Les propositions de projet et demandes ponctuelles

Les demandes et les idées de projet peuvent venir de toutes les directions au sein d’une organisation, ce qui entraîne parfois des omissions ou des surcharges de travail. Plutôt que d’essayer de tout faire ou d’entasser les demandes dans une file d’attente puis de les oublier, les équipes peuvent créer un projet de demande de travaux.

Étapes de création d’un projet de demande de travaux

Vous pouvez utiliser ce processus pour traiter les demandes ponctuelles (comme la correction d’une coquille ou une question à laquelle vous ne pouvez pas répondre dans l’immédiat) et les soumissions de briefs de projet, le tout depuis un seul endroit. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

  1. Servez-vous du modèle de demande de travaux.
  2. Importez la feuille de calcul sur laquelle vous suivez actuellement les nouvelles demandes.

Accéder à tous les modèles Asana

GIF montrant comment accéder aux modèles sur Asana à partir du bouton + dans la barre supérieure

Si vous utilisez la version gratuite, que vous préférez créer vous-même entièrement votre projet de demande ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques générales liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces instructions sur la création de projet.

Conseils pour gérer et traiter les demandes

Maintenant que vous avez créé votre projet, suivez les conseils suivants pour le gérer à mesure que votre travail progresse.

1. Créez des modèles pour les demandes, et passez à l’action plus vite avec les formulaires

Les va-et-vient pour obtenir les détails essentiels relatifs aux requêtes ou l’absence d’un brief de projet clair ralentissent indéniablement le travail. Pour éviter cela, créez des formulaires qui recueillent tous les détails relatifs à votre brief créatif ou à vos demandes ponctuelles. Ces formulaires sont directement reliés à votre projet de demande pour que votre équipe commence à travailler avec toutes les informations dont elle a besoin (et dans des termes qu’elle comprend).

Les formulaires peuvent être soumis par tous (même par des personnes qui n’utilisent pas Asana) pourvu que la personne dispose du lien vers le formulaire. Une fois soumis, le formulaire est transformé en une nouvelle tâche au sein de votre projet. Elle peut alors être triée par niveau de priorité et attribuée à un collègue qui y trouvera toutes les informations dont il a besoin.

Créez votre formulaire en suivant les étapes décrites ici et ajoutez des règles de projet pour attribuer automatiquement des tâches d’envoi de formulaire à un producteur créatif ou à un chef d’équipe afin de vous assurer que les tâches sont correctement hiérarchisées après leur envoi.

Si vous recevez une demande pour une initiative d’envergure, interfonctionnelle ou complexe, vous pouvez transformer la tâche en projet pour une gestion plus efficace.

2. Transformer en actions les demandes émanant de discussions ou d’emails

Si de nombreuses demandes vous parviennent par messagerie instantanée ou e-mail, vous pouvez partager un lien vers votre formulaire, mais aussi utiliser nos intégrations qui transforment les discussions en actions.

CAPTURE D’ÉCRAN des intégrations de messagerie Outlook et Gmail avec Asana

Pour les e-mails, utilisez les extensions Asana pour Gmail, Outlook ou d’autres clients de messagerie. Pour les messageries instantanées, essayez notre intégration Asana pour Slack.

Si vous recevez des messages instantanés ou des e-mails avec des actions ou des questions, vous pouvez les ajouter sur Asana directement depuis votre boîte de réception ou votre message en les transformant en tâche ou en les ajoutant à votre projet de demandes.

GIF montrant comment créer une tâche Asana à partir d’un message Slack grâce à l’intégration

3. Filtrer et organiser les demandes à l’aide de champs personnalisés

GIF montrant comment créer des champs personnalisés en cliquant sur le lien bleu en haut d’un projet sur Asana

Une fois le formulaire créé, les champs personnalisés vous aident à trier les nouvelles demandes par niveau de priorité et par catégorie. Si vous avez l’habitude d’utiliser des feuilles de calcul, cela s’apparente à trier et filtrer les colonnes d’un tableau.

Par exemple, un chef de projet peut utiliser un champ personnalisé de « priorité » pour souligner l’urgence d’une demande auprès du responsable, tout en s’assurant que les demandes dans leur ensemble sont bien triées selon leur degré de priorité.

4. Respectez vos délais grâce à des révisions et des approbations plus claires

Être en mesure de proposer et d’intégrer plus facilement des commentaires à vos campagnes peut faire toute la différence lorsqu’il s’agit d’atteindre ou non vos objectifs de projet. Suivez plutôt ces étapes pour approuver votre travail rapidement et en toute transparence :

GIF du processus d’approbation avec les champs personnalisés sur Asana pour indiquer que le travail est prêt ou déjà approuvé

  1. Ajoutez des règles de projet afin que les tâches soient automatiquement attribuées aux bonnes personnes et qu’elles soient terminées ou transférées vers d’autres sections de projet au fil de leur avancement.
  2. Utilisez les notifications de champs personnalisés pour tenir les différents intervenants au courant de la progression. Ils recevront des notifications lorsque les champs passeront de l’étape « Feedback nécessaire » à l’étape « Approuvé ».

Conseils pour les rapports et la gestion de la dotation en personnel

Suivez la progression et gérez votre dotation en personnel avec les Portefeuilles et la Gestion des ressources

Pour analyser la progression des projets et évaluer la disponibilité de leurs équipes, les superviseurs rassemblent généralement les informations à partir de notes de réunions, d’e-mail ou de feuilles de calcul, ce qui, en plus de prendre du temps, peut s’avérer imprécis. Créez plutôt un portefeuille comprenant tous vos projets clés et un projet de demandes ponctuelles afin de voir en temps réel et au même endroit la progression, les échéances et les priorités.

Puis, utilisez l’onglet Gestion des ressources pour visualiser la capacité de votre équipe en fonction des tâches attribuées sur Asana. Cette fonction vous aide à prendre des décisions de dotation avisées, pour répartir équitablement le travail et maintenir vos projets en bonne voie.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’utilisation de la Gestion des ressources pour vérifier si quelqu’un est surchargé et réattribuer ses tâches

Par défaut, la Gestion des ressources utilise le nombre de tâches, mais nous savons que toutes les tâches ne se valent pas. C’est pourquoi vous pouvez définir un champ personnalisé d’effort pour les projets d’un portefeuille qui vous permettra de mieux suivre la charge de travail de chaque tâche, au travers par exemple du nombre d’heures nécessaires ou d’un système de points.

Ressources pour suivre les demandes

Vous apprenez mieux en regardant ? Vous souhaitez savoir comment nos clients gèrent leurs opérations ? Ces ressources peuvent vous être utiles :

Ressources Lien
Modèle de demande de travaux Utilisez ce modèle
Tutoriel vidéo Regardez « Apprendre à utiliser Asana »
Webinaire avec étude de cas Découvrez comment New Relic gère ses demandes avec Asana
Étude de cas Apprenez-en plus sur la manière dont Barfoot & Thompson, la plus grande agence immobilière privée de Nouvelle-Zélande, gère ses opérations sur Asana
Échanger avec la communauté Participer à l’une de nos prochaines formations ou ouvrir un nouveau sujet sur notre forum 

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