Google Sheets et Asana

Le tableau de bordtableau de bord Le tableau de bord offre un aperçu global de la progression et du statut des projets sur lesquels vous et votre équipe travaillez. Lire la suite offre aux gestionnaires, aux responsables d’équipes et aux contributeurs interfonctionnels la vue d’ensemble dont ils ont besoin sur les projets. Lorsque vous gérez de nombreux projets, il peut être difficile de comprendre leur progression. Avec les rapports du tableau de bord dans Google Sheets, vous pouvez utiliser les données de projets pour créer des rapports et des visualisations personnalisés. Cela vous permettra de voir les projets qui progressent bien et ceux sur lesquels vous devez vous pencher.

Préparation à l’utilisation des rapports du tableau de bord

Avant d’ouvrir une feuille de calcul Google Sheet dans votre tableau de bord Asana, vérifiez que votre tableau de bord contient les bons projets. Ajoutez et retirez des projets de votre tableau de bord à votre guise.

Si vous n’avez jamais utilisé Google Sheets, nous vous conseillons de consulter le Centre d’aide de Google et le forum d’aide de Google Sheets Forum d’aide. Cet article indique comment générer certains rapports simples à partir des données de votre tableau de bord Asana. Il n’a pas vocation à expliquer toutes les fonctionnalités de Google Sheets.

Les rapports du tableau de bord avec Google Sheets vous offrent d’innombrables possibilités pour trier et visualiser le travail que vous suivez sur Asana. Cet article vous aidera à vous lancer et vous donnera quelques idées de rapports que vous pouvez créer.

Premiers pas avec les rapports du tableau de bord

Une fois que vous avez ajouté tous les projets dont vous avez besoin à votre tableau de bord, il vous suffit de cliquer sur Ouvrir le rapport dans Google Sheets dans le titretitre Le titre est une partie de l’interface utilisateur située entre la barre du haut et le volet principal. Il permet aux utilisateurs de parcourir les projets. Lire la suite de Mon tableau de bord. Votre feuille de calcul Google Sheets s’ouvrira dans un nouvel onglet. Si vous utilisez cette fonctionnalité pour la première fois, vous devez autoriser Asana à se connecter à votre compte Google.

Une fois la feuille créée, les données de votre feuille de calcul Google Sheets seront automatiquement mises à jour toutes les heures.

Contenu du rapport

Une feuille Google Sheets standard comporte les trois onglets suivants :

  1. L’onglet Présentation sert de référence pour vous indiquer comment utiliser la feuille de calcul et contient deux exemples de graphiques créés à partir de vos données.
  2. Les données de projet Asana indiquent les données les plus importantes de chaque projet. Vous pouvez parcourir ces données en triant ou en filtrant les colonnes.
  3. Les données source en direct extraient des données en direct d’Asana. Cet onglet est verrouillé pour protéger la connexion à Asana. Si, pour une raison quelconque, les données de cet onglet sont modifiées, il vous suffit de cliquer sur le bouton Ouvrir le rapport dans Google Sheets dans votre tableau de bord pour le corriger.

Vous pouvez passer le curseur de votre souris sur le titre des colonnes pour en savoir plus sur les données qu’elles contiennent.

Créer des rapports personnalisés

Une feuille de calcul standard est générée avec deux exemples de rapports et deux onglets de données, mais vous aurez probablement besoin de créer des rapports personnalisés pour les projets de votre équipe. À l’aide des données fournies dans la feuille et des exemples ci-dessous, vous devriez pouvoir créer les rapports dont vous avez besoin.

Les rapports que vous créez sont enregistrés automatiquement dans Google Sheets. Ils s’afficheront la prochaine fois que vous l’ouvrirez sur Asana.

Voici quelques exemples des types de rapports que vous pourriez créer dans Google Sheets. Nous allons examiner deux exemples en détail pour vous apprendre à les utiliser.

  • Quels sont les projets comportant des risques et dont l’échéance est proche ? Un graphique en nuage des échéances et de la couleur du statut (exemple ci-dessous).
  • Quels propriétaires de projet font avancer le travail rapidement ? Un graphique en barres des dernières tâches terminées par propriétaire de projet (exemple ci-dessous)
  • Quelle est la proportion de vos projets sur la bonne voie ? Un graphique circulaire des couleurs de statut
  • Le travail se concentre-t-il sur un seul projet ou est-il réparti sur plusieurs d’entre eux ? Un histogramme des tâches terminées au cours de la semaine écoulée pour chaque projet
  • Quelles sont les équipes ayant presque terminé leurs projets ? Un graphique à barres empilées des projets terminés en %, par équipe

Exemple 1 : un graphique en nuage des échéances et de la couleur du statut

Cet exemple présente certaines des techniques que vous utiliserez pour créer un rapport pour voir les projets individuels qui ont le plus besoin de votre attention. Nous allons créer un rapport pour identifier les projets dont l’échéance est proche et dont la dernière mise à jour du statut est rouge, car ces projets sont probablement ceux qu’il vous faut traiter en priorité.

Créer un nouvel onglet

Cliquez sur + en bas à gauche de votre feuille pour créer un onglet et choisissez un nom pour votre rapport.

Ajoutez des colonnes à votre rapport à l’aide de l’onglet de données source en direct.

  1. Sélectionnez la cellule en haut à gauche de votre nouvel onglet vide.
  2. Saisissez « = ».
  3. Accédez à l’onglet Données source en direct. Cliquez sur le titre de la colonne que vous voulez copier dans l’autre onglet. Dans cet exemple, nous allons utiliser la colonne Nom. Appuyez sur « Entrée ».

