Importateur de CSV

L’importateur CSV vous permet d’importer vos données sur Asana sans avoir à intervenir manuellement. Dans votre feuille de calcul, vous pouvez utiliser les noms de colonnes suivants pour remplir automatiquement les champs de votre projet :

1. Nom : utilisez cette colonne pour nommer les tâches de votre projet.
2. Description : utilisez cette colonne pour ajouter les détails et informations sur la tâche.
3. Responsable : attribuez un responsable unique à chaque tâche en y renseignant l’adresse e-mail d’un utilisateur Asana de votre espace de travail ou organisation. Vous ne pouvez attribuer qu’un seul utilisateur par tâche créée sur Asana.
4. Collaborateurs : pour chaque tâche, vous pouvez ajouter plusieurs collègues en tant que collaborateurs. Pour ce faire, renseignez les adresses e-mail valides d’utilisateurs Asana au sein de votre espace de travail ou organisation dans une autre colonne. Séparez-les au moyen d’une virgule, sans ajouter d’espace.
5. Échéance : suivez les échéances de chaque tâche selon le format de date américain standard (mois/jour/année).
6. Date de début : ajoutez une autre colonne pour les dates de début (fonctionnalité Asana Premium). Si vous ne disposez pas d’un abonnement Premium, les informations contenues dans la colonne de date de début s’affichent dans la description de votre tâche.
7. Type : indiquez « jalon » sous cette colonne pour différencier les jalons des tâches classiques de votre projet.
8. Section/Colonne : une fois que vous avez déplacé manuellement les tâches dans la section ou la colonne souhaitée, une nouvelle section est créée.
9. Autres informations : les informations des colonnes complémentaires sont listées de haut en bas dans le champ de description de la tâche, suivant l’ordre des colonnes.

Si une colonne contient des données incorrectes (ex. : une adresse e-mail dans la colonne Échéance), aucune échéance ne sera importée correctement et un nouveau champ de texte sera créé à la place.

Pour importer des sous-tâches via l’importateur CSV :

1. Créez une nouvelle colonne intitulée sous-tâche de dans votre feuille de calcul
2. Remplissez cette colonne avec les noms exacts des tâches parentes saisis dans les lignes correspondantes. La tâche parente doit se trouver au-dessus de la ligne concernée dans votre fichier CSV. Si les noms présents dans votre fichier CSV ne sont pas uniques, c’est la ligne du dessus la plus proche avec un nom correspondant qui est utilisée.

Pour établir des dépendances via l’importateur CSV :

1. Créez une nouvelle colonne intitulée Dépendances dans votre feuille de calcul.
2. Inscrivez dans cette colonne les tâches dont dépendent les lignes concernées.

Les noms doivent correspondre parfaitement à ceux des tâches dépendantes. La tâche dépendante doit se trouver au-dessus de la ligne concernée dans votre fichier CSV. Dans l’exemple ci-dessus, la tâche Planning Finished (Planification terminée) dépend de Kickoff meeting (Réunion de lancement) et Creative brainstorm (Brainstorming créatif). Ces deux tâches bloquent Planning Finished (Planification terminée), cette dernière est donc située en dessous des rangs 2 et 3. Si les noms de votre fichier CSV ne sont pas uniques, c’est la ligne du dessus la plus proche et au nom correspondant qui est utilisée.

L’importation de données au format CSV ne mettra pas à jour les tâches existantes au sein du projet. Par conséquent, vous ne pourrez pas utiliser l’importateur CSV pour créer une dépendance sur une tâche existante.

Les champs personnalisés peuvent contenir du texte, des chiffres ou des valeurs de menu déroulant. Ils sont créés pour chaque colonne dont le nom ne correspond à aucun champ Asana spécifique (Nom ou Section par exemple).

