Comprendre les fonctionnalités d’Asana

Asana propose de nombreuses fonctionnalités pour permettre à votre organisation de suivre le travail d’une façon adaptée aux processus de chaque équipe, en apportant transparence et clarté à tous. Il est facile de bien commencer et, même si votre équipe s’agrandit ou si les processus changent, Asana est suffisamment polyvalent pour évoluer avec vous. Découvrez une liste exhaustive des fonctionnalités pour découvrir encore plus de façons d’utiliser Asana.

Gestion du travail, des tâches et des projets

  • Projets — Organisez votre travail en projets partagés sous forme de listes ou de tableau kanban pour vos initiatives, réunions et programmes.
  • Tâches — Divisez le travail en tâches faciles à gérer par les membres de l’équipe.
  • Sous-tâches — Divisez les tâches en parties plus petites ou indiquez les étapes nécessaires pour terminer une tâche.
  • Responsables de tâches — Attribuez chaque tâche pour en désigner la personne responsable.
  • Sections et colonnes — Groupez les tâches en sections ou colonnes dans les projets en liste ou en tableau (respectivement) pour garder les tâches organisées ou reproduire les étapes de vos processus.
  • Champs personnalisés : Menus déroulants, valeurs numériques ou texte, créez des champs personnalisés dans vos projets et portefeuilles pour recueillir les informations de manière uniforme, suivre la progression des tâches ou encore filtrer et trier les données (comme pour les colonnes d’un tableau). Vous pouvez également recevoir des notifications lorsque des champs personnalisés sont modifiés.*
  • Formulaires : Recueillez toujours les informations qui comptent pour tous vos briefs, demandes de projet et plus encore. Les formulaires sont directement connectés à vos projets pour qu’une fois soumis, vous puissiez tout suivre au même endroit.†
  • Échéances — Les échéances vous permettent de veiller à ce que chaque tâche soit achevée à temps. Vous pouvez afficher les tâches dans un calendrier Asana ou même dans votre calendrier professionnel.
  • Heures limites — Précisez à quelle heure sont due les tâches pour ne manquer aucune échéance et que tout le monde sache quand la tâche doit être effectuée, quel que soit le fuseau horaire.
  • Dates de début : Les dates de début indiquent à quel moment le travail doit être commencé afin de respecter les échéances en évitant la panique de dernière minute.*
  • Jalons— Définissez des objectifs de projet clairs et maintenez la dynamique de votre équipe en utilisant les jalons comme indicateurs clés de progression.*
  • Chronologie—Une vue de type diagramme de Gantt montrant comment les différents éléments de votre projet s’intègrent les uns aux autres et vous permettant de vous mettre au travail de façon optimale et de tenir vos échéances.*
  • Pièces jointes — Ajoutez des fichiers à n’importe quelle tâche ou discussion depuis votre ordinateur, Google Drive, OneDrive, Dropbox ou Box.
  • Mentions j’aime — Accusez réception d’une tâche ou d’un commentaire, dites merci, montrer votre approbation ou votez pour une tâche avec une mention j’aime.
  • Tâches dans plusieurs projets — Utilisez la même tâche dans plusieurs projets pour voir le travail dans plusieurs domaines sans démultiplier les efforts.
  • Dépendances — Les dépendances des tâches indiquent clairement quand les tâches sont prêtes à commencer et quelles tâches en attendent d’autres.*
  • Modèles : Tout type d’équipe peut démarrer rapidement à l’aide de modèles et les réutiliser pour chaque projet. Vous pouvez également enregistrer vos propres projets comme modèles pour être sûr de ne plus manquer une seule étape.*
  • Projets à commentaires seuls : empêchez les modifications accidentelles de vos projets ou modèles en autorisant certains membres d’un projet à commenter les tâches uniquement, tout en leur donnant accès aux informations du projet.*

Communication

  • Commentaires sur les tâches — Commentez directement une tâche pour préciser ce qui doit être fait et mentionnez des collègues ou d’autres tâches ou projets pour tout connecter. Accusez rapidement réception des tâches avec les réponses rapides préremplies.
  • Révision d’image : laissez des commentaires précis sur des images pour que les créatifs comprennent exactement le travail à effectuer.†
  • Discussions de projet — Discutez de l’avancement d’un projet pour continuer sur votre lancée.
  • Pages d’équipe — Visualisez tous les projets de votre équipe en un seul endroit, qui rassemble également les discussions, les annonces et la description de l’équipe.
  • Mises à jour de statut— Partagez l’état actuel du projet avec tous ses acteurs et renseignez les portefeuilles avec ces informations.
  • Langues: Asana est disponible en allemand, en anglais, en espagnol, en français et en portugais.
  • Texte riche—Utilisez du texte riche dans les champs des textes plus longs pour rendre votre message plus clair et organiser vos pensées à l’aide de listes numérotées et à puces.

Vues

  • Mes tâches — Planifiez votre journée avec une liste de choses à faire organisée par ordre de priorité.
  • Boîte de réception — Recevez automatiquement des mises à jour sur les projets, discussions et tâches qui vous intéressent.
  • Recherche — Trouvez rapidement le travail dont vous avez besoin, sans avoir à l’organiser méticuleusement.
  • Rapports de recherche avancée—Les rapports de recherche avancée sont particulièrement utiles pour les chefs de projets, chefs d’équipe et responsables qui ont besoin d’un aperçu rapide et clair des disponibilités, de la progression, et du travail qui risque d’être en retard.*
  • Portefeuilles—Suivez toutes vos initiatives avec les portefeuilles de projet. Les Portefeuilles affichent le statut, la priorité et la progression de tous vos projets en temps réel. Vous obtenez donc une vue précise de la progression du travail vers les objectifs.†
  • Calendriers — Visualisez n’importe quelle liste de tâches dans un calendrier pour un aperçu clair des échéances.
  • Vue Fichiers — Trouvez rapidement les fichiers qu’il vous faut dans la galerie rassemblant les pièces jointes aux projets.
  • Mode daltonien— Voyez clairement la palette complète des couleurs d’Asana en mode daltonien.

