Instagantt et Asana

Instagantt est une application Web qui permet de créer des diagrammes de Gantt pour vous aider à planifier des projets et planifier des tâches de façon visuelle avec votre équipe. Vous pouvez créer des dates de début, définir un pourcentage de progression et lier des tâches.

Configuration

  • Créez un compte sur Instagantt  
  • Inscrivez-vous avec votre adresse e-mail ou par l’intermédiaire d’Asana en utilisant Asana Connect.
  • Sélectionnez les listes Mes tâches et les projets de l’un de vos espaces de travail ou de l’une de vos organisations que vous souhaitez synchroniser avec Instagantt.

Vous pouvez créer un groupe de 10 projets issus de divers espaces de travail et organisations. Dans un groupe, vous pouvez classer les tâches par projet et par section à l’intérieur de ces projets.

Retirer des projets d’Instagantt

Vous pouvez retirer des projets synchronisés d’Asana si vous ne souhaitez plus qu’ils s’affichent dans Instagantt.

Pour annuler la synchronisation d’un projet ou de Mes tâches, procédez comme suit :

  • Cliquez sur le signe plus dans la partie supérieure de la barre latérale pour afficher la fenêtre de connexion des projets.
  • Retrouvez le projet dont vous souhaitez annuler la synchronisation et cliquez sur le bouton rouge Déconnecter.

Lancez-vous

Les projets que vous avez synchronisés seront triés par espace de travail et organisation dans la barre latérale d’Instagantt. Ils seront dans le même ordre que sur Asana. Vous pouvez les réorganiser dans Instagantt, mais l’ordre sur Asana ne sera pas modifié.

Voir les projets

Pour voir un projet dans Instagantt, commencez par sélectionner l’un de vos projets dans la barre latérale d’Instagantt. Vous pourrez alors voir votre projet dans le volet principal d’Instagantt.

Les couleurs de projets que vous avez définies sur Asana seront reprises dans Instagantt.

Échéances et couleurs

Les tâches s’affichent dans Instagantt dans trois couleurs :

  • Vert : tâches qui ont été terminées à temps
  • Bleu : tâches qui devraient être terminées à temps
  • Rouge : tâches en retard non terminées

Si les tâches n’ont pas d’échéance, elles n’apparaîtront pas dans le diagramme. Vous pouvez toutefois facilement les ajouter en cliquant à l’endroit où vous souhaitez que leur barre commence.

Marquer des tâches comme terminées dans Instagantt

Vous pouvez marquer des tâches comme terminées directement dans Instagantt ; elles seront également marquées comme terminées dans votre projet Asana.

Pour marquer une tâche comme terminée, procédez comme suit :

  • Dans Instagantt, cochez les tâches terminées de votre choix.
  • Cliquez sur l’icône représentant la case à cocher en haut de l’écran.
  • Sélectionnez Marquer comme terminée.

Les tâches que vous avez cochées seront marquées comme terminées dans votre projet Asana.

Créer des tâches à partir d’Instagantt

Vous pouvez créer des tâches directement depuis Instagantt ; elles apparaîtront dans votre projet Asana.

Pour créer une tâche dans Instagantt, cliquez sur le signe + en haut de l’écran. L’application Instagantt vous laissera définir le nom et le responsable de la tâche.

Une fois que vous aurez cliqué sur Enregistrer, la tâche apparaîtra à la fois dans Instagantt et dans votre projet Asana.

Détails des tâches dans Instagantt

Vous pouvez afficher et modifier les détails d’une tâche directement depuis Instagantt.

Pour afficher ou modifier les détails d’une tâche, sélectionnez-en une pour ouvrir les détails la concernant. Tous les détails que vous modifiez dans Instagantt sont reflétés sur Asana.

Instagantt vous permet d’effectuer les actions suivantes :

  • Ouvrir la tâche sur Asana
  • Modifier ou voir le responsable de la tâche  
  • Modifier ou voir l’échéance  
  • Ajouter ou supprimer des étiquettes pour la tâche  
  • Modifier le pourcentage de progression de la tâche
  • Ajouter ou créer des sous-tâches  
  • Modifier la description de la tâche  

Au-delà des notions élémentaires

Créer des dépendances

Vous pouvez lier des tâches pour montrer la dépendance entre elles.

Pour créer une dépendance, procédez comme suit :

  • Passez le curseur de votre souris sur la tâche.
  • Cliquez sur cercle qui apparaît et maintenez appuyé le bouton de la souris.
  • Faites glisser votre souris jusqu’à l’extrémité de la tâche dont elle dépend.

Pour supprimer une dépendance, procédez comme suit :

  • Cliquez sur la tâche.
  • Sélectionnez Dissocier de…

Si la tâche a plusieurs dépendances, vous pouvez dissocier une seule ou toutes les dépendances.

Date de début et échéance des tâches

Vous pouvez cliquer sur une tâche et la faire glisser dans Instagantt pour en modifier la date de début et l’échéance. En savoir plus sur les dates de début sur Asana ici

Faites glisser la tâche vers la gauche pour modifier sa date de début ou faites-la glisser vers la droite pour modifier son échéance.

Filtrer les tâches

Vous pouvez filtrer les tâches dans Instagantt par section, étiquette ou responsable.

Vous pouvez accéder aux options de filtrage depuis la barre latérale, juste en dessous du nom du projet.

Afficher ou masquer les tâches terminées

Vous pouvez afficher toutes les tâches ou masquer les tâches terminées dans Instagantt.

Pour sélectionner les tâches à afficher sur votre projet dans Instagantt, procédez comme suit :

  • Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage en haut de la liste de projets.
  • Sélectionnez **Afficher les tâches terminées depuis…***
  • Sélectionnez les tâches que vous voulez afficher.

Exporter des diagrammes Instagantt

Si vous souhaitez imprimer le diagramme Instagantt ou l’inclure dans une présentation, vous pouvez l’exporter sous forme d’image.

Pour effectuer une exportation, procédez comme suit :

  • Cliquez sur l’icône de la photo en haut de la page.
  • Sélectionnez Exporter sous forme d’image.
  • Dans la fenêtre suivante, sélectionnez Générer une nouvelle image.

Renouveler la synchronisation avec Asana

Si des modifications ont été effectuées sur Asana et que vous voulez qu’elles soient appliquées dans Instagantt, cliquez sur le nom du projet dans la barre latérale pour synchroniser de nouveau les projets.

Vous avez encore besoin d’aide ? Contactez Instagantt en cliquant sur Commentaires et assistance en haut à droite d’Instagantt.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.