Premiers pas avec l’essai

Que vous démarriez tout juste avec Asana ou que vous utilisiez déjà la version gratuite, l’essai est la meilleure façon de découvrir Asana Premium et Asana Business. Conçues pour les entreprises, ces formules vous aident à gérer vos projets et à s’assurer que toutes les tâches, des plus petites ou plus importantes, sont effectuées à temps. Cet article ne couvre pas l’ensemble des fonctionnalités d’Asana (veuillez pour cela consulter notre article de démarrage rapide), mais vous permet d’obtenir un aperçu rapide des avantages de Premium et de Business.

Pas encore inscrit à un essai gratuit ? Choisissez Premium ou Business et utilisez cet article pour bien démarrer.

Suivez ces étapes pour commencer et lisez le reste pour en savoir plus :

  1. Invitez votre équipe à rejoindre votre domaine Asana et créez une équipe.
  2. Sélectionnez un projet pilote sur lequel travailler avec vos coéquipiers. Utilisez l’un de nos modèles pour démarrer rapidement.
  3. Utilisez les fonctionnalités Premium et Business. Un aperçu des fonctionnalités est disponible ci-dessous, avec des exemples et des explications.
  4. Téléchargez l’application iOS ou Android pour suivre votre travail partout et rester connecté avec votre équipe où que vous soyez, en ligne ou hors ligne.
  5. Recueillez des commentaires et définissez des conventions pour identifier ce qui est le plus utile à long terme pour votre équipe.
  6. Les équipes de plus de 30 utilisateurs qui effectuent un essai Business sont également invitées à contacter l’équipe de la réussite client pour obtenir une aide gratuite à la prise en main et une consultation de formation.*

1. À savoir avant de commencer l’essai

Asana est l’un des meilleurs outils de gestion collaborative du travail, conçu pour optimiser la productivité, la collaboration et la coordination de toutes les équipes et organisations. Plutôt que d’essayer de tout régler par e-mail, envoi de fichiers, réunions sans fin et messagerie instantanée, vous pouvez planifier, afficher et gérer tout votre travail en un seul endroit avec Asana. En plus, Asana s’intègre avec vos autres outils de collaboration afin que tout soit relié.

Pour tirer le meilleur parti de votre essai, familiarisez-vous avec quelques points essentiels sur Asana :

Assurez-vous d’avoir invité votre équipe pour que tous les membres puissent commencer à utiliser et à évaluer Asana pendant l’essai.

2. Commencer avec un modèle

Le plus simple pour se faire une idée d’Asana est de l’utiliser pour un projet ou un processus bien connu de votre équipe. Le processus en question va dépendre de votre équipe, mais nous vous proposons des dizaines de modèles pour bien démarrer. Nos modèles les plus populaires sont les demandes de travaux, calendriers, et lancements de produit.

Vous planifiez votre travail et vos projets dans des feuilles de calcul ? Essayez notre outil d’importation de fichier CSV pour tout transférer sur Asana en quelques clics.

Si vous utilisez déjà la version gratuite d’Asana, vous pouvez utiliser les fonctionnalités Premium et/ou Business pour vos tâches et projets existants. Nous vous conseillons de préciser quels projets vous allez tester, et de quelle façon. Vous pourriez par exemple commencer par utiliser les champs personnalisés avec des niveaux de priorité sur un projet de design, ou bien les dépendances pour l’organisation d’un évènement. Ensuite, assurez-vous d’ajouter ces projets à un portefeuille pour en effectuer le suivi.

 Découvrez davantage d’idées de projet, des cas d’utilisation, bonnes pratiques et conseils et jetez un coup d’œil à nos études de cas pour voir Asana en action.

3. Fonctionnalités Business incontournables

Une fois votre premier projet sélectionné, vous voilà fin prêt pour tirer pleinement profit de votre essai. Les fonctionnalités ci-dessous ne constituent pas la totalité des avantages de Premium ou de Business, mais elles fonctionnent bien ensemble et sont faciles à utiliser d’emblée.

Portefeuilles (Business uniquement)

Les portefeuilles sont le meilleur moyen de suivre en un seul endroit tous les projets d’une initiative ou d’une équipe spécifique. Ils permettent de classer et de gérer facilement les projets que vous consultez le plus souvent. Vous pouvez trier les projets par propriétaire, échéance, statut, priorité, etc.

Pour créer des portefeuilles, cliquez sur Portefeuilles dans la barre latérale, puis sur Nouveau portefeuille et saisissez le nom des projets que vous souhaitez y ajouter.

Les Portefeuilles sont le meilleur moyen de suivre au même endroit tous les projets d’une initiative ou équipe spécifique

Pour partager un portefeuille, copiez son URL, puis partagez celui-ci avec un utilisateur Asana de votre domaine.

Gestion des ressources (Business uniquement)

Il est difficile pour les chefs de projet et superviseurs de gérer les charges de travail lorsqu’ils s’appuient sur un système complexe ou qu’ils perdent du temps à rassembler manuellement des informations issues du courrier électronique, de documents et de notes de réunions. La Gestion des ressources présente au sein d’une vue unique les disponibilités exactes de votre équipe en fonction des tâches attribuées sur Asana. Elle vous aide à prendre des décisions de dotation avisées, pour répartir équitablement le travail et maintenir vos initiatives en bonne voie.

La Gestion des ressources et les portefeuilles fonctionnent ensembles. Ajoutez les projets pour lesquels vous voulez suivre la disponibilité de votre équipe à un portefeuille, et les données sur la charge de travail seront automatiquement générées.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’ajustement de la répartition des tâches entre les responsables au sein de la vue Gestion des ressources

Commencez à utiliser la Gestion des ressources à l’aide de notre guide pas à pas.

