Assistance informatique

Comment créer un projet de demandes d’assistance informatique sur Asana

Il existe plusieurs façons de créer votre projet. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

  1. Servez-vous du modèle d’assistance informatique et personnalisez-le selon les besoins de votre équipe.
  2. Importez la feuille de calcul sur laquelle vous suivez actuellement vos demandes.

Pour les problèmes informatiques sensibles, vous pouvez créer un projet privé uniquement accessible par le service informatique.

Accéder à tous les modèles Asana

GIF montrant comment accéder aux modèles sur Asana à partir du bouton + dans la barre du haut

Si vous utilisez la version gratuite, que vous préférez créer vous-même votre projet d’assistance informatique ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces étapes.

Conseils pour suivre les demandes informatiques

1. Recueillir les demandes de manière uniforme dans des formulaires pour agir rapidement

Les va-et-vient pour obtenir les détails de base relatifs aux demandes d’assistance ralentissent indéniablement le travail. Pour éviter cela, créez des formulaires qui recueillent les bonnes informations à chaque demande informatique. Ces formulaires sont directement reliés à votre projet de demande pour que votre équipe commence à travailler en ayant toutes les informations dont elle a besoin, tout en simplifiant la procédure pour les utilisateurs.

CAPTURE D’ÉCRAN d’un formulaire de demande informatique créé sur Asana

Les formulaires peuvent être soumis par tous (même par des personnes n’utilisant pas Asana) pourvu que la personne dispose du lien vers le formulaire. Une fois soumis, le formulaire est transformé en nouvelle tâche dans votre projet afin d’être trié par niveau de priorité et attribué à un collègue qui disposera de toutes les informations dont il a besoin.

GIF montrant comment se rendre dans l’onglet Formulaire pour copier le lien à partager avec toutes les personnes en ayant besoin

Créez votre formulaire en suivant les étapes décrites ici.

2. Transformez en actions les demandes émanant de discussions ou d’emails

Si de nombreuses demandes vous parviennent par messagerie instantanée ou e-mail, vous pouvez partager un lien vers votre formulaire, mais aussi utiliser nos intégrations qui transforment les discussions en actions.

CAPTURE D’ÉCRAN des intégrations de messagerie Outlook et Gmail avec Asana

Si vous recevez des messages instantanés ou des e-mails avec des actions ou des questions, vous pouvez les ajouter sur Asana directement depuis votre boîte de réception ou votre message en les transformant en tâche ou en les ajoutant à votre projet de demandes.

Pour les e-mails, utilisez les extensions Asana pour Gmail, Outlook ou d’autres messageries client. Pour les messageries instantanées, essayez notre intégration Asana pour Slack.

GIF montrant comment créer une tâche Asana à partir d’un message Slack grâce à l’intégration

3. Filtrez et organisez les demandes avec les champs personnalisés

Une fois le formulaire créé, les champs personnalisés vous aideront à trier les demandes entrantes par niveau de priorité et par catégorie. Si vous avez l’habitude d’utiliser des feuilles de calcul, vous pouvez trier et filtrer les colonnes pour afficher facilement les détails clés. Les champs personnalisés constituent un remplacement idéal, car ils permettent de suivre ces informations en contexte avec le travail (sans limiter leur accès au seul chef de projet ou d’équipe).

Si vous ajoutez un champ « type de demande » dans votre formulaire, vous pouvez le visualiser également au sein de votre projet. Une fois soumise, la nouvelle tâche précisera si la personne a besoin de résoudre un problème technique ou souhaite renouveler son matériel.

4. Éviter les doublons en suivant les tâches de demande dans plusieurs projets

Il arrive souvent qu’une demande informatique soit reliée à d’autres activités et initiatives informatiques. Au lieu de créer deux tâches distinctes, vous pouvez stocker une tâche dans plusieurs projets afin de suivre le travail au sein des deux projets. Le travail ne sera pas dupliqué et vous aurez accès aux informations nécessaires dans le contexte adéquat.

