L’assistance informatique

Comment créer un projet de demandes d’assistance informatique sur Asana

Il existe plusieurs façons de créer votre projet. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

  1. Servez-vous du modèle d’assistance informatique et personnalisez-le selon les besoins de votre équipe.
  2. Importez la feuille de calcul sur laquelle vous suivez actuellement vos demandes.

Pour les problèmes informatiques sensibles, vous pouvez créer un projet privé uniquement accessible par le service informatique.

Accéder à tous les modèles Asana

GIF montrant comment accéder aux modèles sur Asana à partir du bouton + dans la barre supérieure

Si vous utilisez la version gratuite, que vous préférez créer vous-même votre projet d’assistance informatique ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces étapes.

Conseils pour le suivi des demandes informatiques

1. Recueillir les demandes de manière uniforme dans des formulaires pour agir rapidement

Les va-et-vient pour obtenir les détails de demandes d’assistance basiques ralentissent indéniablement le travail. Pour éviter cela, créez des formulaires qui recueillent les bonnes informations à chaque demande. Ces formulaires sont directement reliés à votre projet de demandes pour que votre équipe ait toutes les informations en main pour commencer à travailler. La procédure est également simplifiée du côté des utilisateurs.

CAPTURE D’ÉCRAN d’un formulaire de demande informatique créé sur Asana

Les formulaires peuvent être soumis par tous (même par des personnes qui n’utilisent pas Asana) pourvu que la personne dispose du lien vers le formulaire. Une fois soumis, le formulaire est transformé en une nouvelle tâche au sein de votre projet. Elle peut alors être triée par niveau de priorité et attribuée à un collègue qui y trouvera toutes les informations dont il a besoin.

GIF montrant comment se rendre dans l’onglet Formulaire pour copier le lien à partager avec toutes les personnes en ayant besoin

Créez votre formulaire en suivant les étapes décrites ici et ajoutez des règles de projet pour attribuer automatiquement des tâches d’envoi de formulaire à un collègue du service informatique afin de vous assurer que les demandes sont correctement hiérarchisées après leur envoi.

2. Transformer en actions les demandes émanant de discussions ou d’emails

Si de nombreuses demandes vous parviennent par messagerie instantanée ou e-mail, vous pouvez partager un lien vers votre formulaire, mais aussi utiliser nos intégrations qui transforment les discussions en actions.

CAPTURE D’ÉCRAN des intégrations de messagerie Outlook et Gmail avec Asana

Si vous recevez des messages instantanés ou des e-mails avec des actions ou des questions, vous pouvez les ajouter sur Asana directement depuis votre boîte de réception ou votre message en les transformant en tâche ou en les ajoutant à votre projet de demandes.

Pour les e-mails, utilisez les extensions Asana pour Gmail, Outlook ou d’autres clients de messagerie. Pour les messageries instantanées, essayez notre intégration Asana pour Slack.

GIF montrant comment créer une tâche Asana à partir d’un message Slack grâce à l’intégration

3. Filtrer et organiser les demandes à l’aide de champs personnalisés

Une fois le formulaire créé, les champs personnalisés vous aident à trier les nouvelles demandes par niveau de priorité et par catégorie. Si vous avez l’habitude d’utiliser des feuilles de calcul, cela s’apparente à trier et filtrer les colonnes d’un tableau. Les champs personnalisés sont une alternative idéale, car ils permettent de suivre les informations dans leur contexte de travail (sans en limiter l’accès au seul chef de projet ou d’équipe).

Si vous ajoutez un champ « type de demande » dans votre formulaire, vous pouvez le visualiser également au sein de votre projet. Une fois soumise, la nouvelle tâche précisera si la personne a besoin de résoudre un problème technique ou souhaite renouveler son matériel.

4. Éviter les doublons en suivant une même tâche de demande dans plusieurs projets

Il arrive souvent qu’une demande informatique soit reliée à d’autres activités et initiatives de ce service. Au lieu de créer deux tâches distinctes, vous pouvez stocker une tâche dans plusieurs projets afin de suivre le travail partout où cela est nécessaire. Le travail ne sera pas dupliqué et vous aurez accès à toutes les informations dans le contexte adéquat.

GIF montrant comment héberger la même tâche dans plusieurs projets Asana pour les calendriers de contenu et projets de lancement

  1. Dans la tâche, appuyez sur TAB + P et saisissez le nom des autres projets dans lesquels vous souhaitez ajouter la tâche.

Par exemple, votre service informatique peut créer un projet privé afin de réaliser le suivi des ordinateurs de prêt. Ainsi, lorsque vous recevez une nouvelle demande de prêt d’ordinateur, vous pouvez la stocker dans le projet de demandes informatiques et de prêt d’ordinateur, tout en maintenant le reste du projet de prêt confidentiel.

5. Ne jamais perdre de vue les échéances

Pour les demandes urgentes, vous pouvez définir des heures limites, afin de vous assurer que tous les problèmes sont résolus avant une présentation, une démonstration ou un voyage d’affaires. Choisissez une heure en cliquant sur l’échéance d’une tâche et en sélectionnant Ajouter une heure limite.

Si vous devez effectuer la même tâche régulièrement, vous pouvez la définir comme tâche récurrente pour vous assurer de ne jamais l’oublier, qu’il s’agisse d’un renouvellement de compte ou d’un cycle de commande mensuel.

GIF montrant comment définir des heures limites et des tâches récurrentes sur Asana pour les activités présentant un délai bien défini

Conseils pour les rapports et la gestion de la dotation en personnel

Suivez la progression et gérez votre dotation en personnel informatique avec les Portefeuilles et la Gestion des ressources

Pour analyser la progression des projets et évaluer la disponibilité de leurs équipes, les chefs d’équipe informatique rassemblent généralement les informations à partir de notes de réunions, d’e-mail ou de feuilles de calcul, ce qui, en plus de prendre du temps, peut s’avérer imprécis. Créez plutôt un portefeuille comprenant vos principaux projets IT et de demandes d’assistance afin de voir en temps réel et au même endroit la progression, les échéances et les priorités.

Puis, utilisez l’onglet Gestion des ressources pour visualiser la capacité de votre équipe en fonction des tâches attribuées sur Asana. Cette fonction vous aide à prendre des décisions de dotation avisées, pour répartir équitablement le travail et maintenir vos projets informatiques en bonne voie.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’utilisation de la Gestion des ressources pour vérifier si quelqu’un est surchargé et réattribuer ses tâches

Par défaut, la Gestion des ressources utilise le nombre de tâches, mais nous savons que toutes les tâches ne se valent pas. C’est pourquoi vous pouvez définir un champ personnalisé d’effort pour les projets d’un portefeuille qui vous permettra de mieux suivre la charge de travail de chaque tâche, au travers par exemple du nombre d’heures nécessaires ou d’un système de points.

Ressources pour les demandes informatiques

Besoin de plus de conseils ? Vous apprenez mieux en regardant ? Ou vous souhaitez savoir comment nos autres clients gèrent leurs demandes informatiques ? Ces ressources peuvent vous être utiles :

Ressources pour les demandes informatiques Lien
Modèle de demande informatique Utilisez ce modèle
Tutoriel vidéo Regardez Apprendre à utiliser Asana pour les demandes générales de travaux
Cours sur demande Inscrivez-vous à l’Asana Academy pour les demandes générales de travaux
Études de cas et webinaires Découvrez comment Meliá Hotels International gère ses demandes informatiques sur Asana
Échanger avec la communauté Participez à l’une de nos prochaines formations ou ouvrez un nouveau sujet sur notre forum

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.