Campagne numérique de collecte de fonds

Comment créer un projet de campagne numérique de collecte de fonds sur Asana

Il existe plusieurs façons de créer votre campagne. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

  1. Démarrez à l’aide de notre modèle de campagne numérique de collecte de fonds et personnalisez-le selon les besoins de votre organisation.
  2. Importez la feuille de calcul sur laquelle vous gérez actuellement vos campagnes.

Accéder à tous les modèles Asana

GIF montrant comment accéder aux modèles sur Asana à partir du bouton + dans la barre supérieure

Si vous préférez créer vous-même entièrement votre projet de campagne ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces étapes.

Vous travaillez avec des agences ?

Pour mener au mieux vos campagnes de collecte de fonds, conviez toutes les agences avec lesquelles vous collaborez en tant qu’invitées sur Asana au sein de votre projet. De cette manière, vos partenaires peuvent visualiser les détails de vos plans, et vous pouvez clarifier facilement les échéances et suivre l’évolution des livrables.

Conseils pour gérer votre projet de campagne numérique de collecte de fonds

Maintenant que vous avez créé votre projet, les conseils suivants vous aideront à le gérer à mesure que vous lancez de nouvelles campagnes.

1. Élaborez votre plan de campagne de collecte de fonds avec la Chronologie (et ajustez-le au besoin)

Les campagnes de collecte de fonds comprennent de nombreuses échéances à respecter. Utilisez la Chronologie pour planifier le calendrier de votre campagne et déterminer avec facilité l’ordre des tâches à effectuer. Voici comment procéder :

GIF - Fonctionnalité Chronologie d’Asana pour créer un calendrier de projet et définir des dépendances de tâches

  1. Planifiez les tâches en les faisant glisser sur la chronologie. Si vous identifiez des conflits, déplacez-les au besoin afin de les reprogrammer.
  2. Allongez les plages de dates des tâches afin que les responsables puissent mieux gérer leur temps et respecter les délais.
  3. Si les tâches doivent être effectuées dans un ordre précis, créez des dépendances en passant le curseur sur l’une d’entre elles, puis en faisant glisser le point vers la tâche associée.

2. Clarifiez les étapes de validation et le statut des tâches à l’aide de champs personnalisés

Les directeurs de campagne peuvent perdre du temps à savoir quels documents sont approuvés ou à identifier les points de blocage. En ajoutant des champs personnalisés d’approbation et de progression des tâches, vous identifiez rapidement où en est chaque tâche et repérez le travail en attente de validation ou tout autre élément présentant le risque d’être hors délai.

Triez votre projet par champs personnalisés pour identifier rapidement les freins et consulter le statut des tâches. Leur utilisation s’apparente au tri des colonnes d’une feuille de calcul.

Comment gérer les approbations

GIF - Processus d’approbation avec des champs personnalisés sur Asana

Pour rester à jour de l’évolution du processus, vous pouvez activer les notifications des champs personnalisés et ajouter le champ personnalisé Étape d’approbation à votre projet. La personne responsable recevra ainsi une notification dans sa boîte de réception lorsqu’un document sera marqué comme Prêt à être passé en revue.

3. Recueillez les témoignages des donateurs à l’aide de formulaires

La collecte des témoignages des donateurs donne vie au travail de votre organisation à but non lucratif et peut inciter d’autres personnes à apporter leur contribution à votre cause. Les contacter a posteriori prend du temps et peut entraîner de nombreux va-et-vient par e-mail. Pour éviter cela, vous pouvez facilement recueillir leurs histoires au format de votre choix en créant un formulaire à remplir.

Une fois soumis, le formulaire se transforme en une tâche que vous pouvez trier à l’aide de champs personnalisés. Ainsi, vous avez toujours la bonne citation à portée de main ou la bonne histoire à partager, que ce soit par e-mail ou au travers de vos réseaux sociaux. Il s’agit là d’une manière simple et efficace de mettre en valeur les participants et de donner encore plus d’élan à votre action.

Conseils pour rendre compte de la progression de votre campagne numérique de collecte de fonds

1. Publiez des mises à jour de statut claires à destination de votre équipe

Quelqu’un vous contacte pour faire le point sur les avancées, puis rassemble tant bien que mal les informations dans un e-mail qui lui-même entraînera d’autres questions, réunions et fils de discussion confus. Il vous suffit pour éviter cette situation de publier et de partager des mises à jour de statut. Assurez-vous que les intervenants les plus importants sont membres de votre projet. À chaque mise à jour, tous les membres recevront une notification dans leur boîte de réception. Vous pouvez également inclure dans la boucle des membres d’équipes interfonctionnelles en les @mentionnant dans un commentaire.

Capture d’écran - Utilisation de la vue Progression sur Asana pour publier une mise à jour de statut à destination de votre équipe

En publiant régulièrement des mises à jour de statut, vous passez moins de temps à faire le point en réunion et n’avez plus besoin d’envoyer d’e-mails à cet effet.

2. Gérez plusieurs campagnes à la fois avec les Portefeuilles

Si vous gérez plus d’une campagne à la fois, vous allez adorer suivre la progression et les mises à jour au sein des portefeuilles. Les portefeuilles vous offrent une vue d’ensemble de l’avancement des projets et facilite la demande de mise à jour afin que vous puissiez concentrer votre attention sur le plus urgent.

3. Surveillez les points de blocage et la progression des tâches sur vos différentes campagnes avec les rapports de recherche avancée

Si vous utilisez les champs personnalisés de progression des tâches et d’approbation dans vos différents projets de campagne de collecte de fonds, créez des rapports de recherche avancée pour suivre le travail susceptible d’être en retard et les tâches en attente d’approbation sur l’ensemble de ces projets.

Ainsi, si vous voulez obtenir une liste de tous les travaux approuvés sur l’ensemble des campagnes ou afficher toutes les tâches qui n’ont pas encore commencé alors que l’échéance est dans moins de trois jours, vous pouvez créer et enregistrer ces vues sous forme de rapports de recherche avancée.

Si vous prévoyez d’utiliser régulièrement le même rapport, il vous est possible de l’enregistrer. Vous pouvez par exemple lancer votre rapport chaque vendredi afin de planifier vos priorités pour votre arrivée au bureau le lundi et maintenir votre campagne sur de bons rails.

Ressources pour planifier et gérer des campagnes

Vous apprenez mieux en regardant ? Vous souhaitez savoir comment nos clients gèrent leurs campagnes ? Voici des ressources utiles :

Ressource Lien
Modèle de campagne numérique de collecte de fonds Utiliser le modèle
Cours sur demande S’inscrire à l’Asana Academy
Webinaire avec étude de cas Voir comment InVision et la fondation Leukaemia utilisent Asana pour planifier et gérer leurs campagnes
Conseils sur les campagnes Lire l’article de blog
Échanger avec la communauté [Participer à l’une de nos prochaines formations ou ouvrir un nouveau sujet sur notre forum

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.