Ajouter et gérer plus de projets

Maintenant que vous avez créé votre premier projet et que vous vous familiarisez avec Asana, il serait sans doute utile de savoir ajouter plus de projets, utiliser des modèles ou gérer plusieurs projets. Cet article décrit les étapes permettant de créer facilement des projets et des ressources.

Importer des projets depuis des feuilles de calcul

Asana vous aide à gérer le travail et les projets au même endroit. Mais difficile de tout regrouper si vous continuez à utiliser des feuilles de calcul pour certains projets. Pour ceux-là (ainsi que pour les projets que vous gérez dans un autre outil, tel que Trello), vous pouvez utiliser notre [outil d’importation CSV] (/guide/help/api/csv-importer) afin de les transférer rapidement sur Asana. Organiser votre feuille de calcul comme l’exemple ci-dessous vous aidera à transfomer directement des colonnes en champs Asana, comme un responsable et des dates de début ou de fin.

Exemple de document Excel organisé pour l’exportation

D’autres colonnes de votre feuille de calcul suivent des éléments tels que la priorité ou le statut ? Vous pouvez créer de nouveaux champs personnalisés (ou utiliser ceux que vous avez déjà sur Asana) pour les saisir durant le processus d’importation.

Gagner du temps avec les modèles

Ne partez pas de zéro à chaque nouveau projet, utilisez les modèles Asana

En revanche, si vous avez besoin d’aide pour commencer un nouveau projet, vous pouvez toujours consulter les modèles créés par Asana. Ces modèles prédéfinis vous permettent de configurer divers processus que vous pouvez ensuite personnaliser afin de répondre aux besoins de votre équipe.

Certains de vos projets sont récurrents ? Enregistrez-les sous forme de modèles personnalisés

Si certains de vos processus et projets sont destinés à être fréquemment utilisés, comme la formation d’un nouvel employé ou les clôtures mensuelles, enregistrez-les sous forme de modèles personnalisés. Vous aurez alors l’assurance de n’oublier aucune étape, et éviterez de réinventer la roue à chaque projet.

Pour enregistrer votre projet comme modèle, il vous suffit de cliquer sur le menu déroulant du titre du projet et de sélectionner Enregistrer comme modèle. Toute personne de votre organisation pourra ensuite utiliser ce modèle.

Pour créer un nouveau projet depuis un modèle, cliquez sur le bouton + orange, sélectionnez Projet puis accédez à l’onglet Modèles pour choisir le modèle dont vous avez besoin.

Découvrez comment des équipes similaires à la vôtre créent et gèrent leurs projets

Asana est destiné à tous les types d’équipe, indépendamment de leur taille ou de leur fonction. Pour les équipes et projets les plus courants, nous vous proposons des modèles, des articles du Guide décrivant les étapes de création et les cours de l’Asana Academy qui vous montreront comment les gérer. Consultez les pages suivantes pour savoir comment créer les meilleurs processus opérationnels pour votre équipe :

  • Parcourez notre page d’exemples pour voir les projets les plus courants et des instructions détaillées expliquant comment les créer et les gérer.
  • Vous ne trouvez pas votre type d’équipe ou d’utilisation ? Rejoignez notre forum de discussion pour partager votre processus ou demander aux autres des astuces sur la création optimale de processus pour un type précis de projet.
  • Regardez nos webinaires clients pour accéder à des discussions et à des captures d’écran illustrant la façon dont les utilisateurs d’Asana planifient et gèrent leur travail sur Asana.

Gérer plusieurs projets avec les Portefeuilles

Une fois que vous avez plus de projets sur Asana, les chefs de projet ou d’équipe et les employés devant effectuer des rapports auprès de la direction trouveront sans doute utile d’apprendre à suivre plusieurs projets à la fois. Pour cela, vous pouvez utiliser un portefeuille. Il s’agit d’une collection de projets offrant une vue d’ensemble de leurs statuts, échéances, propriétaires, niveaux de priorité et plus.

Ceci vous permet de ne pas perdre de temps à chercher une mise à jour de statut et de plutôt vous concentrer sur les projets qui requièrent le plus votre attention. Les Portefeuilles offrent aussi une vue claire et complète que vous pouvez partager avec les parties prenantes qui ont besoin d’une vue globale (et non de connaître les mises à jour de chaque tâche), et qui permet de tenir votre équipe informée.

Les Portefeuilles sont le meilleur moyen de suivre au même endroit tous les projets d’une initiative ou équipe spécifique

Pour créer un portefeuille, il vous suffit de cliquer sur la barre latérale, puis sur Portefeuilles. Cliquez sur le carré Nouveau portefeuille et ajoutez les projets que vous souhaitez suivre du même endroit.

En savoir plus la gestion de projet avec Asana

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Maintenant que vous avez créé votre premier projet, vous pouvez ajouter des processus opérationnels en utilisant nos cas d’utilisation ou modèles et en suivant tous vos projets au sein d’un portefeuille.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de