Démarrage rapide d’Asana Premium

Bien que de nombreuses fonctionnalités d'Asana Premium ne figurent pas ici, les fonctions essentielles suivantes vous permettent de découvrir immédiatement les avantages de Premium pour tirer le meilleur parti de votre essai ou démarrer rapidement avec Premium. Nous vous les présentons ici avec leur utilisation, des exemples et de brèves vidéos qui vous aideront à vous lancer.

Voir la liste de toutes les fonctionnalités Premium.

Champs personnalisés

Les champs personnalisés vous permettent de suivre davantage d'informations dans chaque tâche. En créant un menu déroulant et des champs numériques ou textuels, vous pourrez recueillir des détails par catégorie et suivre la progression d'une tâche, son statut et plus encore. Vous pouvez aussi filtrer et trier les projets et les recherches avancées par champ personnalisé.

Comment créer et ajouter des champs personnalisés

Ajoutez des champs personnalisés à n'importe quel projet en cliquant sur le lien bleu Ajouter des champs personnalisés en haut du projet. De là, vous pouvez créer et gérer vos champs personnalisés en fonction des informations que vous voulez suivre.

Une fois ajoutés, les champs apparaissent dans la vue Liste, Tableau, Calendrier et Chronologie des projets auxquels vous les avez ajoutés, ainsi que dans la description de n'importe quelle tâche de ces projets. Pour modifier un champ, il vous suffit de cliquer sur le menu déroulant ou de saisir du texte dedans depuis la tâche en question.

Exemples de champs personnalisés

Les façons d’utiliser les champs personnalisés sont presque illimitées (voir notre article d’aide à ce sujet), mais voici quelques façons simples de vous en servir :

  • Vous souhaitez ajouter des données à toutes les tâches d’un projet (p. ex. un coût ou des horaires)
  • Vous devez suivre des informations standard sur des tâches appartenant à différents projets (p. ex. le degré de priorité ou la progression de l’activité).
  • Vous souhaitez faire en sorte que vos collègues renseignent certaines informations pour chaque tâche au sein d’un projet (p. ex. une nouvelle demande de travail pour une équipe de design)
  • Vous avez besoin de rechercher des champs de données spécifiques ou de créer des rapports sur ceux-ci.

Comment créer des champs personnalisés sur Asana

Dates de début

Les dates de début indiquent à quel moment vous devez commencer votre travail afin de respecter les échéances et d’éviter de vous y prendre à la dernière minute. Elles aident aussi les responsables de projet à visualiser la chronologie d’ensemble pour planifier le début et la fin d’un projet.

Comment utiliser les dates de début

Cliquez sur l'outil de sélection de dates dans n'importe quelle tâche et appuyez sur Ajouter une date de début, puis sélectionnez le jour de début du travail. Ensuite, déplacez le curseur sur l'échéance et vous obtiendrez la plage de temps nécessaire pour terminer la tâche.

Visualisez et raccourcissez ou allongez la plage de dates dans la vue Calendrier ou Chronologie.

Exemples d’utilisation des dates de début

N’importe quelle tâche peut avoir une date de début, mais celles-ci sont particulièrement importantes pour les projets que vous planifiez avec la Chronologie ou que vous souhaitez afficher sur un calendrier. Vous pouvez ajouter des dates de début aux éléments suivants :

  • toutes les tâches dans les projets de type : organisation d’événements, campagnes et lancements de produit, pour vous assurer de tenir vos délais.
  • Les tâches créatives (ex. : la rédaction d'un blog, la création de design, le codage d'une fonctionnalité)
  • Les tâches stratégiques (p. ex. le partage de commentaires, les recherches, ou pour avoir assez de temps de réflexion avant de devoir donner une réponse finale à une question.

 

Dépendances

Les dépendances des tâches indiquent clairement quand les tâches sont prêtes à commencer et quelles tâches en attendent d'autres. De cette façon, vos collègues commencent à travailler au bon moment sans avoir besoin de constamment vérifier si quelque chose est prêt et sans risquer de rater une échéance.

Comment créer des dépendances de tâches ?

