Les entretiens

Le processus d’entretien avec de nouveaux membres potentiels implique une coordination entre différentes personnes au sein de votre entreprise. Grâce à Asana, les personnes participant à l’entretien, les recruteurs et les responsables du recrutement peuvent définir une liste de questions à poser à chaque candidat. Cela leur permet de poser les mêmes questions à tout le monde, tout en évitant de poser une même question plusieurs fois à un candidat. Après tout, il n’est pas le seul à vouloir faire bonne impression au cours de l’un entretien. Optimisez l’expérience du candidat tout en facilitant le travail des recruteurs grâce à Asana.

Comment créer un projet de questions d’entretien

Gagnez du temps avec notre modèle de préparation d’entretien.

  1. Créez un projet pour un poste à pourvoir et intitulez-le par exemple « Questions d’entretien pour le poste de responsable de conception ». Dans la description du projet, ajoutez un lien vers la fiche de poste. Ajoutez une instruction demandant aux intervieweurs de s’attribuer des tâches et de les marquer comme terminées à mesure qu’ils posent les questions.

  2. Invitez le responsable du recrutement et les collègues participant au processus d’entretien à l’aide du bouton + dans le coin supérieur droit de votre projet.

  3. Demandez au responsable du recrutement d’ajouter une tâche pour chaque question que vous souhaitez poser aux candidats pour le poste concerné.

  4. Lancez une discussion de projet pour décider des questions à poser. Vous pouvez créer des tâches directement depuis la discussion pour ajouter des questions à la liste.

  5. Une fois votre projet créé, enregistrez-le comme modèle en cliquant sur le menu déroulant dans l’en-tête du projet et en sélectionnant Enregistrer comme modèle. Vous pouvez ensuite le dupliquer en accédant à l’onglet Modèles au moment de créer un projet.

  6. Les intervieweurs doivent s’attribuer des questions pour chaque candidat et marquer la tâche correspondante comme terminée après avoir posé une question.

Projet de sélection de questions d’entretien sur Asana

Asana vous permet de créer une liste de questions d’entretien et de les attribuer aux intervieweurs, de façon à ce que tout le monde soit au courant des questions à poser. Cela permet à votre équipe d’aborder plus de sujets durant l’évaluation d’un candidat.

Astuces pour gérer votre projet de questions d’entretien

Créer des champs personnalisés

Vous pouvez créer des champs personnalisés pour votre modèle d’entretien qui seront reproduits lorsque vous dupliquerez le modèle de projet. Vous pouvez créer un champ personnalisé numérique afin d’évaluer la réponse du candidat à l’aide d’un barème allant de 1 à 5.

Créer un modèle de questions d’entretien sur Asana

Ajoutez des champs personnalisés à votre projet d’entretien en cliquant sur le lien bleu Ajouter des champs personnalisés en haut du projet. De là, vous pouvez créer et gérer des champs personnalisés pour attribuer une note aux réponses ou tout autre donnée que vous souhaiteriez suivre.

Interagir au moyen de commentaires

Utilisez la section dédiée aux commentaires de chaque question pour ajouter une remarque. Vous pouvez également prendre des notes dans une nouvelle tâche, puis les partager quand vous serez invité à effectuer un retour sur l’entretien.

Utiliser des sections

Créez des sections pour votre projet. Répartissez les questions suivant les catégories qui conviennent au poste. Voici quelques exemples de sections auxquelles nous avons parfois recours : « Attitude », « Compétences techniques » ou « Management ».

Créer un projet principal

Créez un projet principal pour les questions d’entretien d’ordre général. Reprenez les questions pertinentes de ce projet à chaque fois que vous créez un modèle.

Éviter de tout recommencer depuis le début

Utilisez Asana pour gérer votre processus de recrutement la prochaine fois qu’un poste est vacant. N’hésitez pas à vous référer à vos anciens modèles de questions d’entretien lorsqu’un poste est similaire à une ancienne offre.

Utiliser Asana pour suivre les questions d’entretien vous garantit un processus de recrutement organisé et efficace, et vous permet d’embaucher les meilleurs candidats plus rapidement.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

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Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.