Premiers pas avec l’essai

Que vous démarriez tout juste avec Asana ou que vous utilisiez déjà la version gratuite, l’essai est la meilleure façon de découvrir Asana Premium et Asana Business. Conçues pour les entreprises, ces formules vous aident à gérer vos projets et à s’assurer que toutes les tâches, des plus petites ou plus importantes, sont effectuées à temps. Cet article ne couvre pas l’ensemble des fonctionnalités d’Asana (veuillez pour cela consulter notre article de démarrage rapide), mais vous permet d’obtenir un aperçu rapide des avantages de Premium et de Business.

Pas encore inscrit à un essai gratuit ? Choisissez Premium ou Business et utilisez cet article pour bien démarrer.

Suivez ces étapes pour commencer et lisez le reste pour en savoir plus :

  1. Invitez votre équipe à rejoindre votre domaine Asana et créez une équipe.
  2. Sélectionnez un projet pilote sur lequel travailler avec vos collègues. Nos modèles vous aideront à démarrer rapidement.
  3. Utilisez les fonctionnalités Premium et Business. Un aperçu des fonctionnalités est disponible ci-dessous, avec des exemples et des explications.
  4. Téléchargez l’application iOS ou Android pour suivre votre travail partout et rester connecté avec votre équipe où que vous soyez, en ligne ou hors ligne.
  5. Recueillez des commentaires et définissez des conventions pour identifier ce qui est le plus utile à long terme pour votre équipe.

1. À savoir avant de commencer l’essai

Asana est l’un des meilleurs outils de gestion collaborative du travail, conçu pour optimiser la productivité, la collaboration et la coordination de toutes les équipes et organisations. Plutôt que d’essayer de tout régler par e-mail, envoi de fichiers, réunions sans fin et messagerie instantanée, vous pouvez planifier, afficher et gérer tout votre travail en un seul endroit avec Asana. En plus, Asana s’intègre avec vos autres outils de collaboration afin que tout soit relié.

Vue d’ensemble de la structure d’Asana

Pour tirer le meilleur parti de votre essai, familiarisez-vous avec quelques points essentiels sur Asana :

Assurez-vous d’avoir invité votre équipe pour que tous les membres puissent commencer à utiliser et à évaluer Asana pendant l’essai.

2. Utiliser un modèle pour commencer

Le plus simple pour se faire une idée d’Asana est de l’utiliser pour un projet ou un processus bien connu de votre équipe. Le processus en question va dépendre de votre équipe, mais nous vous proposons des dizaines de modèles pour bien démarrer. Nos modèles les plus populaires sont les demandes de travail, calendriers, et lancements de produit.

Vous planifiez votre travail et vos projets dans des feuilles de calcul ? Essayez notre outil d’importation de fichier CSV pour tout transférer sur Asana en quelques clics.

Si vous utilisez déjà la version gratuite d’Asana, vous pouvez utiliser les fonctionnalités Premium et/ou Business pour vos tâches et projets existants. Nous vous conseillons de préciser quels projets vous allez tester, et de quelle façon. Vous pourriez par exemple commencer par utiliser les champs personnalisés avec des niveaux de priorité sur un projet de design, ou bien les dépendances pour l’organisation d’un évènement. Ensuite, assurez-vous d’ajouter ces projets à un portefeuille pour en effectuer le suivi.

 Découvrez davantage d’idées de projet, des cas d’utilisation, bonnes pratiques et conseils et jetez un coup d’œil à nos études de cas pour voir Asana en action.

3. Fonctionnalités Business incontournables

Une fois votre premier projet sélectionné, vous voilà fin prêt pour tirer pleinement profit de votre essai. Les fonctionnalités ci-dessous ne constituent pas la totalité des avantages de Premium ou de Business, mais elles fonctionnent bien ensemble et sont faciles à utiliser d’emblée.

[Portefeuilles](/guide/team/onboard/portfolio-management (Business uniquement)

Les portefeuilles sont le meilleur moyen de suivre en un seul endroit tous les projets liés à une initiative ou à une équipe en particulier. Ils permettent de classer et de gérer facilement les projets que vous consultez le plus souvent. Vous pouvez trier les projets par propriétaire, échéance, statut, priorité, etc.

Pour créer des portefeuilles, cliquez sur Portefeuilles dans la barre latérale, puis sur Nouveau portefeuille, et saisissez le nom des projets que vous souhaitez y ajouter.

Les Portefeuilles sont le meilleur moyen de suivre au même endroit tous les projets d’une initiative ou équipe spécifique

Pour partager un portefeuille, copiez son URL, puis partagez celui-ci avec un utilisateur Asana de votre domaine.

Gestion des ressources (Business uniquement)

Il est difficile pour les chefs de projet et superviseurs de gérer les charges de travail lorsqu’ils s’appuient sur un système complexe ou qu’ils perdent du temps à rassembler manuellement des informations issues du courrier électronique, de documents et de notes de réunions. La Gestion des ressources présente au sein d’une vue unique les disponibilités exactes de votre équipe en fonction des tâches attribuées sur Asana. Elle vous aide à prendre des décisions de dotation avisées, pour répartir équitablement le travail et maintenir vos initiatives en bonne voie.

La Gestion des ressources et les portefeuilles fonctionnent ensembles. Ajoutez les projets pour lesquels vous voulez suivre la disponibilité de votre équipe à un portefeuille, et les données sur la charge de travail seront automatiquement générées.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’ajustement de la répartition des tâches entre les responsables au sein de la vue Gestion des ressources

Commencez à utiliser la Gestion des ressources à l’aide de notre guide pas à pas.

