Importateur de CSV

Lancez-vous rapidement sur Asana en utilisant vos propres données, en toute simplicité.

L’importateur CSV vous aide à transférer votre processus sur Asana depuis des tableurs comme Excel ou Smartsheet. Vous pouvez également importer des données à partir d’autres outils de gestion du travail.

Après importation, vos lignes s’affichent immédiatement sur Asana sous forme de tâches de projet à suivre, tandis que les colonnes correspondent aux métadonnées de ces tâches.

Avant de vous lancer : quelques conseils pour organiser les données de votre feuille de calcul

capture d’écran de feuille de calcul comportant des références pour les noms de colonnes

L’importateur CSV vous permet d’importer vos données sur Asana sans avoir à intervenir manuellement. Vous pouvez utiliser les mentions suivantes pour remplir automatiquement les champs de votre projet :

  1. Nom : utilisez cette colonne pour nommer les tâches de votre projet.
  2. Description : dans cette colonne, ajoutez les détails et informations de contexte pour les tâches concernées.
  3. Responsable : attribuez un responsable unique à chaque tâche en y renseignant les adresses e-mail valides des utilisateurs Asana de votre espace de travail ou organisation. Vous ne pouvez attribuer qu’un seul responsable par tâche créée sur Asana.
  4. Collaborateurs : vous pouvez ajouter un seul collègue en tant que collaborateur par tâche. Renseignez des adresses e-mail valides d’utilisateurs Asana au sein de votre espace de travail ou organisation dans une colonne séparée.
  5. Échéance : utilisez le format de date américain standard (mois/jour/année) pour suivre les échéances de chaque tâche.
  6. Date de début : ajoutez une autre colonne pour les dates de début, une fonctionnalité Asana Premium. Si vous ne bénéficiez pas de la version Premium, les informations contenues dans la colonne de date de début s’affichent dans la description de votre tâche.
  7. Type : définissez les « jalons » en tant que valeur pour les différencier des tâches de votre projet.
  8. Section/Colonne : une fois que vous avez déplacé manuellement les tâches dans la section ou la colonne souhaitée, une nouvelle section est créée.
  9. Autres informations : les informations des colonnes complémentaires sont listées de haut en bas dans le champ de description de la tâche, suivant l’ordre des colonnes.

Veillez à inclure systématiquement dans votre feuille de calcul une ligne d’en-tête comprenant les noms des colonnes, afin que l’importateur CSV puisse reconnaître le type de données importées

Importer des sous-tâches dans un projet

capture d’écran de feuille de calcul comportant des références pour l’importation de sous-tâches

Pour importer des sous-tâches via l’importateur CSV :

  1. Créez une nouvelle colonne intitulée sous-tâche de dans votre feuille de calcul
  2. Remplissez cette colonne avec les noms exacts des tâches parentes saisis dans les lignes correspondantes. La tâche parente doit se trouver au-dessus de la ligne concernée dans votre fichier CSV. Si les noms de votre fichier CSV ne sont pas uniques, c’est la ligne du dessus la plus proche avec un nom correspondant qui est utilisée.

Établir des dépendances entre les tâches

capture d’écran de feuille de calcul comportant des références pour la création de dépendances

Pour établir des dépendances depuis l’importateur CSV :

  1. Dans votre feuille de calcul, créez une nouvelle colonne intitulée dépendances.
  2. Dans cette colonne, dressez la liste des tâches qui dépendent de la ligne concernée.

Les noms doivent correspondre parfaitement à ceux des tâches dépendantes. La tâche dépendante doit se trouver sous la ligne concernée dans votre fichier CSV. Si les noms de votre fichier CSV ne sont pas uniques, c’est la ligne du dessus la plus proche et au nom correspondant qui est utilisée.

Importer des données en tant que champs personnalisés de projet

Vous pouvez associer d’autres colonnes à des champs personnalisés pour mieux classer et suivre les priorités, les étapes du projet, l’équipe concernée ou encore le temps estimé, entre autres éléments.

capture d’écran de feuille de calcul portant sur les colonnes à champs personnalisés

Les champs personnalisés peuvent contenir du texte, des chiffres ou des valeurs de menu déroulant. Ils sont créés pour chaque colonne dont le nom ne correspond à aucun champ Asana spécifique (nom ou section par exemple).

Les données du fichier CSV peuvent être associées soit à de nouveaux champs personnalisés, soit à des champs déjà existants :

  • De nouveaux champs personnalisés sont automatiquement créés pour les nouveaux projets importés à partir de l’option Importer une feuille de calcul. Par défaut, ces nouveaux champs personnalisés sont disponibles pour ce projet uniquement.

  • De nouveaux champs personnalisés sont automatiquement créés après l’importation d’un fichier CSV dans un projet existant. Cette situation se produit lorsque le nom de la colonne ne correspond à aucun champ personnalisé déjà présent dans ce projet ou dans votre organisation. Par défaut, ces nouveaux champs personnalisés sont disponibles pour ce projet uniquement.

  • Les données sont associées aux champs personnalisés existants d’un projet ou d’une organisation si le projet a été créé en amont. Vous pouvez utiliser les champs personnalisés existants de ce projet avant d’importer le fichier CSV ou faire correspondre les informations du fichier CSV aux champs personnalisés de votre organisation.

