Asana pour Outlook

Fini le temps perdu à farfouiller dans votre boîte de réception pour retrouver les tâches du jour et les détails importants. Transformez vos e-mails en tâches que vous pouvez suivre de A à Z sur Asana.

Avec Asana pour Outlook, vous pouvez utiliser la fonction clé de chacun des deux outils : communiquer avec Outlook et gérer le travail avec Asana. Le travail est accompli en temps opportun, car chaque membre de votre équipe sait ce qu’il doit faire et connaît ses échéances. Avec cette extension, vous pouvez convertir vos e-mails en nouvelles tâches ou en commentaires sur Asana, sans devoir passer d’une plateforme à l’autre.

L’utilisation d’Asana pour Outlook requiert un abonnement Office 365, ainsi qu’un accès à Microsoft AppSource. Outre l’application Web Outlook, l’extension prend en charge l’application de bureau Outlook sur Windows (version 2021 ou antérieure) et Mac (version 2019 ou antérieure). Pour les abonnements à Office (Microsoft 365), l’extension prend en charge Windows 10 (version 1903 ou antérieure) et Office 365 (version 16.0.11629 ou antérieure).

Premiers pas

Cette nouvelle extension est disponible pour les utilisateurs d’Asana et d’Outlook qui ont accès à Microsoft AppSource. Voici comment procéder pour l’installer :

  1. Accédez à la marketplace Microsoft et cliquez sur Obtenir.

  2. Suivez les instructions pour ajouter l’extension Asana à votre boîte de réception Outlook.

Créer une tâche et Tâches associées

Ensuite, vous verrez apparaître les boutons Créer une tâche et Ouvrir l’intégration Outlook avec le logo Asana dans la barre supérieure de votre boîte de réception Outlook.

Les administrateurs verront une option leur permettant d’installer cette extension pour toutes les personnes de leur organisation.

Convertissez vos e-mails en actions que vous pouvez suivre

Certains e-mails demanderont une action de votre part, par exemple de vérifier le travail produit par votre agence ou une demande de design d’un partenaire. Pour vous faciliter le travail, vous pouvez désormais créer la tâche en question sur Asana directement depuis Outlook. Il vous suffit ensuite de l’attribuer à un collègue ou à vous-même, de lui donner une échéance et d’ajouter la tâche au projet correspondant.

Créer des tâches

Pour transformer un e-mail en tâche :

  1. Cliquez sur l’icône Asana en haut de l’e-mail, puis sur Créer une tâche Asana.
  2. Une fois les détails de la tâche renseignés, cliquez sur Créer la tâche.

Il n’est actuellement possible de définir l’échéance d’une tâche qu’au moment de sa création. Il n’est pas possible d’ajouter/modifier l’échéance d’une tâche existante.

Ajouter des e-mails à des tâches existantes pour ajouter du contexte

Les membres de votre équipe ne sont sans doute pas tous mis en copie de toutes les chaînes d’e-mail comprenant les données dont ils ont besoin pour travailler au quotidien. Or, il est bien difficile de travailler efficacement sans ces informations de contexte clés.

Toute votre équipe doit pouvoir accéder aux informations les plus pertinentes pour travailler efficacement, qu’il s’agisse de la proposition d’une agence, d’un e-mail envoyé par un candidat avec ses coordonnées ou par une autre équipe de votre entreprise qui a besoin de ressources de design. Plutôt que de passer d’un outil à l’autre en faisant des copier-coller, vous pouvez désormais ajouter un e-mail dans les commentaires d’une tâche Asana existante directement depuis Outlook.

Tâches associées

Pour ajouter un e-mail à une tâche existante :

  1. Cliquez sur l’icône Asana en haut de l’e-mail, puis sur Ouvrir l’extension Asana.
  2. Identifiez la tâche à laquelle vous souhaitez ajouter l’e-mail, puis cliquez sur Ajouter l’e-mail.

Paramètres

Depuis les paramètres de l’extension Asana pour Outlook, vous pouvez basculer entre les espaces de travail et les organisations, ou simplement vous déconnecter.

paramètres

Pour accéder aux paramètres d’Asana pour Outlook :

  1. Cliquez sur l’icône Asana en haut de l’e-mail, puis sur Ouvrir l’extension Asana.
  2. Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage en haut du volet Asana pour Outlook.

paramètres

De là, vous pouvez basculer de l’un à l’autre de vos domaines Asana, ou simplement vous déconnecter.

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