Créer, attribuer et répondre à des tâches

Les tâches en quelques mots

Les tâches représentent des étapes concrètes ou activités à entreprendre pour clarifier le travail à faire, les responsabilités de chacun et les échéances. Mais elles peuvent aussi représenter des idées ou des éléments de référence. Vous avez l’habitude d’envoyer un e-mail chaque fois que vous avez besoin de faire appel à un collègue ? Essayez plutôt de créer des tâches !

Par exemple, vous pourriez avoir pour tâche de monter une vidéo pour une prochaine campagne, tandis que votre collègue serait responsable de l’organiser. Vous pouvez suivre ces tâches depuis un projet de gestion de campagne.

Chaque tâche contient l’ensemble des fichiers, discussions et instructions qui s’y rapportent, ce qui permet de conserver les informations au bon (et au même !) endroit. Pour que les tâches soient plus faciles à retrouver et à visualiser par tous les membres de l’équipe, elles sont bien souvent intégrées à un projet.

Regardez un tutoriel

Grâce à notre petite série de tutoriels Apprendre à utiliser Asana, vous pouvez apprendre rapidement les bases d’Asana et les mettre en pratique. Vous pouvez également consulter une courte leçon sur Asana.

Comment créer des tâches ?

Gif de la création d’une tâche sur Asana

Pour créer une tâche, il existe trois méthodes principales :

  1. Dans la barre supérieure, cliquez sur le bouton + orange.
  2. Dans un projet, utilisez le bouton Ajouter une tâche.
  3. Dans une liste de tâches, cliquez sur l’une d’entre elles, appuyez sur la touche Entrée et commencez à écrire.

Vous pouvez également créer des tâches à partir d’e-mails ou de messages Slack. Asana s’intègre aux meilleurs outils pour vous faire gagner du temps et faciliter la gestion de vos tâches.

Conseils et bonnes pratiques

Ces conseils vous apprennent à créer des tâches performantes et à répondre aux tâches qui vous sont attribuées.

Création d’une tâche performante

CAPTURE D’ÉCRAN d’une tâche sur Asana avec un responsable, une échéance, une description et une pièce jointe pour gérer le travail

  1. Donnez des noms clairs et concrets à vos tâches. Par exemple, il est préférable d’écrire « Terminer la première ébauche de l’article de blog » plutôt qu’« Article de blog ».
  2. Attribuez la tâche à un collègue ou à vous-même. Les tâches n’ont qu’un seul responsable afin d’éviter toute confusion concernant la personne en charge.
  • Si plusieurs personnes doivent participer à une tâche, vous pouvez diviser celle-ci en sous-tâches.
  1. Ajoutez des dates de début et des échéances aux tâches pour indiquer leur durée et leur échéance finale. Vos collègues pourront ainsi mieux gérer leur temps et respecter les délais.
  2. Utilisez la description de la tâche pour donner plus de détails, d’instructions ou de contexte à son sujet. De cette manière, le responsable dispose de toutes les informations dont il a besoin pour commencer et terminer son travail.
  3. Joignez tous les fichiers nécessaires. Asana s’intègre à Google Drive, Dropbox, OneDrive et Box, ce qui vous permet de joindre facilement des fichiers depuis les outils que vous utilisez déjà.
  4. Certaines tâches peuvent dépendre d’autres travaux à terminer en premier. Définissez des dépendances entre les tâches pour que le travail se déroule dans l’ordre et commence au bon moment.
  5. Enfin, vous pouvez ajouter des collaborateurs à la tâche (un peu comme lorsque vous mettez des personnes en copie d’un e-mail). Ils recevront alors des notifications au sujet des activités liées à cette tâche. Vous pouvez ajouter ou retirer des collaborateurs à tout moment.
  6. Quand vous avez terminé une tâche, cliquez sur la coche à côté du nom de cette dernière. Ajoutez un commentaire à destination de vos collègues pour préciser le travail réalisé.

Vous pouvez également créer des jalons qui représenteront les principaux objectifs de votre projet (par exemple un objectif de revenus à atteindre) ou des étapes importantes permettant de passer à la phase suivante (par exemple la confirmation du lieu d’un événement).

Créer des projets, des tâches ou des sous-tâches ?

