Asana pour Outlook

Fini le temps perdu à farfouiller dans votre boîte de réception pour retrouver les choses à faire et les détails importants. Transformez vos e-mails en travail que vous pouvez suivre de A à Z sur Asana. Avec Asana pour Outlook, vous pouvez utiliser chacun des deux outils selon sa fonction : communiquer avec Outlook, et gérer le travail avec Asana. Le travail est acompli en temps opportun, car chaque membre de votre équipe sait ce qu’il doit faire et connaît ses échéances. Avec cette extension, vous pouvez convertir vos e-mails Outlook en nouvelles tâches sur Asana ou en commentaires au sein de tâches Asana existantes, sans avoir besoin de passer de l’une à l’autre plateforme.

L’extension Asana pour Outlook n’est pas disponible pour les comptes personnels et peut être téléchargée uniquement pour votre adresse e-mail professionnelle. Un abonnement à Outlook 365 est également requis pour utiliser Asana pour Outlook. En plus de l’application Web Outlook, nous prenons également en charge l’application de bureau Outlook 2016.

Premiers pas

Cette nouvelle extension est disponible pour les utilisateurs d’Asana et d’Outlook. Voici comment procéder pour l’installer :

  1. Accédez à la Place de marché Microsoft et cliquez sur Obtenir.

  2. Suivez les instructions pour ajouter l’extension Asana à votre boîte de réception Outlook.

Créer une tâche et Tâches associées

Ensuite, vous verrez apparaître les boutons Créer une tâche et Ouvrir l’intégration Outlook avec le logo Asana dans la barre supérieure de votre boîte de réception Outlook.

Les administrateurs verront une option leur permettant d’installer cette extension pour toutes les personnes de leur organisation.

Convertissez vos e-mails en actions que vous pouvez suivre

Quand les e-mails comportent des actions à effectuer, comme l’examen du travail d’une agence ou la demande de design d’un partenaire, vous pouvez désormais créer des tâches correspondantes sur Asana directement depuis Outlook. Ensuite, il vous suffit de l’attribuer à un collègue ou à vous-même, de définir une échéance et d’ajouter la tâche au projet correspondant.

Créer des tâches

Pour transformer un e-mail en tâche :

  1. Cliquez sur l’icône Asana en haut de l’e-mail, puis sur Créer une tâche Asana.
  2. Une fois les détails de la tâche renseignés, cliquez sur Créer la tâche.

Il n’est actuellement possible de définir l’échéance d’une tâche qu’au moment de sa création. Il n’est pas possible d’ajouter/modifier l’échéance d’une tâche existante.

Ajouter des e-mails à des tâches existantes pour ajouter du contexte

Tous les membres de votre équipe ne sont sans doute pas mis en copie de tous les fils de discussion par e-mail qui comprennent les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail. Mais sans détails ni contexte, difficile de travailler efficacement. Qu’il s’agisse de la proposition d’une agence, de l’e-mail d’un candidat avec ses coordonnées ou d’une autre équipe de votre entreprise qui a besoin de designs, toute votre équipe doit avoir accès aux bonnes informations pour bien faire son travail. Plutôt que de passer d’un outil à l’autre en faisant des copier-coller, il vous suffit d’ajouter l’e-mail à une tâche Asana existante sous forme de commentaire, directement depuis Outlook.

Tâches associées

Pour ajouter un e-mail à une tâche existante :

  1. Cliquez sur l’icône Asana en haut de l’e-mail, puis sur Ouvrir l’extension Asana.
  2. Identifiez la tâche à laquelle vous souhaitez ajouter l’e-mail, puis cliquez sur Ajouter l’e-mail.

Paramètres

Depuis les paramètres de l’extension Asana pour Outlook, vous pouvez basculer entre les espaces de travail et les organisations, ou simplement vous déconnecter.

paramètres

Pour accéder aux paramètres d’Asana pour Outlook :

  1. Cliquez sur l’icône Asana en haut de l’e-mail, puis sur Ouvrir l’extension Asana.
  2. Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage en haut du volet Asana pour Outlook.

paramètres

De là, vous pouvez basculer de l’un à l’autre de vos domaines Asana, ou simplement vous déconnecter.

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