Accueil des nouveaux clients

L’intégration de nouveaux clients demande une grande coordination. Entre les e-mails, les feuilles de calcul et la coordination entre les équipes, le risque d’oublier quelque chose n’est pas négligeable. Suivez le travail de votre équipe lors de l’intégration et de la gestion des clients avec Asana. Votre communication avec vos clients sera claire et ininterrompue pour permettre à vos relations de se développer.

Configuration

Vous configurerez deux projets : l’un à l’usage interne de votre équipe et l’autre partagé entre votre équipe et le client.

Projets d'intégration internes et externes pour les clients et les gestionnaires de comptes

Première partie : créer un projet de modèle d’intégration client

Ce projet sera destiné à une utilisation interne par votre équipe uniquement. Il permettra de s’assurer du bon déroulement de l’intégration du client.

  1. Créez un projet pour l’intégration des clients qui sera un modèle à copier. Name the project “Internal implementation.” (And every time you create a new project from the template, change the name to start with your client’s name.)
  2. Créez des tâchestâches Les tâches sont l’unité de travail de base sur Asana. Les tâches peuvent représenter n’importe quel type de travail, permettre de diviser le travail en plus petites activités ou contenir des informations. Lire la suite pour toutes les étapes générales de l’intégration des clients. Elles seront très différentes d’une organisation à l’autre, mais voici quelques exemples généraux :

    • Signer le contrat
    • Déterminer les interlocuteurs pour les comptes principaux
    • Charger les données clients
    • Développement stratégique
      • Organisez une réunion avec votre équipe pour vous assurer que toutes les étapes d’intégration sont répertoriées dans le projet.
  3. Créez des sections dans la première partie pour catégoriser vos étapes d’intégration. Saisissez simplement deux-points (:) après le nom d’une tâche.
  4. Pour toutes les tâches qui concernent le projet d’intégration externe (voir la deuxième partie), vous pouvez [enregistrer des tâches dans plusieurs projets]. Saisissez Tab+P et cliquez sur le bouton + pour ajouter un autre projet.
  5. Après avoir créé votre modèle d’intégration interne, indiquez à vos collègues de créer un projet à partir d’un modèle personnalisé lorsqu’ils accueillent un nouveau client, de renommer le projet pour qu’il porte le nom du client et de mettre à jour les tâches ou la description des tâches pour qu’elles correspondent précisément au nom du client et à ses processus.
  6. Invitez les parties prenantes internes pertinentes comme membres du projet pour qu’elles puissent suivre le travail avec le client dans le projet et mettre à jour son statut le cas échéant.

Créer un modèle d'intégration interne à copier sur Asana

Deuxième partie : créer un modèle de projet d’intégration externe

Ce modèle doit être partagé avec le client pour qu’il puisse suivre l’avancée de son intégration et envoyer des tâches et des questions à votre équipe au fur et à mesure.

  1. Créez une équipe appelée « Gestion des comptes » ou « Comptes clients ». C’est là que vous enregistrerez tous vos projets d’intégration et de comptes partagés avec le client.
  2. Créez un projet. Nommez le projet « Intégration externe ».
  3. Ajoutez une description de projet qui indique les différentes sections du projet, les coordonnées du gestionnaire de compte et, si vous le souhaitez, un lien vers le guide (/guide) pour répondre aux questions du client au sujet d’Asana.
  4. Créez des sectionssections Les sections vous permettent d’organiser vos listes de tâches. Répartissez les projets ou votre liste Mes tâches selon leur catégorie, leur étape dans le processus ou leur priorité. Lire la suite et nommez-les « références », « questions ouvertes » et « actions ». Créez des tâches pertinentes pour votre clientèle. Par exemple, vous pouvez créer des tâches pour une réunion de lancement, le chargement de données, etc.
  5. Comme pour l’intégration interne, après l’avoir créé, enregistrez votre projet comme modèle en cliquant sur le menu déroulant du titre du projet et en sélectionnant Enregistrer en tant que modèle. Veillez à ce que vos collègues créent de nouveaux projets d’intégration externe à partir du modèle au lieu de les réinventer entièrement.
  6. Une fois le projet créé, vous pouvez copier le modèle pour chaque nouveau compte et commencer à inviter le client et ses collègues comme membres du projet (cependant, ils seront des invités de votre organisation). Depuis votre équipe, vous inviterez aussi le gestionnaire de compte et les parties prenantes pertinentes comme membres du projetmembres du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite , afin qu’ils puissent ajouter des tâches, suivre la progression et mettre à jour le statut, au besoin.
    • Un client pourra voir uniquement les projets partagés avec lui au sein de l’équipe : il ne verra pas les informations relatives à d’autres comptes.
  7. Ajoutez des tâches tirées de votre projet interne en tant que références pour le client dans ce projet en appuyant surCtrl/Cmd+P sur la tâche, puis en saisissant le nom du projet partagé avec le client. Encouragez le client à ajouter des tâches dans la section « questions ouvertes » pour vous contacter. Ajoutez des tâches dans « actions » lorsque le client ou votre équipe ont du travail à accomplir, ou si vous devez traiter des tâches suite à un appel ou à une réunion.
  8. Utilisez Asana comme répertoire central pour partager des fichiers, communiquer des mises à jour de statut, organiser des réunions avec votre client, demander du travail et pour vos communications générales.
  9. Utilisez la vue Progressionvue Progression La vue Progression vous permet de suivre l’accomplissement des tâches d’un projet au fil du temps et de recevoir des mises à jour du statut de la part des propriétaires du projet. Lire la suite pour publier des mises à jour du statut afin que vos collègues et vos clients voient l’avancée de l’intégration.

