Planification d'événements universitaires

L’organisation d’événements universitaires implique généralement beaucoup de stress, une quantité excessive de choses à faire, de nombreux e-mails et plus d’échéances que vous pouvez en gérer. Que votre prochain événement compte 10 ou 10 000 participants, Asana est l’outil d’organisation d’événements idéal pour collaborer avec vos camarades et veiller à ce que votre événement se déroule sans accroc.

Configurer votre projet d’événement

  1. Créez un projet pour votre événement. Donnez au projet un nom descriptif comme « Hackaton automnal » ou « Concert caritatif ». Ajoutez une description de projet offrant un aperçu détaillé.
  2. Invitez d’autres camarades de classe et des organisateurs d’événements en tant que membres du projetmembre du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite afin que chacun puisse attribuer et terminer des tâches et rester au courant des nouveautés importantes.
  3. Organisez votre calendrier d’organisation d’événements en sectionssections Les sections vous permettent d’organiser vos listes de tâches. Répartissez les projets ou votre liste Mes tâches selon leur catégorie, leur étape dans le processus ou leur priorité. Lire la suite en fonction de votre calendrier de livraison. Utilisez des intitulés comme « 1 mois avant », « dans la semaine », « la veille », etc.
  4. Ajoutez des tâches à chaque section et vérifiez que chacune d’elles possède une échéance, un responsable et une description claire et que les fichiers concernés sont joints, de sorte que chaque personne sache ce qu’elle doit faire et pour quand.
  5. Le jour de votre événement, vous pouvez utiliser Asana pour visualiser votre calendrier en ajoutant des tâches avec une échéance pour chaque étape, y compris la mise en place, l’arrivée des fournisseurs, l’arrivée des invités, le dîner, etc. À mesure que l’événement progresse, votre équipe peut terminer des tâches à partir d’un appareil mobile afin que tout soit fait dans les temps.

Téléchargez l’application Asana pour iOS ou [Android](https://play.google.com/store/apps/details? id=com.asana.app&hl=fr) pour assurer une coordination fluide le jour de l’événement entre l’équipe d’organisation de votre événement et vous.

Planifier vos événements universitaires à l'aide de projets Asana

Aller plus loin avec l’organisation d’événements

Suivre les sponsors

Vous pouvez facilement suivre les sponsors dans le projet de votre événement. Avec une tâche pour chaque sponsor, vous pouvez utiliser des sous-tâches pour suivre chaque étape du processus, y compris les prises de contact, les argumentaires téléphoniques, les documents de présentation, les contrats et les ressources de sponsors, comme les logos et les accroches. Cela peut servir d’excellente source d’idées pour vos sponsors et vous permettre de suivre la progression de votre collecte de fonds pour votre événement. Consultez notre exemple de suivi de comptes pour vous faire une idée.

Copier un projet d’événement

Si vous organisez une série d’événements ou un même événement régulièrement, vous pouvez créer un modèle de projet à copier. Ajoutez des éléments au modèle en fonction des enseignements tirés des événements précédents. Faites une copie du projet pour chaque nouvel événement de la série. L’utilisation de modèles vous permet également de passer le relais de l’organisation d’événements lorsque les étudiants obtiennent leur diplôme.

Garder une trace de la liste des invités

Gardez une trace de votre liste d’invités sur Asana. Utilisez un formulaire Google pour que les invités puissent répondre et intégrez-le à votre projet d’événement ou à un nouveau projet Asana. Lorsque les invités répondent, leur nom s’affiche sous forme de tâche sur Asana. Vous pouvez même utiliser ce projet comme liste de présence. À mesure que chaque invité arrive à votre événement, marquez la tâche comme terminée depuis votre appareil mobile.

Gérer les fournisseurs externes

Utilisez votre projet pour gérer les interactions avec les fournisseurs externes. Créez une tâche pour chaque fournisseur et des sous-tâches pour chaque étape du processus, notamment l’obtention d’un devis, la finalisation du contrat, la confirmation des délais et le paiement de la facture. Lorsque vous recevez une facture dans votre messagerie, utilisez le transfert d’e-mails pour créer une tâche dans Asana.

L’époque où un événement était géré à l’aide d’un presse-papiers ou simplement par e-mail est révolue. Grâce à Asana, votre équipe sera organisée et préparée pour votre prochain événement, ce qui garantira à vos participants la meilleure expérience possible.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Asana est l’outil d’organisation d’événements idéal pour collaborer avec vos camarades de classe et réaliser un événement parfait.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de