Microsoft  Teams et Asana

Intégrez votre compte Asana à Microsoft Teams pour associer vos projets Asana à des discussions de groupe et concrétiser vos conversations, sans quitter Teams. Discutez d’un projet avec vos collègues, consultez simultanément la liste complète des tâches, avec leurs responsables et leurs échéances, et vérifiez les tâches terminées. Asana pour Microsoft Teams est une intégration pour rester connecté et organisé, où que vous soyez.

Microsoft Teams et Asana

Teams est une plateforme collaborative de discussion qui permet aux équipes interfonctionnelles en télétravail, partout dans le monde, de travailler main dans la main et de partager des informations au sein d’un espace commun. Les utilisateurs bénéficient de différentes fonctionnalités : le partage de documents, la messagerie instantanée, les conversations en équipe et la gestion des tâches sur Asana. L’intégration de Teams et Asana assure concentration et continuité du travail où que vous soyez, à tout moment et en tout lieu. Asana vous permet d’identifier qui fait quoi, et pour quand.

Un bot Asana a été ajouté à Microsoft Teams afin de faciliter le déploiement des fonctionnalités Asana. Ce bot vous aide à rechercher et obtenir davantage d’informations sur les fonctionnalités Asana qui peuvent être utilisées sur Teams, dans les conversations. Les utilisateurs sont ainsi capables de créer des tâches ou de commenter les tâches existantes depuis Teams.

L’intégration Microsoft Teams est disponible pour tous les types de formule.

Étapes d’installation

Connectez Asana à Microsoft Teams, attribuez des tâches et gérez vos responsabilités. Ajoutez dès maintenant l’application pour votre équipe.

configuration

Pour configurer l’intégration Asana pour Microsoft Teams :

  • Accédez à l’onglet Applications sur MS Teams.
  • Recherchez « logiciel de gestion de projets Asana ».
  • Cliquez sur Asana.
  • Cliquez sur Ajouter pour installer l’application.

ajouter

Depuis la fenêtre contextuelle du logiciel de gestion de projets Asana :

  1. Cliquez sur Ajouter.

Gestion des applications de votre organisation :

gestion des applications

Pour gérer les applications, accédez au centre d’administration Microsoft Teams, puis recherchez l’application Asana. Assurez-vous que le statut de l’application indique bien « Autorisé ». Si ce n’est pas le cas, cochez Autoriser.

Depuis le centre d’administration Microsoft Teams, ajoutez Asana aux Applications épinglées pour y accéder en un rien de temps. Vous pouvez aussi choisir l’ordre dans lequel sont épinglées les applications dans la barre de navigation.

Prise en main

Une fois l’intégration installée, vous aurez accès au bot d’intégration dans vos discussions privées. Vous pouvez également ajouter le bot à des canaux d’équipe spécifiques.

Vous pouvez poser des questions et utiliser le bot pour suivre l’activité du projet sur Asana.

prise en main

Lorsque vous utilisez l’intégration pour la toute première fois, vous interagissez avec un bot (assistant virtuel). Celui-ci vous présente l’intégration, des exemples de cas d’utilisation et vous fournit des liens vers d’autres articles du guide Asana qui peuvent vous être utiles.

Partager des liens

Les utilisateurs peuvent choisir de partager des tâches, des projets, des portefeuilles, des mises à jour de statut et de donner accès à Teams pour fournir des informations détaillées à une équipe particulière.

partager des liens

Pour partager des liens :

  • Collez l’URL Asana de votre choix.
  • Attendez que le lien se déploie.
  • Cliquez sur l’icône Agrandir pour obtenir des informations détaillées.
  • Envoyez ce lien à votre équipe.

agrandir

Cliquez sur Afficher sur Asana pour consulter les informations contenues dans le lien.

Pour accéder à des tâches, des projets et des portefeuilles, cliquez sur le logo Asana dans la zone de rédaction de Microsoft Teams.

accéder à une tâche

Pour rechercher des tâches, des projets ou des portefeuilles :

  1. Cliquez sur le logo Asana dans la zone de rédaction de Teams.
  2. Recherchez la tâche, le projet ou le portefeuille de votre choix dans le menu qui s’affiche.

