.

Autorisation Slack

Si vous avez autorisé la nouvelle application, mais que vos chaînes reçoivent maintenant à la fois de nouvelles et d’anciennes notifications, il se peut que l’autorisation de l’ancienne application n’ait pas encore été révoquée. Pour corriger cela, accédez aux paramètres de votre profil sur Asana, allez dans l’onglet Applications et retirez l’autorisation de l’ancienne version de l’application.

Chaînes Slack

Il faut que Slack autorise notre application à accéder aux chaînes. Nous recommandons d’utiliser le paramètre « toutes les chaînes publiques ». Ce paramètre n’est disponible qu’à la première installation. L’application peut être ajoutée plus tard aux chaînes privées et aux messages directs (ou aux chaînes publiques si « toutes les chaînes publiques » n’a pas été sélectionné) en saisissant /asana dans la chaîne.

Utiliser l’intégration Asana pour Slack

L’intégration Asana pour Slack vous permet de changer les messages Slack en tâches, d’agir sur les tâches directement depuis Slack ou de créer de nouvelles tâches sans sortir de Slack. Les actions spécifiques aux tâches sont également accessibles par le biais de notifications dans vos chaînes personnelles ou de projet.

Depuis Slack, saisissez /asana help pour afficher une liste de commandes et des liens vers ce guide

Aide Asana

Changer un message Slack en tâche ou ajouter un message à une tâche existante

Recueillez les discussions dans Slack et changez-les en tâches ou ajoutez les discussions à des tâches existantes. Dans Slack, sélectionnez la discussion. Cliquez sur le bouton Voir plus de messages et sélectionnez Créer une tâche ou Ajouter à la tâche. Un lien sera créé dans la tâche Asana afin que vous puissiez accéder à la discussion Slack pour obtenir plus de contexte.

plus d’actions

Quand vous accédez à une chaîne Slack, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l’icône avec les trois points en regard d’un message Slack.
  2. Cliquez sur Ajouter un commentaire à la tâche ou Créer une tâche.

Collez un lien vers une tâche Asana dans Slack et il sera ensuite possible d’agir sur la tâche depuis Slack par le biais d’une fenêtre de dialogue et de menus déroulants.

associer des actions

La personne ou les membres de la chaîne avec qui vous avez partagé la tâche seront en mesure de :

  1. Marquer la tâche comme terminée
  2. Aimer la tâche
  3. Changer le responsable ou en ajouter un
  4. Changer l’échéance ou en ajouter une
  5. Ajouter une tâche à un projet
  6. Ouvrir la tâche sur Asana

Veuillez noter que si vous partagez une tâche qui fait partie d’un projet privé avec un utilisateur qui n’est pas membre du projet, celui-ci ne pourra pas faire de modification et il sera invité à demander l’accès au propriétaire du projet. De plus, si vous collez un lien vers une tâche privée, ou si vous recevez un lien vers une tâche privée, aucun aperçu de la description de cette tâche ne sera affiché.

Créer une tâche

Saisissez /asana create pour créer une tâche sur Asana directement depuis Slack.

créer une tâche

Une fenêtre de dialogue apparaît. Dans les menus déroulants, vous pouvez :

  1. Ajouter un titre à la tâche
  2. Ajouter un responsable
  3. Ajouter une tâche à un projet
  4. Ajouter une échéance
  5. Ajouter une description de tâche

Notifications personnelles

Lorsque vous installez l’application pour la première fois, vous recevrez un message d’Asana vous donnant le choix d’activer vos notifications Asana. Ceci est utile parce que vous serez en mesure d’agir directement depuis les notifications sans quitter Slack. Vous recevez des notifications quand :

  • Une tâche vous est attribuée ou retirée

Pour les tâches qui vous sont attribuées, vous recevrez des notifications quand :

  • La tâche est terminée
  • L’échéance a été modifiée
  • Toutes les dépendances sont terminées
  • Une dépendance n’est pas terminée
  • L’échéance d’une dépendance a été modifiée
  • Vous avez été ajouté comme abonné
  • Quelqu’un a commenté une tâche que vous suivez

Vous recevez les notifications personnelles dans votre chaîne Asana personnelle, dans la section Applications de la barre latérale de Slack, tout en bas.

Les notifications personnelles ne sont pas envoyées quand vous êtes actif sur Asana

Vous pouvez gérer vos notifications personnelles à tout moment en saisissant /asana settings dans Slack pour faire apparaître les options d’activer ou désactiver les notifications, de changer votre domaine par défaut ou de dissocier votre compte Asana de Slack.

notifications de projet associé

Notifications de projet associé

Vous pouvez synchroniser les projets Asana avec des chaînes Slack. Ceci est utile parce que votre équipe et vous serez en mesure d’agir directement depuis les notifications sans quitter Slack. Des notifications sont publiées dans la chaîne quand :

  • Une tâche est ajoutée au projet
  • Une tâche du projet est terminée
  • L’échéance d’une date du projet a été modifiée
  • Le responsable d’une date du projet a été modifié

Pour configurer les notifications d’une chaîne, assurez-vous d’être dans cette chaîne. Saisissez ensuite /asana link pour faire apparaître l’option de choisir un projet et de l’associer à la chaîne. Vous pouvez également utiliser /asana link pour désactiver les notifications dans la chaîne.

notifications de projet associé

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Cours Asana

Apprenez les rudiments d’Asana en moins de 15 minutes grâce à nos cours rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.