Bien démarrer sur l’application mobile d’Asana

Les applications d’Asana pour iOS et Android vous aident à suivre et recevoir votre travail où que vous soyez. Lisez la suite pour découvrir la meilleure façon de les utiliser.

Documentation et guides pratiques des fonctionnalités mobiles

Si vous êtes à la recherche de fonctionnalités ou guides pour un type d’appareil en particulier, veuillez consulter nos pages d’aide iOS ou Android. Cet article comprend nos conseils et bonnes pratiques pour bien démarrer sur l’application mobile. Les liens vous renvoie vers le guide pour iOS, mais les utilisateurs sur Android pourront retrouver les informations correspondantes dans notre guide pour Android.

1. Concentrez-vous sur vos priorités en gardant un œil sur les notifications

Personne ne veut commencer sa journée perdu dans ses e-mails ou stresser sur un projet juste avant de se coucher. Utilisez les notifications pour garder un œil sur le travail qui requiert votre attention et prenez rapidement les mesures nécessaires directement depuis l’application.

Capture d’écran des notifications mobiles d’Asana sur l’écran d’accueil d’un appareil Android

Conseils pour hiérarchiser le travail sur mobile :

  • Sur votre trajet matinal, parcourez vos notifications afin de prendre la température de ce qui vous attend pour la journée, et définissez vos priorités. Vous démarrerez en force dès votre arrivée. Même s’il est tentant de passer en revue tous ses e-mails, il est préférable de commencer par les priorités réalisables sans attendre pour rester productif.
  • Utilisez l’application mobile pour ajouter rapidement un commentaire depuis une notification ou ouvrez-la sur Asana à partir de votre appareil pour y travailler.
  • L’application mobile est également idéale pour trier et hiérarchiser les tâches. Accédez simplement à Mes tâches et balayez vers la gauche afin de les marquer pour Aujourd’hui, Bientôt ou Plus tardAujourd’hui, Bientôt et Plus tard Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard sont des sections qui divisent la liste Mes tâches. Les utilisateurs peuvent faire glisser des tâches dans ces sections pour les hiérarchiser. Lire la suite .
  • En fin de journée, faites le point sur les derniers événements pour être certain que plus rien n’attend sur vous et rentrez chez vous l’esprit tranquille.

2. Recueillez et consultez des informations où que vous soyez

Besoin de vérifier ou d’approuver un travail entre deux réunions ? Ou d’accéder sans attendre au planning de votre événement ? Et vous n’avez pas d’ordinateur portable sous la main ? Avec notre application mobile, vous notez rapidement vos idées et accédez aux informations dont vous avez besoin où que vous soyez, en ligne comme hors ligne.

Conseils pour prendre note du travail à faire et y accéder sur mobile :

  • Ajoutez vos projets aux favoris et créez des portefeuilles pour accéder rapidement aux projets en cours.
  • Si vous êtes loin de votre bureau à cause de réunions, voyages ou tout simplement de la nature de votre poste, vous pouvez noter les mesures à prendre et définir des rappels au cours de vos déplacements en créant et en attribuant des tâches depuis l’application mobile. Cela est plus rapide que d’attendre d’être devant un ordinateur et plus sûr que de griffonner sur un bout de papier.
    • Vous pouvez également travailler sur des tâches et les terminer depuis votre mobile pour permettre à vos collègues d’avancer, par exemple approuver un budget ou joindre la première ébauche d’un blog.
  • Utilisez la révision pour rassembler des avis ou actions en lien avec une image. Vous pouvez par exemple l’utiliser pour donner votre avis sur un design même loin de votre bureau, ou prendre en photo votre stand et y ajouter les mesures à prendre par le responsable avant qu’un événement ne démarre.

GIF de l’utilisation de l’application mobile Asana pour ajouter un commentaire directement sur une image et créer une sous-tâche

Capture d’écran de la modification du champ personnalisé d’approbation pour Changements requis afin que le designer sache que l’avis laissé est contraignant

3. Rendez vos réunions plus productives

Les réunions rassemblent les grands esprits, mais elles peuvent rapidement perdre de vue leur objectif. Notre application mobile aide les équipes à s’en tenir à l’ordre du jour et à maintenir des discussions utiles.

Conseils pour des réunions plus productive avec l’application mobile :

  • Consultez l’ordre du jour avant et pendant la réunion à l’aide d’un projet d’ordre du jour de réunion. Suivez ce document pendant la réunion et gardez les fichiers importants à portée de main.
  • Assurez-vous que les idées issues des sessions devant votre tableau blanc et en brainstorming sont exploitables et pertinentes. Prenez une photo et utilisez la fonction d’annotation ainsi que la reconnaissance de caractères pour conserver toutes vos idées sans avoir à les saisir une nouvelle fois.
  • Si des collègues s’engagent à travailler sur quelque chose, créez et attribuez-leur des tâches dans le projet d’ordre du jour de réunion afin d’en assurer le suivi.

Capture d’écran d’un projet d’ordre du jour de réunion avec une tâche de suivi et une photo de tableau blanc jointe comprenant des annotations

4. Aidez vos collègues à prendre en main Asana

Votre équipe tâtonne encore sur Asana ? L’application mobile est similaire à la version Web, mais avec des fonctionnalités conviviales auxquelles vos collègues sont peut-être déjà habitués de par leur utilisation d’autres applications. Voici quelques conseils utiles :

Créer et agir Organiser et trouver
Pour… Effectuez l’action suivante…
  • Toucher le bouton + pour créer des tâches
  • Balayer vers la droite pour terminer une tâche
  • Utiliser la dictée vocale
  • Rechercher tout ce qui peut l’être
  • Faire glisser pour réarranger les élements
  • Ajouter les projets aux favoris ou dans des portefeuilles
Gérer et planifier
  • Afficher les projets sur un calendrier
  • Vérifier les notifications dans la boîte de réception
  • Gérer les tâches depuis Mes tâches

Ressources supplémentaires

Besoin de plus de conseils et de bonnes pratiques pour utiliser l’application mobile d’Asana ? Voici d’autres ressources utiles :

Ressource Lien
Télécharger l’application iOS or Android
Tutoriel vidéo Regarder Apprendre à utiliser Asana sur [iOS](https://youtu.be/K2L0Gg3ueqI) ou [Android](https://youtu.be/p-Z2U8-5g-c)
Bonnes pratiques Lire les articles d’aide pour iOS ou Android
Conseils sur l’application mobile Lire les articles de blog
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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.