La gestion de projet

Chaque équipe utilise Asana différemment pour gérer ses projets. Toutefois, certaines opérations sont les mêmes pour toutes les équipes qui souhaitent optimiser leurs résultats, quelle que soit la nature du projet. Lisez cet article et profitez de nos ressources ci-dessous pour en apprendre davantage.

1. Créer un projet

Bien que les notes adhésives, les tableaux blancs et les feuilles de calcul semblent faciles à utiliser, ce sont des outils manuels qu’il est difficile de maintenir à jour. Asana est suffisamment intuitif pour le brainstorming et la planification, et assez puissant pour suivre votre travail, vos tâches et projets en un seul endroit quand vient l’heure de mettre vos idées en pratique.

Voici comment procéder :

  • Créez un projet. Les projets servent à organiser les tâches au sein d’une équipe sur Asana. Vous pouvez y avoir recours pour suivre des objectifs importants et des processus opérationnels réguliers ou complexes, gérer des échéances, et même organiser vos idées. Vous pouvez choisir entre une disposition en liste ou en tableau.
  • Partez d’un modèle pour gagner du temps. Nos modèles s’appuient sur les processus les plus efficaces et ayant fait leurs preuves sur Asana. Ils proposent des recommandations sur la façon de configurer un projet et de déplacer les tâches au fil du processus.

GIF montrant comment accéder à la création de projet et aux modèles sur Asana

2. Organiser votre projet

Une fois votre projet créé, tâchez de le structurer. Lorsque les différents intervenants ont une idée précise de la répartition des tâches, les membres de l’équipe peuvent commencer leur travail et faire avancer le projet.

Voici comment procéder :

  • Utilisez des sections ou des colonnes pour organiser vos tâches dans un projet. Vous pouvez les organiser par échéance, stade de progression, période et plus encore.
  • Attribuez des tâches et définissez des échéances. La progression des projets peut être freinée par une répartition des tâches approximative, surtout si les membres de l’équipe n’ont pas une idée précise des échéances. Sans parler du temps consacré à la logistique ou des éventuels problèmes de communication.
  • Utilisez des champs personnalisés pour suivre la progression, le niveau de priorité, des détails supplémentaires relatifs aux tâches, etc. Utilisez-les pour indiquer le statut des tâches à mesure que vous avancez. Vous pouvez également trier les projets en fonction de ces champs et effectuer des recherches avancées pour identifier les tâches qui requièrent votre attention.
  • Utilisez la chronologie pour obtenir une vue sous forme de diagramme de Gantt vous permettant de planifier et de visualiser chaque étape de votre projet. Vous pouvez facilement voir la durée et l’échéance de chaque tâche, et les déplacer rapidement pour éviter les chevauchements et les conflits.

CAPTURES D’ÉCRAN de différentes vues de projet sur Asana, y compris la chronologie, les tableaux et la vue Liste avec les priorités, échéances, pièces jointes et plus encore

3. Créer le calendrier d’un projet

Maintenant que vous avez créé votre projet, définissez clairement les priorités, le calendrier et les attentes de votre équipe. Asana propose toute une gamme de fonctionnalités vous permettant d’harmoniser votre travail du début à la fin.

Voici comment procéder :

  • Marquez les dépendances des tâches. Si vous attendez que l’un de vos collègues termine sa part du travail, Asana peut vous aider à suivre sa progression afin que vous puissiez prendre le relais au bon moment. Ainsi, vous ne perdez plus de temps à vérifier constamment le statut de la tâche, vous serez averti dès que vous pourrez commencer. La chronologie permet de déplacer facilement les tâches.
  • Créez des sous-tâches pour diviser la charge de travail. Lorsqu’une tâche implique plusieurs étapes ou l’intervention de plusieurs personnes, utilisez des sous-tâches pour la décomposer en petites activités plus faciles à gérer et que vous pouvez attribuer à différentes personnes.
  • Facilitez les révisions et approbations avec notre processus d’approbation. Si votre projet comprend des visuels, suivez le feedback en toute simplicité avec la fonction de révision.
  • Pour afficher rapidement toutes les tâches prioritaires d’un projet ou les tâches organisées par étape d’achèvement (et bien plus encore), triez votre projet à l’aide de champs personnalisés.

