Microsoft  Teams et Asana

Intégrez votre compte Asana à Microsoft Teams pour associer vos projets Asana à des discussions de groupe et concrétiser vos conversations, sans quitter Teams. Discutez d’un projet avec vos collègues, consultez simultanément la liste complète des tâches, avec leurs responsables et leurs échéances, et vérifiez les tâches terminées. Asana pour Microsoft Teams est une intégration pour rester connecté et organisé, où que vous soyez.

Microsoft Teams et Asana

Teams est une plateforme collaborative de discussion qui permet aux équipes interfonctionnelles en télétravail, partout dans le monde, de travailler main dans la main et de partager des informations au sein d’un espace commun. Les utilisateurs bénéficient de différentes fonctionnalités : le partage de documents, la messagerie instantanée, les conversations en équipe et la gestion des tâches sur Asana. L’intégration de Teams et Asana assure concentration et continuité du travail où que vous soyez, à tout moment et en tout lieu. Asana vous permet d’identifier qui fait quoi, et pour quand.

Un bot Asana a été ajouté à Microsoft Teams afin de faciliter le déploiement des fonctionnalités Asana. Ce bot vous aide à rechercher et obtenir davantage d’informations sur les fonctionnalités Asana qui peuvent être utilisées sur Teams, dans les conversations. Les utilisateurs sont ainsi capables de créer des tâches ou de commenter les tâches existantes depuis Teams.

L’intégration Microsoft Teams est disponible pour tous les types de formule.

Étapes d’installation

Connectez Asana à Microsoft Teams, attribuez des tâches et gérez vos responsabilités. Ajoutez dès maintenant l’application pour votre équipe.

configuration

Pour configurer l’intégration Asana pour Microsoft Teams :

  • Accédez à l’onglet Applications sur MS Teams.
  • Recherchez « logiciel de gestion de projets Asana ».
  • Cliquez sur Asana.
  • Cliquez sur Ajouter pour installer l’application.

ajouter

Depuis la fenêtre contextuelle du logiciel de gestion de projets Asana :

  1. Cliquez sur Ajouter.

Gestion des applications de votre organisation :

gestion des applications

Pour gérer les applications, accédez au centre d’administration Microsoft Teams, puis recherchez l’application Asana. Assurez-vous que le statut de l’application indique bien « Autorisé ». Si ce n’est pas le cas, cochez Autoriser.

Depuis le centre d’administration Microsoft Teams, ajoutez Asana aux Applications épinglées pour y accéder en un rien de temps. Vous pouvez aussi choisir l’ordre dans lequel sont épinglées les applications dans la barre de navigation.

Prise en main

Une fois l’intégration installée, vous aurez accès au bot d’intégration dans vos discussions privées. Vous pouvez également ajouter le bot à des canaux d’équipe spécifiques.

Vous pouvez poser des questions et utiliser le bot pour suivre l’activité du projet sur Asana.

prise en main

Lorsque vous utilisez l’intégration pour la toute première fois, vous interagissez avec un bot (assistant virtuel). Celui-ci vous présente l’intégration, des exemples de cas d’utilisation et vous fournit des liens vers d’autres articles du guide Asana qui peuvent vous être utiles.

Partager des liens

Les utilisateurs peuvent choisir de partager des tâches, des projets, des portefeuilles, des mises à jour de statut et de donner accès à Teams pour fournir des informations détaillées à une équipe particulière.

partager des liens

Pour partager des liens :

  • Collez l’URL Asana de votre choix.
  • Attendez que le lien se déploie.
  • Cliquez sur l’icône Agrandir pour obtenir des informations détaillées.
  • Envoyez ce lien à votre équipe.

agrandir

Cliquez sur Afficher sur Asana pour consulter les informations contenues dans le lien.

Pour accéder à des tâches, des projets et des portefeuilles, cliquez sur le logo Asana dans la zone de rédaction de Microsoft Teams.

accéder à une tâche

Pour rechercher des tâches, des projets ou des portefeuilles :

  1. Cliquez sur le logo Asana dans la zone de rédaction de Teams.
  2. Recherchez la tâche, le projet ou le portefeuille de votre choix dans le menu qui s’affiche.

