Accueil et gestion des bénévoles

Les bénévoles sont une force essentielle capable d’aider de nombreuses organisations à but non lucratif à accomplir leurs missions. Asana vous permet de leur fournir les informations et l’accompagnement dont ils ont besoin pour réussir, tout en donnant à votre équipe interne un aperçu des projets gérés par ces bénévoles et de leur progression.

Cet article vous explique comment créer et gérer deux types de projets de bénévolat : un premier projet dédié au traitement des candidatures des bénévoles et un second pour leur intégration. Vous trouverez ensuite quelques conseils pratiques pour gérer efficacement les bénévoles et leur travail.

Évaluation et approbation des candidatures des bénévoles sur Asana

Avant de pouvoir apporter son aide, il faut généralement faire une demande et obtenir une approbation. Créez à cet effet un projet de réception des demandes de bénévolat. Vous pourrez y inclure un formulaire de candidature, approuver les demandes et vérifier votre réserve de bénévoles, le tout au même endroit.

Commencez par créer un projet vierge ou importez la feuille de calcul où vous suivez actuellement les demandes. En vue Tableau, créez les sections suivantes : « Nouvelles candidatures », « En cours d’évaluation », « Approuvées » et « Refusées ». Vous pouvez ainsi classer plus facilement les candidatures et suivre leur progression.

Ajoutez une section pour les « Propositions de candidats » afin que tout membre de votre organisation puisse ajouter à votre liste un bénévole qui pourrait convenir. Utilisez aussi cette section pour y transférer les candidatures des personnes refusées mais dont le profil est intéressant. Même si elles ne font pas l’affaire pour le moment, elles pourront être recontactées ultérieurement.

1. Facilitez le suivi de toutes les informations et utilisez des champs personnalisés pour les organiser

S’agissant de bénévolat, les besoins peuvent varier. Ajoutez des champs personnalisés à votre projet pour suivre les compétences, les intérêts et la disponibilité des candidats afin d’être sûr qu’ils correspondent aux besoins de votre organisation.

Par exemple, créez un champ « compétences » avec des options basées sur les besoins : design graphique, réseaux sociaux, collecte de fonds, etc. Il est également possible de créer un autre champ pour indiquer le nombre total d’heures de bénévolat que le candidat peut offrir par semaine afin de vous aider à établir son emploi du temps en amont.

Ce sont ces mêmes champs que vous utiliserez sur votre formulaire de candidature lors de la prochaine étape !

2. Créez un formulaire pour l’envoi des candidatures des bénévoles

Pour commencer à effectuer le suivi des candidats volontaires, créez un formulaire qu’ils devront remplir. Ainsi, vous disposerez dès le départ de toutes les informations nécessaires à l’évaluation de leur candidature.

1. Accédez à l’onglet Formulaires en haut de votre projet.
2. Personnalisez votre formulaire pour y inclure tous les champs créés à l’étape précédente et créez-en d’autres pour vous aider à déterminer si le candidat répond à vos besoins. Par exemple, un champ « pièce jointe » pourrait être utile pour recueillir le CV ou la lettre de motivation des postulants. Il est aussi possible d’inclure un champ de plage de dates dans lequel les candidats indiqueront leurs disponibilités.
3. Lorsque votre formulaire est prêt, activez-le et partagez son lien avec tout candidat éventuel ou sur votre site Web. Tout le monde peut remplir et envoyer un formulaire Asana, même si la personne concernée n’a pas de compte.
4. Le formulaire envoyé, il se transforme en tâche, laquelle sera associée à votre projet de réception des demandes de bénévolat.
5. Il appartient maintenant à votre équipe d’étudier et d’approuver ou non la candidature. Attribuez la tâche au responsable désigné et fixez une échéance. Veillez à ce que la tâche soit glissée dans la section appropriée afin de visualiser clairement l’étape à laquelle se trouve la candidature.

Définissez des règles pour automatiser certaines parties du processus de candidature. Par exemple, attribuez automatiquement à un collègue la tâche d’évaluation des nouvelles candidatures. Si un candidat indique être particulièrement compétent en matière de réseaux sociaux, vous pouvez placer automatiquement la tâche liée à sa candidature dans le projet correspondant pour que l’équipe ne manque pas d’y jeter un œil.

Lorsque la candidature d’un bénévole est approuvée, vous êtes fin prêt à les accueillir ! Examinons cette nouvelle étape en détail.

Accueil des bénévoles

1. Utilisez un modèle d’accueil des bénévoles

Les bénévoles doivent nécessairement compulser et retenir un certain nombre d’informations à leur arrivée. Créez un modèle d’accueil des nouveaux bénévoles pour simplifier et faire évoluer ce processus. Ajoutez les bénévoles à votre organisation Asana en tant qu’invités. Ils disposeront ainsi de tous les renseignements utiles et se sentiront soutenus dès le premier jour.

Démarrez votre projet du bon pied avec notre modèle d’accueil des bénévoles puis personnalisez-le selon vos besoins pour créer ainsi votre propre modèle.

2. Oubliez les e-mails et communiquez grâce aux discussions

Les e-mails envoyés en masse à tous les bénévoles peuvent rapidement être source de confusion. En outre, les informations essentielles peuvent facilement se perdre, sans parler du temps que votre équipe perd à communiquer sur les même sujets et à répondre aux e-mails. Pour gagner du temps, utilisez les Discussions et le Statut sur Asana.

• Les discussions d’équipe sont très utiles pour diffuser des annonces, fêter ensemble vos plus belles réussites ou encore discuter de plusieurs projets en même temps.
• Les mises à jour de statut permettent à chacun de visualiser clairement la progression du travail, les tâches déjà terminées, celles dues bientôt, les jalons, mais également les freins éventuels. Notez que vous pouvez également utiliser les mises à jour de statut pour féliciter vos collègues ! Il vous suffit de les @mentionner.

Ces mises à jour s’afficheront dans la boîte de réception des utilisateurs, où chacun peut répondre. Vous pouvez également épingler tout commentaire d’une importance particulière en haut d’une discussion afin que les informations les plus pertinentes soient faciles à trouver.

3. Formez vos bénévoles aux fondamentaux d’Asana

De nombreuses organisations définissent leurs propres conventions pour Asana et leurs propres processus d’accueil. Si ce n’est pas le cas, il peut s’avérer utile de demander aux nouveaux bénévoles de s’inscrire à un webinaire de formation en direct qui les aidera à se mettre rapidement dans le rythme.

Vos nouvelles recrues ne doivent pas non plus hésiter à regarder nos brefs tutoriels vidéo ou à consulter le guide d’Asana (celui que vous parcourez actuellement) pour apprendre à leur rythme.

Gestion des activités et des disponibilités des bénévoles

Vos nouvelles recrues ont toutes rejoint Asana. Vous pouvez donc suivre les projets des bénévoles en un seul et même endroit.

Les Portefeuilles Asana vous aident à organiser et suivre les activités de vos différents projets, centralisés au même endroit. Au sein des portefeuilles, utilisez la Gestion des ressources pour visualiser clairement les disponibilités de votre équipe. Créez tout d’abord un portefeuille, puis ajoutez les projets que vous souhaitez regrouper.

C’est pour cette raison que prendre l’habitude de mettre régulièrement à jour votre statut est essentiel : vos mises à jour seront centralisées et s’afficheront sur Asana. Vous pourrez ainsi garder un œil sur vos différentes activités et repérer si une tâche prend du retard.