Accueil des nouveaux clients

L’intégration de nouveaux clients demande une grande coordination. Entre les e-mails, les feuilles de calcul et la coordination entre les équipes, le risque d’oublier quelque chose n’est pas négligeable. Suivez le travail de votre équipe lors de l’intégration et de la gestion des clients avec Asana. Votre communication avec vos clients sera claire et ininterrompue pour permettre à vos relations de se développer.

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Comment créer un projet de modèle d’intégration client

Vous configurerez deux projets : l’un à l’usage interne de votre équipe et l’autre partagé entre votre équipe et le client.

Projets d’intégration internes et externes pour les clients et les gestionnaires de comptes

Première partie : créer un projet de modèle d’intégration client

Ce projet sera destiné à une utilisation interne par votre équipe uniquement. Il permettra de s’assurer du bon déroulement de l’intégration du client.

  1. Créez un projet pour l’intégration des clients qui sera un modèle à dupliquer. Name the project “Internal implementation.” (And every time you create a new project from the template, change the name to start with your client’s name.)
  2. Créez des tâchestâches Les tâches sont l’unité de travail de base sur Asana. Les tâches peuvent représenter n’importe quel type de travail, permettre de diviser le travail en plus petites activités ou contenir des informations. Lire la suite pour toutes les étapes générales de l’intégration des clients. Elles seront très différentes d’une organisation à l’autre, mais voici quelques exemples généraux :

    • Signer le contrat
    • Déterminer les interlocuteurs pour les comptes principaux
    • Charger les données clients
    • Développement stratégique
      • Organisez une réunion avec votre équipe pour vous assurer que toutes les étapes d’intégration sont répertoriées dans le projet.
  3. Créez des sections dans la première partie pour catégoriser vos étapes d’intégration. Saisissez simplement Tab + N.
  4. Pour toutes les tâches qui concernent le projet d’intégration externe (voir la deuxième partie), vous pouvez [enregistrer des tâches dans plusieurs projets]. Saisissez Tab+P et cliquez sur le bouton + pour ajouter un autre projet.
  5. Après avoir créé votre modèle d’intégration interne, indiquez à vos collègues de créer un projet à partir d’un modèle personnalisé lorsqu’ils accueillent un nouveau client, de renommer le projet pour qu’il porte le nom du client et de mettre à jour les tâches ou la description des tâches pour qu’elles correspondent précisément au nom du client et à ses processus.
  6. Invitez les parties prenantes internes pertinentes comme membres du projet pour qu’elles puissent suivre le travail avec le client dans le projet et mettre à jour son statut le cas échéant.

Créer sur Asana un modèle d’intégration interne à dupliquer

Deuxième partie : créer un modèle de projet d’intégration externe

Ce modèle doit être partagé avec le client pour qu’il puisse suivre l’avancée de son intégration et envoyer des tâches et des questions à votre équipe au fur et à mesure.

  1. Créez une équipe appelée « Gestion des comptes » ou « Comptes clients ». C’est là que vous enregistrerez tous vos projets d’intégration et de comptes partagés avec le client.
  2. Créez un projet. Nommez le projet « Intégration externe ».
  3. Ajoutez une description de projet qui indique les différentes sections du projet, les coordonnées du gestionnaire de compte et, si vous le souhaitez, un lien vers le guide (/guide) pour répondre aux questions du client au sujet d’Asana.
  4. Créez des sectionssections Les sections vous permettent d’organiser vos listes de tâches. Répartissez les projets ou votre liste Mes tâches selon leur catégorie, leur étape dans le processus ou leur priorité. Lire la suite et nommez-les « références », « questions ouvertes » et « actions ». Créez des tâches pertinentes pour votre clientèle. Par exemple, vous pouvez créer des tâches pour une réunion de lancement, le chargement de données, etc.
  5. Comme pour l’intégration interne, après l’avoir créé, enregistrez votre projet comme modèle en cliquant sur le menu déroulant du titre du projet et en sélectionnant Enregistrer en tant que modèle. Veillez à ce que vos collègues créent de nouveaux projets d’intégration externe à partir du modèle au lieu de les réinventer entièrement.
  6. Une fois le projet créé, vous pouvez dupliquer le modèle pour chaque nouveau compte et commencer à inviter le client et ses collègues comme membres du projet (cependant, ils seront considérés comme des invités de votre organisation). Depuis votre équipe, vous inviterez aussi le gestionnaire de compte et les parties prenantes pertinentes en tant que membres du projetmembres du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite , afin qu’ils puissent ajouter des tâches, suivre la progression et mettre à jour le statut, au besoin.
    • Un client pourra voir uniquement les projets partagés avec lui au sein de l’équipe : il ne verra pas les informations relatives à d’autres comptes.
  7. Ajoutez des tâches tirées de votre projet interne en tant que références pour le client dans ce projet en appuyant surCtrl/Cmd+P sur la tâche, puis en saisissant le nom du projet partagé avec le client. Encouragez le client à ajouter des tâches dans la section « questions ouvertes » pour vous contacter. Ajoutez des tâches dans « actions » lorsque le client ou votre équipe ont du travail à accomplir, ou si vous devez traiter des tâches suite à un appel ou à une réunion.
  8. Utilisez Asana comme répertoire central pour partager des fichiers, communiquer des mises à jour de statut, organiser des réunions avec votre client, demander du travail et pour vos communications générales.
  9. Utilisez la vue Progressionvue Progression La vue Progression vous permet de suivre l’accomplissement des tâches d’un projet au fil du temps et de recevoir des mises à jour du statut de la part des propriétaires du projet. Lire la suite pour publier des mises à jour du statut afin que vos collègues et vos clients voient l’avancée de l’intégration.