Créer une nouvelle tâche

créer une nouvelle tâche

Pour créer une tâche :

  1. Cliquez sur le bouton « + » situé dans la boîte de dialogue, au-dessus de la zone de rédaction de Microsoft Teams.
  2. Sélectionnez Créer une nouvelle tâche.
  3. Ajoutez des détails dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche.
  4. Cliquez sur Créer une tâche.

créer une tâche 2

Teams vous permet de créer de nouvelles tâches Asana où vous le souhaitez. Utilisez la commande Créer une tâche à partir du bot Asana, de la zone de rédaction ou à partir de n’importe quel message d’une conversation Teams. Il est possible d’attribuer la tâche nouvellement créée à un collègue, de fixer une échéance ou d’ajouter cette tâche à un projet Asana.

Ajouter un message à une tâche

Ajouter un message 1

Pour ajouter un message à une tâche :

  • Passez votre curseur sur les trois points et cliquez sur Plus d’actions. Cliquez ensuite sur Ajouter un message à cette tâche.
  • Dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche, recherchez et sélectionnez une tâche Asana existante à laquelle ajouter votre message.

Ajouter un message

Ajoutez alors votre message à cette tâche, sous forme de commentaire.

Configurer les notifications

Accédez à n’importe quel canal d’équipe ou discussion individuelle.

notifications

Pour accéder aux notifications :

  1. Cliquez sur +  et accédez au menu. Sélectionnez Associer au projet.
  2. Sélectionnez un projet pour lequel vous souhaitez recevoir des notifications.

sélectionner

Configuration des paramètres de notification pour Microsoft Teams

notifications MT

Depuis la zone de rédaction d’Asana :

  1. Accédez aux paramètres de notification à partir du menu + dans la fenêtre contextuelle Asana.
  2. Sélectionnez les notifications que vous souhaitez recevoir

choisir des notifications

Vous serez alors informé de toute nouvelle activité au sein du projet sélectionné.

Notifications personnalisées

Créez des notifications personnalisées grâce aux Règles Asana. Les utilisateurs peuvent envoyer automatiquement un message personnalisé sur un canal Microsoft Teams chaque fois qu’une tâche est mise à jour ou déplacée. En savoir plus.

notifications personnalisées

Depuis la fenêtre contextuelle Ajouter une règle :

  • Envoyer un message personnalisé sur un canal Microsoft Teams en cas de mise à jour des tâches

Bot Asana

Le bot Asana pour Microsoft Teams dialogue avec l’application, pose des questions et recueille des informations. La réponse fournie repose sur les informations transmises par l’utilisateur. Utilisez les nombreuses commandes disponibles dans cette application et gagnez un temps précieux. Les interactions sont simples et fluides.

Interactions avec le bot :

Interactions avec le bot

Depuis le bot Asana, vous pouvez sélectionner votre espace de travail personnel ou en choisir un autre qui répond davantage aux besoins de votre projet. Il vous suffit d’utiliser la commande Change workspace (Changer d’espace de travail).

Organiser des réunions sur Microsoft Teams

L’intégration Asana pour Microsoft Teams vous permet également d’organiser des réunions sur Teams.

Les utilisateurs peuvent ainsi transformer une conversation informelle en actions concrètes qu’ils peuvent suivre sur Asana, sans passer d’un outil à l’autre.

Activer l’intégration Asana dans une réunion sur Teams vous permet d’effectuer les actions suivantes :

  • Créer rapidement des tâches Asana sans quitter la fenêtre de la réunion
  • Afficher une synthèse des tâches créées au cours d’une réunion

Comment configurer l’intégration ?

L’organisateur de la réunion doit ajouter l’équipe ou l’événement à l’intégration avant le début de la réunion.

Cette fonctionnalité est prise en charge lorsque vous organisez une réunion sur l’application de bureau de Microsoft Teams, mais pas sur la version en ligne.

Accédez à l’événement d’équipe pour lequel vous souhaitez ajouter l’intégration et cliquez sur le bouton + en haut de l’écran.

accéder à l’événement d’équipe

L’organisateur de la réunion doit tout d’abord ajouter l’équipe ou l’événement à l’intégration. Pour le moment, il n’est pas possible d’activer cette fonctionnalité une fois la réunion commencée : vous devez ajouter l’équipe ou l’événement en modifiant les paramètres de la réunion.

