Google Sheets et Asana

Lorsque l’on gère de nombreux projets, il peut être difficile de déterminer si tout se déroule comme prévu. Grâce à la création de rapports dans Google Sheets, vous pouvez générer des rapports et des visualisations personnalisés à partir des données des projets et ainsi repérer les tâches en bonne voie et celles qui nécessitent une attention particulière.

Les rapports Google Sheets sont disponibles sur Portefeuilles.

Se préparer à créer des rapports dans Google Sheets

Avant d’ouvrir une feuille de calcul Google Sheet depuis votre Portefeuille, vérifiez que votre portefeuille contient les bons projetsprojetsLire la suite.

Si vous n’avez jamais utilisé Google Sheets auparavant, nous vous conseillons de consulter le Centre d’aide de Google et le forum d’aide de Google Sheets Forum d’aide. Cet article indique comment générer certains rapports simples à partir des données de vos portefeuilles Asana. Il n’a pas vocation à expliquer toutes les fonctionnalités de Google Sheets.

Les rapports générés à partir de Google Sheets vous offrent d’innombrables possibilités pour trier et visualiser le travail que vous suivez sur Asana. Cet article vous aidera à vous lancer et vous fournira quelques pistes pour créer vos premiers rapports.

Apprendre à utiliser les rapports de portefeuille

Une fois les projets voulus ajoutés à votre portefeuille, cliquez simplement sur Exporter le rapport vers Google Sheets depuis le menu déroulant accessible à côté du titre du projet. Votre Google Sheet s’ouvrira dans un nouvel onglet. Si vous utilisez cette fonctionnalité pour la première fois, vous devrez autoriser Asana à se connecter à votre compte Google.

Une fois la feuille créée, les données de votre feuille de calcul Google Sheets seront automatiquement mises à jour toutes les heures.

Contenu du rapport

Une feuille Google Sheets standard comporte les trois onglets suivants :

  1. L’onglet Présentation sert de référence pour vous indiquer comment utiliser la feuille de calcul et contient deux exemples de graphiques créés à partir de vos données.
  2. Les données de projet Asana indiquent les données les plus importantes de chaque projet. Vous pouvez parcourir ces données en triant ou en filtrant les colonnes.
  3. Les données source en direct sont des données collectées en temps réel directement depuis Asana. Cet onglet est verrouillé pour protéger la connexion à Asana.

Vous pouvez passer le curseur de votre souris sur le titre des colonnes pour en savoir plus sur les données qu’elles contiennent.

Créer des rapports personnalisés

Une feuille de calcul standard est générée avec deux exemples de rapports et deux onglets de données, mais vous aurez probablement besoin de créer des rapports personnalisés pour les projets de votre équipe. À l’aide des données fournies dans la feuille et des exemples ci-dessous, vous devriez pouvoir créer les rapports dont vous avez besoin.

Les rapports que vous créez sont enregistrés automatiquement dans Google Sheets. Ils s’afficheront la prochaine fois que vous l’ouvrirez sur Asana.

Voici quelques exemples des types de rapports que vous pourriez créer dans Google Sheets. Nous allons examiner deux exemples en détail pour vous apprendre à les utiliser.

  • Quels sont les projets comportant des risques et dont l’échéance est proche ? Un graphique en nuage des échéances et de la couleur du statut (exemple ci-dessous).
  • Quels propriétaires de projet font avancer le travail rapidement ? Un graphique en barres des dernières tâches terminées par propriétaire de projet (exemple ci-dessous)
  • Quelle est la proportion de vos projets sur la bonne voie ? Un graphique circulaire des couleurs de statut
  • Le travail se concentre-t-il sur un seul projet ou est-il réparti sur plusieurs d’entre eux ? Un histogramme des tâches terminées au cours de la semaine écoulée pour chaque projet
  • Quelles sont les équipes ayant presque terminé leurs projets ? Un histogramme empilé des projets terminés, en % et par équipe

Exemple 1 : un graphique en nuage des échéances et de la couleur du statut

Cet exemple présente certaines des techniques que vous utiliserez pour créer un rapport pour voir les projets individuels qui ont le plus besoin de votre attention. Nous allons créer un rapport pour identifier les projets dont l’échéance est proche et dont la dernière mise à jour du statut est rouge, car ces projets sont probablement ceux qu’il vous faut traiter en priorité.

Créer un nouvel onglet

Cliquez sur + en bas à gauche de votre feuille pour créer un onglet et choisissez un nom pour votre rapport.

Ajoutez des colonnes à votre rapport à l’aide de l’onglet de données source en direct.

  1. Sélectionnez la cellule en haut à gauche de votre nouvel onglet vide.
  2. Saisissez =.
  3. Accédez à l’onglet Données source en direct. Cliquez sur le titre de la colonne que vous voulez copier dans l’autre onglet. Dans cet exemple, nous allons utiliser la colonne Nom. Appuyez ensuite sur Entrée.

  4. Après avoir appuyé sur Entrée, vous serez redirigé vers l’onglet du rapport.
  5. Sélectionnez la cellule suivante à droite et répétez les étapes 2 à 4 pour les colonnes Échéance et Couleur de statut.
  6. Maintenant que vous avez référencé la cellule titre de chaque colonne, vous devez copier les données qu’elles contiennent. Sélectionnez les trois titres et utilisez la poignée de recopie automatique dans l’angle inférieur droit de votre sélection pour la faire glisser vers le bas.

