Instagantt et Asana

Instagantt est une application Web qui permet de créer des diagrammes de Gantt pour vous aider à planifier des projets et planifier des tâches de façon visuelle avec votre équipe. Vous pouvez créer des dates de début, définir un pourcentage de progression et lier des tâches.

Configuration

  • Créez un compte sur Instagantt  
  • Inscrivez-vous avec votre adresse e-mail ou par l’intermédiaire d’Asana en utilisant Asana Connect.
  • Sélectionnez les listes Mes tâches et les projets de l’un de vos espaces de travail ou de l’une de vos organisations que vous souhaitez synchroniser avec Instagantt.

Vous pouvez créer un groupe de 10 projets issus de divers espaces de travail et organisations. Dans un groupe, vous pouvez classer les tâches par projet et par section à l’intérieur de ces projets.

Retirer des projets d’Instagantt

Vous pouvez retirer des projets synchronisés d’Asana si vous ne souhaitez plus qu’ils s’affichent dans Instagantt.

Pour annuler la synchronisation d’un projet ou de Mes tâches, procédez comme suit :

  • Cliquez sur le signe plus dans la partie supérieure de la barre latérale pour afficher la fenêtre de connexion des projets.
  • Retrouvez le projet dont vous souhaitez annuler la synchronisation et cliquez sur le bouton rouge Déconnecter.

Lancez-vous

Les projets que vous avez synchronisés seront triés par espace de travail et organisation dans la barre latérale d’Instagantt. Ils seront dans le même ordre que sur Asana. Vous pouvez les réorganiser dans Instagantt, mais l’ordre sur Asana ne sera pas modifié.

Voir les projets

Pour voir un projet dans Instagantt, commencez par sélectionner l’un de vos projets dans la barre latérale d’Instagantt. Vous pourrez alors voir votre projet dans le volet principal d’Instagantt.

Les couleurs de projets que vous avez définies sur Asana seront reprises dans Instagantt.

Échéances et couleurs

Les tâches s’affichent dans Instagantt dans trois couleurs :

  • Vert : tâches qui ont été terminées à temps
  • Bleu : tâches qui devraient être terminées à temps
  • Rouge : tâches en retard non terminées

Si les tâches n’ont pas d’échéance, elles n’apparaîtront pas dans le diagramme. Vous pouvez toutefois facilement les ajouter en cliquant à l’endroit où vous souhaitez que leur barre commence.

Marquer des tâches comme terminées dans Instagantt

Vous pouvez marquer des tâches comme terminées directement dans Instagantt ; elles seront également marquées comme terminées dans votre projet Asana.

Pour marquer une tâche comme terminée, procédez comme suit :

  • Dans Instagantt, cochez les tâches terminées de votre choix.
  • Cliquez sur l’icône représentant la case à cocher en haut de l’écran.
  • Sélectionnez Marquer comme terminée.

Les tâches que vous avez cochées seront marquées comme terminées dans votre projet Asana.

Créer des tâches à partir d’Instagantt

Vous pouvez créer des tâches directement depuis Instagantt ; elles apparaîtront dans votre projet Asana.

Pour créer une tâche dans Instagantt, cliquez sur le signe + en haut de l’écran. L’application Instagantt vous laissera définir le nom et le responsable de la tâche.

Une fois que vous aurez cliqué sur Enregistrer, la tâche apparaîtra à la fois dans Instagantt et dans votre projet Asana.

Détails des tâches dans Instagantt

Vous pouvez afficher et modifier les détails d’une tâche directement depuis Instagantt.

Pour afficher ou modifier les détails d’une tâche, sélectionnez-en une pour ouvrir les détails la concernant. Tous les détails que vous modifiez dans Instagantt sont reflétés sur Asana.

Instagantt vous permet d’effectuer les actions suivantes :

  • Ouvrir la tâche sur Asana
  • Modifier ou voir le responsable de la tâche  
  • Modifier ou voir l’échéance  
  • Ajouter ou supprimer des étiquettes pour la tâche  
  • Modifier le pourcentage de progression de la tâche
  • Ajouter ou créer des sous-tâches  
  • Modifier la description de la tâche  

Au-delà des notions élémentaires

Créer des dépendances

Vous pouvez lier des tâches pour montrer la dépendance entre elles.

Pour créer une dépendance, procédez comme suit :

  • Passez le curseur de votre souris sur la tâche.
  • Cliquez sur cercle qui apparaît et maintenez appuyé le bouton de la souris.
  • Faites glisser votre souris jusqu’à l’extrémité de la tâche dont elle dépend.

Pour supprimer une dépendance, procédez comme suit :

  • Cliquez sur la tâche.
  • Sélectionnez Dissocier de…

Si la tâche a plusieurs dépendances, vous pouvez dissocier une seule ou toutes les dépendances.

Date de début et échéance des tâches

Vous pouvez cliquer sur une tâche et la faire glisser dans Instagantt pour en modifier la date de début et l’échéance. En savoir plus sur les dates de début sur Asana ici

Faites glisser la tâche vers la gauche pour modifier sa date de début ou faites-la glisser vers la droite pour modifier son échéance.

Filtrer les tâches

Vous pouvez filtrer les tâches dans Instagantt par section, étiquette ou responsable.

Vous pouvez accéder aux options de filtrage depuis la barre latérale, juste en dessous du nom du projet.

Afficher ou masquer les tâches terminées

Vous pouvez afficher toutes les tâches ou masquer les tâches terminées dans Instagantt.

Pour sélectionner les tâches à afficher sur votre projet dans Instagantt, procédez comme suit :

  • Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage en haut de la liste de projets.
  • Sélectionnez Afficher les tâches terminées depuis…*
  • Sélectionnez les tâches que vous voulez afficher.

Exporter des diagrammes Instagantt

Si vous souhaitez imprimer le diagramme Instagantt ou l’inclure dans une présentation, vous pouvez l’exporter sous forme d’image.

Pour effectuer une exportation, procédez comme suit :

  • Cliquez sur l’icône de la photo en haut de la page.
  • Sélectionnez Exporter sous forme d’image.
  • Dans la fenêtre suivante, sélectionnez Générer une nouvelle image.

Renouveler la synchronisation avec Asana

Si des modifications ont été effectuées sur Asana et que vous voulez qu’elles soient appliquées dans Instagantt, cliquez sur le nom du projet dans la barre latérale pour synchroniser de nouveau les projets.

Vous avez encore besoin d’aide ? Contactez Instagantt en cliquant sur Commentaires et assistance en haut à droite d’Instagantt.

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