Importateur CSV

Lancez-vous rapidement sur Asana en utilisant vos propres données, en toute simplicité.

L’importateur CSV vous aide à transférer votre processus sur Asana depuis des tableurs comme Excel ou Smartsheet. Vous pouvez également importer des données à partir d’autres outils de gestion du travail.

Après importation, vos lignes s’affichent immédiatement sur Asana sous forme de tâches de projet à suivre, tandis que les colonnes correspondent aux métadonnées de ces tâches.

Avant de vous lancer : quelques conseils pour organiser les données de votre feuille de calcul

capture d’écran de feuille de calcul comportant des références pour les noms de colonnes

L’importateur CSV vous permet d’importer vos données sur Asana sans avoir à intervenir manuellement. Vous pouvez utiliser les mentions suivantes pour remplir automatiquement les champs de votre projet :

  1. Nom : utilisez cette colonne pour nommer les tâches de votre projet
  2. Description : dans cette colonne, ajoutez les détails et informations de contexte pour les tâches concernées
  3. Responsable : attribuez un responsable unique à chaque tâche en y renseignant les adresses e-mail valides des utilisateurs Asana de votre espace de travail ou organisation. Vous ne pouvez attribuer qu’un seul responsable par tâche créée sur Asana
  4. Abonné : vous pouvez ajouter un seul collègue en tant qu’abonné à une tâche. Renseignez des adresses e-mail valides d’utilisateurs Asana au sein de votre espace de travail ou organisation dans une colonne séparée
  5. Échéance : utilisez le format de date américain standard (mois/jour/année) pour suivre les échéances de chaque tâche
  6. Date de début : ajoutez une autre colonne pour les dates de début, une fonctionnalité Asana Premium. Si vous ne bénéficiez pas de la version Premium, les informations contenues dans la colonne de date de début s’affichent dans la description de votre tâche
  7. Type : définissez les « jalons » en tant que valeur pour les différencier des tâches de votre projet
  8. Section/Colonne : indiquez ici la section ou colonne spécifique du projet à laquelle doit appartenir chaque tâche. Si la section correspondante n’est pas trouvée, l’outil en crée une nouvelle
  9. Autres informations : les informations des colonnes complémentaires sont listées de haut en bas dans le champ de description de la tâche, suivant l’ordre des colonnes

Veillez à inclure systématiquement dans votre feuille de calcul une ligne d’en-tête comprenant les noms des colonnes, afin que l’importateur CSV puisse reconnaître le type de données importées

Importer des sous-tâches dans un projet

capture d’écran de feuille de calcul comportant des références pour l’importation de sous-tâches

Pour importer des sous-tâches via l’importateur CSV :

  1. Créez une nouvelle colonne intitulée sous-tâche de dans votre feuille de calcul
  2. Remplissez cette colonne avec les noms exacts des tâches parentes saisis dans les lignes correspondantes. La tâche parente doit se trouver au-dessus de la ligne concernée dans votre fichier CSV. Si les noms de votre fichier CSV ne sont pas uniques, c’est la ligne du dessus la plus proche avec un nom correspondant qui est utilisée.

Établir des dépendances entre les tâches

capture d’écran de feuille de calcul comportant des références pour la création de dépendances

Pour établir des dépendances via l’importateur CSV:

  1. Créez une nouvelle colonne intitulée dépendances dans votre feuille de calcul
  2. Inscrivez dans cette colonne la liste des tâches qui dépendent de la ligne concernée

Les noms doivent correspondre parfaitement à ceux des tâches dépendantes. La tâche dépendante doit se trouver au-dessus de la ligne concernée dans votre fichier CSV. Si les noms de votre fichier CSV ne sont pas uniques, c’est la ligne du dessus la plus proche et au nom correspondant qui est utilisée.

Importer des données en tant que champs personnalisés de projet

Vous pouvez associer d’autres colonnes à des champs personnalisés pour mieux classer et suivre les priorités, les étapes du projet, l’équipe concernée ou encore le temps estimé, entre autres éléments.

capture d’écran de feuille de calcul portant sur les colonnes à champs personnalisés

Les champs personnalisés peuvent contenir du texte, des chiffres ou des valeurs de menu déroulant. Ils sont créés pour chaque colonne dont le nom ne correspond à aucun champ Asana spécifique (nom ou section par exemple).

