Idées et réflexions

Sur Asana, les tâches peuvent correspondre aux choses à faire ou aux informations que vous ne voulez pas oublier. Ainsi, il n’est pas nécessaire que toutes les tâches donnent lieu à des actions concrètes, du moins pas dans l’immédiat. En ce qui concerne le brainstorming, Asana peut tout à fait remplacer votre tableau blanc et vous permettre de partager vos idées, de voter et de les classer en différents groupes.

Comment créer un tableau de brainstorming sur Asana

Pour commencer sans attendre, essayez notre modèle de brainstorming.

Si vous préférez créer votre propre projet de brainstorming de toutes pièces ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces étapes.

Conseils pour un mettre en place un brainstorming sur Asana

Même si vos idées n’ont en apparence aucun lien, ces conseils vous aideront à les organiser.

1. Permettre à tout le monde de participer en les ajoutant comme membres du projet.

Que vous vous réunissiez tous dans la même pièce pour un brainstorming guidé ou que vous partagiez vos idées comme elles vous viennent tout au long de l’année, assurez-vous que tout le monde a accès au projet de brainstorming. Pour ajouter des membres à un projet, cliquez sur les cercles à côté du titre et saisissez les noms des membres à inviter.

GIF montrant comment ajouter des membres à un projet

2. Organiser les idées

Les bonnes idées peuvent se perdre si elles ne sont pas organisées de manière constructive. En plus des sections ou colonnes de projet, vous pouvez utiliser des champs personnalisés pour trier et classer les idées à l’aide d’autant de catégories que vous le souhaitez.

3. Identifier les idées préférées de l’équipe grâce à la mention J’aime

Si vous avez besoin d’affiner votre sélection ou de déclarer un « vainqueur », demandez à vos collègues de voter pour leur idée préférée simplement en cliquant sur le pouce levé d’une tâche. Ensuite, triez votre projet par nombre de mentions J’aime pour voir lesquelles sont les plus appréciées. Cela vous aidera à évaluer vos options et à identifier les meilleures idées.

Capture d’écran d’un projet filtré par mention J’aime

4. Vous utilisez encore un tableau blanc ou des notes adhésives ? Asana mobile vous aide à les intégrer à Asana

Même ici à Asana, nous utilisons encore des notes adhésives et de vrais tableaux blancs pour mieux visualiser nos idées. Mais une fois posées sur le papier, il est important de les transférer sur Asana afin d’agir ou de les retrouver bien après les avoir effacées. Pour ce faire, il vous suffit de prendre une photo et d’utiliser la fonction de révision qui vous permet d’y ajouter des commentaires.

Capture d’écran de l’utilisation de la révision sur une photo

5. Attribuer les idées pour passer à l’action

Si vous êtes prêt à passer à l’action, il vous suffit d’attribuer une idée à un membre de l’équipe ou de l’ajouter à un projet de demandes afin qu’elle soit étudiée par l’équipe appropriée. Désormais, vos idées peuvent se transformer en solutions et en résultats au lieu de sommeiller dans un document voué à l’oubli.

6. Rassembler les idées et inspirations issues du Web avec notre extension Chrome

Internet regorge d’informations qui stimulent votre créativité et peuvent vous inspirer, afin de ne manquer aucune opportunité, vous pouvez facilement transformer vos idées en tâches Asana à partager avec votre équipe. Utilisez notre extension Chrome pour ajouter rapidement des liens vers Asana et ajoutez des détails dans la description de la tâche afin de préciser ce qui vous a semblé intéressant et mérite d’être partagé.

CAPTURE D’ÉCRAN d’un projet d’articles intéressants sur Asana

Vous pouvez également organiser les « articles intéressants » dans leur propre projet afin que chacun puisse les parcourir ou s’y référer au lieu de les garder dans un projet strictement dédié au brainstorming.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.