Calendriers et Asana

L’option de synchronisation avec les calendriers vous aide à respecter vos délais en synchronisant vos tâches Asana avec Google Agenda, le calendrier Apple, Outlook ou tout calendrier auquel il est possible de s’inscrire au moyen d’une URL.

Il est possible de synchroniser tout projet, toute étiquette ou même votre Mes tâches avec un calendrier externe.

Une fois que la synchronisation est terminée, les tâches d’un projet et leurs échéances s’affichent sous la forme d’événements occupant la journée entière. Vous pouvez cliquer sur chaque événement pour consulter la tâche sur Asana.

Voici quelques éléments à retenir :

  • Seules les tâches dotées d’uneéchéance peuvent être synchronisées.
  • La synchronisation avec les calendriers fonctionne dans un seul sens : les mises à jour apportées à votre calendrier ne sont pas reflétées sur Asana.
  • Les tâches terminées ne sont pas synchronisées.
  • Les sous-tâches sont également synchronisées avec les calendriers externes.
  • Le calendrier d’une équipe ne peut pas être synchronisé.
  • Il n’est pas possible de synchroniser des calendriers accessibles au moyen d’une URL avec Outlook pour Mac 2011.
  • La synchronisation initiale avec votre calendrier devrait être instantanée, mais les synchronisations réalisées ultérieurement peuvent prendre jusqu’à un jour.
  • Un maximum de 5 000  tâches peuvent être synchronisées.

Sélectionner un projet, une étiquette ou Mes tâches

Pour synchroniser un projet :

synchroniser un projet

Accédez au projet que vous souhaitez synchroniser, puis :

  1. Cliquez sur la flèche du menu déroulant pour accéder aux actions de projet.
  2. Placez le curseur de votre souris sur l’option Exporter/Imprimer.
  3. Sélectionnez Synchroniser avec un calendrier…

Ces étapes permettent également de synchroniser votre Mes tâches.

Pour synchroniser une étiquette :

À partir du volet des détails de tâche, cliquez sur le nom de l’étiquette que vous voulez synchroniser.

synchroniser une étiquette

Procédez comme suit :

  1. Cliquez sur la flèche du menu déroulant pour accéder aux actions de projet.
  2. Sélectionnez Synchroniser avec un calendrier….

Synchronisation avec Google Agenda

synchroniser avec Google Agenda

Dans la fenêtre contextuelle Synchroniser avec un calendrier sur Asana, sélectionnez et copiez le lien complet se trouvant dans l’onglet Google Agenda. Le domaine asana.biz est utilisé pour éviter d’éventuels problèmes avec les projets Asana ne se synchronisant pas dans les 24 heures.

Les projets doivent être synchronisés individuellement.

À partir de l’URL

Depuis Google Agenda :

  1. Cliquez sur + Autres agendas.
  2. Sélectionnez À partir de l’URL.

Ajouter un agenda

Depuis la fenêtre contextuelle :

  1. Collez le lien que vous aviez copié à partir d’Asana dans le champ URL de l’agenda.
  2. Cliquez sur Ajouter un agenda.

Une fois que la synchronisation est terminée, les tâches d’un projet et leurs échéances s’affichent dans votre Google Agenda sous la forme d’événements occupant la journée entière.

lien vers la tâche

Vous pouvez cliquer sur chaque événement pour obtenir un lien permettant d’accéder à la tâche sur Asana.

Pour retirer un projet synchronisé de Google Agenda, accédez aux options du calendrier, cliquez sur Paramètres, faites défiler vers le bas pour ensuite cliquez sur Se désabonner, puis sur Retirer l’agenda.

Synchronisation avec le calendrier Apple

calendrier Apple

À partir de la fenêtre contextuelle Synchroniser avec un calendrier sur Asana, sélectionnez et copiez le lien entier (mais ne cliquez pas dessus) se trouvant sous l’onglet iCal, Outlook ou autre calendrier.

nouveau calendrier

Depuis le calendrier Apple :

  1. Sélectionnez Fichier.
  2. Sélectionnez Abonnement à un calendrier.

fenêtre contextuelle

Collez le lien que vous aviez copié à partir d’Asana dans le champ URL du calendrier et sélectionnez S’inscrire.

options du calendrier

Modifiez les options du calendrier. Il est conseillé de configurer la fonction Rafraîchir automatiquement sur Toutes les 5 minutes. Une fois que vous avez terminé, sélectionnez OK.

Une fois que la synchronisation est terminée, les tâches d’un projet et leurs échéances s’affichent dans votre calendrier sous la forme d’événements occupant la journée entière. Vous pouvez cliquer sur chaque événement pour obtenir un lien permettant d’accéder à la tâche sur Asana.

retirer un projet synchronisé du calendrier Apple

Pour retirer un projet synchronisé du calendrier Apple :

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris (ou ⌘ + clic sur Mac) sur le nom du projet Asana.
  2. Sélectionnez Se désabonner.

Synchronisation avec Outlook

Les captures d’écran suivantes concernent spécifiquement la version Web du calendrier Outlook utilisée dans un navigateur, mais les étapes ci-dessous peuvent également être suivies pour d’autres versions d’Outlook prises en charge par cette intégration.

À partir de la fenêtre contextuelle Synchroniser avec un calendrier sur Asana, sélectionnez et copiez le lien entier (mais ne cliquez pas dessus) se trouvant dans l’onglet iCal, Outlook ou autre calendrier.

ajouter un calendrier sur Outlook

Depuis le calendrier Outlook, cliquez sur Ajouter un calendrier.

s’abonner à partir du web

Procédez comme suit :

  1. Sélectionnez S’abonner à partir du Web.
  2. Collez le lien que vous aviez copié à partir d’Asana dans le champ URL.
  3. Nommez votre calendrier.
  4. Cliquez sur Importer.

Une fois que la synchronisation est terminée, les tâches d’un projet et leurs échéances s’affichent dans votre calendrier sous la forme d’événements occupant la journée entière. Vous pouvez cliquer sur chaque événement pour obtenir un lien permettant d’accéder à la tâche sur Asana.

retirer un projet synchronisé du calendrier Outlook

Pour retirer un projet synchronisé du calendrier Outlook :

  1. Cliquez sur les trois points à côté du nom du calendrier.
  2. Sélectionnez Supprimer.

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