Créer sur Asana un modèle d’intégration externe à dupliquer

Troisième partie : lancement avec le client

Maintenant que vous avez invité votre client dans le projet externe, organisez une réunion de lancement dans laquelle les deux équipes se mettront d’accord pour leur collaboration sur Asana. Vous pouvez leur montrer les bases de l’utilisation d’Asana, notamment créer des tâches et communiquer efficacement. Vous pouvez aussi leur expliquer les informations contenues dans le projet, comment publier des mises à jour de statut et où poser des questions et adresser des demandes à votre équipe.

Astuces pour gérer votre projet de modèle d’intégration client

Gérer les projets de clients au même endroit avec les Portefeuilles

Ces deux projets d’intégration ne sont peut-être que le début de nombreux autres projets sur lesquels vous travaillerez avec des clients. Pour suivre tous les projets de chaque client, créez un portefeuille par client. Les Portefeuilles affichent le statut en temps réel, la priorité et la progression des projets afin de vous donner une idée précise de l’avancement des objectifs fixés pour ce client. Cela permet d’identifier plus rapidement les éventuels problèmes afin de préserver la relation d’affaires. En interne, vous pouvez utiliser les Portefeuilles pour participer au suivi des initiatives clés avec chaque client, et rendre des comptes sur leur statut.

Créer des rapports avec Google Sheets

Une fois que vous avez ajouté des projets d’intégration de nouveaux clients à un portefeuille, il peut être utile d’utiliser les rapports de portefeuille dans Google Sheets pour les comparer : vous pourrez ainsi voir ceux qui sont en bonne voie et quels comptes client ont besoin de plus d’attention. Vous pouvez créer des rapports personnalisés et des visualisations à partir des données des projets Asana pour savoir combien de temps prend l’intégration de nouveaux clients, comment chacun de vos collègues y contribue et quels domaines peuvent être améliorés.

Utilisez les dépendances pour que le processus d’intégration se déroule dans le bon ordre

Après avoir conçu vos projets d’intégration internes et externes, vous pouvez utiliser les dépendances pour voir les tâches qui ne pourront être effectuées qu’une fois un autre travail accompli. Lorsqu’une tâche que vous attendez est terminée, vous recevez une notification vous indiquant que la tâche suivante de votre processus peut commencer. Votre équipe et les clients peuvent voir les retards et le moment où l’étape suivante peut commencer. Par exemple, si vous ne pouvez pas « charger les données du client » avant qu’il ait rempli son formulaire d’intégration, le client pourra voir que vous l’attendez, sans que vous ayez besoin de le relancer.

Ajouter des champs personnalisés pour suivre uniformément les critères choisis

Ajoutez des champs personnalisés à un projet (vous pouvez même les ajouter à vos modèles !) pour classer, filtrer et indiquer des informations supplémentaires sur Asana. Vous pouvez aussi utiliser les champs personnalisés pour afficher le niveau de priorité du travail, son avancement, enregistrer des coordonnées avec des champs de texte, l'état du compte, le type de compte et bien plus. Votre équipe et les clients finaux peuvent suivre toutes les informations dont ils ont besoin à l'aide des champs personnalisés, qui vous offrent un moyen uniformisé de recueillir les renseignements. Ajoutez des champs personnalisés en cliquant sur le lien bleu Ajouter des champs personnalisés en haut du projet.

Lorsqu’il est possible pour le client et vous de suivre l’intégralité du travail sur Asana, tout le monde sait ce qu’il doit faire et à quel moment. Vous pouvez passer du temps à travailler pour vos clients sur des choses qui enrichiront votre relation avec eux, sans accumuler d’e-mails encombrants.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.