Pour associer les données du fichier CSV aux champs personnalisés existants, assurez-vous que les informations de vos colonnes correspondent exactement aux options des champs personnalisés de votre projet ou organisation. Si une cellule contient une faute d’orthographe ou une erreur de ponctuation, cette sélection du champ personnalisé ne sera pas importée.

Comment importer une feuille de calcul dans Asana avec l’importateur CSV

Il y a trois manières d’importer des données dans Asana depuis un fichier CSV : en créant un nouveau projet d’équipe, en utilisant le bouton d’ajout rapide, et enfin depuis le menu déroulant d’un projet existant.

Importer une feuille de calcul depuis le menu Créer un projet (+) de votre équipe

capture d’écran de l’option Importer une feuille de calcul du menu Créer un projet

Pour importer un fichier CSV afin de créer un nouveau projet depuis le menu d’équipe :

  1. Dans la barre latérale, cliquez sur l’icône + située à côté du nom de votre équipe afin d’afficher les options destinées à Créer un projet
  2. Sélectionnez l’option Importer une feuille de calcul

Importer une feuille de calcul depuis le bouton d’ajout rapide

capture d’écran de l’option Importer une feuille de calcul de la fenêtre de modèle

Pour importer un fichier CSV afin de créer un nouveau projet depuis le bouton d’ajout rapide :

  1. Cliquez sur le bouton + de couleur orange situé en haut à droite de votre écran, puis sélectionnez Projet
  2. Lorsque s’affiche la fenêtre Choisissez un modèle de projet, cliquez sur Importer une feuille de calcul

Importer une feuille de calcul depuis le menu déroulant d’un projet existant

capture d’écran de l’option d’importation CSV du menu de projet

Pour importer un fichier CSV afin d’ajouter une tâche à un projet :

  1. Sélectionnez la liste déroulante de projet à côté du nom du projet
  2. Passez le curseur de votre souris sur Importer
  3. Choisissez CSV

Ajouter des détails, sélectionner un fichier et prévisualiser votre projet

Ajouter des détails à votre projet

capture d’écran de la fenêtre Ajouter les détails du projet

Après avoir sélectionné l’option destinée à importer une feuille de calcul ou un fichier CSV, une fenêtre vous permet de renseigner toutes les informations relatives à votre projet, par exemple son nom ou ses paramètres de confidentialité :

  1. Nommez votre projet dans le champ Nom du projet
  2. Sélectionnez l’équipe à laquelle vous souhaitez confier ce projet
  3. Déterminez les paramètres de confidentialité applicables à votre projet, en choisissant de le rendre public auprès de toute l’équipe ou de restreindre son accès à certains membres
  4. Cliquez sur Sélectionner le fichier à importer pour continuer

Sélectionner un fichier CSV à importer

capture d’écran de la fenêtre de sélection de fichier CSV à importer

Une fois spécifié le nom de votre projet, vous pouvez sélectionner le fichier à importer.

Cliquez sur Sélectionner le fichier à importer pour choisir un fichier CSV sur votre ordinateur. Vous pouvez également faire glisser le fichier concerné et le déposer dans la fenêtre.

Prévisualiser votre projet

capture d’écran de fenêtre de prévisualisation

Avant de finir d’importer votre fichier CSV, vous pouvez prévisualiser le rendu de votre projet et y apporter des modifications si nécessaire :

  1. Cliquez sur Importer un nouveau fichier CSV pour revenir à l’écran précédent et sélectionner un autre fichier CSV
  2. Choisissez l’option Apporter des modifications si vous préférez modifier les informations à importer dans votre projet depuis votre fichier CSV
  3. Une fois satisfait du rendu, cliquez sur Aller au projet

Modifier la répartition des données

Avant de créer votre projet, vous pouvez modifier la répartition des données, les colonnes à importer ou l’encodage en sélectionnant l’option Apporter des modifications sur l’écran précédent.

Répartir les données différemment

capture d’écran de fenêtre de prévisualisation portant sur les modifications de répartition

Cliquez sur le titre d’une colonne pour modifier le champ auquel vous souhaitez l’associer.

Vous pouvez également apporter des modifications au type de champ personnalisé employé. Par exemple, si une colonne indique des valeurs numériques et que le champ personnalisé est enregistré en tant que Champ numérique, vous pouvez choisir de le transformer en Champ de texte.

Notez que la colonne Nom pour les tâches ne peut pas être modifiée. Pour choisir une colonne spécifique de votre fichier CSV comme nom de tâche, assurez-vous que le titre de la colonne dans la première ligne indique « Nom ». Les informations des fichiers CSV sont associées aux données Asana en fonction des titres des colonnes.

Ignorer les colonnes du fichier CSV d’origine

capture d’écran de fenêtre de prévisualisation portant sur les menus de colonnes

Pour ignorer les colonnes contenant des données que vous ne souhaitez pas importer dans votre projet, cliquez sur l’option Ignorer les colonnes.

Modifier l’encodage

capture d’écran de fenêtre de prévisualisation portant sur l’icône d’encodage

Si vous utilisez un autre format d’encodage CSV ou système, vous pouvez cliquer sur l’icône représentant un caractère d’encodage pour passer d’un encodage UTF-8 à Windows, Mac ou Shift JIS.

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