Nous avons référencé les données de l’onglet Données source en direct au lieu de simplement les copier. Ce qui fait que lorsque ces données sont automatiquement mises à jour toutes les heures, votre rapport l’est aussi.

Calculer le temps restant avant l’échéance de chaque projet à l’aide d’une formule

  1. Saisissez JOURS AVANT ÉCHÉANCE comme titre de la quatrième colonne.
  2. Sous ce titre, saisissez la formule =DATEDIF(NOW(), B2, "D") Elle permet de calculer le nombre de jours séparant le jour même de la valeur de la colonne Échéance.

  3. Faites glisser la poignée de recopie automatique pour remplir le reste de votre nouvelle colonne.

Créer un graphique en nuage

  1. Tout d’abord, nous devons trier le rapport par couleur de statut. Pour ce faire, le moyen le plus simple est d’ouvrir le menu Données et de sélectionner Filtrer. Ensuite, utilisez cette option sur le titre de la colonne Couleur du statut pour trier de A à Z.

  2. Sélectionnez les colonnes Couleur du statut, Jours avant échéance et Nom, dans cet ordre, en maintenant la touche (sur Mac) ou CTRL (sur PC) enfoncée et en cliquant sur la lettre au-dessus de chaque colonne (C, D et A). Ce sont les trois colonnes dont nous avons besoin pour notre graphique en nuage. La colonne Nom doit être sélectionnée en dernier, car elle correspondra à l’étiquette pour chaque point de données.

  3. Créez un graphique en ouvrant le menu Insérer et en sélectionnant Graphique .
  4. Choisissez un graphique en nuage et décochez la case Faire la somme de la colonne C.

Grâce à ce graphique, vous pouvez visualiser les projets dont l’échéance est proche et qui posent problème. Dans la capture d’écran ci-dessous, nous avons indiqué en rouge les projets « à risque » dont l’échéance est dans moins de 60 jours. Puisque les données sont mises à jour toutes les heures depuis Asana, vous pouvez consulter ce graphique à tout moment pour déterminer sur quels projets votre équipe doit concentrer ses efforts.

Exemple 2 : taux d’achèvement de tâches par propriétaire de projet

Cet exemple présente certaines des techniques que vous utiliserez pour créer un rapport dans lequel les projets seront regroupés en fonction de certaines propriétés ; dans ce cas, par propriétaire de projet. Nous allons créer un rapport pour voir combien de tâches de chaque propriétaire de projets ont été terminées cette semaine. Cela permet d’identifier les équipes très efficaces ou un propriétaire de projetpropriétaire de projetLire la suite qui encourage son équipe à enregistrer toutes ses tâches sur Asana.

Créer un tableau croisé dynamique pour regrouper les projets par propriétaire

  1. Accédez à l’onglet Données source en direct.
  2. Sélectionnez les lignes à partir de la deuxième. Nous sautons la ligne 1, car un tableau croisé dynamique fonctionne mieux lorsque la première ligne contient les titres.

  3. Ouvrez le menu Données et sélectionnez Tableau croisé dynamique. Un nouvel onglet nommé Tableau croisé dynamique s’ouvre.
  4. Dans l’onglet Tableau croisé dynamique, dans la barre latérale Éditeur de rapport, sous Lignes, choisissez Ajouter un champ. Sélectionnez la colonne dans laquelle vous souhaitez regrouper vos projets : dans notre cas, Propriétaire. Désélectionnez Afficher les totaux, car nous n’avons pas besoin de ces données dans cet exemple.

  5. Dans Valeurs, choisissez Ajouter un champ. Sélectionnez la colonne que vous souhaitez comprendre pour chaque groupe de projets : dans le cas présent, Tâches terminées.

  6. Vérifiez que les valeurs du groupe sont résumées comme vous le souhaitez. Dans cet exemple, nous voulons voir le taux d’achèvement total des tâches de chaque groupe de projets : il nous faut donc choisir Somme.

Visualiser les données

Dans de nombreux cas, il est plus facile d’utiliser la barre latérale Explorer de Google Sheets que de créer un graphique manuellement. L’option Explorer génère des graphiques pertinents grâce à son intelligence artificielle.

  1. Cliquez sur Explorer en bas à droite de la feuille. Dans cet exemple, un graphique en barres est utile pour visualiser le taux d’achèvement des tâches.
  2. Pour voir un agrandissement du graphique, vous pouvez le faire glisser dans la zone principale de la feuille. Cliquez avec le bouton droit sur le graphique pour le personnaliser.

Créer vos propres rapports personnalisés dans Google Sheets

Il n’est jamais facile de gérer plusieurs projets en même temps. En créant des rapports dans Google Sheets, vous pouvez consulter les informations et créer les rapports dont vous avez besoin en toute simplicité, pour une flexibilité accrue. Utilisez les données de projets de votre portefeuille pour générer des rapports et des visualisations. Vous identifierez ainsi aisément les projets à jour et ceux qui requièrent votre attention.

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