Collaborer sur des tâches

Une fois que vous avez réuni quelques collègues pour essayer Asana avec vous, vous pouvez commencer à travailler ensemble sur les tâches. Communiquer au sujet d’une tâche avec votre équipe est aussi simple que la créer. Voici quelques façons pour vous de commencer à collaborer sur des tâches et de transférer en douceur les processus sur Asana.

Suivez une courte leçon Asana pour découvrir rapidement les bases des tâches.

En attribuant des tâches à d’autres…

Attribuer une tâche

Si vous devez faire une demande ou demander des informations, créez une tâche pour votre collègue au lieu de lui envoyer un e-mail ou un message instantané. La tâche apparaîtra dans sa section Mes tâchesMes tâches Toutes les tâches attribuées à une personne sont répertoriées dans sa liste de tâches. Lire la suite et il recevra une notification lui disant que la tâche lui a été attribuée. Quand vous créez une tâche, vous y êtes automatiquement abonné. Vous savez ainsi quand elle est terminée.

Vous pouvez attribuer une tâche à n’importe qui ! Les tâches sont faites pour être créées et attribuées par tous les membres de l’équipe.

Définir une échéance

Pour communiquer l’échéance d’une tâche, ajoutez une échéance en haut de la tâche. Vous pouvez aussi définir une date de début pour que le responsable de la tâche puisse mieux organiser son temps.

Ajouter une description de la tâche

Utilisez la zone de description de tâche pour donner plus de détails, des instructions ou du contexte. Ensuite, tous ceux qui suivent la tâche auront les renseignements dont ils ont besoin pour comprendre la tâche et pour l’effectuer.

Pour que vos descriptions de tâche soient plus faciles à lire, utilisez le texte riche pour formater le texte ou insérer des listes à puces ou numérotées.

Ajouter une pièce jointe à une tâche

Pour partager des documents, des images ou des feuilles de calcul avec vos collègues, ajoutez des pièces jointes à la tâche. Les abonnés de la tâche pourront tous garder une trace de la dernière version de ces fichiers et savoir où en est le travail.

Asana s’intègre à Google Drive, Dropbox, OneDrive et Box, ce qui vous permet de joindre facilement des fichiers depuis les outils que vous utilisez déjà.

Ajouter un abonné

Les abonnésabonnés Si vous ajoutez des abonnés à une tâche, ils recevront des notifications sur ses mises à jour. Lire la suite d’une tâche reçoivent des notifications quand la tâche est mise à jour. Certains abonnés des tâches sont activement impliqués dans une tâche, tandis que d’autres peuvent simplement avoir besoin de la suivre pour obtenir des informations. Lorsque vous créez une tâche, réfléchissez à qui pourrait avoir besoin de connaître l’information et ajoutez simplement ces collègues en tant qu’abonnés. Vous pouvez ajouter des abonnés à tout moment et ils verront toujours les mêmes informations sur la tâche que les autres abonnés.

Modifiez les abonnés en cliquant sur le bouton + en bas d’une tâche

Vous pouvez choisir de suivre ou ne plus suivre des tâches. Cliquez simplement sur le bouton + en bas du volet des détails d’une tâche pour modifier ses abonnés.

Marquer les dépendances

Maintenant que vous travaillez avec des collègues, certaines de vos tâches peuvent dépendre du fait que d’autres finissent leur travail avant que vous ne puissiez commencer le vôtre. Les dépendances entre les tâches vous indiquent quelles tâches sont prêtes à être commencées et quelles tâches en attendent d’autres.

Répondre aux tâches qui vous sont attribuées

Quand un collègue vous attribue une tâche, assurez-vous d’accuser réception pour qu’il sache quand le travail peut commencer. Vous pouvez utiliser une simple mention j’aime ou une réponse rapide préremplie pour accepter le travail, poser une question ou indiquer un collègue plus à même que vous de réaliser la tâche.

Votre équipe utilise Slack ? Si oui, vous pouvez facilement agir sur les tâches directement depuis Slack pour continuer à travailler avec les mêmes outils.

L’intégration Asana pour Slack vous permet de faire avancer le travail, peu importe l’outil utilisé par votre équipe

Commenter une tâche

Commentez une tâche quand vous voulez parler du travail avec votre équipe ou donner une mise à jour. Ainsi, la discussion reste en contexte avec la tâche et vous pouvez facilement y retourner (même après qu’elle soit terminée).

Si un commentaire contient des informations essentielles, donne la décision clé ou est la chose à retenir d’une tâche, vous pouvez l’épingler en hautépingler en haut Les commentaires épinglés figurent en haut du flux d’activité des tâches, sur fond jaune. Lire la suite . Le commentaire restera tout en haut de la tâche pour que tout le monde voit son importance.

@mentionner un collègue

Si vous avez besoin d’attirer l’attention de quelqu’un sur une tâche ou un commentaire, utilisez une @mention. Écrivez simplement « @ », puis commencez à saisir le nom de votre collègue pour faire apparaître des suggestions. Votre collègue recevra une notification de la @mention et pourra rejoindre rapidement la tâche. @mentionner quelqu’un dans une tâche l’ajoute automatiquement aux abonnés de cette tâche.

Saisissez @ dans un commentaire ou le champ de description, puis saisissez le nom d’un collègue pour le @mentionner

Vous pouvez aussi @mentionner des projets, des tâches et des discussions pour connecter votre travail.

Envoyer un message rapide et simple avec une mention j’aime

Pour accuser réception d’une tâche, pour approuver un commentaire ou pour apprécier le travail d’un collègue, cliquez simplement pour aimer la tâche ou le commentaire. C’est comme dire « Merci » ou « Super ! ». Compris.”

Lorsque vous commencerez à communiquer et à collaborer sur les tâches, vous disposerez d’une plus grande transparence pour les tâches en cours, sans avoir besoin de réunions de mise au point, de chaînes d’e-mails ou de longues recherches au fin fond des dossiers.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Commencez à collaborer avec votre équipe sur Asana en attribuant et en commentant les tâches.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de