Révision (Business uniquement)

La fonction de révision permet aux différents intervenants de laisser des commentaires exploitables sur les images pour que leurs collègues sachent comment intégrer ce feedback. Avec la révision sur Asana, il est très simple pour les réviseurs d’ajouter leur avis directement sur les documents : les commentaires restent dans leur contexte et chaque avis est transformé en une sous-tâche exploitable pour que le créatif puisse prendre les mesures nécessaires.

GIF du processus de révision d’images sur Asana

Il est plus simple de donner et recevoir du feedback, car les réviseurs peuvent partager clairement leurs idées et les créateurs peuvent décider d’intégrer ou non ces commentaires (tous regroupés au même endroit).

Formulaires

Votre équipe est peut-être habituée à effectuer des demandes et à définir les exigences d’un projet dans des documents ou e-mails. Malheureusement, ces informations sont souvent désorganisées et incomplètes, pouvant entraîner confusion et ralentissements, si elles ne se perdent tout simplement pas. Afin d’éviter cela, vous pouvez créer des formulaires pour standardiser votre processus de demande. Une fois soumis, les formulaires se connectent à un projet pour recueillir toutes les informations dont vous avez besoin en amont et les suivre facilement en un seul endroit.

Capture d’écran d’un formulaire créé avec Asana pour soumettre un brief créatif

Les formulaires peuvent être soumis par tous (même par des personnes n’utilisant pas Asana), pourvu que la personne dispose du lien vers le formulaire. Une fois soumis, les détails du formulaire sont transformés en une tâche dans votre projet et il ne reste plus qu’à en définir la priorité.

Créez votre formulaire en suivant les étapes décrites ici.

4. Fonctionnalités Premium incontournables

Champs personnalisés

Avec les champs personnalisés, vous pouvez suivre de manière uniforme des détails spécifiques sur chaque tâche ou projet dans un portefeuille, à l’image des colonnes d’un tableau. Vous pouvez les utiliser pour filtrer et trier un projet ou un portefeuille et pour créer des rapports sur le travail à risque, les approbations, et plus encore.

Les noms et valeurs sont personnalisables, vous pouvez donc créer un champ pour une étape, un ordre de priorité, un coût ou tout autre élément important pour votre processus, votre équipe ou votre entreprise. Vous pouvez également recevoir des notifications lorsque les champs personnalisés sont modifiés pour ne pas perdre de temps et définir clairement les étapes d’approbation.

Pour créer des champs personnalisés, il vous suffit de cliquer sur le lien bleu Ajouter des champs personnalisés en haut de n’importe quel projet.

GIF montrant comment créer des champs personnalisés en cliquant sur le lien bleu en haut d’un projet Asana

Les clients Asana Business peuvent aussi verrouiller les champs personnalisés pour s’assurer que chacun utilise les bons champs, et en garantir la cohérence à mesure que l’utilisation d’Asana se développe au sein de leur organisation.

Modèles

Utilisez les modèles conçus par Asana ou créez et enregistrez vos propres modèles personnalisés pour normaliser les processus courants de votre équipe. Vous gagnerez du temps en création de projet et éviterez les oublis en suivant toujours les mêmes étapes. Voir notre galerie de modèles

Vous pouvez aussi utiliser l’importateur CSV pour transformer rapidement une feuille de calcul en projet.

Dates de début

Les dates de début vous indiquent à quel moment vous devez commencer votre travail afin de tenir les délais et de ne pas vous y prendre à la dernière minute. Elles vous aident aussi à planifier vos projets avec une échéance de façon à éviter les couacs de calendrier.

Utilisez les dates de début pour les tâches qui s’étalent sur plusieurs jours, comme la rédaction d’un article de blog ou la création d’une vidéo.

Dépendances de tâches

Marquez une tâche comme étant en attente d’une autre pour faire avancer les projets complexes et vous assurer que le travail nécessaire est accompli en temps et en heure. Les dépendances permettent d’établir des processus clairs et de réduire la confusion. Elles vous font aussi gagner du temps, car vous n’avez plus besoin de vérifier sans cesse que chacun a commencé ou terminé son travail.

Utilisez les dépendances pour les tâches qui doivent s’enchaîner de façon particulière, comme l’examen d’une première ébauche une fois celle-ci rédigée, ou la publication d’une page Web après le dernier test de qualité.

Chronologie

Créez une vue attrayante et dynamique qui résume la façon dont tous les éléments d’un projet s’articulent, pour bien démarrer et respecter vos délais. Avec la Chronologie, vous pouvez afficher, partager et ajuster vos plans de projet en quelques instants.

La Chronologie Asana est une vue de type diagramme de Gantt optimisée, car elle permet de relier tout votre travail. Utilisez-la pour planifier et gérer vos projets à échéances

La Chronologie est particulièrement utile lorsque les tâches possèdent des dépendances et des dates de début. Elle permet alors de visualiser les liens entre les différents éléments. Au fur et à mesure que le travail avance, vous pouvez facilement les ajuster pour afficher les échéanciers et les potentiels conflits.

5. Obtenir des réponses à vos questions

De nouvelles questions surgissent alors que vous utilisez Premium ou Business ? Consultez ces ressources :

*Cette offre peut varier selon la zone géographique et la langue de travail. Veuillez contacter notre équipe de la réussite client pour vérifier votre éligibilité.

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