Créer une nouvelle tâche

créer une nouvelle tâche

Pour créer une tâche :

  1. Cliquez sur le bouton « + » situé dans la boîte de dialogue, au-dessus de la zone de rédaction de Microsoft Teams.
  2. Sélectionnez Créer une nouvelle tâche.
  3. Ajoutez des détails dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche.
  4. Cliquez sur Créer une tâche.

créer une tâche 2

Teams vous permet de créer de nouvelles tâches Asana où vous le souhaitez. Utilisez la commande Créer une tâche à partir du bot Asana, de la zone de rédaction ou à partir de n’importe quel message d’une conversation Teams. Il est possible d’attribuer la tâche nouvellement créée à un collègue, de fixer une échéance ou d’ajouter cette tâche à un projet Asana.

Ajouter un message à une tâche

Ajouter un message 1

Pour ajouter un message à une tâche :

  • Passez votre curseur sur les trois points et cliquez sur Plus d’actions. Cliquez ensuite sur Ajouter un message à cette tâche.
  • Dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche, recherchez et sélectionnez une tâche Asana existante à laquelle ajouter votre message.

Ajouter un message

Ajoutez alors votre message à cette tâche, sous forme de commentaire.

Configurer les notifications

Accédez à n’importe quel canal d’équipe ou discussion individuelle.

notifications

Pour accéder aux notifications :

  1. Cliquez sur +  et accédez au menu. Sélectionnez Associer au projet.
  2. Sélectionnez un projet pour lequel vous souhaitez recevoir des notifications.

sélectionner

Configuration des paramètres de notification pour Microsoft Teams

notifications MT

Depuis la zone de rédaction d’Asana :

  1. Accédez aux paramètres de notification à partir du menu + dans la fenêtre contextuelle Asana.
  2. Sélectionnez les notifications que vous souhaitez recevoir

choisir des notifications

Vous serez alors informé de toute nouvelle activité au sein du projet sélectionné.

Bot Asana

Le bot Asana pour Microsoft Teams dialogue avec l’application, pose des questions et recueille des informations. La réponse fournie repose sur les informations transmises par l’utilisateur. Utilisez les nombreuses commandes disponibles dans cette application et gagnez un temps précieux. Les interactions sont simples et fluides.

Interactions avec le bot :

Interactions avec le bot

Depuis le bot Asana, vous pouvez sélectionner votre espace de travail personnel ou en choisir un autre qui répond davantage aux besoins de votre projet. Il vous suffit d’utiliser la commande Change workspace (Changer d’espace de travail).

Principaux cas d’utilisation

Avec cette intégration, votre équipe reste concentrée sur ses objectifs, projets et tâches quotidiennes, en tout lieu. Vous savez qui fait quoi et pour quand, à tout moment.

  • Fournir des informations clés : cette intégration permet aux utilisateurs de créer une tâche Asana depuis Teams et d’ajouter des informations complémentaires (un message par exemple). Les utilisateurs peuvent ainsi fournir des informations clés : nom de la tâche, description, échéance, responsable ou champs personnalisés.

  • Rester à jour : les collaborateurs qui utilisent Teams peuvent désormais être tenus informés des mises à jours et de la progression des tâches en cours, depuis Asana et en temps réel.

  • Faire référence à Asana : faites référence aux projets, tâches et autres informations Asana au cours de vos discussions de travail sur Teams. Les membres de votre équipe et autres participants obtiennent ainsi des informations détaillées, avec un maximum de clarté. Les processus sont gérés en toute transparence et personne ne passe à côté d’une information essentielle.

  • Gérer les responsabilités : discutez d’un projet avec vos collègues tout en affichant la liste complète des tâches, y compris les personnes à qui elles ont été attribuées, les échéances et les tâches terminées. Ainsi, les équipes travaillent plus rapidement et sont plus productives.

Vous avez besoin d’aide ? Consultez la page d’assistance de Microsoft ici.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérer les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.