Microsoft  Teams et Asana

L’intégration Microsoft Teams est disponible pour toutes les formules payantes proposées par Asana.

Présentation

Intégrez votre compte Asana à Microsoft Teams pour associer vos projets Asana à des discussions de groupe et concrétiser vos conversations, sans quitter Teams. Discutez d’un projet avec vos collègues, consultez simultanément la liste complète des tâches, avec leurs responsables et leurs échéances, et vérifiez les tâches terminées. Asana pour Microsoft Teams est une intégration pour rester connecté et organisé, où que vous soyez.

Teams est une plateforme collaborative de discussion qui permet aux équipes interfonctionnelles en télétravail, partout dans le monde, de travailler main dans la main et de partager des informations au sein d’un espace commun. Les utilisateurs bénéficient de différentes fonctionnalités : le partage de documents, la messagerie sur un canal, les conversations en équipe et la gestion des tâches sur Asana. L’intégration de Teams et d’Asana assure concentration et continuité du travail où que vous soyez, à tout moment et en tout lieu. Asana vous permet d’identifier qui fait quoi, et pour quand.

Un bot Asana a été ajouté à Microsoft Teams afin de faciliter le déploiement des fonctionnalités Asana. Ce bot vous aide à rechercher et obtenir davantage d’informations sur les fonctionnalités Asana qui peuvent être utilisées sur Teams, dans les conversations. Les utilisateurs sont ainsi capables de créer des tâches ou de commenter les tâches existantes depuis Teams.

Conditions d’installation

Exigences Asana

L’intégration Microsoft Teams est disponible pour toutes les formules payantes proposées par Asana.

Exigences Microsoft Teams

L’intégration d’Asana pour Microsoft Teams est disponible pour toutes les formules payantes de Microsoft Teams. La version gratuite de Microsoft Teams ne prend pas en charge l’intégration de l’application.

Étapes d’installation

Connectez Asana à Microsoft Teams, attribuez des tâches et gérez vos responsabilités. Ajoutez dès maintenant l’application pour votre équipe.

Le bot Asana pour Microsoft Teams ne peut pas être ajouté à une conversation ou un canal privé.

Gestion des applications de votre organisation :

Pour gérer les applications, accédez au centre d’administration Microsoft Teams, puis recherchez l’application Asana. Assurez-vous que le statut de l’application indique bien « Autorisé ». Si ce n’est pas le cas, cochez Autoriser.

Depuis le centre d’administration Microsoft Teams, ajoutez Asana aux Applications épinglées pour y accéder en un rien de temps. Vous pouvez aussi choisir l’ordre dans lequel sont épinglées les applications dans la barre de navigation.

Prise en main

Une fois l’intégration installée, vous aurez accès au bot d’intégration dans vos discussions privées. Vous pouvez également ajouter le bot à des canaux d’équipe spécifiques.

Vous pouvez poser des questions et utiliser le bot pour suivre l’activité du projet sur Asana.

Lorsque vous utilisez l’intégration pour la première fois, vous interagissez avec un bot (assistant virtuel). Celui-ci vous présente l’intégration, des exemples de cas d’utilisation et vous fournit des liens vers d’autres articles du guide Asana qui peuvent vous être utiles.

Partager des liens

Les utilisateurs peuvent choisir de partager des tâches, des projets, des portefeuilles, des mises à jour de statut et de donner accès à Teams pour fournir des informations détaillées à une équipe particulière.

Effectuer une recherche

Pour accéder à des tâches, des projets et des portefeuilles, cliquez sur le logo Asana dans la zone de rédaction de Microsoft Teams.

Créer une nouvelle tâche

Teams vous permet de créer de nouvelles tâches Asana où vous le souhaitez. Utilisez la commande Créer une tâche à partir du bot Asana, de la zone de rédaction ou à partir de n’importe quel message d’une conversation Teams. Il est possible d’attribuer la tâche nouvellement créée à un collègue, de fixer une échéance ou d’ajouter cette tâche à un projet Asana.

Ajouter un message à une tâche

Ajoutez alors votre message à cette tâche, sous forme de commentaire.

Comment consulter un projet Asana sur Microsoft Teams ?

Pour afficher une vue de projet sur Microsoft Teams et ainsi consulter votre projet, modifier des tâches existantes ou en ajouter et bénéficier de toutes les fonctionnalités proposées par Asana, nous vous conseillons d’utiliser l’option d’onglet Website (Site Web).

Vous pouvez ajouter cet onglet à Teams et Events.

Accéder à la vue de projet

Sélectionnez le projet à afficher.

Recevoir des notifications personnelles

Vous recevrez des notifications quand :

• Une tâche vous est attribuée ou retirée

Pour les tâches qui vous sont attribuées, vous recevrez des notifications quand :

• La tâche est terminée
• L’échéance a été modifiée
• Toutes les dépendances sont terminées
• Une dépendance n’est pas terminée
• L’échéance d’une dépendance a été modifiée
• Vous avez été ajouté comme abonné
• Quelqu’un a commenté une tâche que vous suivez

Configurer les notifications

Accédez à n’importe quel canal d’équipe ou discussion individuelle.

Configuration des paramètres de notification pour Microsoft Teams

Vous serez alors informé de toute nouvelle activité au sein du projet sélectionné.

