Slack et Asana

*La **toute nouvelle version* de l’intégration d’Asana pour Slack permettra à votre équipe de travailler à la fois sur Asana et Slack, sans avoir à passer constamment d’un outil à l’autre.*

Premiers pas

Pour commencer, téléchargez l’application Asana pour Slack. Connectez-vous à Slack et suivez les instructions du Slackbot d’Asana pour authentifier votre compte Asana, ce qui permettra à Asana d’envoyer des informations à Slack. Si quelqu’un au sein de votre organisation a déjà installé l’intégration, vous recevrez peut-être un message vous demandant d’authentifier de nouveau votre compte Asana dans Slack. Vous profiterez ainsi des dernières fonctionnalités.

Si vous recevez un message vous indiquant que vous n’êtes pas autorisé à installer Asana, veuillez contacter votre administrateur et lui demander d’approuver l’application pour votre espace de travail.

authentification dans Slack

L’intégration d’Asana pour Slack est différente de l’application Asana précédente. L’ancienne version deviendra obsolète après un certain temps. Nous importerons toutes les configurations que vous avez définies de l’ancienne application vers la nouvelle application Asana pour Slack. Pour savoir comment définir les notifications pour les projets associés, reportez-vous à la section Notifications de projet associé ci-dessous.

La façon la plus rapide de faire démarrer votre équipe est de coller un lien vers une tâche Asana dans Slack. Demandez à vos collègues de cliquer sur « Autres actions » dans le menu déroulant et de sélectionner « Aimer cette tâche ». En interagissant avec la tâche, ils recevront le message de ré-authentification. Une fois l’authentification réussie, le nouvel Asana pour Slack remplacera l’ancienne version.

Migrer vers la nouvelle intégration

Si vos commandes slash et les aperçus ont cessé de fonctionné et qu’il vous est demandé d’autoriser une nouvelle intégration, cela signifie qu’un membre de votre équipe Slack a déjà installé la nouvelle application. Vous pouvez autoriser la nouvelle application pour recommencer à utiliser les commandes slash et les aperçus. Nous importerons les configurations de vos chaînes de projet depuis l’ancienne application vers la nouvelle et vous recevrez des notifications dans les mêmes chaînes qu’avant, dans le nouveau format.

Autorisation Slack

Si vous avez autorisé la nouvelle application, mais que vos chaînes reçoivent maintenant à la fois de nouvelles et d’anciennes notifications, il se peut que l’autorisation de l’ancienne application n’ait pas encore été révoquée. Pour corriger cela, accédez aux paramètres de votre profil sur Asana, allez dans l’onglet Applications et retirez l’autorisation de l’ancienne version de l’application.

Chaînes Slack

Il faut que Slack autorise notre application à accéder aux chaînes. Nous recommandons d’utiliser le paramètre « toutes les chaînes publiques ». Ce paramètre n’est disponible qu’à la première installation. L’application peut être ajoutée plus tard aux chaînes privées et aux messages directs (ou aux chaînes publiques si « toutes les chaînes publiques » n’a pas été sélectionné) en saisissant /asana dans la chaîne.

Utiliser l’intégration Asana pour Slack

L’intégration Asana pour Slack vous permet de changer les messages Slack en tâches, d’agir sur les tâches directement depuis Slack ou de créer de nouvelles tâches sans sortir de Slack. Les actions spécifiques aux tâches sont également accessibles par le biais de notifications dans vos chaînes personnelles ou de projet.

Depuis Slack, saisissez /asana help pour afficher une liste de commandes et des liens vers ce guide

Aide Asana

Changer un message Slack en tâche ou ajouter un message à une tâche existante

Recueillez les discussions dans Slack et changez-les en tâches ou ajoutez les discussions à des tâches existantes. Dans Slack, sélectionnez la discussion. Cliquez sur le bouton Voir plus de messages et sélectionnez Créer une tâche ou Ajouter à la tâche. Un lien sera créé dans la tâche Asana afin que vous puissiez accéder à la discussion Slack pour obtenir plus de contexte.

plus d’actions

Quand vous accédez à une chaîne Slack, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l’icône avec les trois points en regard d’un message Slack.
  2. Cliquez sur Ajouter un commentaire à la tâche ou Créer une tâche.

Collez un lien vers une tâche Asana dans Slack et il sera ensuite possible d’agir sur la tâche depuis Slack par le biais d’une fenêtre de dialogue et de menus déroulants.

associer des actions

La personne ou les membres de la chaîne avec qui vous avez partagé la tâche seront en mesure de :

  1. Marquer la tâche comme terminée
  2. Aimer la tâche
  3. Changer le responsable ou en ajouter un
  4. Changer l’échéance ou en ajouter une
  5. Ajouter une tâche à un projet
  6. Ouvrir la tâche sur Asana

Veuillez noter que si vous partagez une tâche qui fait partie d’un projet privé avec un utilisateur qui n’est pas membre du projet, celui-ci ne pourra pas faire de modification et il sera invité à demander l’accès au propriétaire du projet. De plus, si vous collez un lien vers une tâche privée, ou si vous recevez un lien vers une tâche privée, aucun aperçu de la description de cette tâche ne sera affiché.

Créer une tâche

Saisissez /asana create pour créer une tâche sur Asana directement depuis Slack.

créer une tâche

Une fenêtre de dialogue apparaît. Dans les menus déroulants, vous pouvez :

  1. Ajouter un titre à la tâche
  2. Ajouter un responsable
  3. Ajouter une tâche à un projet
  4. Ajouter une échéance
  5. Ajouter une description de tâche

Notifications personnelles

Lorsque vous installez l’application pour la première fois, vous recevrez un message d’Asana vous donnant le choix d’activer vos notifications Asana. Ceci est utile parce que vous serez en mesure d’agir directement depuis les notifications sans quitter Slack. Vous recevez des notifications quand :

  • Une tâche vous est attribuée ou retirée

Pour les tâches qui vous sont attribuées, vous recevrez des notifications quand :

  • La tâche est terminée
  • L’échéance a été modifiée
  • Toutes les dépendances sont terminées
  • Une dépendance n’est pas terminée
  • L’échéance d’une dépendance a été modifiée
  • Vous avez été ajouté comme abonné
  • Quelqu’un a commenté une tâche que vous suivez

Vous recevez les notifications personnelles dans votre chaîne Asana personnelle, dans la section Applications de la barre latérale de Slack, tout en bas.

Les notifications personnelles ne sont pas envoyées quand vous êtes actif sur Asana

Vous pouvez gérer vos notifications personnelles à tout moment en saisissant /asana settings dans Slack pour faire apparaître les options d’activer ou désactiver les notifications, de changer votre domaine par défaut ou de dissocier votre compte Asana de Slack.

notifications de projet associé

Notifications de projet associé

Vous pouvez synchroniser les projets Asana avec des chaînes Slack. Ceci est utile parce que votre équipe et vous serez en mesure d’agir directement depuis les notifications sans quitter Slack. Des notifications sont publiées dans la chaîne quand :

  • Une tâche est ajoutée au projet
  • Une tâche du projet est terminée
  • L’échéance d’une date du projet a été modifiée
  • Le responsable d’une date du projet a été modifié

Pour configurer les notifications d’une chaîne, assurez-vous d’être dans cette chaîne. Saisissez ensuite /asana link pour faire apparaître l’option de choisir un projet et de l’associer à la chaîne. Vous pouvez également utiliser /asana link pour désactiver les notifications dans la chaîne.

notifications de projet associé

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.