Gestion de projets

Chaque équipe utilise Asana différemment pour gérer ses projets, mais si vous souhaitez apprendre les bases et entrevoir toutes les possibilités offertes une fois que vous aurez un peu plus d’expérience, ces quelques conseils vous aideront à démarrer du bon pied.

Créer des projets, des tâches ou des sous-tâches ?

Lorsque les utilisateurs commencent à gérer leurs activités sur Asana, ils se demandent souvent s’il est plus utile de créer des projets, des tâches ou des sous-tâches. Avant de vous lancer, jetez un œil à cette présentation visuelle de la structure d’Asana qui vous aidera à prendre la bonne décision en un instant :

• Créez un projet pour coordonner vos initiatives de grande ampleur (campagne, lancement ou événement, calendrier éditorial ou projet de pipeline) qui incluent de multiples étapes et intervenants, et si vous avez besoin de visualiser ces différents éléments en utilisant plusieurs vues.
• Créez une tâche si vous souhaitez attribuer à un utilisateur une activité particulière (rédaction d’un article de blog ou correction d’un bug…) que celui-ci peut effectuer en quelques minutes ou jours de travail, et visualiser cette activité en utilisant différentes vues.
• Créez une sous-tâche pour décomposer une tâche en plusieurs petites étapes ou répartir le travail (une sous-tâche pour vérifier les mots-clés SEO d’un article de blog ou enquêter sur la fréquence des bugs…) et si vous souhaitez consulter ces éléments dans Mes tâches uniquement (toutefois, si vous devez créer plus de 5 sous-tâches ou que celles-ci sont sur de multiples niveaux, interrogez-vous sur leur pertinence !).

Vous avez besoin d’informations plus détaillées sur la structure d’Asana ? Consultez notre guide, où vous retrouvez tous nos conseils.

1. Créer un projet

Si vous ne deviez retenir qu’un seul enseignement de votre utilisation d’Asana, vous devriez absolument savoir comment créer et utiliser des projets : une avancée majeure pour votre équipe, qui pourra ainsi échapper aux feuilles de calcul obsolètes, aux chaînes d’emails déroutantes et aux réunions interminables, tout cela dans le seul but de trouver les mêmes informations.

• Créez un projet. Les projets servent à organiser des tâches connexes au sein d’une équipe sur Asana. Vous pouvez y avoir recours dans biens des cas, que ce soit pour suivre des initiatives à échéance (par exemple un lancement), des processus continus (comme la gestion d’un calendrier éditorial) ou certaines informations utiles (réception des demandes de designs). Consultable à tout moment, votre projet Asana propose plusieurs dispositions entre lesquelles vous pouvez basculer : les vues Liste, Tableau, Chronologie et Calendrier.
• Partez d’un modèle pour gagner du temps. Nos modèles s’appuient sur les processus les plus efficaces et ayant fait leurs preuves sur Asana. Ils proposent des recommandations pour bien configurer un projet et déplacer les tâches à mesure que vous avancez. Vous avez même la possibilité de créer vos propres modèles.

2. Organiser votre projet

Une fois votre projet créé, ajoutez-y la structure nécessaire pour bien l’organiser et le rendre aisément accessible.

• Regroupez les tâches connexes dans des sections : échéance, étape de travail, calendrier, type de tâche, par exemple.
• Clarifiez les responsabilités en attribuant les tâches et en leur donnant des échéances. Chacun sait ainsi de quoi il est responsable et connaît la date à laquelle le travail doit être terminé.
• Ajoutez davantage de détails aux tâches à l’aide des champs personnalisés. Les champs personnalisés sont en quelque sorte l’équivalent des colonnes des feuilles de calcul. Elles sont là pour suivre les détails de chaque tâche, tout en vous permettant de les filtrer et les trier. Vous pouvez créer des champs de toutes sortes : statut, priorité, coût, etc.
• Triez, filtrez et enregistrez vos vues de projet. Vous souhaitez écarter les tâches terminées de votre liste de projet ? Vous aimeriez qu’un projet s’affiche en vue Calendrier par défaut à chaque fois que vous l’ouvrez ? Faites appel à la barre d’outils de projet pour filtrer, trier et enregistrer vos vues.

3. Concevoir un calendrier de projet

Maintenant que vous avez créé votre projet, vous pouvez vous appuyer sur Asana pour concevoir un calendrier de projet lié à votre processus. Vous permettrez ainsi à votre équipe de travailler aisément et efficacement du début à la fin, en toute transparence.

