Planifier votre journée

Jouer aux devinettes avec sa liste de choses à faire est aussi stressant que fastidieux, surtout quand vous devez trier les e-mails et fouiller dans les outils pour savoir ce qui se passe. Travailler sur Asana vous permet de rester productif et organisé pour ainsi faire avancer le travail, tout cela en un seul endroit. Suivez ces conseils pour apprendre planifier votre journée de travail sur Asana.

« Sur quoi dois-je travailler ? »

La section Mes tâches est votre liste de choses à faire personnelle. Elle vous permet de classer vos tâches par ordre de priorité et de visualiser le travail du jour en affichant automatiquement les tâches qui vous sont attribuées, ainsi que leurs échéances. Revenez à la section Mes tâchesMes tâches Toutes les tâches attribuées à une personne sont répertoriées dans sa liste de tâches. Lire la suite plusieurs fois dans la journée pour cocher les tâches que vous avez terminées, voir les nouvelles tâches qui vous ont été attribuées et savoir sur quoi travailler ensuite.

Votre stratégie sur Asana :

  • Consultez la section Mes tâches au début de la journée pour voir ce que vous avez à faire et ce qui arrive ensuite. Créez de nouvelles tâches pour d’autres choses à faire afin que rien ne passe à travers les mailles du filet.

Utilisez la section Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez

  • Utilisez la vue Calendrier pour visualiser votre planning. Si vos tâches ont une date de début et une échéance, vous verrez pendant quelle période vous travaillerez dessus et pourrez vous organiser en conséquence.
  • Changez des e-mails en actions à réaliser grâce à l’extension Asana pour Gmail, permettant de rapidement transformer des e-mails en tâches Asana, vous évitant ainsi de planifier et gérer votre travail et vos listes de tâches par e-mail.
  • Faites suivre les e-mails àx@mail.asana.com pour les changer en actions exploitables ajoutées à Mes tâches. Au lieu de mettre des collègues en copie, ajoutez-les comme abonnésabonnés Si vous ajoutez des abonnés à une tâche, ils recevront des notifications sur ses mises à jour. Lire la suite à la tâche pour que tout le monde puisse continuer à travailler sur Asana et pour éviter les longues chaînes d’e-mails.
  • Joignez aux tâches tous les fichiers pertinents au lieu de les conserver dans un dossier séparé. Ceci vous permet, à vos collègues et vous, de les trouver facilement et de collaborer dessus en contexte, avec des instructions et des retours.

Vous voulez maîtriser l’organisation de la section Mes tâches ? Découvrez les leçons Asana pour être opérationnel en quelques minutes.

« Sur quoi dois-je travailler ensuite ? »

Classez les tâches par ordre de priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt ou Plus tard pour obtenir une image claire de votre journée, de votre semaine et de votre mois afin de vous tenir au courant des échéances et de travailler sur ce qui compte le plus.

Votre stratégie sur Asana :

  • Cliquez sur le point bleu à côté des tâches, faites glisser et déposez les tâches dans Aujourd’hui, Bientôt ou Plus tard ou utilisez les raccourcis clavier pour trier les tâches par date et priorité.

Organisez votre travail et attribuez les priorités dans la section Mes tâches

  • Utilisez les différentes vues pour visualiser votre travail par échéance, pour voir les tâches terminées ou non terminées ou pour voir un calendrier afin de ne jamais oublier quoi que ce soit. Vous pouvez également accéder à Mes tâches sur notre application mobile pour bénéficier d’un accès rapide à vos projets en dehors des heures de bureau ou lorsque vous êtes en déplacement.
  • Définissez les dépendances entre les tâches pour savoir quand vous pouvez vous mettre au travail sans avoir à demander à vos collègues où ils en sont. Vous recevrez une notification quand des tâches que vous attendez seront terminées.

« Quel est le statut ? »

Avec Asana, vous recevez des mises à jour dans votre boîte de réception, uniquement au sujet du travail que vous suivez. Contrairement à votre boîte mail, vous n’avez pas à vous soucier d’organiser les notifications. Tout est déjà sur Asana. Consultez la boîte de réceptionboîte de réception Ma boîte de réception rassemble les activités liées aux tâches, aux projets ou aux discussions qu’un utilisateur suit. Lire la suite plusieurs fois par jour pour vous tenir au courant de l’avancée du travail, sans vous détourner de la tâche en cours.

