Gestion d’associations étudiantes

Grâce à Asana, vous pouvez organiser vos cours et gérer votre organisation, votre club ou d’autres activités extrascolaires. Vous pouvez enregistrer des informations importantes, des notes et des tâches à réaliser afin de faciliter la collaboration avant, pendant et après vos réunions et activités. Asana vous permet de centraliser aisément les personnes et les actions, y compris lorsque de nouveaux membres vous rejoignent ou lorsque les diplômés vous quittent.

Créer un espace de travail

1. Créez un espace de travail pour votre organisation ou votre club. Vous y enregistrerez l’ensemble des tâches et informations pertinentes pour votre groupe afin de collaborer tous ensemble sur Asana.
2. Invitez les responsables de l’organisation dans l’espace de travail. Vous pouvez ensuite décider de la façon dont vous voulez créer des projets sur Asana pour les différents aspects de votre organisation.
3. Créez un projet. Vous pouvez créer des projets pour votre comptabilité, les programmes et notes de réunion, une collecte de fonds, des événements à venir, l’organisation d’événements, etc. Les possibilités sont presque infinies.

Inviter d’autres membres

1. Une fois que vous avez créé quelques projets, invitez le reste des membres de votre organisation. Vous pouvez les inviter en cliquant sur le bouton + dans la barre supérieurebarre supérieureLa barre supérieure se trouve tout en haut d’Asana, au-dessus du titre.Lire la suite. Dès qu’ils sont inscrits, vous pouvez organiser une réunion de lancement afin de leur présenter Asana et de vous assurer que tout le monde est à la page.
2. Demandez aux membres d’ajouter des éléments aux tâches et projets existants, puis incitez-les à créer les leurs. Dès que tout le monde aura apporté sa contribution, vous pourrez commencer à collaborer sur Asana.
3. Encouragez les membres à terminer et à ajouter des tâches ainsi que des commentairescommentairesCommentez une tâche ou une discussion pour proposer de l’aide, répondre à des questions et faire avancer le travail.Lire la suite et à démarrer des discussions afin de poser des questions, d’obtenir des mises à jour de statut ou de communiquer des informations pour que tout le monde soit informé. Une fois que chacun des membres aura commencé à mettre à jour ses tâches, vous n’aurez plus besoin de passer autant de temps en réunion hebdomadaire ou à échanger des e-mails pour de simples mises à jour. Vous recevrez des mises à jour instantanées sur Asana.

Répondez aux questions des membres sur l’utilisation d’Asana, notamment dans le cadre de votre groupe. Lisez l’article de notre guide relatif à la création et au maintien du rythme de travail pour plus de conseils.

Organiser vos réunions avec Asana

1. Créez un projet d’ordre du jour de réunion. Organisez-le en sectionssectionsLes sections vous permettent d’organiser vos listes de tâches. Répartissez les projets ou votre liste Mes tâches selon leur catégorie, leur étape dans le processus ou leur priorité.Lire la suite et créez des tâches pour chaque point à l’ordre du jour. Pour ne rien oublier, vous pouvez ajouter à chaque tâche une échéance correspondant à la date de la réunion.
2. Ajoutez tous les participants à la réunion en tant que membres du projet afin qu’ils puissent ajouter des sujets de discussion en tant que tâches, avant la réunion.
3. Avant la réunion, demandez au responsable de l’organisation de passer en revue les sujets de l’ordre du jour (les tâches du projet) et de les organiser par ordre de priorité. Il vous suffit de faire glisser les tâches et de les déposer dans l’ordre de votre choix.
4. Ouvrez Asana pendant la réunion et consultez votre projet d’ordre du jour pour que chacun prenne connaissance des thèmes abordés. Vous pouvez utiliser le mode Concentrationmode ConcentrationLire la suite (Tab+X) afin d’aider vos collègues à bien visualiser une tâche en l’affichant sur grand écran.
5. Attribuez les étapes suivantes pendant la réunion. Cochez les tâches qui ont été abordées. Attribuez les tâches au membre du club pertinent en cas de travail supplémentaire. Vous pouvez également créer des tâches pendant la réunion pour que tout le monde prenne connaissance du travail à venir.

Gérer votre organisation et vos réunions sur Asana permet d’identifier les activités de chacun ainsi que leur échéance, et donc d’optimiser les temps de réunion. Moins de temps perdu à passer en revue les mises à jour de statut et à décider des sujets à aborder, c’est plus de temps consacré aux activités qui font la différence sur le campus.