Créer, attribuer et répondre à des tâches

Les tâches en quelques mots

Les tâches représentent généralement des étapes concrètes ou des choses à faire avec des objet et échéance clairs pour le responsable. Mais elles peuvent aussi représenter des idées ou des éléments de référence. L’ensemble des fichiers, conversations et instructions en lien avec une tâche y est stocké pour que les informations restent au bon endroit (et au même endroit !). Les tâches font souvent partie d’un projet afin qu’elles soient plus faciles à retrouver et visibles des membres de l’équipe.

Par exemple, votre tâche pourrait être de monter une vidéo pour une prochaine campagne et un collègue serait responsable de la vérifier. Ces tâches peuvent être suivies dans un projet de gestion de campagne conservé au sein d’une équipe Marketing et communication sur Asana.

Regardez un tutoriel

Apprendre à utiliser Asana est une courte série de tutoriels que vous pouvez suivre pour apprendre rapidement les bases d’Asana et les mettre en pratique. Vous pouvez également consulter une courte leçon sur Asana.

Comment créer des tâches

GIF de la création d’une tâche sur Asana

Il existe trois façons principales de créer une tâche : 1. Cliquer sur le bouton + orange dans la barre supérieure. 2. Utiliser le bouton Ajouter une tâche dans un projet. 3. Cliquer sur une tâche dans une liste, appuyer sur la touche Entrée, puis commencer à écrire.

Vous pouvez également créer des tâches à partir des e-mails ou des messages Slack. Asana s’intègre aux meilleurs outils pour vous faire gagner du temps et faciliter la gestion de vos tâches.

Conseils et bonnes pratiques

Ces conseils vous apprennent à créer des tâches performantes et à répondre aux tâches qui vous sont attribuées.

Création d’une tâche performante

CAPTURE D’ÉCRAN d’une tâche sur Asana avec un responsable, une échéance, une description et une pièce jointe pour gérer le travail

  1. Donnez des noms clairs et précis à vos tâches. Par exemple, il est préférable d’écrire « Terminer la première version du blog » plutôt qu’« Écrire le blog ».
  2. Attribuez la tâche à un collègue ou à vous-même. Les tâches ont un seul responsable afin d’éviter toute confusion concernant la personne en charge.
    • Vous pouvez diviser une tâche en sous-tâches si plusieurs personnes doivent y participer.
  3. Ajoutez des dates de début et d’échéance pour afficher la durée de la tâche et son échéance finale. Vos collègues pourront mieux gérer leur temps et respecter les délais.
  4. Utilisez la description de la tâche pour donner plus de détails, d’instructions ou de contexte. De cette manière, le responsable dispose de toutes les informations dont il a besoin pour commencer et terminer son travail.
  5. Joignez tous les fichiers nécessaires. Asana s’intègre à Google Drive, Dropbox, OneDrive et Box, ce qui vous permet de joindre facilement des fichiers depuis les outils que vous utilisez déjà.
  6. Certaines tâches peuvent dépendre d’autres travaux à terminer en premier. Définissez des dépendances entre les tâches pour que le travail se déroule dans l’ordre et commence au bon moment.
  7. Enfin, vous pouvez ajouter des abonnés à la tâche (c’est un peu comme mettre des personnes en copie d’un e-mail). Ils recevront des notifications au sujet des activités liées à cette tâche. Vous pouvez ajouter ou retirer des abonnés à tout moment.
  8. Quand vous avez terminé une tâche, cliquez sur la coche à côté du nom de la tâche. Ajoutez un commentaire à destination de vos collègues pour préciser le travail réalisé.

Vous pouvez également créer des jalons qui représenteront les principaux objectifs de votre projet (par exemple un objectif de revenus à atteindre) ou des étapes importantes permettant de passer à la phase suivante (par exemple la confirmation du lieu d’un événement).

Répondre aux tâches et collaborer

Les tâches sont pensées pour être créées par n’importe qui et attribuées à n’importe qui au sein de votre domaine Asana. Suivez ces conseils pour encore plus de collaboration :

  • Si quelqu’un vous attribue une tâche, accusez-en bonne réception avec une mention j’aime pour montrer que vous avez vu la tâche et que vous pouvez vous en charger.
  • Si vous n’êtes pas la bonne personne pour accomplir cette tâche, vous pouvez la réattribuer ou lancer une discussion dans les commentaires.
  • Au fil de votre travail, ajoutez des commentaires pour que les abonnés à la tâche puissent suivre la progression et répondre à vos questions.
  • Si un commentaire contient des informations clés ou une conclusion importante, vous pouvez l’épingler en haut de page. Il sera plus facile à retrouver. Pour attirer l’attention de quelqu’un sur une tâche ou un commentaire, utilisez une @mention. Votre collègue recevra une notification et pourra rapidement accéder à la tâche. @mentionner quelqu’un dans une tâche l’ajoute automatiquement en tant qu’abonné.
  • Vous pouvez aussi @mentionner des projets, des tâches et des discussions pour connecter votre travail et retrouver plus facilement des informations.

Saisissez @ dans un commentaire ou le champ de description, puis saisissez le nom d’un collègue pour le @mentionner

Plus de ressources pour maîtriser les tâches

Vous apprenez mieux en voyant ou souhaitez une formation plus approfondie ? Voici des ressources utiles :

Ressource Lien
Leçons Asana Apprenez les bases des tâches en moins de 5 minutes
Tutoriel vidéo sur les tâches Regarder « Apprendre à utiliser Asana »
Cours à la demande consacré la gestion des tâches S’inscrire à l’Asana Academy
Échanger avec la communauté [Participer à l’une de nos prochaines formations ou ouvrir un nouveau sujet sur notre forum au sujet des tâches

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Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.