Les données du fichier CSV peuvent être associées soit à de nouveaux champs personnalisés, soit à des champs déjà existants :

  • De nouveaux champs personnalisés sont automatiquement créés pour les nouveaux projets importés à partir de l’option Importer une feuille de calcul. Par défaut, ces nouveaux champs personnalisés sont disponibles pour ce projet uniquement.

  • De nouveaux champs personnalisés sont automatiquement créés après l’importation d’un fichier CSV dans un projet existant. Cette situation se produit lorsque le nom de la colonne ne correspond à aucun champ personnalisé déjà présent dans ce projet ou dans votre organisation. Par défaut, ces nouveaux champs personnalisés sont disponibles pour ce projet uniquement.

  • Les données sont associées aux champs personnalisés existants d’un projet ou d’une organisation si le projet a été créé en amont. Vous pouvez utiliser les champs personnalisés existants de ce projet avant d’importer le fichier CSV ou faire correspondre les informations du fichier CSV aux champs personnalisés de votre organisation.

Pour associer les données du fichier CSV aux champs personnalisés existants, assurez-vous que les informations de vos colonnes correspondent exactement aux options des champs personnalisés de votre projet ou organisation. Si une cellule contient une faute d’orthographe ou une erreur de ponctuation, cette sélection du champ personnalisé ne sera pas importée.

Comment importer une feuille de calcul dans Asana avec l’importateur CSV

Il y a trois manières d’importer des données dans Asana depuis un fichier CSV : en créant un nouveau projet d’équipe, en utilisant le bouton d’ajout rapide, et enfin depuis le menu déroulant d’un projet existant.

Importer une feuille de calcul depuis le menu Créer un projet (+) de votre équipe

capture d’écran de l’option Importer une feuille de calcul du menu Créer un projet

Pour importer un ficher CSV afin de créer un nouveau projet depuis le menu d’équipe :

  1. Dans la barre latérale, cliquez sur l’icône + située à côté du nom de votre équipe afin d’afficher les options destinées à Créer un projet
  2. Sélectionnez l’option Importer une feuille de calcul

Importer une feuille de calcul depuis le bouton d’ajout rapide

capture d’écran de l’option Importer une feuille de calcul de la fenêtre de modèle

Pour importer un ficher CSV afin de créer un nouveau projet depuis le bouton d’ajout rapide :

  1. Cliquez sur le bouton + de couleur orange situé en haut à droite de votre écran, puis sélectionnez Projet
  2. Lorsque s’affiche la fenêtre Choisissez un modèle de projet, cliquez sur Importer une feuille de calcul

Importer une feuille de calcul depuis le menu déroulant d’un projet existant

capture d’écran de l’option d’importation CSV du menu de projet

Pour importer un fichier CSV afin d’ajouter une tâche à un projet :

  1. Sélectionnez la liste déroulante de projet à côté du nom du projet
  2. Passez le curseur de votre souris sur Importer
  3. Choisissez CSV

Ajouter des détails, sélectionner un fichier et prévisualiser votre projet

Ajouter des détails à votre projet

capture d’écran de la fenêtre Ajouter les détails du projet

Après avoir sélectionné l’option destinée à importer une feuille de calcul ou un fichier CSV, une fenêtre vous permet de renseigner toutes les informations relatives à votre projet, par exemple son nom ou ses paramètres de confidentialité :

  1. Nommez votre projet dans le champ Nom du projet
  2. Sélectionnez l’équipe à laquelle vous souhaitez confier ce projet
  3. Déterminez les paramètres de confidentialité applicables à votre projet, en choisissant de le rendre public auprès de toute l’équipe ou de restreindre son accès à certains membres
  4. Cliquez sur Sélectionner le fichier à importer pour continuer

Sélectionner un fichier CSV à importer

capture d’écran de la fenêtre de sélection de fichier CSV à importer

Une fois spécifié le nom de votre projet, vous pouvez sélectionner le fichier à importer.