CAPTURE D’ÉCRAN d’une tâche Asana montrant clairement les responsables, les échéances, les attentes et les approbations entre les différentes parties prenantes

4. Partager les mises à jour de statut

Lorsque votre équipe collabore, la fonctionnalité de gestion de projet d’Asana est encore plus efficace. Vous pouvez facilement partager des mises à jour de statut en rapport avec le travail de votre équipe. En outre, vous ne recevez des notifications que pour les éléments qui vous importent le plus. Nous trouvons cette approche beaucoup plus efficace qu’organiser des réunions ou parcourir de longs fils de discussion.

Voici comment procéder :

  • À mesure que les tâches progressent (ou si elles se retrouvent bloquées), ajoutez des commentaires pour tenir informés les abonnés, répondre aux questions ou donner votre avis.
  • Rédigez vos mises à jour de statut dans l’onglet Progression de votre projet. Choisissez une couleur de statut et @mentionnez des collègues, des tâches, d’autres projets et des discussions pour les associer à la mise à jour de statut.
  • Gérez les mises à jour de vos projets avec les Portefeuilles. Cette fonctionnalité est parfaite pour ceux qui gèrent plusieurs projets ou qui veulent suivre dans une vue unique et en temps réel l’avancée d’initiatives spécifiques.
  • Créez des jalons pour marquer les principaux objectifs d’un projet et en faire ressortir les phases importantes. De cette façon, votre équipe connaît les objectifs à atteindre, et les chefs de projet suivent plus facilement les progrès réalisés.

GIF montrant comment trier un portefeuille sur Asana par champ personnalisé de priorité pour identifier les projets dans les temps ou en retard

Les portefeuilles permettent également de contacter plus facilement les propriétaires des projets pour obtenir des mises à jour de statut. Sélectionnez simplement un projet de votre portefeuille et cliquez sur Demander une mise à jour de statut. Les propriétaires des projets peuvent également recevoir une notification hebdomadaire automatique les invitant à mettre à jour le statut de leurs projets.

5. Préparer votre prochain projet

Bravo ! Vous avez mené à bien un projet sur Asana. Toutefois, prenez le temps de bien l’analyser avant d’en entamer un nouveau.

Voici comment procéder :

  • Tirez les enseignements de votre projet et incorporez-les dans un modèle. Ainsi, vous éviterez de répéter les mêmes erreurs et adopterez une meilleure approche à l’avenir.
  • Archivez le projet. Maintenant que vous êtes venu à bout du projet, archivez-le afin de pouvoir vous pencher sur vos priorités. Archiver un projet le retire de votre liste de projets, mais ne supprime aucune information.
  • Célébrez chaque réussite avec votre équipe. Asana met à disposition des petits gestes pour exprimer votre gratitude (comme les mentions j’aime ou les @mentions). En effet, nous sommes convaincus qu’apporter une petite touche amusante au travail vous permet, à votre équipe et vous-même, de rester motivés et inspirés pour votre prochain projet.

CAPTURE D’ÉCRAN d’une licorne volant à travers l’écran sur Asana pour célébrer une tâche terminée et un travail bien fait

Ressources pour la gestion de projet

Besoin de plus de conseils ? Vous apprenez mieux en regardant ? Ou vous souhaitez savoir comment nos autres clients gèrent leurs projets ? Voici des ressources utiles :

Ressources pour la gestion de projet Lien
Modèle de gestion de projet Utiliser le modèle
Tutoriel vidéo Regarder « Apprendre à utiliser Asana »
Cours sur demande S’inscrire à l’Asana Academy
Études de cas et webinaires Découvrez comment nos clients de tout type gèrent leurs projets avec Asana
Blog de conseils pour la gestion de projet Lire l’article de blog
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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.