Ajouter et gérer plus de projets

Maintenant que vous avez créé votre premier projet et que vous vous familiarisez avec Asana, il serait sans doute utile de savoir ajouter plus de projets, utiliser des modèles ou gérer plusieurs projets. Cet article décrit les étapes permettant de créer facilement des projets et des ressources.

Importer des projets depuis des feuilles de calcul

Asana vous aide à gérer le travail et les projets au même endroit. Mais difficile de tout regrouper si vous continuez à utiliser des feuilles de calcul pour certains projets. Pour ceux-là (ainsi que pour les projets que vous gérez dans un autre outil, tel que Trello), vous pouvez utiliser notre [outil d’importation CSV] (/guide/help/api/csv-importer) afin de les transférer rapidement sur Asana. Organiser votre feuille de calcul comme l’exemple ci-dessous vous aidera à transfomer directement des colonnes en champs Asana, comme un responsable et des dates de début ou de fin.

Exemple de document Excel organisé pour l’exportation

D’autres colonnes de votre feuille de calcul suivent des éléments tels que la priorité ou le statut ? Vous pouvez créer de nouveaux champs personnalisés (ou utiliser ceux que vous avez déjà sur Asana) pour les saisir durant le processus d’importation.

Gagner du temps avec les modèles

Ne partez pas de zéro à chaque nouveau projet, utilisez les modèles Asana

En revanche, si vous avez besoin d’aide pour commencer un nouveau projet, vous pouvez toujours utiliser l’un de nos modèles de projet. Ces modèles prédéfinis vous aident à configurer divers processus que vous pouvez ensuite personnaliser selon les besoins de votre équipe.

Certains de vos projets sont récurrents ? Enregistrez-les sous forme de modèles personnalisés

Si vous savez que vous allez utiliser certains processus et projets fréquemment, par exemple pour la formation des nouveaux employés ou pour les clôtures mensuelles, enregistrez-les sous forme de modèles personnalisés. Ainsi, vous serez sûr de n’oublier aucune étape et ne perdrez pas votre temps à réinventer la roue à chaque projet.

Pour enregistrer votre projet comme modèle, il vous suffit de cliquer sur le menu déroulant du titre du projet et de sélectionner Enregistrer comme modèle. Toute personne de votre organisation pourra ensuite utiliser ce modèle.

GIF montrant comment accéder aux modèles créés par des utilisateurs et par Asana

L’ajout de règles permet de faciliter encore davantage le suivi des modèles. Les règles attribuent automatiquement des tâches, mettent des champs Asana à jour, et plus encore.

Découvrez comment des équipes similaires à la vôtre créent et gèrent leurs projets

Asana s’adresse à tous les types d’équipes, qu’importe leur taille ou fonction. Consultez les pages suivantes pour savoir comment créer les meilleurs processus opérationnels pour votre équipe :

  • Parcourez nos modèles et profitez de nos conseils et bonnes pratiques pour que la gestion de projet n’ait plus de secret pour vous.
  • Vous ne trouvez pas votre type d’équipe ou d’utilisation ? Rejoignez notre forum de discussion pour partager votre processus ou demander aux autres des astuces sur la création optimale de processus pour un type précis de projet.
  • Regardez nos webinaires clients pour accéder à des discussions et à des captures d’écran illustrant la façon dont les utilisateurs d’Asana planifient et gèrent leur travail sur Asana.

Gérer plusieurs projets avec les Portefeuilles

Une fois que vous avez plus de projets sur Asana, les chefs de projet ou d’équipe et les employés devant effectuer des rapports auprès de la direction trouveront sans doute utile d’apprendre à suivre plusieurs projets à la fois. Pour cela, vous pouvez utiliser un portefeuille. Il s’agit d’une collection de projets offrant une vue d’ensemble de leurs statuts, échéances, propriétaires, niveaux de priorité et plus.

Ceci vous permet de ne pas perdre de temps à chercher une mise à jour de statut et de plutôt vous concentrer sur les projets qui requièrent le plus votre attention. Les Portefeuilles offrent aussi une vue claire et complète que vous pouvez partager avec les parties prenantes qui ont besoin d’une vue globale (et non de connaître les mises à jour de chaque tâche), et qui permet de tenir votre équipe informée.

Les Portefeuilles sont le meilleur moyen de suivre au même endroit tous les projets d’une initiative ou équipe spécifique

Pour créer un portefeuille, il vous suffit de cliquer sur la barre latérale, puis sur Portefeuilles. Cliquez sur le carré Nouveau portefeuille et ajoutez les projets que vous souhaitez suivre du même endroit.

En savoir plus la gestion de projet avec Asana

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Apprenez les rudiments d’Asana en moins de 15 minutes grâce à nos cours rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.