Les données du fichier CSV peuvent être associées soit à de nouveaux champs personnalisés, soit à des champs déjà existants dans le projet :

• De nouveaux champs personnalisés sont automatiquement créés pour les nouveaux projets importés à partir de l’option Importer une feuille de calcul. Par défaut, ces nouveaux champs personnalisés sont disponibles pour ce projet uniquement.

• De nouveaux champs personnalisés sont automatiquement créés après l’importation d’un fichier CSV dans un projet existant. Cette situation se produit lorsque le nom de la colonne ne correspond à aucun champ personnalisé déjà présent dans ce projet ou dans votre organisation. Par défaut, ces nouveaux champs personnalisés sont disponibles pour ce projet uniquement.

• Les données sont associées aux champs personnalisés existants d’un projet ou d’une organisation si le projet a été créé en amont. Vous pouvez utiliser les champs personnalisés existants de ce projet avant d’importer le fichier CSV ou faire correspondre les informations du fichier CSV aux champs personnalisés de votre organisation.

Pour importer un fichier CSV afin de créer un nouveau projet depuis le menu d’équipe :

1. Dans la barre latérale, cliquez sur l’icône + située à côté du nom de votre équipe afin d’afficher les options destinées à Créer un projet
2. Sélectionnez l’option Importer une feuille de calcul

Pour importer un fichier CSV afin de créer un nouveau projet depuis le bouton d’ajout rapide :

1. Cliquez sur le bouton + de couleur orange situé en haut à droite de votre écran, puis sélectionnez Projet
2. Lorsque s’affiche la fenêtre Choisissez un modèle de projet, cliquez sur Importer une feuille de calcul

Pour importer un fichier CSV afin d’ajouter une tâche à un projet :

1. Sélectionnez la liste déroulante de projet à côté du nom du projet.
2. Passez le curseur de votre souris sur Importer.
3. Choisissez CSV.

Après avoir sélectionné l’option destinée à importer une feuille de calcul ou un fichier CSV, une fenêtre vous permet de renseigner toutes les informations relatives à votre projet, par exemple son nom ou ses paramètres de confidentialité :

1. Nommez votre projet dans le champ Nom du projet
2. Sélectionnez l’équipe à laquelle vous souhaitez confier ce projet
3. Déterminez les paramètres de confidentialité applicables à votre projet, en choisissant de le rendre public auprès de toute l’équipe ou de restreindre son accès à certains membres
4. Cliquez sur Sélectionner le fichier à importer pour continuer

Une fois spécifié le nom de votre projet, vous pouvez sélectionner le fichier à importer.

Cliquez sur Sélectionner le fichier à importer pour choisir un fichier CSV sur votre ordinateur. Vous pouvez également faire glisser le fichier concerné et le déposer dans la fenêtre.

Avant de finir d’importer votre fichier CSV, vous pouvez prévisualiser le rendu de votre projet et y apporter des modifications si nécessaire :

1. Cliquez sur Importer un nouveau fichier CSV pour revenir à l’écran précédent et sélectionner un autre fichier CSV.
2. Choisissez l’option Apporter des modifications si vous préférez modifier les informations à importer dans votre projet depuis votre fichier CSV.
3. Une fois satisfait du rendu, cliquez sur Aller au projet.

Cliquez sur le titre d’une colonne pour modifier le champ auquel vous souhaitez l’associer.

Vous pouvez également apporter des modifications au type de champ personnalisé employé. Par exemple, si une colonne indique des valeurs numériques et que le champ personnalisé est enregistré en tant que Champ numérique, vous pouvez choisir de le transformer en Champ de texte.

Pour ignorer les colonnes contenant des données que vous ne souhaitez pas importer dans votre projet, cliquez sur l’option Ignorer les colonnes.

Si vous utilisez un autre format d’encodage CSV ou système, vous pouvez cliquer sur l’icône représentant un caractère d’encodage pour passer d’un encodage UTF-8 à Windows, Mac ou Shift JIS.

Pour commencer, créez une feuille de calcul en suivant le modèle ci-dessus et importez-la sur Asana.