Démarrer sur Asana

Bienvenue sur Asana !

Nos clients peuvent accomplir tant de choses sur Asana ! Mais commençons tout d’abord par un aperçu rapide des principaux éléments à connaître lorsque l’on débute. Si vous souhaitez recevoir les conseils d’un formateur, pour qu’il vous accompagne et réponde à vos questions en temps réel, n’hésitez pas à vous inscrire à un webinaire de formation.

Démonstration rapide d’Asana

Asana n’a de cesse de s’améliorer et d’évoluer, tant au niveau visuel que sur le plan des fonctionnalités. Ce qui s’affiche sur votre écran diffère donc certainement de ce que vous verrez dans cette vidéo, mais les concepts clés restent les mêmes.

1. Créer des tâches

Pour créer une tâche, cliquez dans le projet, saisissez un nom pour votre tâche, puis appuyez sur Entrée pour en ajouter d’autres.

Les bonnes pratiques à adopter pour vos tâches

• Donnez aux tâches des noms précis qui appellent à l’action et ajoutez-y une description, afin que les attentes soient claires pour tous.
• Attribuez la tâche à un collègue et indiquez son échéance (ou essayez de l’estimer au mieux). Voilà déjà un bon moyen de clarifier les responsabilités de chacun.
• N’hésitez pas à y joindre des fichiers pour détailler le contexte, ainsi que fournir des informations ou documents de travail pertinents. Veillez aussi à joindre les fichiers nécessaires à la tâche lorsque vous la marquez comme terminée afin que vos collègues puissent accéder à votre travail et savoir que vous avez fini.
• Ajoutez des collègues en tant que collaborateurs pour qu’ils restent informés de l’avancement des tâches. Si nécessaire, attirez leur attention en les @mentionnant lorsque vous commentez une tâche.

2. Créer votre premier projet

Un projet est un cadre qui vous permet d’organiser et de planifier toutes les tâches liées à une initiative, un objectif ou une activité clé. Vous pouvez afficher les projets en vue liste, tableau, calendrier ou chronologie et basculer entre ces vues à tout moment.

Envie d’optimiser la gestion de votre travail ? Essayez gratuitement Asana pendant 30 jours. Essayer gratuitement

Types de projets à gérer sur Asana

Vous pouvez planifier et gérer presque tous types de projets et processus sur Asana, mais nous avons dressé une liste des exemples les plus courants :

Découvrez d’autres exemples d’utilisation dans notre section Comment utiliser Asana ou débutez avec l’un de nos modèles prédéfinis.

3. Organiser votre projet

Regrouper des tâches associées en sections

Les sections regroupent vos tâches. Elles sont particulièrement adaptées aux catégories qui ne changent pas au fil du temps. Par exemple, vous pouvez créer des sections par plage calendaire (mois, trimestres…), par phase du projet ou encore adopter un style « Kanban » avec des catégories à faire / en cours / terminé.

Trier et filtrer les tâches des projets dotés de champs personnalisés

Les champs personnalisés agissent comme les titres de colonne d’une feuille de calcul. Ils vous aident à filtrer et à trier les tâches des projets selon divers critères, comme la priorité, le statut de la tâche, son coût ou son approbation. Classez votre projet en cliquant sur les titres des colonnes, puis en utilisant les boutons de tri et de filtre.

4. Accéder à son travail et aux mises à jour

Vos projets avancent, de nouvelles tâches pointent leur nez… Heureusement, Asana propose plusieurs outils pour ne rien manquer. Utilisez la barre latérale et accédez aux éléments suivants :

Mes tâches

La section Mes tâches affiche uniquement les tâches qui vous sont attribuées, ainsi que leurs échéances. Revenez à cette section plusieurs fois dans la journée pour cocher les tâches que vous avez terminées, voir les nouvelles tâches qui vous ont été attribuées et savoir sur quoi travailler ensuite.

Boîte de réception

La boîte de réception est un fil d’actualités réservé au travail que vous suivez. Vous pouvez aussi envoyer des réponses directement depuis la boîte de réception et accéder rapidement aux tâches correspondantes.

5. Comprendre la structure d’Asana

Les projets et tâches sont les éléments fondamentaux d’Asana.

1. L’organisation se base sur le domaine de messagerie de votre entreprise et met en relation tous ses membres utilisant Asana.
2. Les équipes sont des groupes fonctionnels au sein d’une organisation, qui correspondent généralement aux équipes et services de l’entreprise, comme le marketing ou le service commercial, ou à des groupes géographiques (ex. : Antenne de Lyon).
3. Les projets sont hébergés au sein d’équipes (ou de portefeuilles) pour assurer le suivi de toutes les étapes concrètes, informations et communications concernant la réalisation d’un objectif ou d’une initiative.
4. Les tâches sont hébergées au sein des projets et clarifient les responsables et échéances de chaque élément. Les fichiers, messages et instructions associés y sont tous regroupés afin de les retrouver facilement au même endroit.
5. Les Portefeuilles permettent d’établir des groupes de projets. Ils sont utiles pour afficher au même endroit tous les projets et mises à jour de statut en lien avec une initiative ou un objectif.

Plus de ressources pour apprendre à utiliser Asana

Une fois les bases maîtrisées, vous pouvez continuer à étendre vos connaissances, avec l’aide de l’équipe Asana. Nous mettons à disposition différents types de ressources pour bien démarrer, afin que chacun y trouve son compte.

Je souhaite…	Ressources
Regarder de courtes vidéos	Regarder « Apprendre à utiliser Asana » ou suivre les cours Asana
Suivre une formation	S’inscrire à une formation en direct ou à une démonstration des fonctionnalités en direct, ou rejoindre l’Asana Academy
Feuilleter des articles de conseils	Guide ou blog d’Asana
Échanger avec les autres	Rejoindre le forum de la communauté Asana ou engager un formateur Asana