Mécanismes avancés des processus
Une fois les bases de votre processus établies, comment ajouter des transitions et automatisations pour le concrétiser ? Comment faire pour que votre processus suive son cours avec fluidité ?
Cet article est le dernier d’une série en trois volets. Si vous n’avez pas encore lu les deux premiers, voici les liens pour les consulter :
Le générateur de processus
Découvrez comment utiliser le générateur de processus.
Un onglet de projet vous permet désormais d’accéder au générateur de processus. Cette fonctionnalité vous accompagne dans la conception des étapes de votre travail, de A à Z. Le générateur de processus vous aide à élaborer votre processus, non à l’exécuter. Une fois votre processus créé grâce au générateur, vous pouvez en assurer la gestion depuis la vue de projet de votre choix.
Quatre types de mécanismes
Définissez quatre types de mécanismes et associez-les aux fonctionnalités appropriées sur Asana, et ce, même si vous ne vous servez pas du générateur de processus.
1. Démarrage
Chaque processus comprend un point de départ pour indiquer quelle est la phase de lancement du travail. Selon le type de processus, le démarrage peut s’effectuer de l’une des manières suivantes :
- Manuellement : parfois, votre équipe démarre manuellement le processus, par exemple si elle souhaite publier un nouvel article de blog avant un lancement. Le cas échéant, vous créez un nouveau projet ou une nouvelle tâche.
- À l’aide d’un formulaire : certains processus intègrent la réception des demandes ; le travail à réaliser est déterminé par des tiers, sous forme de demande. Ainsi, pensez à créer des formulaires afin de centraliser et uniformiser les demandes.
- À l’aide d’un modèle de tâche : nous conseillons aux équipes qui exécutent des processus impliquant de répéter sans cesse les mêmes actions de créer des modèles de tâches. Il s’agit d’un outil idéal lorsque vous souhaitez préétablir une tâche avec des liens qui renvoient vers des informations pertinentes, mais aussi créer un ensemble de sous-tâches, par exemple pour le suivi des candidats.
2. Transitions
Il arrive que la même tâche soit transférée d’un collaborateur à l’autre tout au long de votre processus. Voici comment bon nombre d’équipes gèrent les transitions au sein de leurs processus :
Réattribution manuelle
Désignez un responsable pour chacune de vos tâches afin de vous assurer que ces dernières sont exploitables. Parfois, on observe un responsable différent pour chaque étape du processus.
Par exemple, un producteur créatif transmet une demande à un designer pour qu’il y donne suite. Le cas échéant, réattribuez la tâche à la personne concernée.
Ajout de sous-tâches
Lorsque vous devez décomposer une tâche en plusieurs petites étapes pour assurer les transitions de votre processus, ajoutez des sous-tâches.
Par exemple, une équipe chargée de la gestion des demandes créé une tâche de projet pour chacun de ses livrables. Elle ajoute des sous-tâches pour organiser les étapes entre les différentes phases de son processus.
Ajout de dépendances
Parfois, une tâche en empêche une autre d’avancer. Le cas échéant, servez-vous des dépendances. Ajouter une dépendance vous permet d’indiquer qu’une tâche dépend de l’achèvement d’une autre.
Par exemple, l’équipe qui gère les retours clients sur un produit doit attendre que l’équipe de développement ait terminé son travail avant de pouvoir revenir vers celle qui a transmis le feedback. L’équipe des retours clients ajoute donc une dépendance pour montrer qu’une tâche est en attente d’une autre. Les dépendances sont disponibles uniquement pour les équipes et les organisations disposant d’Asana Premium.
Utilisation des approbations
Pour que le travail aille de l’avant et que les transitions s’effectuent sans heurt, une demande d’approbation est souvent nécessaire. C’est l’occasion de recourir aux approbations. Les tâches d’approbation permettent à leur responsable d’approuver ou de rejeter du contenu, ou bien de demander des modifications. Par exemple, un concepteur peut avoir besoin que différentes parties prenantes vérifient et approuvent une ressource avant de terminer le livrable sur lequel il travaille. Les approbations sont réservées aux utilisateurs des formules Asana Enterprise et Business.
3. Intersections
Dans certains processus, votre travail se recoupe avec celui d’une autre équipe. Le cas échéant, voici quelques conseils :
Multihoming (hébergement multiple)
Sur Asana, vous pouvez ajouter une même tâche dans plusieurs projets à la fois, sans créer de doublons. Les mises à jour apportées à cette tâche s’afficheront ensuite dans tous les projets concernés. C’est ce que l’on appelle le multihoming.
Recourez au multihoming pour une visibilité optimale de vos tâches au sein de différents projets et équipes sur Asana.
Intégrations
Si votre travail se recoupe avec celui effectué sur un autre outil, vérifiez si des intégrations existent. Le cas échéant, coordonnez vos processus entre vos différents outils.
Cliquez ici pour consulter notre liste d’intégrations.
4. Répétitions
Dans bien des processus, vous répéterez sans cesse les mêmes actions pour faire avancer le travail. C’est dans ce genre de situations que vous pouvez définir des règles : des déclencheurs simples pour automatiser des tâches manuelles. Les Règles sont disponibles pour les clients Asana Premium, Business et Enterprise, avec pour ces deux dernières formules, de nombreuses options de personnalisation supplémentaires.
Grâce au générateur de processus, vous pouvez définir des règles en toute simplicité, à chaque étape de votre processus.
Concrètement, vous pouvez automatiser chaque type de mécanismes que nous venons de présenter. Voici quelques exemples :
Déclencheurs et actions
Démarrage → Lorsqu’une nouvelle tâche est ajoutée à un projet après l’envoi d’un formulaire… → Ajouter des sous-tâches à la tâche pour un suivi immédiat.
Transitions → Lorsqu’un champ personnalisé est mis à jour… → Réattribuer la tâche à un collègue en particulier.
Intersections → Lorsqu’une tâche est déplacée dans une section particulière… → Ajouter la tâche au projet d’une autre équipe.
Voici d’autres règles de processus courantes :
| Déclencheurs | Actions |
|---|---|
| (Vous souhaitez que toutes les nouvelles tâches soient déplacées vers une section en particulier) Lorsqu’une nouvelle tâche est ajoutée à un projet… | Déplacer la tâche dans une section définie. |
| (Vous voulez que les tâches soient automatiquement marquées comme terminées lorsque vous les déplacez vers la section « Terminé ») Lorsqu’une tâche est déplacée vers la section de travail « Terminé »… | Marquer la tâche comme terminée. |
| (Vous voulez demander une mise à jour pour un travail à venir) Quand une échéance est proche… | Ajouter un commentaire à la tâche. |
| (Vous avez besoin de renvoyer un utilisateur vers une tâche de projet) Lorsqu’une tâche est déplacée vers une section en particulier… | Ajouter un commentaire à la tâche avec ce modèle de projet @mentionné dans le texte. |
| (Vous souhaitez changer l’étape d’approbation en fonction de la réponse de l’approbateur) Lorsqu’une tâche d’approbation indique « Approuvée », « Modifications demandées » ou « Rejetée » | Déplacer la tâche vers la section adéquate. |
