Ajouter vos premières tâches

À quoi correspondent les tâches ?

Les tâchestâches Les tâches sont l’unité de travail de base sur Asana. Les tâches peuvent représenter n’importe quel type de travail, permettre de diviser le travail en plus petites activités ou contenir des informations. Lire la suite permettent de diviser le travail pour le suivre sur Asana.

Les tâches peuvent être indépendantes ou faire partie de projets. Les projets permettent de regrouper les tâches. Ils sont organisés au sein des équipes sur Asana. Par exemple, vous pourriez avoir comme tâche d’écrire un billet de blog et un autre collègue pourrait être responsable de le réviser. Ces tâches peuvent être suivies dans un projet de calendrier éditorial stocké quand l’équipe Marketing et communications sur Asana.

Apprenez les bases des tâches avec les leçons Asana.

Comment ajouter des tâches

Pour ajouter rapidement une tâche, cliquez sur le bouton + orange dans la barre du haut. Vous pouvez aussi ajouter des tâches depuis la vue en liste de n’importe quel projet ou depuis votre section Mes tâches.

Comment ajouter des tâches

Commencez par vous ajouter des tâches à vous-même. Vous pouvez dresser la liste des choses que vous voulez faire aujourd’hui, demain, dans la semaine ou plus tard ce mois-ci. Essayez de créer des tâches qui ont un propriétaire et un objectif clairs. Par exemple : « Lire tous les articles pour bien commencer sur Asana » « Organiser une réunion avec Katrina » ou « Rédiger le plan de la présentation ». Essayez ensuite d’ajouter un collègue. Vous pouvez lui demander de partager des informations, de faire des retours sur votre travail ou de répondre à une question.

Attribuer vos premières tâches à d’autres

Si vous êtes la première personne de votre organisation à utiliser Asana, vous pouvez saisir l’adresse e-mail d’un collègue dans le champ d’attribution des tâches pour l’inviter à rejoindre Asana. Quand il s’inscrit, la tâche lui est directement attribuée, ce qui lui permet d’être opérationnel immédiatement.

Choisissez des collègues que cela pourrait selon vous intéresser d’essayer Asana avec vous et commencez avec un petit groupe.

Si votre équipe utilise déjà Asana, vous pouvez cliquer sur le champ du responsable d’une tâche et commencer à saisir le nom ou l’e-mail d’un collègue. Vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier Tab + A quand une tâche est ouverte, puis sélectionner un responsable. Celui-ci recevra une notification l’informant que vous lui avez attribué une tâche.

Créer une tâche efficace

Quand vous cliquez sur une tâche, le volet des détails de la tâche s’ouvre sur la droite. Les détails de la tâche incluent principalement son responsableresponsable La personne responsable de la tâche ou de la sous-tâche. Asana autorise un responsable par tâche ou sous-tâche. Lire la suite , son échéanceéchéance La date à laquelle une tâche ou une sous-tâche est due. Lire la suite , sa description, ses commentairescommentaires Commentez une tâche ou une discussion pour proposer de l’aide, répondre à des questions et faire avancer le travail. Lire la suite et ses abonnésabonnés Si vous ajoutez des abonnés à une tâche, ils recevront des notifications sur ses mises à jour. Lire la suite .

Créer une tâche est facile :

  1. Assurez-vous de donner un nom clair à la tâche, qui représente une chose précise qui doit être faite. Par exemple, mieux vaut dire « Incorporer le feedback au design » que « Faire le design », afin que le travail soit clair et gérable, au lieu d’être vague et mal défini.
  2. Ensuite, vous pouvez vous attribuer une tâche à vous-même ou l’attribuer à un collègue. Les tâches n’ont qu’un seul responsable ce qui permet de toujours savoir qui fait quoi et quand. Vous pouvez diviser les tâches en sous-tâches si plusieurs personnes doivent y contribuer.
  3. Ajoutez une échéance (et même une heure limite) pour montrer quand la tâche doit être terminée. Vous pouvez aussi choisir une date de début pour que les responsables puissent planifier efficacement leur temps du début à la fin. Fini les échéances manquées ou la panique de dernière minute.
  4. Utilisez la zone de description de tâche pour donner plus de détails, des instructions ou du contexte. Ensuite, tous ceux qui suivent la tâche auront les renseignements dont ils ont besoin pour comprendre la tâche et pour l’effectuer.
  5. Enfin, vous pouvez ajouter des abonnés à la tâche. Tout collègue qui a besoin de savoir ce qui se passe dans la tâche peut y être abonné. Il recevra des notifications au sujet des activités de la tâche. Vous pouvez ajouter ou retirer des abonnés à tout moment.

