Créer, attribuer et répondre à des tâches

Les tâches en quelques mots

Les tâches représentent généralement des étapes concrètes ou des choses à faire avec des objet et échéance clairs pour le responsable. Mais elles peuvent aussi représenter des idées ou des éléments de référence. L’ensemble des fichiers, conversations et instructions en lien avec une tâche y est stocké pour que les informations restent au bon endroit (et au même endroit !). Les tâches font souvent partie d’un projet afin qu’elles soient plus faciles à retrouver et visibles des membres de l’équipe.

Par exemple, votre tâche pourrait être de monter une vidéo pour une prochaine campagne et un collègue serait responsable de la vérifier. Ces tâches peuvent être suivies dans un projet de gestion de campagne conservé au sein d’une équipe Marketing et communication sur Asana.

Regardez un tutoriel

Apprendre à utiliser Asana est une courte série de tutoriels que vous pouvez suivre pour apprendre rapidement les bases d’Asana et les mettre en pratique. Vous pouvez également consulter une courte leçon sur Asana.

Comment créer des tâches

GIF de la création d’une tâche sur Asana

Il existe trois façons principales de créer une tâche : 1. Cliquer sur le bouton + orange dans la barre supérieure. 2. Utiliser le bouton Ajouter une tâche dans un projet. 3. Cliquer sur une tâche dans une liste, appuyer sur la touche Entrée, puis commencer à écrire.

Vous pouvez également créer des tâches à partir des e-mails ou des messages Slack. Asana s’intègre aux meilleurs outils pour vous faire gagner du temps et faciliter la gestion de vos tâches.

Conseils et bonnes pratiques

Ces conseils vous apprennent à créer des tâches performantes et à répondre aux tâches qui vous sont attribuées.

Création d’une tâche performante

CAPTURE D’ÉCRAN d’une tâche sur Asana avec un responsable, une échéance, une description et une pièce jointe pour gérer le travail

  1. Donnez des noms clairs et précis à vos tâches. Par exemple, il est préférable d’écrire « Terminer la première version du blog » plutôt qu’« Écrire le blog ».
  2. Attribuez la tâche à un collègue ou à vous-même. Les tâches ont un seul responsable afin d’éviter toute confusion concernant la personne en charge.
    • Vous pouvez diviser une tâche en sous-tâches si plusieurs personnes doivent y participer.
  3. Ajoutez des dates de début et des échéances pour afficher la durée de la tâche et son échéance finale. Vos collègues pourront mieux gérer leur temps et respecter les délais.
  4. Utilisez la description de la tâche pour donner plus de détails, d’instructions ou de contexte. De cette manière, le responsable dispose de toutes les informations dont il a besoin pour commencer et terminer son travail.
  5. Joignez tous les fichiers nécessaires. Asana s’intègre à Google Drive, Dropbox, OneDrive et Box, ce qui vous permet de joindre facilement des fichiers depuis les outils que vous utilisez déjà.
  6. Certaines tâches peuvent dépendre d’autres travaux à terminer en premier. Définissez des dépendances entre les tâches pour que le travail se déroule dans l’ordre et commence au bon moment.
  7. Enfin, vous pouvez ajouter des abonnés à la tâche (c’est un peu comme mettre des personnes en copie d’un e-mail). Ils recevront des notifications au sujet des activités liées à cette tâche. Vous pouvez ajouter ou retirer des abonnés à tout moment.
  8. Quand vous avez terminé une tâche, cliquez sur la coche à côté du nom de la tâche. Ajoutez un commentaire à destination de vos collègues pour préciser le travail réalisé.

Vous pouvez également créer des jalons qui représenteront les principaux objectifs de votre projet (par exemple un objectif de revenus à atteindre) ou des étapes importantes permettant de passer à la phase suivante (par exemple la confirmation du lieu d’un événement).

Répondre aux tâches et collaborer

Les tâches sont pensées pour être créées par n’importe qui et attribuées à n’importe qui au sein de votre domaine Asana. Suivez ces conseils pour encore plus de collaboration :

  • Si quelqu’un vous attribue une tâche, accusez-en bonne réception avec une mention j’aime pour montrer que vous avez vu la tâche et que vous pouvez vous en charger.
  • Si vous n’êtes pas la bonne personne pour accomplir cette tâche, vous pouvez la réattribuer ou lancer une discussion dans les commentaires.
  • Au fil de votre travail, ajoutez des commentaires pour que les abonnés à la tâche puissent suivre la progression et répondre à vos questions.
  • Si un commentaire contient des informations clés ou une conclusion importante, vous pouvez l’épingler en haut de page. Il sera plus facile à retrouver. Pour attirer l’attention de quelqu’un sur une tâche ou un commentaire, utilisez une @mention. Votre collègue recevra une notification et pourra rapidement accéder à la tâche. @mentionner quelqu’un dans une tâche l’ajoute automatiquement en tant qu’abonné.
  • Vous pouvez aussi @mentionner des projets, des tâches et des discussions pour connecter votre travail et retrouver plus facilement des informations.

Saisissez @ dans un commentaire ou le champ de description, puis saisissez le nom d’un collègue pour le @mentionner

Plus de ressources pour maîtriser les tâches

Vous apprenez mieux en voyant ou souhaitez une formation plus approfondie ? Voici des ressources utiles :

Ressource Lien
Leçons Asana Apprenez les bases des tâches en moins de 5 minutes
Tutoriel vidéo sur les tâches Regarder « Apprendre à utiliser Asana »
Cours à la demande consacré la gestion des tâches S’inscrire à l’Asana Academy
Échanger avec la communauté [Participer à l’une de nos prochaines formations ou ouvrir un nouveau sujet sur notre forum au sujet des tâches

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

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Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.