Bases de votre processus sur Asana

Tout d’abord, familiarisez-vous avec la base de tout processus : la structure Asana. Projets, tâches et sous-tâches en sont les éléments fondamentaux.

Organisation

Les organisations rassemblent tous les employés de votre entreprise qui utilisent Asana dans un espace unique, défini par leur domaine de messagerie commun.

Équipe

Au sein de l’organisation, vous et vos collègues êtes répartis en différentes équipes afin de collaborer sur vos divers projets et tâches. Chaque utilisateur de votre organisation appartient à une équipe au minimum et peut en faire partie de plusieurs.

Projets

Les projets vous permettent d’organiser toutes les tâches liées à une initiative, un objectif ou tout autre activité importante. Vous pouvez utiliser des sections pour organiser les tâches au sein d’un projet.

Tâches

Les tâches représentent l’unité d’action de base sur Asana.

Sous-tâches

Utilisez les sous-tâches pour décomposer le travail en plus petites étapes ou pour le répartir entre plusieurs acteurs.

Commentaires

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Questions déterminantes dans la création de processus

Ensuite, vous répondrez à une série de questions importantes pour permettre à votre processus de fonctionner correctement.

Question 1 : projet ou tâche ?

Les équipes ont souvent du mal à trancher sur cette question lorsqu’il s’agit de gérer leur processus.

Nous vous recommandons de commencer par créer un projet pour regrouper et gérer l’ensemble de vos processus.

Un projet vous permet de coordonner vos activités avec les parties prenantes. Ajoutez des tâches et sous-tâches pour représenter le travail à effectuer. Faites attention à ne pas définir de tâches trop vagues (« Promotion ») qui sont difficiles à exécuter. Privilégiez au contraire la création de tâches concrètes pour diviser clairement votre travail.

Question 2 : comment utiliser les sections ?

Avant de créer des sections au sein de projets, vous devez comprendre les deux schémas de cheminement des activités dans un processus : en séquences et par étapes.

Séquences

Les séquences sont comme des listes de contrôle : les tâches sont réalisées dans un ordre précis, pour parvenir à un livrable définitif. Planifier un événement ou accueillir un nouvel employé sont deux processus séquentiels typiques. Dans ce cas, créez des sections et regroupez les tâches par catégorie ou période.

Étapes

Les étapes forment un circuit à respecter : un même travail ou livrable passe par plusieurs étapes avant achèvement. Les processus de demande ou de développement produit sont de bons exemples de processus par étapes. Dans cette situation, envisagez de basculer votre projet en vue Tableau et créez des sections pour chaque étape. Vos tâches représenteront chaque livrable, que vous pourrez déplacer d’une section à une autre au fil des étapes.

Question 3 : quels champs personnalisés ajouter ?

Il est important de penser aux champs personnalisés dès le début : la manière dont vous organisez, automatisez et créez des rapports pour vos processus en dépend.

Organiser

Comment avez-vous besoin d’organiser vos tâches au sein de votre processus ? Créez des champs en fonction des différentes catégories.

Automatiser

Comment souhaitez-vous automatiser votre processus ? Vous pouvez créer des règles personnalisées liées aux champs que vous ajoutez.

Créer des rapports

Quels rapports avez-vous besoin de créer pour votre processus ? La sélection de graphiques à votre disposition dans le tableau de bord du projet dépendra de vos champs personnalisés.

Question 4 : quand utiliser les sous-tâches ?

Parfois, une tâche ou un livrable doit être décomposé en étapes séquentielles plus petites. C’est dans ce type de situation que les sous-tâches trouveront leur utilité.

Faites attention aux processus qui reposent uniquement sur des tâches et des sous-tâches. Cela pourrait se révéler problématique au moment de les automatiser, d’utiliser la vue Chronologie ou de rendre compte du travail effectué.

Cas d’utilisation courants des sous-tâches :

Si la tâche parente est une demande, ajoutez des sous-tâches pour détailler les étapes de suivi.

Ajoutez des demandes d’approbation en tant que sous-tâches lorsque vous avez besoin de l’approbation de plusieurs personnes sur une même tâche parente.

Certains processus comptent des actions qui se déclenchent uniquement lorsque certaines conditions sont réunies. Par exemple, une équipe qui gère des demandes peut avoir besoin d’informations supplémentaires dans certaines situations avant de pouvoir les traiter. Il serait donc judicieux d’utiliser une règle pour ajouter automatiquement les sous-tâches correspondantes lorsqu’une tâche atteint l’étape en question.

Le saviez-vous ? Il est possible d’ajouter des sections à des sous-tâches à l’aide du raccourci « Tab + N ».

Pour vous donner un ordre d’idée, si vous devez ajouter plus de 10 sous-tâches à une tâche, il peut être préférable de créer un nouveau projet.

Decision 5 : le nombre de projets

Parfois, la taille d’un processus est si importante qu’il peut concerner plusieurs projets.

Utilisez plusieurs projets quand :

Votre processus se recoupe avec celui d’une autre équipe qui a son propre projet. Par exemple, une équipe suit ses publications de témoignages clients dans un projet, tandis qu’une autre a besoin de discuter du même sujet lors d’une prochaine réunion. Les tâches pertinentes sont donc ajoutées aux deux projets.

Chaque étape de votre processus compte de si nombreuses tâches que vous risquez de vous disperser en les gardant toutes dans un seul projet. Par exemple, une équipe utilise un projet pour recevoir des demandes. Puisque le volume est important, elle crée un projet séparé pour traiter les demandes en cours. L’automatisation de ce processus est possible grâce aux règles personnalisées.

Question 6 : comment définir les autorisations de projet ?

Le fonctionnement de votre processus sera influencé par la manière dont vous définirez les autorisations. Vous pouvez accorder des autorisations de modification ou pour commentaires seuls. Les autorisations pour commentaires seuls permettent aux membres de l’équipe de consulter ou de commenter les projets sans qu’ils puissent les modifier.

Dans la plupart des processus, vous devrez accorder des autorisations de modification aux membres du projet pour qu’ils puissent gérer leurs propres tâches. Nous vous recommandons de donner des autorisations pour commentaires seuls pour :

un projet qui a besoin d’être visible publiquement pour être consulté par plusieurs parties prenantes qui ne sont responsables d’aucune tâche ;

les projets qui contiennent des informations sensibles sur lesquels vous préférez éviter des modifications accidentelles ou inutiles.

Consultez cet article pour en savoir plus sur les autorisations.

Maintenant que vous avez établi les bases de votre processus, il est temps d’y ajouter du mouvement ! Consultez sans attendre le troisième volet de cette série d’articles.