Suivi des comptes

Une gestion des comptes fiable est essentielle pour les équipes commerciales et de gestion de la réussite client. Grâce à Asana, vous pouvez suivre facilement vos clients et clients potentiels, voir le statut de leur compte et savoir qui est responsable de chaque compte.

Comment créer un projet de suivi de comptes

  1. Créez un projet. Nommez-le « Suivi des comptes » et ajoutez le projet à votre service commercial ou votre équipe de gestion de la réussite client.
  2. Créez des champs personnalisés en fonction du pipeline ou des étapes du client. Pour les ventes, il pourrait s'agir de l'étape de l'entonnoir. Pour la gestion de la réussite client, il pourrait s'agir de la taille de l'équipe ou de la phase dans le cycle de vie. Créez des champs personnalisés en cliquant sur le lien bleu Ajouter des champs personnalisés en haut du projet. Après avoir créé vos champs, modifiez la vue pour accéder au tri par champs personnalisés.
    • Veillez à ajouter un champ pour les prospects sans suite ou les comptes clos : cela vous permettra de continuer à les suivre tout en sachant qu’ils sont inactifs.
  3. Créez un modèle de tâche que vos collègues pourront dupliquer et nommez-le « MODÈLE À DUPLIQUER : nouveau compte ». Créez une tâche pour chaque client. Vous pouvez laisser ces tâches en cours tant que la relation avec le client perdure. Cela ne pose pas problème : les tâches dans Asana n’ont pas toutes besoin d’être rapidement marquées comme terminées.
    • Vous pouvez également créer des sous-tâches dans la tâche modèle pour suivre les activités standard que vous effectuez pour chaque compte.
  4. Une fois que le compte a un propriétaire, attribuez-lui la tâche pour que tout le monde sache qui est responsable de cette relation.
    • Si le propriétaire du compte change, réattribuez la tâche au nouveau propriétaire.
  5. Utilisez les descriptions de tâche, les commentaires de tâche et les pièces jointes pour ajouter des notes et des fichiers pertinents pour le compte tout au long de son cycle de vie. Tout le monde peut voir le statut du compte et lire les informations supplémentaires.
  6. Une fois le projet créé, enregistrez-le comme modèle en cliquant sur le menu déroulant dans l’en-tête du projet et en sélectionnant Enregistrer en tant que modèle. Pour dupliquer facilement le modèle pour chaque nouveau compte, il vous suffit de créer un projet et d’accéder au modèle depuis l’onglet Modèles.

Les équipes commerciales et de gestion de la réussite client peuvent utiliser Asana pour le suivi des comptes

Astuces pour gérer votre projet de suivi de comptes

Intégrer Salesforce à Asana

Utilisez l’une de nos intégrations partenaires Salesforce pour synchroniser les données et les processus d’Asana et de Salesforce. Cela vous permettra d’accélérer le cycle de vente. Les services commerciaux et autres équipes disposeront d’une source d’informations unique et travailleront au sein de l’outil qui correspond à leur processus.

Personnaliser la vue Liste

Vous pouvez personnaliser votre vue dans un projet pour trier vos tâches de suivi de comptes. Par exemple, vous pouvez les trier par ordre alphabétique, par responsable, par champ personnalisé ou en fonction des tâches terminées/non terminées. Ainsi, vous pouvez rapidement voir les comptes en fonction de leur nom, de leur propriétaire, s’il s’agit d’une vente en cours ou conclue, etc.

Vue personnalisée surlignée dans le menu déroulant

Aller plus loin avec les champs personnalisés

Si vous avez besoin d’autres façons de filtrer ou d’organiser vos comptes, créez plus de champs personnalisés dans votre projet de suivi des comptes. Voici quelques idées d’autres champs personnalisés :

  • Taille du compte
  • État du compte
  • Situation géographique
  • Secteur

Rapports de recherche avancée

Si vous avez besoin de personnaliser l’affichage de vos comptes, utilisez la recherche avancée. Par exemple, définissez le critère de recherche pour trouver les ventes conclues par un membre précis de l’équipe commerciale, les opportunités de mise à niveau créées ce trimestre, les comptes appartenant à un membre de l’équipe, un champ personnalisé et plus encore. Vous pouvez enregistrer vos rapports dans la barre latéralebarre latérale Utilisez la barre latérale pour parcourir le tableau de bord, les éléments marqués d’une étoile, les projets et les équipes. La barre latérale peut être réduite. Lire la suite pour les consulter à tout moment.

Commencez à créer facilement des rapports de recherche avancée en consultant notre [article sur les rapports(/guide/team/advanced/advanced-search-reports).

Configurer un formulaire

Recueillez des informations sur vos prospects sur Asana en créant un formulaire Wufoo ou Google Form pour que vos clients ou vos clients potentiels le remplissent. Une fois le formulaire envoyé, les informations de chaque champ seront automatiquement associées à une tâche Asana, vous donnant tous les renseignements dont vous avez besoin. Vous pouvez même définir dans le formulaire des champs correspondant à des champs personnalisés sur Asana.

Transférer les e-mails sur Asana

Si vous utilisez les e-mails pour communiquer avec vos clients, vous pouvez transformer les discussions en actions en créant des tâches de suivi avec nos intégrations pour e-mail Gmail et Outlook, sans quitter votre boîte de réception. Vous pouvez aussi transférer la correspondance importante sur Asana pour tout conserver dans un projet au lieu de la gérer depuis votre boîte de réception. Il sera alors plus facile de la trouver et d'y faire référence avec le reste de votre travail sur Asana.

Si vous voulez vous rappeler de répondre à un e-mail, ouvrez la tâche, cliquez sur le bouton d’action en haut du volet de droite, puis sélectionnez Créer une tâche de suivi.

En utilisant Asana pour le suivi des comptes, vous pourrez gérer efficacement les informations et le travail à effectuer pour chaque compte. Votre équipe et vous aurez une vision claire de l’historique du compte et vous pourrez prévoir les opportunités futures.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.