GIF montrant comment héberger la même tâche dans plusieurs projets Asana pour les calendriers de contenu et projets de lancement

  1. Dans la tâche, appuyez sur TAB + P et saisissez le nom des autres projets où vous souhaitez ajouter la tâche.

Par exemple, votre service informatique peut créer un projet privé afin de réaliser le suivi des ordinateurs de prêt. Ainsi, lorsque vous recevez une nouvelle demande de prêt d’ordinateur, vous pouvez la stocker dans le projet de demandes informatiques et de prêt d’ordinateur, tout en gardant le reste du projet de prêt confidentiel.

5. Ne jamais perdre de vue les échéances

Pour les demandes urgentes, vous pouvez définir des heures limites, afin de vous assurer que tous les problèmes sont résolus avant une présentation, une démonstration ou un voyage d’affaires. Choisissez une heure en cliquant sur l’échéance d’une tâche et en sélectionnant Ajouter une heure limite.

Si vous devez effectuer la même tâche régulièrement, vous pouvez la définir comme tâche récurrente pour vous assurer de ne jamais l’oublier, qu’il s’agisse d’un renouvellement de compte ou d’un cycle de commande mensuel.

GIF montrant comment définir des heures limites et des tâches récurrentes sur Asana pour les activités présentant un délai bien défini

Ressources pour les demandes informatiques

Besoin de plus de conseils ? Vous apprenez mieux en voyant ? Ou vous souhaitez savoir comment nos autres clients gèrent leurs demandes informatiques ? Voici des ressources utiles :

Ressources pour les demandes informatiques Lien
Modèle de demande informatique Utiliser le modèle
Tutoriel vidéo Regarder Apprendre à utiliser Asana pour les demandes générales de travaux
Cours sur demande S’inscrire à Asana Academy pour les demandes générales de travaux
Études de cas et webinaires Découvrir comment Meliá Hotels International gère ses demandes informatiques sur Asana
Échanger avec la communauté Participer à l’une de nos prochaines [formations](/events) ou ouvrir un nouveau sujet sur notre forum

Connexion

or

Mot de passe oublié ?

Inscription

Veuillez utiliser votre adresse professionnelle pour que nous puissions vous connecter à votre équipe sur Asana.

Inscription

Veuillez utiliser votre adresse professionnelle pour que nous puissions vous connecter à votre équipe sur Asana.

Commencez votre essai gratuit

Veuillez utiliser votre adresse professionnelle pour que nous puissions vous connecter à votre équipe sur Asana.

Commencez votre essai gratuit

Veuillez utiliser votre adresse professionnelle pour que nous puissions vous connecter à votre équipe sur Asana.

Acheter maintenant

Veuillez utiliser votre adresse professionnelle pour que nous puissions vous connecter à votre équipe sur Asana.

Saisissez une adresse e-mail professionnelle

Cette adresse e-mail semble être une adresse personnelle. Pour vous connecter à votre équipe, vous devez utiliser votre adresse e-mail professionnelle.

Saisissez une adresse e-mail professionnelle

Pourquoi posons-nous la question ? Poursuivre avec mon adresse e-mail

Oups, nous ne sommes pas parvenus à vous inscrire !

Nous avons fait de notre mieux, mais nous avons rencontré un problème en créant votre compte. Veuillez fermer cette fenêtre et réessayer.

Dites, on se connaît ?

Ajouter un lien à

Erreur : Veuillez sélectionner un espace de travail avant d’ajouter un lien


Malheureusement, nous ne prenons pas en charge ce navigateur

Asana ne fonctionne pas dans le navigateur web que vous utilisez actuellement. Veuillez vous inscrire avec l’un des navigateurs pris en charge.


Veuillez vous connecter ou créer un compte Asana pour calculer vos tarifs

or

Mot de passe oublié ?

Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Apprenez à utiliser Asana pour recevoir et gérer les demandes d’assistance informatique. Ce cas d’utilisation vise à présenter au service informatique les étapes de la configuration d’une assistance informatique dans Asana.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de