Quand vous avez terminé une tâche, cliquez sur la coche à côté du nom de la tâche.

Organiser et terminer votre travail avec Mes tâches

La section Mes tâches vous permet de faire plus et de rester organisé. La section Mes tâches est une vue de toutes les tâches qui vous sont attribuées. Nous vous recommandons de commencer chaque jour par passer en revue la liste de vos tâches.

Organiser votre travail avec Mes tâches

Passer les nouvelles tâches en revue tous les jours

  • Les nouvelles tâches apparaissent en haut dans Nouvelles tâches. Tout le monde peut vous attribuer une tâche et vous pouvez en créer pour vous-même.
  • Pour empêcher une accumulation des nouvelles tâches, essayez de toujours garder un maximum de dix tâches dans votre section Nouvelles tâches.

Planifiez votre journée sur Asana et suivez nos conseils pour rester maître de vos tâches.

Donner des priorités aux tâches

  • Marquer pour Aujourd’hui les tâches que vous devez effectuer aujourd’hui avec le raccourci clavier Tab-Y. Marquez les autres tâches pour Bientôt (Tab-U) ou Plus tard (Tab-L). Vous pouvez aussi faire glisser les tâches et les déposer dans ces sections.
  • Dans l’idéal, vous devriez avoir de 3 à 5 tâches marquées pour Aujourd’hui. Assurez-vous de redéfinir les priorités au début de chaque journée pour savoir clairement sur quoi vous devez travailler. Consultez aussi vos tâches pour Bientôt, afin de les garder à l’esprit et d’être prêt à travailler dessus, le moment venu.

Assurez-vous que les tâches que vous placez dans la section Plus tard ont une échéance (même si celle-ci n’est qu’une estimation). De cette façon, elles seront automatiquement placées dans la section Aujourd’hui le jour précédent leur échéance.

Donnez des priorités aux tâches en les faisant glisser et en les déposant dans Aujourd’hui, Bientôt ou Plus tard

Organiser la section Mes tâches

  • Vous pouvez aussi diviser en sections vos listes de tâches pour Bientôt et Plus tard pour les trier (ex. : par priorité, par échéance ou par catégorie de tâche).

  • Par défaut, votre section Plus tard est réduite, afin que les tâches dues dans longtemps ne vous détournent pas du travail d’aujourd’hui, mais restent tout de même rapidement accessibles.

  • Vous pouvez trier la section Mes tâches par échéance, projet ou achèvement en cliquant sur l’icône représentant un filtre dans le coin supérieur droit de cette section.

  • Visualisez vos tâches dans un calendrier grâce à la Vue Calendrier pour vous assurer de ne pas être débordé certains jours et voir ce qui vous attend. Cette vue est également très pratique sur votre mobile pour tout savoir en un coup d’œil.

Mettre à jour les tâches

  • Si quelqu’un vous attribue une tâche, accusez réception avec une mention j’aime ou une réponse rapide préremplie pour montrer que vous avez vu la tâche et que vous pouvez vous en charger.
  • Pendant que vous travaillez sur la tâche, ajoutez des commentaires pour que les abonnés à la tâche et les parties prenantes du projet soient informés de l’avancée de la tâche et puissent ainsi faire des retours ou répondre aux questions.

En savoir plus : Utiliser la section Mes tâches

Créer dès le début un système d’organisation facile à parcourir sur Asana vous aidera à planifier votre journée et préparera votre équipe pour une réussite à long terme.

Une fois que vous avez ajouté des tâches sur Asana, vous pouvez créer votre premier projet d’équipe.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

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Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

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Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Créer des tâches et les terminer est la façon la plus simple de commencer à suivre le travail sur Asana.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de