Révision (Business uniquement)

La fonction de révision permet aux différents intervenants de laisser des commentaires exploitables sur les images pour que leurs collègues sachent comment intégrer ce feedback. Avec la révision sur Asana, il est très simple pour les réviseurs d’ajouter leur avis directement sur les documents : les commentaires restent dans leur contexte et chaque avis est transformé en une sous-tâche exploitable pour que le créatif puisse prendre les mesures nécessaires.

GIF du processus de révision d’images sur Asana

Donner et recevoir du feedback est simplifié, car les réviseurs peuvent partager clairement leurs idées et les créateurs peuvent ensuite décider d’intégrer ou non ces commentaires (tous regroupés au même endroit).

Formulaires (Business uniquement)

Votre équipe est peut-être habituée à effectuer des demandes et à définir les exigences d’un projet dans des documents ou e-mails. Malheureusement, ces informations sont souvent désorganisées et incomplètes, pouvant entraîner confusion et ralentissements, si elles ne se perdent tout simplement pas. Afin d’éviter cela, vous pouvez créer des formulaires pour standardiser votre processus de demande. Une fois soumis, les formulaires se connectent à un projet pour recueillir toutes les informations dont vous avez besoin en amont et les suivre facilement en un seul endroit.

Capture d’écran d’un formulaire créé avec Asana pour soumettre un brief créatif

Les formulaires peuvent être soumis par tous (même par des personnes n’utilisant pas Asana), pourvu que la personne dispose du lien vers le formulaire. Une fois soumis, les détails du formulaire sont transformés en une tâche dans votre projet, il ne reste plus qu’à en définir la priorité.

Créez votre formulaire en suivant les étapes décrites ici.

4. Fonctionnalités Premium incontournables

Champs personnalisés

Avec les champs personnalisés, vous pouvez suivre de manière uniforme des détails spécifiques sur chaque tâche ou projet dans un portefeuille, ils sont comme les colonnes d’un tableau. Vous pouvez les utiliser pour filtrer et trier un projet ou un portefeuille et créer des rapports sur le travail à risque, les approbations, et plus encore.

Les noms et valeurs sont personnalisables, vous pouvez donc créer un champ pour une étape, un ordre de priorité, un coût ou tout autre élément important pour votre processus, votre équipe ou votre entreprise. Vous pouvez également recevoir des notifications lorsque les champs personnalisés sont modifiés pour ne pas perdre de temps et définir clairement les étapes d’approbation.

Pour créer des champs personnalisés, il vous suffit de cliquer sur le lien bleu Ajouter des champs personnalisés en haut de n’importe quel projet.

GIF montrant comment créer des champs personnalisés en cliquant sur le lien bleu en haut d’un projet Asana

Les clients Asana Business peuvent aussi verrouiller les champs personnalisés pour s’assurer que chacun utilise les bons champs, et veiller sur la cohérence de ceux-ci au fur et à mesure que grandit l’utilisation d’Asana par votre organisation.

Modèles

Utilisez les modèles conçus par Asana ou créez et enregistrez vos propres modèles personnalisés pour normaliser les processus courants de votre équipe. Vous gagnerez du temps en création de projet et éviterez les oublis en suivant toujours les mêmes étapes. Voir notre galerie de modèles

Vous pouvez aussi utiliser l’importateur CSV pour transformer rapidement une feuille de calcul en projet.

Dates de début

Les dates de début vous indiquent à quel moment vous devez commencer votre travail afin de tenir les délais et de ne pas vous y prendre à la dernière minute. Elles vous aident aussi à planifier vos projets avec une échéance de façon à éviter les couacs de calendrier.

Utilisez les dates de début pour les tâches qui s’étalent sur plusieurs jours, comme la rédaction d’un article de blog ou la création d’une vidéo.

Dépendances de tâches

Marquez une tâche comme étant en attente d’une autre pour faire avancer les projets complexes et vous assurer que le travail nécessaire est accompli en temps et en heure. Les dépendances permettent d’établir des processus clairs et de réduire la confusion. Elles vous font aussi gagner du temps, car vous n’avez plus besoin de vérifier sans cesse que chacun a commencé ou terminé son travail.

Utilisez les dépendances pour les tâches qui doivent s’enchaîner de façon particulière, comme l’examen d’une première ébauche une fois celle-ci rédigée, ou la publication d’une page Web après le dernier test de qualité.

Chronologie

Créez une vue attrayante et dynamique qui résume la façon dont tous les éléments d’un projet s’accordent, pour bien démarrer et respecter vos délais. Avec la chronologie, vous pouvez afficher, partager et ajuster vos plans de projet en quelques instants.

La chronologie Asana est une vue de type diagramme de Gantt optimisée, car elle permet de relier tout votre travail. Utilisez-la pour planifier et gérer vos projets à échéances

La chronologie est particulièrement utile lorsque les tâches possèdent des dépendances et des dates de début afin de visualiser les liens entre les différents éléments. Au fur et à mesure que le travail avance, vous pouvez facilement les ajuster pour afficher les échéanciers et les potentiels conflits.

Mais ce n’est pas tout ! Découvrez toutes les fonctionnalités Premium et apprenez à les utiliser.

5. Obtenir des réponses à vos questions

De nouvelles questions surgissent alors que vous utilisez Premium ou Business ? Consultez ces ressources :

*Cette offre peut varier selon la zone géographique et la langue de travail. Veuillez contacter notre équipe de la réussite client pour vérifier votre éligibilité.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.