Les ressources internes

Lorsque les documents de référence de votre entreprise ou de votre équipe sont disséminés (e-mails, messagerie instantanée, outils de partage), il peut s’avérer difficile, voire impossible, de retrouver les informations dont vous avez besoin. Pour y remédier, vous pouvez utiliser un projet Asana en tant que wiki interne ou centre de ressources de votre entreprise. De la politique en matière de congés à la charte graphique, chaque employé saura où trouver les informations les plus pertinentes et les plus récentes de l’entreprise.

Créer un projet de gestion des ressources internes

Dans Asana, les tâches non attribuées peuvent servir d’éléments de référence. Ces tâches sont facilement accessibles dans un projet ou par le biais de la recherche. Suivez ces étapes pour créer une bibliothèque de ressources internes :

  1. Créez un projet intitulé « Ressources internes » ou « Documents de référence de l’entreprise ».

  2. Ajoutez des sections afin d’organiser les références, comme « Ressources informatiques », « Ressources de la marque » ou « Politiques ».

  3. Ajoutez des tâches de référence à chaque section et joignez les fichiers nécessaires à chaque tâche depuis votre ordinateur, Google Drive, Box ou Dropbox. @Mentionnez les autres tâches ou projets pertinents dans Asana.

  4. Ajoutez des champs personnalisés au projet afin de pouvoir filtrer facilement les ressources selon les catégories de votre choix. Vous pouvez créer des champs correspondant au type de ressource, au temps de lecture et bien plus. Ajoutez des champs personnalisés en cliquant sur le lien bleu Ajouter des champs personnalisés en haut du projet. Vous pouvez trier les projets par champ personnalisé pour réorganiser toutes les tâches selon un champ en particulier, puis trouver et évaluer plus facilement des ressources.

  5. Invitez vos collègues à rejoindre le projet. Encouragez-les à ajouter d’autres informations de référence en tant que tâches dans les sections adéquates.

  6. Ajoutez une tâche avec un lien vers le projet de gestion des ressources internes à votre modèle d’intégration. Ainsi, tous les nouveaux employés sauront où s’informer dès le premier jour.

    Projet de gestion des ressources internes dans Asana

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Astuces pour gérer votre projet de gestion des ressources internes

Mettre à jour les tâches

Tâchez de mettre à jour la tâche concernée lorsque vous apportez des modifications aux documents ou aux informations de référence. Vos collègues peuvent consulter l’historique de la tâche et voir quand et pourquoi elle a été modifiée.

Vue Fichiers

Utilisez la vue Fichiers pour afficher une galerie contenant tous les documents et fichiers de votre projet de référence.

Documents de référence propres à l’équipe

Créez un projet distinct pour les documents de référence propres à votre équipe. Les tâches peuvent être associées au projet de référence global de l’entreprise et au projet propre à votre équipe. Par exemple, vous pouvez placer toutes les ressources de conception dans votre projet de gestion des ressources de conception et, en même temps, intégrer les éléments les plus importants (logos, etc.) au projet de gestion des ressources de référence de l’entreprise.

Rationalisez la recherche de documents importants relatifs à l’entreprise et simplifiez la vie de votre équipe. Toutes les tâches sur Asana ne doivent pas forcément être des actions à réaliser ni être attribuées à des personnes. Les tâches de référence vous permettent d’organiser et de centraliser les ressources internes afin de permettre à votre équipe de se focaliser sur le travail et non sur la recherche d’informations.

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