Assistance informatique

Disposer d’un moyen simple pour signaler les problèmes informatiques plus complexes est fondamental dans le milieu professionnel. Il peut parfois s’avérer difficile de trouver une solution qui convient à la fois aux exigences de votre service informatique et à la capacité d’exécution de tout le monde. Utiliser Asana pour les demandes informatiques permet à n’importe qui de signaler un problème et au service informatique de le résoudre dans les plus brefs délais.

Configurer un projet d’assistance informatique

  1. Créez un projet et nommez-le « Assistance informatique ». Vérifiez qu’il s’agit bien d’un projet public au sein d’une équipe publique afin que tout le monde puisse y accéder en cas de problème informatique.
    • En fonction de l’affichage souhaité pour le projet, vous pouvez choisir une disposition en liste ou en tableau.
    • En ce qui concerne les problèmes informatiques sensibles, vous pouvez créer un projet privé uniquement accessible par le service informatique.
  2. Attribuez un propriétaire de projet, comme un coordinateur ou un chef d’équipe. À mesure que de nouvelles tâches de demande informatique sont ajoutées, le propriétaire du projet peut les attribuer aux personnes adéquates. Les membres du service informatique peuvent également attribuer les tâches en conséquence.
    • Ajoutez des membres du service informatique en tant que membres du projet. Cela leur permet d’être informés des nouvelles tâches et de ne rien laisser passer à travers les mailles du filet.
  3. Organisez votre projet informatique par type de demande informatique ou par collègue. Vous pouvez utiliser des sections ou des colonnes.
  4. Pour créer une demande d’assistance informatique, il suffit à une personne au sein de votre organisation de créer une tâche dans le projet. Vous pouvez également utiliser un modèle de tâche lorsque vous devez systématiquement renseigner certaines informations. Pour ce faire, le demandeur doit simplement copier la tâche lors de la création d’une demande.
    • Une fois la demande envoyée, assurez-vous de l’attribuer à l’un de vos collègues, puis définissez une échéance pour que le demandeur puisse avoir une idée du temps nécessaire pour obtenir une solution.
  5. Attribuez des sous-tâches à la personne à l’origine du signalement tout au long du processus de dépannage. Cela vous permet de présenter clairement les étapes de la résolution du problème et de disposer d’un historique de dépannage.
  6. Commentez les tâches pour correspondre avec les personnes concernées sans quitter la tâche.

Créer un projet d'assistance informatique sur Asana

Aller plus loin avec l’assistance informatique

Envoyer des demandes informatiques au moyen de formulaires en ligne

Vous pouvez créer un formulaire en ligne personnalisé à l’aide de Wufoo ou de Google Forms pour consigner toutes les informations dont vous avez besoin pour une nouvelle demande informatique. Une fois renseignés, les champs du formulaire seront automatiquement synchronisés avec une tâche de votre projet de demandes dans Asana. Vous pouvez même établir une correspondance entre les champs du formulaire en ligne et vos champs personnalisés dans le projet. Ainsi, les demandeurs peuvent savoir quels détails sont nécessaires pour faire avancer leur demande et vous ne perdez pas de temps à revenir sur la demande pour clarifier des détails.

Suivre davantage de détails grâce aux champs personnalisés

Accélérez le processus en ajoutant des champs personnalisés au projet. Grâce aux champs personnalisés, vous pouvez suivre davantage d’informations sur chaque demande et demander à vos collègues de les renseigner avant l’envoi. Vous pouvez définir des champs pour le niveau de priorité, l’urgence, le type de demande et plus encore.

Utiliser des champs personnalisés dans votre projet d'assistance informatique

Comment ajouter des champs personnalisés ?

Ajoutez des champs personnalisés à votre projet de demandes informatiques en cliquant sur le menu déroulant dans le titre du projet et en sélectionnant Gérer les champs personnalisés. De là, vous pouvez créer et gérer vos champs personnalisés.

Comment créer des champs personnalisés sur Asana Comment gérer les champs personnalisés sur Asana

Utiliser les champs personnalisés spécifiques à l’informatique dans d’autres projets

Vous pouvez ajouter des champs personnalisés afin d’indiquer les informations nécessaires à la progression du travail en un simple coup d’œil, dans d’autres projets informatiques (comme la configuration du matériel audiovisuel pour une présentation ou la prise en charge des nouveaux employés). Par exemple : lorsque que nous organisons une présentation chez Asana, nous utilisons des champs personnalisés colorés pour que notre service informatique puisse rapidement savoir à quel moment intervenir (ou ne pas intervenir).

Utiliser des champs personnalisés colorés afin d'indiquer aux membres de votre service informatique à quel moment intervenir

Définir des heures limites et des tâches récurrentes

En ce qui concerne les demandes urgentes, vous pouvez définir des heures limites, afin de vous assurer que tous les problèmes sont résolus avant une présentation, une démonstration ou un voyage d’affaires. Choisissez une heure en cliquant sur l’échéance d’une tâche et en sélectionnant Ajouter une heure limite.

Lorsque vous devez effectuer certaines tâches régulièrement, vous pouvez les définir en tant que tâches récurrentes pour vous assurer de ne plus jamais rien manquer, qu’il s’agisse d’un renouvellement de compte ou d’un cycle de commande mensuel.

Définir des heures limites et des tâches récurrentes dans Asana pour les activités présentant un délai bien défini

Stocker des tâches dans plusieurs projets

Il arrive bien souvent qu’une demande informatique concerne d’autres activités et initiatives informatiques. Au lieu de créer deux tâches distinctes, vous pouvez stocker des tâches dans plusieurs projets afin de suivre le travail au sein des deux projets. Le travail ne sera pas dupliqué et vous aurez accès aux informations nécessaires dans le contexte adéquat.

Par exemple, votre service informatique peut avoir un projet privé afin de réaliser le suivi des ordinateurs de prêt. Ainsi, lorsque vous recevez une nouvelle demande de prêt d’ordinateur, vous pouvez la stocker dans le projet de demandes informatiques et de prêt d’ordinateur, tout en gardant le reste du projet de prêt confidentiel.

Utiliser des formulaires pour la configuration du poste de travail des nouveaux employés

Faites en sorte que vos employés commencent du bon pied en utilisant Asana pour configurer leur poste de travail. Avant de démarrer, demandez-leur de renseigner leurs exigences et leurs préférences informatiques dans un formulaire Google Forms. Une fois le formulaire envoyé, vous pouvez transférer les informations directement dans Asana en tant que nouvelle tâche de votre projet de demandes informatiques sans avoir à copier et coller quoi que ce soit.

Ne vous contentez pas de suivre les problèmes, résolvez-les en gérant votre assistance informatique à l’aide d’Asana.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Apprenez à utiliser Asana pour recevoir et gérer les demandes d’assistance informatique. Ce cas d’utilisation vise à présenter au service informatique les étapes de la configuration d’une assistance informatique dans Asana.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de