Notifications personnalisées

Créez des notifications personnalisées grâce aux règles Asana. Les utilisateurs peuvent envoyer automatiquement un message personnalisé sur un canal Microsoft Teams chaque fois qu’une tâche est mise à jour ou déplacée. Consultez l’article du guide d’Asana dédié aux règles pour en savoir plus.

Bot Asana

Le bot Asana pour Microsoft Teams dialogue avec l’application, pose des questions et recueille des informations. La réponse fournie repose sur les informations transmises par l’utilisateur. Utilisez les nombreuses commandes disponibles dans cette application et gagnez un temps précieux. Les interactions sont simples et fluides.

Interactions avec le bot :

Depuis le bot Asana, vous pouvez sélectionner votre espace de travail personnel ou en choisir un autre qui répond davantage aux besoins de votre projet. Il vous suffit d’utiliser la commande changer d’espace de travail.

Organiser des réunions sur Microsoft Teams

L’intégration Asana pour Microsoft Teams vous permet également d’organiser des réunions sur Teams.

Les utilisateurs peuvent ainsi transformer une conversation informelle en actions concrètes qu’ils peuvent suivre sur Asana, sans passer d’un outil à l’autre.

Activer l’intégration Asana dans une réunion sur Teams vous permet d’effectuer les actions suivantes :

• Créer rapidement des tâches Asana sans quitter la fenêtre de la réunion
• Afficher une synthèse des tâches créées au cours d’une réunion

Comment configurer l’intégration ?

L’organisateur de la réunion doit ajouter l’équipe ou l’événement à l’intégration avant le début de la réunion.

Cette fonctionnalité est prise en charge lorsque vous organisez une réunion sur l’application de bureau de Microsoft Teams, mais pas sur la version en ligne.

Accédez à l’événement d’équipe pour lequel vous souhaitez ajouter l’intégration et cliquez sur le bouton + en haut de l’écran.

L’organisateur de la réunion doit tout d’abord ajouter l’équipe ou l’événement à l’intégration. Pour le moment, il n’est pas possible d’activer cette fonctionnalité une fois la réunion commencée : vous devez ajouter l’équipe ou l’événement en modifiant les paramètres de la réunion.

Relier vos activités

Rejoindre la réunion

Créez des tâches et consultez celles que vous avez créées au cours de l’événement ou au sein de l’équipe. Par défaut, les tâches créées depuis Teams sont visibles uniquement sur Teams par l’utilisateur qui les a créées. Les tâches resteront toujours visibles sur Asana.

Cette vue réservée aux organisateurs de réunions constitue la solution idéale pour attribuer des tâches préparatoires ou de prise de notes pour votre réunion, ainsi que consulter toutes les tâches que vous avez créées au cours de la réunion, une fois celle-ci terminée.

Créer des tâches :

Lors de votre participation à l’événement, vous verrez également s’afficher le logo d’Asana dans le menu de votre réunion. Cliquez dessus pour ouvrir le panneau latéral, depuis lequel vous pourrez créer des tâches au cours de votre réunion et consulter toutes les tâches créées à cette occasion.

Les autres participants pourront eux aussi consulter ces tâches depuis leur menu, mais également se connecter et créer des tâches.

Vous pourrez consulter toutes les tâches créées à cet endroit à partir de l’onglet réservé à cet effet, une fois la réunion terminée.

Pourquoi organiser des réunions sur Teams ?

Une fois l’intégration Asana pour Microsoft Teams configurée, les utilisateurs peuvent participer à des visioconférences, mais aussi :

• Créer des tâches sans quitter la visioconférence
• Accéder à l’historique de ces tâches
• Assurer le suivi des idées créatives survenant au cours d’une réunion, sans passer d’un outil à l’autre
• Mener à bien des réunions constructives
• Concrétiser leurs idées

Principaux cas d’utilisation

Avec cette intégration, votre équipe reste concentrée sur ses objectifs, projets et tâches quotidiennes, en tout lieu. Vous savez qui fait quoi et pour quand, à tout moment.

• Fournir des informations clés : cette intégration permet aux utilisateurs de créer une tâche Asana depuis Teams et d’ajouter des informations complémentaires (un message par exemple). Les utilisateurs peuvent ainsi fournir des informations clés : nom de la tâche, description, échéance, responsable ou champs personnalisés.

• Rester à jour : les collaborateurs qui utilisent Teams peuvent désormais être tenus informés des mises à jours et de la progression des tâches en cours, depuis Asana et en temps réel.

• Faire référence à Asana : faites référence aux projets, tâches et autres informations Asana au cours de vos discussions de travail sur Teams. Les membres de votre équipe et autres participants obtiennent ainsi des informations détaillées, avec un maximum de clarté. Les processus sont gérés en toute transparence et personne ne passe à côté d’une information essentielle.

• Gérer les responsabilités : discutez d’un projet avec vos collègues tout en affichant la liste complète des tâches, y compris les personnes à qui elles ont été attribuées, les échéances et les tâches terminées. Ainsi, les équipes travaillent plus rapidement et sont plus productives.

• Simplifier le travail : plus besoin de passer d’un outil à l’autre. Grâce aux réunions sur Teams, transformez une conversation informelle en actions concrètes que vous pouvez suivre sur Asana.

Vous avez besoin d’aide ? Consultez la page d’assistance de Microsoft ici.