L’intégration de nouveaux employés

Lorsqu’un nouvel employé arrive, il est parfois difficile de lui donner toutes les informations dont il a besoin, de vérifier qu’il remplit les formalités nécessaires et d’assurer la fluidité de la transition : cela demande généralement de longs échanges d’e-mails. Habituellement, il faut compter huit mois pour qu’un nouvel employé atteigne sa productivité optimale. En utilisant un modèle de projet sur Asana, vous pouvez suivre le processus d’intégration du début à la fin. Les employés savent ce qu’ils doivent faire, où trouver les informations et sont opérationnels rapidement.

Consultez cet article pour créer votre propre projet d’intégration et jetez un coup d’œil aux autres ressources partagées ci-dessous.

Ressources pour l’intégration des nouveaux employés Lien
Modèle créé par Asana Utiliser le modèle
Étude de cas Découvrir comment l’équipe marketing de Dow Jones, The Education Trust-West et POMT s’adaptent à une croissance rapide en intégrant leurs nouveaux employés grâce à Asana

Créer un projet d’intégration des nouveaux employés

  1. Créez un projet à utiliser comme modèle d’intégration. Nommez-le « Modèle d’intégration RH [Nom] ». Pour chaque nouvel employé, vous dupliquerez ce projet et ajouterez son nom.

  2. Organisez le projet en y ajoutant des sections telles que « Prestations sociales », « Plan épargne retraite », « Informatique » ou « Références ».

  3. Ajoutez des tâches à chaque section, par exemple : « Inscription aux prestations sociales », « Inscription au plan épargne retraite », « Connexion de l’ordinateur aux imprimantes de l’entreprise ». Donnez des instructions claires dans la description de la tâche, joignez-y les fichiers nécessaires et utilisez les @mentions pour faire référence à d’autres tâches ou projets. Attribuez les tâches telles que « Commander un ordinateur » à un membre du service approprié.

  4. Enregistrez votre projet comme modèle. Cliquez sur le menu déroulant du titre du projet et sélectionnez Convertir en modèle. Ainsi, chaque fois qu’un nouvel employé arrive, il vous suffit de copier ce modèle. Vous pouvez le mettre à jour en fonction des commentaires des nouveaux employés afin d’améliorer le processus d’intégration.

  5. Invitez les collègues concernés par le processus d’intégration à rejoindre le projet et attribuez des tâches à votre nouveau collègue.

  6. Lorsque le nouvel employé commencera à travailler, il saura quels documents remplir et quelles tâches accomplir pour finaliser son intégration. Les nouveaux employés peuvent également poser leurs questions directement dans une tâche et passer à l’étape suivante.

projet Modèle d’intégration RH sur Asana

Astuces pour gérer votre projet d’intégration des nouveaux employés

Vous avez beaucoup de nouveaux employés ? Suivez l’avancée de leur intégration dans un portefeuille

Que vous soyez responsable du recrutement ou que vous travailliez en étroite collaboration avec les nouveaux employés pour les intégrer, il peut être difficile de suivre les progrès de chacun, surtout si beaucoup de personnes commencent en même temps. Au lieu de conduire des entretiens individuels ou d’espérer qu’ils viendront vous poser leurs questions, vous pouvez garder un œil sur tout le monde en ajoutant les projets d’intégration à un portefeuille. Vous verrez ainsi tous les changements en un seul endroit et pourrez intervenir en cas de problème.

Créez aussi des projets d’intégration spécifiques aux équipes

Outre le projet de RH pour les formalités et les prestations sociales, chaque équipe ou responsable peut créer un projet modèle pour chaque intégration spécifique. L’intégration à une équipe peut comprendre des tâches qui concernent un rôle, mais pas l’entreprise entière. Si certaines tâches sont les mêmes dans chaque modèle, vous pouvez les enregistrer dans plusieurs projets pour éviter les doublons ou de perturber vos recrues.

Par exemple, le service commercial peut utiliser un document à propos du pipeline des ventes et du lead scoring : créez une tâche dans le modèle pour l’examen de ces sujets et joignez les documents. Les tâches peuvent être tout aussi bien « Prendre le café avec Jean » qu’« Examiner le plan stratégique ». Attribuez-les aux membres de l’équipe en question pour que l’intégration de votre nouveau collègue se déroule du mieux possible.

Utilisez des champs personnalisés pour trier les tâches d’intégration par priorité ou par type

Avec les champs personnalisés, les informations importantes d’une tâche apparaissent clairement et sont faciles à parcourir. Les noms et les valeurs des champs peuvent être personnalisés, et la création de champs déroulants, numériques ou textuels permet de saisir des informations précises. Pour l’accueil de nouveaux employés, l’utilisation d’une liste déroulante de priorités peut indiquer l’importance d’une tâche d’intégration et aider votre nouvelle recrue à établir ses priorités.

Vous pouvez aussi classer les tâches dans des catégories « à faire » ou « pour référence », afin que les nouveaux employés trouvent facilement certaines informations, comme le plan du bureau, ou en conservent d’autres une fois la tâche terminée, puisqu’il est ensuite possible de chercher et de trier par champ personnalisé.

Ajoutez des champs personnalisés à votre projet en cliquant sur le lien bleu Ajouter des champs personnalisés en haut du projet. De là, vous pouvez créer et gérer vos champs personnalisés pour les dépenses ou les autres données à suivre.

Création d’un champ personnalisé sur Asana en cliquant le lien bleu en haut du projet

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