Voici comment procéder :

• Élaborez vos plans de projet avec la Chronologie, qui vous propose une vue de type diagramme de Gantt pour mieux planifier et visualiser chaque étape du projet. Vous pouvez ainsi identifier la durée, l’échéance et les dépendances de chaque tâche, et réajuster les différents éléments si nécessaire pour éviter les chevauchements et les conflits.
• Assurez-vous que le travail débute au bon moment grâce aux dépendances de tâches. Si vous attendez que l’un de vos collègues termine sa part du travail, Asana peut vous aider à suivre sa progression pour prendre le relais au bon moment. Ainsi, plus de temps perdu à vérifier constamment le statut de la tâche : vous êtes averti dès que vous pouvez commencer. Vous établirez des dépendances de tâches en toute simplicité grâce à la Chronologie.
• Divisez le travail en sous-tâches (le cas échéant). Nos clients nous demandent fréquemment pour quelle raison les tâches ne peuvent avoir qu’un seul responsable. Il s’agit tout simplement de s’assurer que les responsabilités de tous sont claires. Toutefois, si une tâche implique un certain travail préparatoire, des étapes supplémentaires, ou encore si vous avez une petite question à poser à un collègue avant de pouvoir la terminer, utilisez des sous-tâches pour la décomposer en petites activités plus faciles à gérer et attribuer les bonnes responsabilités à chacun.
• Utiliser l’Aperçu de projet pour communiquer en contexte votre brief aux membres de l’équipe projet et établir clairement la liste des rôles. Votre équipe peut consulter ces informations à tout moment.

4. Travailler efficacement

Lorsque votre équipe commence à collaborer, Asana devient d’autant plus utile pour l’aider à gérer ses projets. Vous pouvez facilement partager des mises à jour de statut en rapport avec le travail de votre équipe. En outre, vous ne recevez de notifications que pour les éléments qui vous importent le plus.

Voici comment procéder :

• À mesure que les tâches progressent (ou si elles se retrouvent bloquées), ajoutez des commentaires pour tenir informés les collaborateurs, répondre aux questions ou donner votre avis.
• Communiquez des mises à jour en vous appuyant sur la vue Progression et les graphiques issus de vos données de projet. Vous avez aussi la possibilité de @mentionner des collègues, tâches et projets directement dans la mise à jour, pour exprimer vos remerciements ou simplement faciliter l’accès à divers éléments. Tous les membres du projet seront notifiés de la mise à jour et pourront la commenter.
• Créez des jalons pour marquer les principaux objectifs d’un projet et en faire ressortir les phases importantes. De cette façon, votre équipe connaît les objectifs à atteindre, et les chefs de projet suivent plus facilement les progrès réalisés.
• Facilitez les révisions et approbations avec notre processus d’approbation. Si votre projet comprend des visuels, suivez le feedback en toute simplicité avec la fonction de révision.
• Ajoutez des règles pour automatiser des étapes manuelles telles que l’attribution de tâches, la mise à jour de champs personnalisés, le déplacement des tâches terminées, etc. Ainsi, vous gagnez du temps et êtes certain de suivre la bonne procédure.
• Gérez les mises à jour de plusieurs projets avec les Portefeuilles. Cette fonctionnalité est parfaite pour ceux qui gèrent plusieurs projets ou qui veulent suivre dans une vue unique et en temps réel l’avancée d’initiatives spécifiques.

5. Préparer votre prochain projet

Bravo ! Vous avez mené à bien un projet sur Asana. Toutefois, prenez le temps de bien l’analyser avant d’en entamer un nouveau.

Voici comment procéder :

• N’oubliez pas qu’à mesure qu’Asana lance de nouvelles fonctionnalités et améliore son application, votre équipe fera de nouvelles découvertes et réinventera son utilisation d’Asana : ceci est parfaitement normal, et même idéal !
• Tirez les enseignements de votre projet et incorporez-les à un modèle. Ainsi, vous éviterez de répéter les mêmes erreurs et adopterez une meilleure approche à l’avenir.
• Archivez le projet. Maintenant que vous êtes venu à bout du projet, archivez-le afin de pouvoir vous pencher sur vos priorités. Archiver un projet le retire de votre liste de projets, mais ne supprime aucune information.
• Saluez les réussites de votre équipe. Sur Asana, vous pouvez exprimer votre gratitude par de nombreuses petites attentions, comme les remerciements et les mentions J’aime.

Ressources pour la gestion de projet

Besoin de plus de conseils ? Vous apprenez mieux en regardant ? Ou vous souhaitez savoir comment nos autres clients gèrent leurs projets ? Ces ressources peuvent vous être utiles :

Ressources pour la gestion de projet	Liens
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