Propositions de projet et demandes ad hoc

Les demandes et les idées de projet peuvent venir de toutes les directions au sein d’une organisation, ce qui entraîne parfois des omissions ou des surcharges de travail. Plutôt que de tenter de tout faire ou d’entasser les demandes dans un backlog puis de les oublier, les équipes peuvent créer un projet de demande de travaux.

Étapes de création d’un projet de demande de travaux

Vous pouvez utiliser ce processus pour traiter les demandes ad hoc (comme la correction d’une coquille ou une question à laquelle vous ne pouvez pas répondre dans l’immédiat) et les soumissions de briefs de projet, le tout depuis un seul endroit. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

  1. Servez-vous du modèle de demande de travaux.
  2. Importez la feuille de calcul sur laquelle vous suivez actuellement les demandes entrantes.

Accéder à tous les modèles Asana

GIF montrant comment accéder aux modèles sur Asana à partir du bouton + dans la barre du haut

Si vous utilisez la version gratuite, que vous préférez créer vous-même entièrement votre projet de demande ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques générales liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces instructions sur la création de projet.

Conseils pour gérer et réaliser les demandes

Maintenant que vous avez créé votre projet, les conseils suivants vous aideront à le gérer au fur et à mesure que le travail progresse.

1. Créez des modèles pour les demandes, et passez à l’action plus vite avec les formulaires

Les va-et-vient pour obtenir les détails essentiels relatifs aux requêtes ou l’absence de brief de projet clair ralentissent indéniablement le travail. Pour éviter cela, créez des formulaires qui capturent tous les détails relatifs à votre brief créatif ou à vos demandes ad hoc. Ces formulaires sont directement reliés à votre projet de demande pour que votre équipe commence à travailler en ayant toutes les informations dont elle a besoin (dans des termes qu’elle comprend).

CAPTURE D’ÉCRAN d’un formulaire de demande de création créé sur Asana

Les formulaires peuvent être soumis par tous (même par des personnes n’utilisant pas Asana) pourvu que la personne dispose du lien vers le formulaire. Une fois soumis, le formulaire est transformé en nouvelle tâche dans votre projet afin d’être trié par niveau de priorité et attribué à un collègue qui disposera de toutes les informations dont il a besoin.

Créez votre formulaire en suivant les étapes décrites ici.

Si vous recevez une demande pour un projet ou une initiative importants, interfonctionnels ou complexes, vous pouvez transformer la tâche en projet afin de le ou la gérer plus efficacement.

2. Transformez en actions les demandes émanant de discussions ou d’emails

Si de nombreuses demandes vous parviennent par messagerie instantanée ou e-mail, vous pouvez partager un lien vers votre formulaire, mais aussi utiliser nos intégrations qui transforment les discussions en actions.

CAPTURE D’ÉCRAN des intégrations de messagerie Outlook et Gmail avec Asana

Pour les e-mails, utilisez les extensions Asana pour Gmail, Outlook ou d’autres messageries client. Pour les messageries instantanées, essayez notre intégration Asana pour Slack.

Si vous recevez des messages instantanés ou des e-mails avec des actions ou des questions, vous pouvez les ajouter sur Asana directement depuis votre boîte de réception ou votre message en les transformant en tâche ou en les ajoutant à votre projet de demandes.

GIF montrant comment créer une tâche Asana à partir d’un message Slack grâce à l’intégration

3. Filtrez et organisez les demandes avec les champs personnalisés

Une fois le formulaire créé, les champs personnalisés vous aideront à trier les demandes entrantes par niveau de priorité et par catégorie. Si vous avez l’habitude d’utiliser des feuilles de calcul, vous pouvez trier et filtrer les colonnes pour afficher facilement les détails clés. Les champs personnalisés constituent un remplacement idéal, car ils permettent de suivre ces informations en contexte avec le travail (sans limiter leur accès au seul chef de projet ou d’équipe).

Si vous ajoutez un champ d’équipe dans votre formulaire, vous pouvez le visualiser également au sein de votre projet. Une fois soumise, la nouvelle tâche précisera alors quelle équipe doit se charger de la demande afin de l’évaluer rapidement.

Un champ personnalisé de priorité peut aider le responsable à trier les demandes selon leur priorité afin que son équipe garde le cap sur l’ensemble de son travail, plutôt que de laisser un demandeur impatient prendre le pas sur des projets plus importants.

4. Simplifiez et accélérez les approbations grâce aux notifications des champs personnalisés

Étant donnée la charge de travail de la plupart des équipes, les transitions entre les étapes peu claires et les cycles de révision alambiqués se payent au prix fort. Facilitez l’accès à tous les fichiers et au feedback et clarifiez les attentes en mettant en place un processus d’approbation :

GIF du processus d’approbation avec les champs personnalisés sur Asana pour indiquer que le travail est prêt ou déjà approuvé

  1. Ajoutez le champ personnalisé « Étape d’approbation » à votre projet en cliquant sur le lien bleu Ajouter des champs personnalisés en haut du projet.
  2. Une fois l’actif prêt pour l’étape de révision, le créateur modifie le champ personnalisé en sélectionnant Prêt à être passé en revue et attribue la tâche au réviseur.
  3. Le réviseur reçoit une notification le prévenant que sa part du travail peut commencer.
  4. Une fois la révision terminée, le réviseur modifie le champ personnalisé en sélectionnant Approuvé ou Changements requis et réattribue la tâche au créateur.
  5. Le rédacteur reçoit une notification lui indiquant si son travail est approuvé en l’état ou si celui-ci doit être modifié. Il peut à partir de là afficher le feedback et accéder directement au fichier nécessitant des révisions.

Conseils pour rendre compte et gérer la dotation en personnel

Suivez la progression et gérez votre dotation en personnel avec les Portefeuilles et la Gestion des ressources

Pour analyser la progression des projets et évaluer la disponibilité de leurs équipes, les superviseurs rassemblent généralement les informations à partir de notes de réunions, d’e-mail ou de feuilles de calcul, ce qui, en plus de prendre du temps, peut s’avérer imprécis. Créez plutôt un portefeuille comprenant tous vos projets clés et un projet de demandes ad hoc afin de voir en temps réel et au même endroit la progression, les échéances et les priorités.

Puis utilisez l’onglet Gestion des ressources pour visualiser la capacité de votre équipe en fonction des tâches attribuées sur Asana. Cette fonction vous aide à prendre des décisions de dotation avisées, pour répartir équitablement le travail et maintenir vos projets en bonne voie.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’utilisation de la Gestion des ressources pour vérifier si quelqu’un est surchargé et réattribuer ses tâches

Ressources pour suivre les demandes

Vous apprenez mieux en voyant ? Vous souhaitez savoir comment nos clients suivent leurs demandes ? Voici des ressources utiles :

Ressource Lien
Modèle de demande de travaux Utiliser le modèle
Tutoriel vidéo Regarder « Apprendre à utiliser Asana »
Cours sur demande S’inscrire à l’Asana Academy
Webinaire avec étude de cas Voir comment New Relic gère ses demandes avec Asana
Échanger avec la communauté [Participer à l’une de nos prochaines formations ou ouvrir un nouveau sujet sur notre forum

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.