Créer un modèle d'intégration externe à copier dans Asana

Troisième partie : lancement avec le client

Maintenant que vous avez invité votre client dans le projet externe, organisez une réunion de lancement dans laquelle les deux équipes se mettront d’accord pour leur collaboration sur Asana. Vous pouvez leur montrer les bases de l’utilisation d’Asana, notamment créer des tâches et communiquer efficacement. Vous pouvez aussi leur expliquer les informations contenues dans le projet, comment publier des mises à jour de statut et où poser des questions et adresser des demandes à votre équipe.

Aller plus loin avec la gestion des clients

Suivre la progression avec le tableau de bord

À mesure que vous publiez des mises à jour du statut des projets de votre client, vous pouvez utiliser votre tableau de bord pour voir l’avancée des projets. Le tableau de bord est particulièrement utile pour les gestionnaires de comptes : il leur permet de surveiller tous leurs comptes d’un coup d’œil. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de tri pour identifier rapidement les comptes qui nécessitent plus d’attention ou ceux qui sont en bonne voie.

Rapports avec Google Sheets

Comme les projets d’intégration internes se ressemblent tous, il peut être utile d’utiliser les rapports du tableau de bord dans Google Sheets pour les comparer : vous pourrez ainsi voir ceux qui sont en bonne voie et quels clients ont besoin d’attention. Vous pouvez créer des rapports personnalisés et des visualisations à partir des données des projets Asana pour comprendre le temps que prend l’intégration des clients, comment chacun de vos collègues y contribue et quels domaines peuvent être améliorés.

Utiliser les dépendances

Après avoir conçu vos projets d’intégration internes et externes, vous pouvez utiliser les dépendances pour voir les tâches qui ne pourront être effectuées qu’une fois un autre travail accompli. Lorsqu’une tâche que vous attendez est terminée, vous recevez une notification vous indiquant que la tâche suivante de votre processus peut commencer. Votre équipe et les clients peuvent voir les retards et le moment où l’étape suivante peut commencer. Par exemple, si vous ne pouvez pas « charger les données du client » avant qu’il ait rempli son formulaire d’intégration, le client pourra voir que vous l’attendez, sans que vous ayez besoin de le relancer.

Ajouter des champs personnalisés

Ajoutez des champs personnalisés à un projet (vous pouvez même les ajouter à vos modèles !) pour catégoriser, filtrer et indiquer des informations supplémentaires dans Asana. Vous pouvez utiliser les champs personnalisés pour afficher le niveau de priorité du travail, son avancement, enregistrer des coordonnées avec des champs de texte, l’état du compte, le type de compte et bien plus. Votre équipe et les clients finaux peuvent suivre toutes les informations dont ils ont besoin à l’aide des champs personnalisés, qui vous offrent un moyen uniformisé de recueillir les renseignements.

Lorsqu’il est possible pour le client et vous de suivre l’intégralité du travail sur Asana, tout le monde sait ce qu’il doit faire et à quel moment. Vous pouvez passer du temps à travailler pour vos clients sur des choses qui enrichiront votre relation avec eux, sans accumuler d’e-mails encombrants.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Utilisez Asana pour accueillir avec succès vos nouveaux clients et développer vos relations avec eux.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de