Cliquez sur Sélectionner le fichier à importer pour choisir un fichier CSV sur votre ordinateur. Vous pouvez également faire glisser le fichier concerné et le déposer dans la fenêtre.

Prévisualiser votre projet

capture d’écran de fenêtre de prévisualisation

Avant de finir d’importer votre ficher CSV, vous pouvez prévisualiser le rendu de votre projet et y apporter des modifications si nécessaire :

  1. Cliquez sur Importer un nouveau fichier CSV pour revenir à l’écran précédent et sélectionner un autre fichier CSV
  2. Choisissez l’option Apporter des modifications si vous préférez modifier les informations à importer dans votre projet depuis votre fichier CSV
  3. Une fois satisfait du rendu, cliquez sur Aller au projet

Modifier la répartition des données

Avant de créer votre projet, vous pouvez modifier la répartition des données, les colonnes à importer ou l’encodage en sélectionnant l’option Apporter des modifications sur l’écran précédent.

Répartir les données différemment

capture d’écran de fenêtre de prévisualisation portant sur les modifications de répartition

Cliquez sur le titre d’une colonne pour modifier le champ auquel vous souhaitez l’associer.

Vous pouvez également apporter des modifications au type de champ personnalisé employé. Par exemple, si une colonne indique des valeurs numériques et que le champ personnalisé est enregistré en tant que Champ numérique, vous pouvez choisir de le transformer en Champ de texte.

Notez que la colonne Nom pour les tâches ne peut pas être modifiée. Pour choisir une colonne spécifique de votre fichier CSV comme nom de tâche, assurez-vous que le titre de la colonne dans la première ligne indique « Nom ». Les informations des fichiers CSV sont associées aux données Asana en fonction des titres des colonnes.

Ignorer les colonnes du fichier CSV d’origine

capture d’écran de fenêtre de prévisualisation portant sur les menus de colonnes

Pour ignorer les colonnes contenant des données que vous ne souhaitez pas importer dans votre projet, cliquez sur l’option Ignorer les colonnes.

Modifier l’encodage

capture d’écran de fenêtre de prévisualisation portant sur l’icône d’encodage

Si vous utilisez un autre format d’encodage CSV ou système, vous pouvez cliquer sur l’icône représentant un caractère d’encodage pour passer d’un encodage UTF-8 à Windows, Mac ou Shift JIS.

Connexion

or

Mot de passe oublié ?

S’inscrire

Veuillez utiliser votre adresse e-mail professionnelle pour que nous puissions vous connecter à votre équipe sur Asana.

S’inscrire

Veuillez utiliser votre adresse e-mail professionnelle pour que nous puissions vous connecter à votre équipe sur Asana.

Commencez votre essai gratuit

Veuillez utiliser votre adresse e-mail professionnelle pour que nous puissions vous connecter à votre équipe sur Asana.

Commencez votre essai gratuit

Veuillez utiliser votre adresse e-mail professionnelle pour que nous puissions vous connecter à votre équipe sur Asana.

Obtenir Asana Premium

Veuillez utiliser votre adresse e-mail professionnelle pour que nous puissions vous connecter à votre équipe sur Asana.

Obtenir Asana Business

Veuillez utiliser votre adresse e-mail professionnelle pour que nous puissions vous connecter à votre équipe sur Asana.

Oups, nous ne sommes pas parvenus à vous inscrire !

Nous avons fait de notre mieux, mais nous avons rencontré un problème en créant votre compte. Veuillez fermer cette fenêtre et réessayer.

On se connaît déjà, non ?

Ajouter un lien à

Erreur : veuillez sélectionner un espace de travail avant d’ajouter un lien


Malheureusement, votre navigateur n’est pas pris en charge

Asana ne fonctionne pas sur le navigateur Web que vous utilisez actuellement. Veuillez vous inscrire depuis l’un des navigateurs pris en charge par Asana.


Veuillez vous connecter sur Asana ou y créer un compte pour calculer vos tarifs

or

Mot de passe oublié ?

Cours Asana

Apprenez les rudiments d’Asana en moins de 15 minutes grâce à nos cours rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.