Asana pour Outlook

Fini le temps perdu à farfouiller dans votre boîte de réception pour retrouver les choses à faire et les détails importants. Transformez vos e-mails en travail que vous pouvez suivre de A à Z sur Asana. Avec Asana pour Outlook, vous pouvez utiliser chacun des deux outils selon sa fonction : communiquer avec Outlook, et gérer le travail avec Asana. Le travail est acompli en temps opportun, car chaque membre de votre équipe sait ce qu’il doit faire et connaît ses échéances. Avec cette extension, vous pouvez convertir vos e-mails Outlook en nouvelles tâches sur Asana ou en commentaires au sein de tâches Asana existantes, sans avoir besoin de passer de l’une à l’autre plateforme.

L’extension Asana pour Outlook n’est pas disponible pour les comptes personnels et peut être téléchargée uniquement pour votre adresse e-mail professionnelle. Un abonnement à Outlook 365 est également requis pour utiliser Asana pour Outlook. En plus de l’application Web Outlook, nous prenons également en charge l’application de bureau Outlook 2016.

Premiers pas

Cette nouvelle extension est disponible pour les utilisateurs d’Asana et d’Outlook. Voici comment procéder pour l’installer :

  1. Accédez à la Place de marché Microsoft et cliquez sur Obtenir.

  2. Suivez les instructions pour ajouter l’extension Asana à votre boîte de réception Outlook.

Créer une tâche et Tâches associées

Ensuite, vous verrez apparaître les boutons Créer une tâche et Ouvrir l’intégration Outlook avec le logo Asana dans la barre du haut de votre boîte de réception Outlook.

Les administrateurs verront une option leur permettant d’installer cette extension pour toutes les personnes de leur organisation.

Convertissez vos e-mails en actions que vous pouvez suivre

Quand les e-mails comportent des actions à effectuer, comme l’examen du travail d’une agence ou la demande de design d’un partenaire, vous pouvez désormais créer des tâches correspondantes sur Asana directement depuis Outlook. Ensuite, il vous suffit de l’attribuer à un collègue ou à vous-même, de définir une échéance et d’ajouter la tâche au projet correspondant.

Créer des tâches

Pour transformer un e-mail en tâche :

  1. Cliquez sur l’icône Asana en haut de l’e-mail, puis sur Créer une tâche Asana.
  2. Une fois les détails de la tâche renseignés, cliquez sur Créer la tâche.

Ajouter des e-mails à des tâches existantes pour ajouter du contexte

Tous les membres de votre équipe ne sont sans doute pas mis en copie de tous les fils de discussion par e-mail qui comprennent les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail. Mais sans détails ni contexte, difficile de travailler efficacement. Qu’il s’agisse de la proposition d’une agence, de l’e-mail d’un candidat avec ses coordonnées ou d’une autre équipe de votre entreprise qui a besoin de designs, toute votre équipe doit avoir accès aux bonnes informations pour bien faire son travail. Plutôt que de passer d’un outil à l’autre en faisant des copier-coller, il vous suffit d’ajouter l’e-mail à une tâche Asana existante sous forme de commentaire, directement depuis Outlook.

Tâches associées

Pour ajouter un e-mail à une tâche existante :

  1. Cliquez sur l’icône Asana en haut de l’e-mail, puis sur Ouvrir l’extension Asana.
  2. Identifiez la tâche à laquelle vous souhaitez ajouter l’e-mail, puis cliquez sur Ajouter l’e-mail.

Paramètres

Depuis les paramètres de l’extension Asana pour Outlook, vous pouvez basculer entre les espaces de travail et les organisations, ou simplement vous déconnecter.

paramètres

Pour accéder aux paramètres d’Asana pour Outlook :

  1. Cliquez sur l’icône Asana en haut de l’e-mail, puis sur Ouvrir l’extension Asana.
  2. Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage en haut du volet Asana pour Outlook.

paramètres

De là, vous pouvez basculer de l’un à l’autre de vos domaines Asana, ou simplement vous déconnecter.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Cette section du Guide d’Asana explique comment installer et utiliser l’extension Outlook d’Asana.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de