Calendriers et Asana

L’option de synchronisation avec les calendriers vous aide à respecter vos délais en synchronisant vos tâches Asana avec Google Agenda, le calendrier Apple, Outlook ou tout calendrier auquel il est possible de s’inscrire au moyen d’une URL.

Il est possible de synchroniser n’importe quel projetprojet Les projets sont des listes de tâches. Lire la suite , n’importe quelle étiquetteétiquette Utilisez des étiquettes pour marquer des tâches ou regrouper des tâches similaires. Lire la suite ou n’importe quelle liste Mes tâchesMes tâches Toutes les tâches attribuées à une personne sont répertoriées dans sa liste de tâches. Lire la suite avec un calendrier externe.

Une fois que la synchronisation est terminée, les tâches d’un projet et leurs échéances s’affichent sous la forme d’événements occupant la journée entière. Vous pouvez cliquer sur chaque événement pour consulter la tâche sur Asana.

Voici quelques éléments à retenir :

  • Seules les tâches avec des échéanceséchéances La date à laquelle une tâche ou une sous-tâche est due. Lire la suite peuvent être synchronisées.
  • La synchronisation avec les calendriers fonctionne dans un seul sens : les mises à jour apportées à votre calendrier ne sont pas reflétées sur Asana.
  • Les tâches terminées ne sont pas prises en compte lors de la synchronisation.
  • Les sous-tâchessous-tâches Les sous-tâches divisent les tâches en plus petites activités. Tout comme les tâches, les sous-tâches ont des responsables, des échéances, des commentaires et des mentions j’aime. Lire la suite sont également synchronisées avec les calendriers externes.
  • Le calendrier de l’équipe ne peut pas être synchronisé.
  • Il n’est pas possible de synchroniser des calendriers accessibles au moyen d’une URL avec Outlook pour Mac 2011.
  • La synchronisation initiale avec votre calendrier devrait être instantanée, mais les synchronisations réalisées ultérieurement peuvent prendre jusqu’à un jour.

Sélectionner un projet, une étiquette ou une liste Mes tâches

Pour synchroniser un projet Asana, procédez comme suit :

  1. Depuis la barre latéralebarre latérale Utilisez la barre latérale pour parcourir le tableau de bord, les éléments marqués d’une étoile, les projets et les équipes. La barre latérale peut être réduite. Lire la suite , sélectionnez le projet que vous voulez synchroniser
  2. Depuis le titretitre Le titre est une partie de l’interface utilisateur située entre la barre du haut et le volet principal. Il permet aux utilisateurs de parcourir les projets. Lire la suite , cliquez sur la flèche du menu déroulant pour accéder aux actions de projet
  3. Sélectionnez Synchroniser avec le calendrier

Ces étapes peuvent également servir à synchroniser votre liste Mes tâches.

Pour synchroniser une étiquette Asana, procédez comme suit :

  1. À partir des détails de n’importe quelle tâche situés dans le volet de droitevolet de droite Le volet de droite contient les détails d’une tâche ou d’une discussion. Lire la suite , cliquez sur le nom de l’étiquette que vous voulez synchroniser. Ensuite, vous verrez qu’une liste regroupant les tâches associées à l’étiquette en question est chargée dans le volet principalvolet principal Lorsque vous sélectionnez un projet, une étiquette ou une personne, la liste de tâches correspondante s’affiche dans le volet principal. Lire la suite .
  2. À partir du titretitre Le titre est une partie de l’interface utilisateur située entre la barre du haut et le volet principal. Il permet aux utilisateurs de parcourir les projets. Lire la suite , cliquez sur la flèche du menu déroulant pour accéder aux actions de projet.
  3. Sélectionnez Synchroniser avec le calendrier.

Synchronisation avec Google Agenda

Depuis la fenêtre contextuelle Synchroniser avec le calendrier sur Asana, sélectionnez et copiez le lien entier se trouvant dans l’onglet Google Agenda.

Les projets doivent être synchronisés individuellement.

Depuis l’URL

Depuis le Google Agenda, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l’icône + en regard de Ajouter le calendrier d’un collègue.
  2. Sélectionnez Depuis l’URL.

Ajouter un calendrier

Dans la fenêtre contextuelle, procédez comme suit :

  1. Collez le lien que vous aviez copié à partir d’Asana dans le champ URL.
  2. Cliquez sur Ajouter un calendrier.

Une fois que la synchronisation est terminée, les tâches d’un projet et leurs échéances s’affichent dans votre calendrier sous la forme d’événements occupant la journée entière.

Vous pouvez cliquer sur chaque événement pour obtenir un lien permettant d’accéder à la tâche sur Asana.

Pour retirer un projet synchronisé de Google Agenda, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur la flèche du menu déroulant qui se trouve à côté de « Autres calendriers ».
  2. Sélectionnez Paramètres.

Dans les paramètres, cliquez sur Se désinscrire à côté du nom du projet correspondant.

Synchronisation avec le calendrier Apple

À partir de la fenêtre contextuelle Synchroniser avec le calendrier sur Asana, sélectionnez et copiez le lien entier (mais ne cliquez pas dessus) se trouvant dans l’onglet iCAL, Outlook ou autre calendrier.

À partir du calendrier Apple, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez Fichier.
  2. Sélectionnez Nouvelle inscription calendrier.

Dans la fenêtre contextuelle, procédez comme suit :

  1. Collez le lien que vous aviez copié à partir d’Asana dans le champ URL du calendrier.
  2. Sélectionnez S’inscrire.

Dans la fenêtre suivante, procédez comme suit :

  1. Modifiez les options du calendrier. Il est conseillé de configurer la fonction Rafraîchir automatiquement sur Toutes les 5 minutes.
  2. Une fois que vous avez terminé, sélectionnez OK.

Une fois que la synchronisation est terminée, les tâches d’un projet et leurs échéances s’affichent dans votre calendrier sous la forme d’événements occupant la journée entière.

Vous pouvez cliquer sur chaque événement pour obtenir un lien permettant d’accéder à la tâche sur Asana.

Pour retirer un projet synchronisé du calendrier Apple, procédez comme suit :

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris (ou  + clic sur Mac) sur le nom du projet Asana.
  2. Sélectionnez Se désinscrire.

Synchronisation avec Outlook

Les captures d’écran suivantes concernent spécifiquement la version Web du calendrier Outlook utilisée dans un navigateur, mais les étapes ci-dessous peuvent également être suivies pour d’autres versions d’Outlook prises en charge par cette intégration.

À partir de la fenêtre contextuelle Synchroniser avec le calendrier sur Asana, sélectionnez et copiez le lien entier (mais ne cliquez pas dessus) se trouvant dans l’onglet iCAL, Outlook ou autre calendrier.

Depuis le calendrier Outlook, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur Ajouter un calendrier.
  2. Sélectionnez À partir d’Internet.

Dans la fenêtre contextuelle suivante, procédez comme suit :

  1. Collez le lien que vous aviez copié à partir d’Asana dans le champ Associer au calendrier.
  2. Donnez un nom à votre calendrier.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois que la synchronisation est terminée, les tâches d’un projet et leurs échéances s’affichent dans votre calendrier sous la forme d’événements occupant la journée entière.

Vous pouvez cliquer sur chaque événement pour obtenir un lien permettant d’accéder à la tâche sur Asana.

Pour retirer un projet synchronisé du calendrier Outlook, procédez comme suit :

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du projet Asana.
  2. Sélectionnez Retirer.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Découvrez comment synchroniser vos projets Asana avec Google Agenda, le calendrier Apple, Microsoft Outlook et d’autres calendriers tiers.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de