Relier vos activités

ajouter un onglet

Pour ajouter l’onglet Asana :

  • Recherchez et cliquez sur « Asana » pour ajouter l’onglet.
  • Confirmez l’ajout en cliquant sur Ajouter.

ajouter Asana

Rejoindre la réunion

connexion à Asana

Comment se connecter à Asana ?

  • Vous serez invité à cliquer sur le bouton Connexion à Asana.
  • Une fois connecté sur Asana, sélectionnez un espace de travail où préparer votre réunion.
  • Pour participer à la réunion, cliquez sur Rejoindre.

ajouter Asana

Créez des tâches et consultez celles que vous avez créées au cours de l’événement ou au sein de l’équipe. Par défaut, les tâches créées depuis Teams sont visibles uniquement sur Teams par l’utilisateur qui les a créées. Les tâches resteront toujours visibles sur Asana.

Cette vue réservée aux organisateurs de réunions constitue la solution idéale pour attribuer des tâches préparatoires ou de prise de notes pour votre réunion, ainsi que consulter toutes les tâches que vous avez créées au cours de la réunion, une fois celle-ci terminée.

Créer des tâches :

Lors de votre participation à l’événement, vous verrez également s’afficher le logo d’Asana dans le menu de votre réunion. Cliquez dessus pour ouvrir le panneau latéral, depuis lequel vous pourrez créer des tâches au cours de votre réunion et consulter toutes les tâches créées à cette occasion.

créer des tâches sur Microsoft Teams

Les autres participants pourront eux aussi consulter ces tâches depuis leur menu, mais également se connecter et créer des tâches.

Vous pourrez consulter toutes les tâches créées à cet endroit à partir de l’onglet réservé à cet effet, une fois la réunion terminée.

Pourquoi organiser des réunions sur Teams ?

Une fois l’intégration Asana pour Microsoft Teams configurée, les utilisateurs peuvent participer à des visioconférences, mais aussi :

  • Créer des tâches sans quitter la visioconférence
  • Accéder à l’historique de ces tâches
  • Assurer le suivi des idées créatives survenant au cours d’une réunion, sans passer d’un outil à l’autre
  • Mener à bien des réunions constructives
  • Concrétiser leurs idées

Vous souhaitez accéder à une vue de projet sur Microsoft Teams ? Pour obtenir des informations détaillées, consultez notre guide : vous apprendrez comment consulter un projet Asana depuis Microsoft Teams afin de bénéficier d’encore plus de fonctionnalités.

Principaux cas d’utilisation

Avec cette intégration, votre équipe reste concentrée sur ses objectifs, projets et tâches quotidiennes, en tout lieu. Vous savez qui fait quoi et pour quand, à tout moment.

  • Fournir des informations clés : cette intégration permet aux utilisateurs de créer une tâche Asana depuis Teams et d’ajouter des informations complémentaires (un message par exemple). Les utilisateurs peuvent ainsi fournir des informations clés : nom de la tâche, description, échéance, responsable ou champs personnalisés.

  • Rester à jour : les collaborateurs qui utilisent Teams peuvent désormais être tenus informés des mises à jours et de la progression des tâches en cours, depuis Asana et en temps réel.

  • Faire référence à Asana : faites référence aux projets, tâches et autres informations Asana au cours de vos discussions de travail sur Teams. Les membres de votre équipe et autres participants obtiennent ainsi des informations détaillées, avec un maximum de clarté. Les processus sont gérés en toute transparence et personne ne passe à côté d’une information essentielle.

  • Gérer les responsabilités : discutez d’un projet avec vos collègues tout en affichant la liste complète des tâches, y compris les personnes à qui elles ont été attribuées, les échéances et les tâches terminées. Ainsi, les équipes travaillent plus rapidement et sont plus productives.

  • Simplifier le travail : plus besoin de passer d’un outil à l’autre. Grâce aux réunions sur Teams, transformez une conversation informelle en actions concrètes que vous pouvez suivre sur Asana.

Vous avez besoin d’aide ? Consultez la page d’assistance de Microsoft ici.

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