Gérer des associations étudiantes

Grâce à Asana, vous pouvez organiser vos cours et gérer votre organisation, votre club ou d’autres activités extrascolaires. Vous pouvez enregistrer des informations importantes, des notes et des tâches à réaliser afin de faciliter la collaboration avant, pendant et après vos réunions et activités. Que des nouveaux membres vous rejoignent ou que d’anciens vous quittent, Asana vous permet de centraliser aisément les personnes et les actions.

Créer un espace de travail

  1. Créez un espace de travail pour votre organisation ou votre club. C’est là que vous enregistrerez l’ensemble des tâches et des informations pertinentes pour votre groupe afin que vous puissiez tous collaborer sur Asana.
  2. Invitez les responsables de l’organisation dans l’espace de travail. Vous pouvez ensuite décider de la façon dont vous voulez créer des projets sur Asana pour les différents aspects de votre organisation.
  3. Créez un projet. Vous pouvez créer des projets pour votre comptabilité, les programmes et notes de réunion, une collecte de fonds, des événements à venir, l’organisation d’événements, etc. Les possibilités sont presque infinies.

Créez un espace de travail ainsi que votre premier projet dans Asana pour commencer

Inviter d’autres membres

  1. Une fois que vous avez créé quelques projets, invitez le reste des membres de votre organisation. Vous pouvez les inviter en cliquant sur le bouton + dans la barre supérieurebarre supérieure La barre supérieure se trouve tout en haut d’Asana, au-dessus du titre. Lire la suite . Dès qu’ils sont inscrits, vous pouvez organiser une réunion de lancement afin de leur présenter Asana et de vous assurer que tout le monde est à la page.
  2. Demandez aux membres d’ajouter des éléments aux tâches et aux projets existants, puis encouragez-les à créer les leurs. Dès tout le monde aura apporté sa contribution, vous pourrez commencer à collaborer sur Asana.
  3. Encouragez les membres à terminer et à ajouter des tâches ainsi que des commentairescommentaires Commentez une tâche ou une discussion pour proposer de l’aide, répondre à des questions et faire avancer le travail. Lire la suite et à démarrer des discussions afin de poser des questions, d’obtenir des mises à jour de statut ou de communiquer des informations pour que tout le monde soit informé. Une fois que chacun des membres commencera à mettre à jour ses tâches, vous n’aurez plus besoin de passer autant de temps sur de simples mises à jour pendant les réunions hebdomadaires et par e-mail. Vous recevrez des mises à jour instantanées sur Asana.

Répondez aux questions des membres sur l’utilisation d’Asana, notamment dans le cadre de votre groupe. Lisez l’article de notre guide relatif à la création et au maintien du rythme de travail pour plus de conseils.

Organiser vos réunions avec Asana

  1. Créez un projet pour le programme de vos réunions. Utilisez des sectionssections Les sections vous permettent d’organiser vos listes de tâches. Répartissez les projets ou votre liste Mes tâches selon leur catégorie, leur étape dans le processus ou leur priorité. Lire la suite pour organiser votre programme et créer des tâches pour chaque point du programme. Vous pouvez ajouter à chaque tâche une échéance correspondant à la date de la réunion. Cela permettra de tout prendre en compte.
  2. Ajoutez tous les participants à la réunion en tant que membres du projetmembre du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite afin qu’ils puissent ajouter des sujets de discussion en tant que tâches, avant la réunion.
  3. Avant la réunion, demandez au responsable de l’organisation de passer en revue les sujets de l’ordre du jour (les tâches du projet) et de les organiser par ordre de priorité. Il vous suffit de faire glisser les tâches et de les déposer dans l’ordre de votre choix.
  4. Utilisez Asana pendant la réunion et consultez le projet de votre ordre du jour de réunion pour que chacun sache quels thèmes seront abordés. Vous pouvez utiliser le mode zéro distractionmode zéro distraction Le mode zéro distraction agrandit les détails d’une tâche pour qu’ils s’affichent sur l’ensemble de la fenêtre de navigation. Lire la suite (Tab+X) pour afficher chaque tâche sur un grand écran afin que tout le monde puisse la voir.
  5. Attribuez les étapes suivantes pendant la réunion. Cochez les tâches qui ont été abordées. Attribuez les tâches au membre du club pertinent en cas de travail supplémentaire. Vous pouvez également créer des tâches pendant la réunion pour que tout le monde prenne connaissance du travail à venir.

Créer un projet d’ordre du jour de réunion sur Asana pour garder une trace des discussions, des mesures à prendre et des notes

Gérer votre organisation et vos réunions sur Asana permet de savoir ce que chacun fait et pour quelle échéance. Le temps de réunion est alors optimisé. Au lieu de perdre votre temps à passer en revue les mises à jour de statut et à décider des sujets à aborder, vous pouvez vous mettre au travail et avoir une influence sur le campus.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérer les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre public pour partager le contenu d’une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.