Gérer des associations étudiantes

Grâce à Asana, vous pouvez organiser vos cours et gérer votre association, votre club ou d’autres activités extrascolaires. Sur Asana, vous pouvez enregistrer des informations importantes, des notes et des tâches à réaliser afin de faciliter la collaboration avant, pendant et après vos réunions et activités. Lorsque vous ajoutez de nouveaux membres ou d’anciens membres diplômés, vous pouvez facilement centraliser les personnes et les activités.

Créer un espace de travail

  1. Créez un espace de travail pour votre organisation ou votre club. C’est là que vous enregistrerez l’ensemble des tâches et des informations pertinentes pour votre groupe afin que vous puissiez tous collaborer sur Asana.
  2. Invitez les responsables de l’organisation dans l’espace de travail. Vous pouvez ensuite décider de la façon dont vous voulez créer des projets sur Asana pour les différents aspects de votre organisation.
  3. Créez un projet. Vous pouvez créer des projets pour votre comptabilité, les programmes et notes de réunion, une collecte de fonds, des événements à venir, l’organisation d’événements, etc. Les possibilités sont presque infinies.

Créez un espace de travail ainsi que votre premier projet dans Asana pour commencer

Inviter d’autres membres

  1. Une fois que vous avez créé quelques projets, invitez le reste des membres de votre organisation. Vous pouvez les inviter en cliquant sur le bouton + dans la barre du hautbarre du haut La barre du haut apparaît tout en haut d’Asana, au-dessus du titre. Lire la suite . Dès qu’ils sont inscrits, vous pouvez organiser une réunion de lancement afin de leur présenter Asana et de vous assurer que tout le monde est à la page.
  2. Demandez aux membres d’ajouter des éléments aux tâches et aux projets existants, puis encouragez-les à créer les leurs. Une fois que tout le monde a apporté sa contribution, vous pouvez commencer à collaborer dans Asana.
  3. Encouragez les membres à terminer et à ajouter des tâches, à ajouter des commentairescommentaires Commentez une tâche ou une discussion pour proposer de l’aide, répondre à des questions et faire avancer le travail. Lire la suite et à démarrer des discussions, afin de poser des questions, d’obtenir des mises à jour de statut ou de communiquer des informations pour que tout le monde soit informé. Une fois que tout le monde commencera à mettre à jour ses tâches, vous n’aurez plus besoin de passer autant de temps sur de simples mises à jour pendant les réunions hebdomadaire et par e-mail. Vous recevrez des mises à jour instantanées sur Asana.

Répondez aux questions des membres sur l’utilisation d’Asana, notamment dans le cadre de votre groupe. Lisez l’article de notre guide relatif à la création et au maintien du rythme de travail pour plus de conseils.

Organiser vos réunions avec Asana

  1. Créez un projet pour le programme de vos réunions. Utilisez des sectionssections Les sections vous permettent d’organiser vos listes de tâches. Répartissez les projets ou votre liste Mes tâches selon leur catégorie, leur étape dans le processus ou leur priorité. Lire la suite pour organiser votre programme et créer des tâches pour chaque point du programme. Vous pouvez ajouter à chaque tâche une échéance correspondant à la date de la réunion. Cela permettra de tout prendre en compte.
  2. Ajoutez tous les participants à la réunion en tant que membres du projetmembre du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite afin qu’ils puissent ajouter des sujets de discussion en tant que tâches, avant la réunion.
  3. Avant la réunion, demandez au responsable de l’organisation de passer en revue les sujets de l’ordre du jour (les tâches du projet) et de les organiser par ordre de priorité. Il vous suffit de faire glisser les tâches et de les déposer dans l’ordre de votre choix.
  4. Utilisez Asana pendant la réunion et consultez le projet de votre ordre du jour de réunion pour que chacun sache quels thèmes seront abordés. Vous pouvez utiliser le mode zéro distractionmode zéro distraction Le mode zéro distraction agrandit les détails d’une tâche pour qu’ils s’affichent sur l’ensemble de la fenêtre de navigation. Lire la suite (Tab+X) pour afficher chaque tâche sur un grand écran afin que tout le monde puisse la voir.
  5. Attribuez les étapes suivantes pendant la réunion. Cochez les tâches qui ont été abordées. Attribuez les tâches au membre du club pertinent en cas de travail supplémentaire. Vous pouvez également créer des tâches pendant la réunion pour que tout le monde prenne connaissance du travail à venir.

Créer un projet d'ordre du jour de réunion sur Asana pour garder une trace des discussions, des mesures à prendre et des notes

Gérer votre organisation et vos réunions dans Asana permet de savoir ce que chacun fait et pour quelle échéance. Le temps de réunion est alors optimisé. Au lieu de perdre votre temps à passer en revue les mises à jour de statut et à décider des sujets à aborder, vous pouvez vous mettre au travail et avoir une influence sur le campus.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Enregistrez des informations importantes, des notes et des tâches à réaliser pour faciliter la collaboration avant, pendant et après vos réunions de club.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de