De nombreux utilisateurs se posent cette question et, à vrai dire, tout dépend de ce que vous cherchez à accomplir et de la manière dont vous souhaitez visualiser les informations. Consultez notre tableau récapitulatif ci-dessous et suivez ces quelques conseils pour déterminer sans hésiter l’élément dont vous avez besoin :

IMAGE présentant la structure d’Asana : organisation, équipe, projet, tâche et sous-tâche, avec des exemples pour chaque élément

Créer un projet… Créer une tâche… Créer une sous-tâche… Exemples
Niveau d’effort S’il s’agit d’une initiative importante au cours de laquelle plusieurs intervenants poursuivent un objectif commun au fil du temps ou si vous recherchez un espace où centraliser et suivre vos activités. Si vous souhaitez attribuer à un utilisateur une activité particulière que celui-ci peut effectuer en quelques minutes ou jours de travail. Si de nombreux utilisateurs participent à une tâche : répartissez ainsi le travail plus facilement et assurez votre réussite. Projet : calendrier éditorial
Tâche : publier un article de blog
Sous-tâche : regrouper des témoignages clients pour un article de blog
Vues Si vous souhaitez utiliser plusieurs vues (Liste, Tableau, Chronologie, Calendrier) pour visualiser le projet et ses tâches, puis créer des rapports grâce aux Portefeuilles et au Tableau de bord. Si vous souhaitez afficher votre travail dans la vue Chronologie, Tableau de bord ou Gestion des ressources (les sous-tâches sont exclues de cette dernière vue). Si vous n’avez pas besoin de visualiser les sous-tâches en vue Chronologie, Tableau de bord ou Gestion des ressources (toutefois, si nécessaire, il est possible de convertir la tâche parente en projet). Projet : lancement de produit
Tâche : réaliser une étude de marché
Sous-tâche : rédiger une synthèse de l’étude marketing
Complexité Si vos activités incluent une multitude d’étapes, de stades, d’intervenants ou de niveaux. Si vous souhaitez communiquer avec un groupe défini d’intervenants à propos d’une tâche spécifique (et non du projet dans son ensemble). Si vous envisagez de décomposer une tâche en plusieurs petites étapes (toutefois, si plus de cinq sous-tâches sont attribuées à différents intervenants, demandez-vous s’il ne faudrait pas plutôt créer un projet). Projet : campagne du Nouvel An
Tâche : finaliser le message de la campagne
Sous-tâche : réviser le message de la campagne

Répondre aux tâches et collaborer

Les tâches sont pensées pour être créées et attribuées par tout type d’utilisateur au sein de votre domaine Asana. Et pour une collaboration encore plus optimale, nous vous conseillons de suivre ces conseils :

  • Si quelqu’un vous attribue une tâche, accusez-en bonne réception avec une mention J’aime pour montrer que vous avez vu la tâche et que vous pouvez vous en charger.
  • Si vous n’êtes pas la bonne personne pour accomplir cette tâche, vous pouvez la réattribuer ou lancer une discussion dans les commentaires.
  • Au fil de votre travail, ajoutez des commentaires pour que les collaborateurs de la tâche puissent suivre la progression et répondre à vos questions.
  • Si un commentaire contient des informations clés ou une conclusion importante, vous pouvez l’épingler en haut de page. Il sera ainsi plus facile à retrouver.
  • Pour attirer l’attention de quelqu’un sur une tâche ou un commentaire, utilisez une @mention. Votre collègue recevra alors une notification et pourra accéder rapidement à la tâche en question. @Mentionner quelqu’un dans une tâche l’ajoute automatiquement en tant que collaborateur.
  • Vous pouvez aussi @mentionner des projets, des tâches et des discussions pour relier tout votre travail et retrouver plus facilement des informations.

Pour @mentionner un collègue, saisissez @ dans un commentaire ou dans le champ de description, puis saisissez le nom de la personne concernée

Plus de ressources pour maîtriser les tâches

Vous apprenez mieux en regardant ? Vous recherchez une formation plus approfondie ? Ces ressources peuvent vous être utiles :

Ressources Liens
Cours Asana Apprendre les bases des tâches en moins de 5 minutes
Tutoriel vidéo sur les tâches Regarder « Apprendre à utiliser Asana »
Cours à la demande consacré la gestion des tâches S’inscrire à l’Asana Academy
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