Gestion d’équipe

  • Équipes — Créez des équipes pour organiser vos projets et connectez vos collègues avec un calendrier et des discussions partagés. Vous pouvez également modifier les options de confidentialité de l’équipe.
  • Abonnés — Ajoutez des collègues comme abonnés pour qu’ils restent au courant de l’avancement de la tâche et reçoivent des notifications en cas de mise à jour.
  • Invités — Collaborez avec des fournisseurs, des entrepreneurs et des partenaires dans Asana.
  • Permissions — Limitez l’accès à tout projet, créez des équipes masquées pour les informations sensibles ou rendez publics les équipes et projets auxquels toute votre organisation doit accéder.*
  • Commandes d’administration — Désignez des administrateurs de l’organisation qui peuvent ajouter, retirer et gérer les membres et leurs paramètres et décider de la complexité des mots de passe. Les clients Asana Entreprise disposent de plus de contrôle avec le SAML et notre API d’administration.‡
  • Options de confidentialité — Limitez l’accès aux projets, créez des équipes masquées pour les tâches à caractère sensible ou rendez des équipes publiques.*
  • Sécurité des données — Exportez ou supprimez facilement des données d’Asana et sauvegardez vos données sur un serveur séparé. Les clients Entreprise bénéficient d’une garantie de disponibilité de 99,9 %.**‡

Intégrations

Cette liste n’est pas exhaustive. Visitez notre page des applications pour voir toutes les intégrations ou notre page des développeurs pour découvrir comment créer la vôtre.

Création et partage de fichiers

  • Dropbox, Google Drive et Box — Joignez directement des fichiers dans les tâches à l’aide d’un sélecteur de fichier intégré.
  • Adobe Creative Cloud : Affichez les nouvelles tâches, partagez des designs et intégrez le feedback partagé sur Asana… tout cela, sans quitter Creative Cloud.†

Communication

  • Slack—Faites avancer le travail en créant, terminant et modifiant les tâches directement depuis Slack. Quand des tâches ou projets sont mis à jour sur Asana, les mises à jour sont automatiquement publiées dans une chaîne Slack.
  • Envoi d’e-mails à Asana — Envoyez ou faites suivre des e-mails à Asana pour changer les e-mails en actions à réaliser et ne rater aucune information importante.
  • Extensions [Asana pour Gmail]/apps/google-gmail) ou Asana pour Outlook : Transformez des e-mails de vos clients et collègues en tâches à réaliser sur Asana, sans même quitter votre boîte de réception.

Autres outils populaires

  • Chrome — Ajoutez rapidement et facilement des tâches à Asana dans Chrome à partir de n’importe quelle page web.
  • GitHub — Liez vos dépôts GitHub à des tâches pour tenir votre équipe au courant des dernières modifications dans le code.
  • Rapports dans Google Sheets : Les rapports de portefeuille dans Google Sheets exploitent les données des projets Asana pour vous permettre de créer des rapports et des aperçus personnalisés.†
  • Instagantt — Créez des diagrammes de Gantt depuis vos projets Asana pour planifier visuellement les calendriers de projet et représenter les dépendances.
  • Zapier– Zapier se connecte aux centaines d’autres applications que vous utilisez pour envoyer automatiquement des tâches sur Asana sans créer de travail supplémentaire et sans dupliquer les informations.
  • Harvest — La minuterie Harvest est intégrée au volet des tâches d’Asana afin que vous puissiez suivre le temps consacré à chaque tâche sans quitter Asana.
  • Wufoo et Google Forms — Créez des formulaires web personnalisés pour enregistrer les demandes de travail reçues, signaler les bugs, conserver les références et plus, afin de saisir tous les détails et de les ajouter automatiquement aux tâches Asana.
  • Litmus : Simplifiez votre processus de production d’e-mails et gérez facilement vos projets avec l’intégration Litmus + Asana.†

Assistance

  • [Aide(/support) — Notre équipe d’assistance experte est là pour répondre à vos questions et résoudre vos problèmes. Vous pouvez également consultez notre guide exhaustif (que vous lisez actuellement) pour plus d’informations.
  • Assistance Premium — Accédez à des ressources éducatives comme des webinaires, des formations enregistrées et le forum de la communauté de notre équipe Réussite client.*
  • Assistance Business—Créez des plans et des projets de formation qui conviennent aux besoins spécifiques de votre organisation, grâce aux conseils et à la formation de notre équipe de la réussite client.†
  • Assistance Entreprise—un responsable de la réussite client vous aidera à transférer vos processus vers Asana, vous fournira des formations personnalisées et bien plus. Nous garantissons également une assistance prioritaire.‡

Mobile

Notre application mobile vous aide à suivre votre travail et à vous tenir au courant quand vous êtes en déplacement. Comme avec l’application web, vous pouvez créer des tâches et des projets, participer à des discussions à leur sujet et recevoir des mises à jour sur leur avancement, que vous soyez en ligne ou hors-ligne.

*indique une fonctionnalité Asana Premium.

†marque une fonctionnalité Asana Business.

‡marque une fonctionnalité Asana Enterprise.

 Vous pensez vous inscrire à une formule Asana payante ? Profitez d’un essai gratuit, consultez notre page de tarification ou contactez notre équipe des ventes.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.