Idées et réflexions

Sur Asana, les tâches peuvent correspondre aux choses à faire ou aux informations que vous ne voulez pas oublier. Ainsi, il n’est pas nécessaire que toutes les tâches donnent lieu à des actions concrètes, du moins pas dans l’immédiat. En ce qui concerne le brainstorming, Asana peut tout à fait remplacer votre tableau blanc et vous permettre de partager vos idées, de voter et de les classer en différents groupes.

Comment créer un tableau de brainstorming sur Asana

Pour commencer sans attendre, essayez notre modèle de brainstorming.

Si vous préférez créer votre propre projet de brainstorming de toutes pièces ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces étapes.

Conseils pour un mettre en place un brainstorming sur Asana

Même si vos idées n’ont en apparence aucun lien, ces conseils vous aideront à les organiser.

1. Permettre à tout le monde de participer en les ajoutant comme membres du projet.

Que vous vous réunissiez tous dans la même pièce pour un brainstorming guidé ou que vous partagiez vos idées comme elles vous viennent tout au long de l’année, assurez-vous que tout le monde a accès au projet de brainstorming. Pour ajouter des membres à un projet, cliquez sur les cercles à côté du titre et saisissez les noms des membres à inviter.

GIF montrant comment ajouter des membres à un projet

2. Organiser les idées

Les bonnes idées peuvent se perdre si elles ne sont pas organisées de manière constructive. En plus des sections ou colonnes de projet, vous pouvez utiliser des champs personnalisés pour trier et classer les idées à l’aide d’autant de catégories que vous le souhaitez.

3. Identifier les idées préférées de l’équipe grâce à la mention J’aime

Si vous avez besoin d’affiner votre sélection ou de déclarer un « vainqueur », demandez à vos collègues de voter pour leur idée préférée simplement en cliquant sur le pouce levé d’une tâche. Ensuite, triez votre projet par nombre de mentions J’aime pour voir lesquelles sont les plus appréciées. Cela vous aidera à évaluer vos options et à identifier les meilleures idées.

Capture d’écran d’un projet filtré par mention J’aime

4. Vous utilisez encore un tableau blanc ou des notes adhésives ? Asana mobile vous aide à les intégrer à Asana

Même ici à Asana, nous utilisons encore des notes adhésives et de vrais tableaux blancs pour mieux visualiser nos idées. Mais une fois posées sur le papier, il est important de les transférer sur Asana afin d’agir ou de les retrouver bien après les avoir effacées. Pour ce faire, il vous suffit de prendre une photo et d’utiliser la fonction de révision qui vous permet d’y ajouter des commentaires.

Capture d’écran de l’utilisation de la révision sur une photo

5. Attribuer les idées pour passer à l’action

Si vous êtes prêt à passer à l’action, il vous suffit d’attribuer une idée à un membre de l’équipe ou de l’ajouter à un projet de demandes afin qu’elle soit étudiée par l’équipe appropriée. Désormais, vos idées peuvent se transformer en solutions et en résultats au lieu de sommeiller dans un document voué à l’oubli.

6. Rassembler les idées et inspirations issues du Web avec notre extension Chrome

Internet regorge d’informations qui stimulent votre créativité et peuvent vous inspirer, afin de ne manquer aucune opportunité, vous pouvez facilement transformer vos idées en tâches Asana à partager avec votre équipe. Utilisez notre extension Chrome pour ajouter rapidement des liens vers Asana et ajoutez des détails dans la description de la tâche afin de préciser ce qui vous a semblé intéressant et mérite d’être partagé.

CAPTURE D’ÉCRAN d’un projet d’articles intéressants sur Asana

Vous pouvez également organiser les « articles intéressants » dans leur propre projet afin que chacun puisse les parcourir ou s’y référer au lieu de les garder dans un projet strictement dédié au brainstorming.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.