Accédez à la tâche dépendante, cliquez sur le menu des actions de tâches (icône représentant trois points) dans le Lire la suite , puis sélectionnez Marquer comme dépendant de…. Vous pouvez chercher et sélectionner la tâche qui devra être terminée avant que vous puissiez commencer la nouvelle tâche. Ajoutez autant de dépendances que vous le souhaitez sur les autres tâches.

Utilisez la vue Chronologie pour définir facilement des dépendances entre les tâches et résoudre tous les problèmes de calendrier si les tâches sont toutes dans le même projet.

Une fois votre tâche effectivement prête à démarrer, vous recevrez une notification dans Ma boîte de réceptionMa boîte de réception Ma boîte de réception rassemble les activités liées aux tâches, aux projets ou aux discussions qu’un utilisateur suit. Lire la suite pour vous informer que vous pouvez commencer à travailler.

Exemples de dépendances

Voici quelques façons d’utiliser les dépendances :

Les dépendances Asana indiquent la tâche en attente, son échéance et le responsable de la tâche.

Chronologie

La chronologie vous offre une vue attrayante et dynamique qui résume la façon dont tous les éléments d’un projet s’accordent et vous aide à respecter vos délais. C’est une version plus robuste du diagramme de Gantt car tout est lié à votre travail sur Asana, donc reste constamment à jour.

Comment utiliser la chronologie

En tant que vue de projet, la chronologie est visible pour tous les projets Asana. Elle fonctionne au mieux lorsque vous ajoutez des dates de début, des échéances et des dépendances aux tâches de votre projet afin de pouvoir visualiser votre planning. Commencez en cliquant sur l’onglet Chronologie juste en dessous du nom du projet.

Vous pouvez faire glisser des tâches de la chronologie pour les déplacer et modifier le planning. La chronologie se met également à jour quand vous apportez des modifications aux dispositions en liste ou en tableau.

Exemple de projets à planifier avec la chronologie

La chronologie fonctionne mieux avec les projets qui sont axés sur des échéances (plutôt que continus). Cliquez sur l’un des cas d’utilisation ci-dessous pour obtenir le modèle sur Asana et commencez en quelques clics.

Quand votre plan de projet est prêt, partagez-le avec toutes les personnes concernées au sein de votre organisation.

Modèles

Si votre équipe suit des processus habituels ou récurrents, il n’est pas nécessaire de recréer chaque fois ces tâches et projets sur Asana. Que ce soit avec votre propre modèle personnalisé ou avec un modèle créé par Asana, vous pouvez configurer facilement un processus pour éviter de repartir de zéro ou de manquer des étapes.

Comment créer des modèles

  1. Créez un nouveau projet et ajoutez les tâches, sections ou colonnes, et champs personnalisés appropriés pour organiser votre travail et définir clairement des catégories.
  2. Vous pouvez préalablement attribuer des tâches, inclure des pièces jointes et des détails relatifs aux tâches dans le modèle de projet si ces éléments sont requis chaque fois que vous suivez ce processus.
  3. Une fois que vous avez terminé de créer le modèle de projet, cliquez sur le menu déroulant du titre du projet et sélectionnez Enregistrer comme modèle.

Seul le créateur du modèle peut modifier celui-ci afin de prévenir les modifications involontaires, mais vous pouvez ajouter des éditeurs si vous le souhaitez.

Transformer un projet existant en modèle personnalisé

  1. Une fois que vous avez fini d’utiliser le projet pour le travail en cours, supprimez les informations inutiles, telles que les échéances, les responsables et les pièces jointes.
  2. Une fois que ces informations sont supprimées du projet, cliquez sur le menu déroulant du titre du projet et sélectionnez Enregistrer comme modèle.

Créer un nouveau projet à partir de votre modèle

  1. Pour utiliser vos modèles, créez un projet en cliquant sur le bouton + dans la barre du haut.
  2. Cliquez sur l'onglet Modèles sur l'écran de nouveau projet. Vos modèles personnalisés seront organisés par équipe et c'est aussi là que vous pouvez accéder aux modèles créés par Asana.
  3. Lorsque vous avez trouvé le modèle que vous souhaitez utiliser, sélectionnez Utiliser le modèle. Une fois votre projet créé à partir du modèle, vous pouvez le personnaliser selon vos souhaits.