  4. Après avoir appuyé sur Entrée, vous serez redirigé vers l’onglet du rapport.
  5. Sélectionnez la cellule suivante à droite et répétez les étapes 2 à 4 pour les colonnes Échéance et Couleur de statut.
  6. Maintenant que vous avez référencé la cellule titre de chaque colonne, vous devez copier les données qu’elles contiennent. Sélectionnez les trois titres et utilisez la poignée de recopie automatique dans l’angle inférieur droit de votre sélection pour la faire glisser vers le bas.

Nous avons référencé les données de l’onglet Données source en direct au lieu de simplement les copier. Ce qui fait que lorsque ces données sont automatiquement mises à jour toutes les heures, votre rapport l’est aussi.

Calculer le temps restant avant l’échéance de chaque projet à l’aide d’une formule

  1. Saisissez « JOURS AVANT ÉCHÉANCE » comme titre de la quatrième colonne.
  2. Sous ce titre, saisissez la formule « =DATEDIF(NOW(), B2, “D”) ». Elle permet de calculer le nombre de jours entre le jour même et la valeur de la colonne Échéance.

  3. Faites glisser la poignée de recopie automatique pour remplir le reste de votre nouvelle colonne.

Créer un graphique en nuage

  1. Tout d’abord, nous devons trier le rapport par couleur de statut. Pour ce faire, le moyen le plus simple est d’ouvrir le menu Données et de sélectionner Filtrer. Ensuite, utilisez cette option sur le titre de la colonne Couleur du statut pour trier de A à Z.

  2. Sélectionnez les colonnes Couleur du statut, Jours avant échéance et Nom, dans cet ordre, en maintenant la touche « ⌘ » (sur Mac) ou « CTRL » (sur PC) enfoncée et en cliquant sur la lettre au-dessus de chaque colonne (C, D et A). Ce sont les trois colonnes dont nous avons besoin dans le graphique en nuage. La colonne Nom doit être sélectionnée en dernier, car elle correspondra à l’étiquette pour chaque point de données.

  3. Créez un graphique en ouvrant le menu Insérer et en sélectionnant **Graphique **.
  4. Choisissez un graphique en nuage et décochez la case Faire la somme de la colonne C.

Grâce à ce graphique, vous pouvez visualiser les projets dont l’échéance est proche et qui posent problème. Dans la capture d’écran ci-dessous, nous avons indiqué en rouge les projets « à risque » dont l’échéance est dans moins de 60 jours. Puisque les données sont mises à jour toutes les heures depuis Asana, vous pouvez consulter ce graphique à tout moment pour déterminer sur quels projets votre équipe doit concentrer ses efforts.

Exemple 2 : taux d’achèvement de tâches par propriétaire de projet

Cet exemple présente certaines des techniques que vous utiliserez pour créer un rapport dans lequel les projets seront regroupés en fonction de certaines propriétés ; dans ce cas, par propriétaire de projet. Nous allons créer un rapport pour voir combien de tâches de chaque propriétaire de projets ont été terminées cette semaine. Cela permet d’identifier les équipes très efficaces ou un propriétaire de projet qui encourage son équipe à enregistrer toutes ses tâches sur Asana.

Créer un tableau croisé dynamique pour regrouper les projets par propriétaire

  1. Accédez à l’onglet Données source en direct.
  2. Sélectionnez les lignes à partir de la deuxième. Nous sautons la ligne 1, car un tableau croisé dynamique fonctionne mieux lorsque la première ligne contient les titres.

  3. Ouvrez le menu Données et sélectionnez Tableau croisé dynamique. Un nouvel onglet nommé Tableau croisé dynamique s’ouvre.
  4. Dans l’onglet Tableau croisé dynamique, dans la barre latérale Éditeur de rapport, sous Lignes, choisissez Ajouter un champ. Sélectionnez la colonne dans laquelle vous souhaitez regrouper vos projets : dans notre cas, Propriétaire. Désélectionnez Afficher les totaux, car nous n’avons pas besoin de ces données dans cet exemple.

  5. Dans Valeurs, choisissez Ajouter un champ. Sélectionnez la colonne que vous souhaitez comprendre pour chaque groupe de projets : dans le cas présent, Tâches terminées.

  6. Vérifiez que les valeurs du groupe sont résumées comme vous le souhaitez. Dans cet exemple, nous voulons voir le taux d’achèvement total des tâches de chaque groupe de projets : il nous faut donc choisir Somme.

Visualiser les données

Dans de nombreux cas, il est plus facile d’utiliser la barre latérale Explorer de Google Sheets que de créer un graphique manuellement. L’option Explorer génère des graphiques pertinents grâce à son intelligence artificielle.

  1. Cliquez sur Explorer en bas à droite de la feuille. Dans cet exemple, un graphique en barres est utile pour visualiser le taux d’achèvement des tâches.
  2. Pour voir un agrandissement du graphique, vous pouvez le faire glisser dans la zone principale de la feuille. Cliquez avec le bouton droit sur le graphique pour le personnaliser.

Créer vos propres rapports personnalisés dans Google Sheets

Il n’est jamais facile de gérer plusieurs projets en même temps, mais les rapports du tableau de bord dans Google Sheets vous offrent la flexibilité nécessaire pour visualiser les informations et créer les rapports dont vous avez besoin en toute simplicité. Utilisez les données de projets de votre tableau de bord pour créer des rapports et des visualisations : vous identifierez facilement les projets à jour et ceux qui requièrent votre attention.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Synchronisez vos données de projets Asana pour créer des rapports et des visualisations personnalisés dans Google Sheets.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de