La planification au sein de l’entreprise : buts, objectifs et résultats clés (OKR)

Nombreuses sont les organisations qui consacrent du temps et des ressources à définir des objectifs pour guider le travail de leurs équipes, mais ces derniers tombent bien souvent aux oubliettes. Utilisez les objectifs sur Asana et bénéficiez d’une source unique de référence : définissez des objectifs connectés au travail nécessaire pour les atteindre. Nous allons tout vous expliquer.

Si votre organisation n’a pas encore défini d’objectifs ni de résultats clés, [consultez tout d’abord notre guide numérique sur la planification des objectifs] (/resources/okr-goal-management-ebook). Vous découvrirez les fondamentaux à retenir avant de définir vos premiers objectifs.

À propos des objectifs et des résultats clés (OKR)

Ces concepts diffèrent d’une organisation à l’autre. Qu’en est-il pour Asana ? Les OKR correspondent à une approche en deux temps dont la finalité est de définir et lister des buts à atteindre. Ces derniers comprennent des objectifs et des résultats clés (RC). Un objectif répond à la question « où allons-nous ? », tandis que les RC indiquent en toute transparence si vous avez ou non atteint l’objectif fixé. Ensemble, ces indicateurs ont donné naissance à la fonctionnalité Objectifs.

Imaginons que votre objectif est de « fidéliser les clients ». Pour déterminer si l’objectif est atteint, vous pourriez fixer les résultats clés suivants :

  1. Atteindre votre objectif annuel récurrent de revenus
  2. Atteindre un score NPS (satisfaction client) de 40
  3. Publier 20 études de cas sur des segments clés

Sur Asana, l’objectif serait de « fidéliser les clients », et les résultats clés seraient quant à eux des sous-objectifs de cet objectif principal.

Dans quelle mesure la fonctionnalité Objectifs est-elle compatible avec le travail réalisé sur Asana ?

Tous les employés d’une organisation doivent visualiser clairement la mission, les objectifs et les tâches à accomplir au quotidien pour atteindre lesdits objectifs et marcher ensemble dans la bonne direction. Asana vous offre clarté et transparence : de la sous-tâche attribuée au nouveau stagiaire à l’objectif dont le PDG assume lui-même la responsabilité.

Pyramide de la clarté d’Asana : la mission de l’organisation se trouve au sommet. Viennent ensuite les objectifs, dont le suivi est assuré grâce aux portefeuilles, lesquels comprennent des projets composés de tâches, attribuées à des membres de l’équipe

Pour la plupart des équipes, la gestion du travail commence par les tâches et projets. Lorsque que vous accumulez un certain nombre de projets, ajoutez-les à un portefeuille : vous bénéficiez alors d’une vue en temps réel de l’activité de vos principaux projets. Désormais, la possibilité d’ajouter des objectifs offre aux organisations un système unique pour se fixer des buts et gérer l’ensemble du travail à accomplir pour les atteindre. Sans Asana, mission impossible (ou presque).

Définir et suivre des objectifs sur Asana

CAPTURE D’ÉCRAN de la fonctionnalité Objectifs sur Asana. Sont présentés :  trois objectifs à l’échelle de l’organisation et le bouton de création d’objectif, mis en évidence pour indiquer aux utilisateurs où cliquer pour créer un objectif

La création d’un objectif est assez similaire à la création d’une tâche. Commencez par répondre à ces quelques questions :

  • Est-ce que je définis un objectif à l’échelle de l’organisation ou seulement pour mon équipe ? → Utilisez le menu déroulant pour sélectionner votre organisation ou une équipe. Votre objectif sera visible par tous les membres de l’organisation ou de l’équipe sélectionnée.
  • En définitive, qui doit veiller à ce que l’objectif soit atteint ? Y-a-t-il un délai particulier à respecter ? → Attribuez l’objectif à un collègue et ajoutez une échéance le cas échéant, comme vous le feriez pour une tâche.
  • Comment savoir si l’objectif est atteint ? → Cliquez sur l’objectif et Ajoutez un indicateur de progression pour indiquer le % d’achèvement, le montant en euro (ou toute autre devise) obtenu ou simplement indiquer si l’objectif est atteint ou non.
  • Comment déterminer si vous avez atteint votre objectif ? → Cliquez sur l’objectif et ajoutez des sous-objectifs qui représentent vos résultats clés. Il est également possible d’attribuer des responsables et des échéances aux sous-objectifs.
  • Quels sont les projets ou portefeuilles pertinents associés à cet objectif ? → _Ajoutez des projets et des portefeuilles en bas à droite et associez ainsi l’objectif à des tâches connexes.

Ces questions vous donnent des maux de tête ? Pas d’inquiétude. Notre guide numérique sur les objectifs est là pour vous aider à trouver les réponses appropriées.

Autres astuces pour utiliser les objectifs

  • Tout personne qui souhaite atteindre un objectif doit mettre à jour régulièrement ses indicateurs de progression. Pour ce faire, nous vous conseillons de créer une tâche récurrente pour vous en souvenir.
  • Appuyez-vous sur les mises à jour de statut des projets pour recevoir des mises à jour de statut sur les tâches à accomplir et ainsi atteindre l’objectif défini. Créez un portefeuille et rassemblez tous les projets qui contribuent à votre objectif. Vous pourrez ainsi voir les mises à jour de chaque projet, en temps réel et au même endroit.
  • Les objectifs peuvent être définis à l’échelle de l’organisation ou d’une équipe. Pour les objectifs individuels, appuyez-vous sur les jalons. Assurez-en le suivi au sein d’un projet consacré aux objectifs. Faites-en bénéficier les responsables et membres de l’équipe concernés.

Pour en savoir plus, retrouvez des explications détaillées dans la rubrique d’aide de notre guide.

Ressources supplémentaires sur la planification des objectifs

Ressources pour créer un projet d’objectifs d’entreprise Associer
Modèle créé par Asana Utiliser ce modèle
Cours en ligne S’inscrire à l’Asana Academy
Étude de cas Découvrez comment Car Next Door améliore sa communication interne en suivant ses objectifs et résultats clés sur Asana
E-book Consultez le guide numérique d’Asana : découvrez comment définir et assurer le suivi des objectifs, obtenez plus d’informations sur les résultats clés et sur notre vision des objectifs de manière générale.

Pourquoi n’ai-je pas accès à la fonctionnalité Objectifs ?

***Les objectifs sont disponibles pour tous les clients qui bénéficient d’une formule Business. Votre équipe a opté pour une autre formule ? Vous pouvez toujours suivre les objectifs dans un projet Asana. Attribuez chaque objectif sous forme de tâche et demandez au propriétaire de la tâche d’envoyer des mises à jour régulières sous forme de commentaires. Il est également possible d’envoyer une mise à jour de statut de temps à autre. Utilisez notre modèle de projet consacré aux objectifs d’entreprise. Vous y trouverez d’autres astuces utiles.

Utilisez Asana pour définir et suivre vos objectifs : vous améliorez les résultats de l’équipe mais aussi les performances à l’échelle individuelle. Assurez-vous également que votre organisation est concentrée sur ses priorités afin d’obtenir les résultats souhaités.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérer les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre public pour partager le contenu d’une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.