Exemples de modèles de projet

Voici quelques exemples de cas où vous pouvez essayer de créer un modèle de projet :

Pour enregistrer un projet comme modèle, cliquez sur le menu déroulant du titre du projet et sélectionnez Enregistrer comme modèle

Rechercher un élément sur Asana est très simple, il suffit de commencer à saisir un mot dans la barre de recherche située dans la barre du haut. Toutefois, pour affiner vos critères de recherche et commencer à créer des rapports, utilisez la recherche avancée pour rechercher tout ce que vous souhaitez : une date d'achèvement, un responsable, des champs personnalisés, la personne qui a créé une tâche et bien plus.

Les rapports de recherche avancée sont particulièrement utiles pour les chefs de projets, chefs d’équipes et responsables qui ont besoin d’un aperçu rapide et clair des disponibilités, de la progression et du travail compromis.

Créer des rapports de recherche avancée

Pour créer un rapport, cliquez sur la barre de recherche et sélectionnez Recherche avancée dans le menu déroulant. Là, vous pouvez indiquer vos critères ou vos termes de recherches. Rappelez-vous qu’un terme de recherche n’est pas toujours nécessaire. Vous pouvez utiliser autant de filtres de recherches que vous le souhaitez.

Une fois que vous avez terminé, vous pouvez enregistrer votre recherche en cliquant sur l’étoile dans le titre. Ainsi, vous pourrez accéder à votre rapport à tout moment dans la barre latérale. Les résultats de recherche sont toujours mis à jour automatiquement.

Exemples de recherches avancées vous pouvez effectuer sur Asana

Voici quelques exemples de rapports à créer :

  • Vérification des disponibilités: : cherchez les tâches attribuées à un collègue dont l’échéance est la semaine prochaine pour vérifier rapidement ses disponibilités.
  • Travail qui nécessite un suivi : cherchez des tâches que vous avez créées pour d’autres personnes et qui ne sont pas terminées.
  • Tâches compromises : cherchez les tâches qui comportent le champ personnalisé « haute priorité » dont l’échéance est aujourd’hui ou demain. C’est un très bon moyen de garder le rythme pour les chefs de projet.
  • Travail que j’ai effectué ce trimestre : cherchez les tâches qui vous ont été attribuées et que vous avez terminées au cours d’une période donnée. C’est un très bon moyen de voir et de faire valoir sa contribution.
  • Progression du projet : cherchez des tâches terminées dans un projet donné pour voir ce qui a été accompli jusqu’à présent.

 

Fonctionnalités de confidentialité

Projets et équipes privés

Le but d'Asana est globalement de rendre le travail plus transparent afin de favoriser la clarté et la responsabilisation. Pour les travaux plus confidentiels, les clients Premium peuvent modifier les paramètres de confidentialité des équipes et des projets pour s'assurer que ceux-ci sont seulement accessibles par ceux qui en ont besoin.

Créez des équipes et projets privés pour :

  • Réunions individuelles
  • les examens de performances
  • les informations juridiques, financières ou commerciales sensibles
  • les groupes de chefs et de responsables
  • les surprises ou la planification d’entreprise
  • les utilisations liées aux RH

Avec les projets à commentaires seuls, vous pouvez contrôler qui est autorisé à modifier un projet afin d'empêcher toute modification accidentelle, tout en permettant l'accès aux informations du projet.

Contrôle de l’accès

Plus vous ajoutez d'informations sur Asana, plus vous devez vous assurer que celles-ci sont en sécurité et que votre service informatique les contrôle. Vos collègues ne sont pas toujours les mêmes et vous serez peut-être amené à ajouter des invités. Asana vous permet de contrôler leur accès à d'autres équipes et projets, ou de les retirer complètement de votre domaine. En cas de faille de sécurité, l'administrateur peut forcer une réinitialisation de mot de passe pour protéger vos informations sur Asana.

Vous êtes maintenant prêts à vous lancer avec les fonctionnalités Premium. Commencez à les ajouter dans vos processus afin de tirer immédiatement profit de leurs avantages pour votre travail et votre équipe. Vous pouvez toujours afficher la liste complète des fonctionnalités Premium et obtenir plus d'astuces dans le Guide.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.