Votre stratégie sur Asana :

  • Vous recevez des notifications dans la boîte de réception quand vos collègues et vous commentez des tâches, les terminez ou leur joignez des fichiers. Pas besoin d’écrire un message à chacun de vos collègues pour leur demander si quelque chose est terminé.

Consultez la boîte de réception asana plusieurs fois par jour pour suivre le travail et le commenter

  • Ajoutez des commentaires pour donner des informations sur une tâche. À mesure que le projet progresse, vous pouvez tenir tous ses intervenants au courant avec les mises à jour de statut.
  • Votre travail dans Asana est connecté et visible, de sorte que les équipes n’ont pas besoin de travailler en silo ou d’essayer de rassembler tout le monde dans la même pièce. Suivez uniquement le travail qui vous concerne.

« Sur quoi porte cette réunion ? »

La plupart des invitations de calendrier ne vous donnent pas beaucoup de contexte sur l’ordre du jour de la réunion, ce qui fait que vous êtes mal préparé ou même que vous vous rendez à des réunions qui ne vous concernent pas. Utilisez Asana pour organiser vos réunions afin de rester dans les temps et de vous en tenir au sujet.

Votre stratégie sur Asana :

  • Créez un projet pour votre réunion et utilisez les tâches pour lister les éléments de l’ordre du jour. Créez des sections supplémentaires pour les notes et les tâches de suivi. Après la réunion, assurez-vous que toutes les choses à faire sont attribuées afin qu’elles aient toutes un responsable et qu’elles ne soient pas oubliées.
  • Aidez les présentateurs et les participants à se préparer en joignant des fichiers aux tâches du projet de réunion pour vous assurer que tout le monde arrive avec les bons documents.
  • Si quelqu’un doit faire une présentation au sujet d’un travail déjà en cours, vous pouvez ajouter des tâches existantes au projet de la réunion afin de ne pas avoir à dupliquer l’information.

Créer des projets de réunion sur Asana

Rester organisé

Il existe des tonnes de façons d’utiliser Asana pour que votre journée de travail fonctionne pour vous, mais voici quelques conseils généraux pour vous aider à rester organisé et productif sur Asana.

  • Gardez toujours un onglet avec Asana ouvert dans votre navigateur et consultez-le plusieurs fois par jour pour voir les nouvelles tâches et les mises à jour sur le travail qui vous concerne.
  • Quand vous terminez le travail, pensez à cocher les tâches, à ajouter des commentaires, à joindre des fichiers et à mettre à jour les champs personnalisés afin que vos collègues sachent ce qui se passe.
  • Si vous êtes propriétaire ou travaillez dans de nombreux projets, mettez-les dans vos favorisstar Les utilisateurs peuvent marquer d’une étoile des projets, des personnes, des étiquettes ou des vues de recherche personnalisées pour pouvoir y accéder facilement dans la barre latérale. Lire la suite en cliquant sur l’étoile à côté de leur nom. Ils seront ensuite facilement accessibles dans votre barre latérale et dans l’application mobile Asana.
  • Consacrez les dix dernières minutes de chaque jour à retourner voir la section Mes tâches pour cocher le travail terminé et vérifier que la charge du travail du lendemain est réaliste. Vous pouvez utiliser la vue Calendrier.
  • Utilisez nos applications Android ou iOS quand vous n’êtes pas à votre bureau, entre deux réunions pour noter des idées ou dans les transports pour évaluer les priorités du jour suivant.

En savoir plus avec Apprendre à utiliser Asana

Regardez notre vidéo Apprendre à utiliser Asana. Abonnez-vous à la chaîne d’Asana pour recevoir de nouvelles astuces chaque semaine.

Optimisez vos conditions de travail en planifiant votre journée sur Asana.

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Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

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Suivez toutes vos tâches

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Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

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Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

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Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Comment planifier votre journée de A à Z sur Asana pour rester organisé, productif et à jour du travail de votre équipe.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de