Rapports de progression

En tant que responsable au sein de votre organisation, vous êtes probablement chargé de connaître la progression des projets au quotidien, de communiquer des mises à jour de statut aux autres gestionnaires, d’identifier les risques et de déterminer l’impact du travail de votre équipe sur les autres équipes. Asana permet aux gestionnaires de suivre la progression des projets, sans convoquer davantage de réunions ou microgérer les membres d’équipes.

Peloton suit la progression grâce à Asana

 

Suivre la progression des projets à l’aide du tableau de bord

  1. Ajoutez les projets importants de votre équipe à votre tableau de bord pour obtenir une vue d’ensemble de la progression et du statut des projets.

  2. Personnalisez l’affichage de votre tableau de bord en faisant glisser et en déposant les cartes de projet par ordre de priorité, par propriétaire du projet, ou pour les disposer par ordre alphabétique ou par couleur de statut.

  3. Assurez-vous que les propriétaires du projet et leurs chefs d’équipe mettent à jour leurs projets respectifs de manière régulière afin que tout soit à jour.

  4. Montrez votre tableau de bord lors des réunions ou des présentations pour montrer l’avancement du travail aux autres.

Mon tableau de bord dans Asana

Demandez à chaque propriétaire de projet de mettre régulièrement à jour le statut de ses projets, en particulier lorsque des étapes clés sont atteintes ou si le projet n’est pas en bonne voie. Le fait de connaître son statut vous aidera, vous et votre équipe, à prendre rapidement les mesures appropriées.

Vues et rapports personnalisés

Mes tâches ;

Pour afficher une vue plus détaillée du travail de chaque membre de l’équipe, faites une recherche par nom pour trouver une personne en particulier. La vue de recherche affiche toutes les tâches que la personne a prévues pour Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard, en plus des nouvelles tâches qui lui ont été attribuées. Vous pouvez ajouter à vos favoris les listes de tâches des membres de votre équipe et y accéder depuis la barre latérale afin de consulter rapidement les priorités des membres de votre équipe.

Mes tâches dans Asana

Rapports du tableau de bord avec Google Sheets

Si vous êtes un fervent utilisateur du tableau de bord et que vous gérez une grande quantité de projets que vous devez comparer de manière plus détaillée, vous pouvez utiliser les rapports du tableau de bord dans Google Sheets. Avec cette intégration, vous pouvez accéder aux données du projet directement depuis Asana et créer des visualisations et des rapports personnalisés pour savoir ce qui fonctionne bien et ce qui mérite plus d’attention, le tout depuis Google Sheets. Il vous suffit de cliquer sur Ouvrir le rapport dans Google Sheets en haut à droite de votre tableau de bord.

Mon tableau de bord avec Ouvrir le rapport dans Google Sheets en surbrillance

Vues de recherche.

Utilisez la recherche pour créer des rapports sur mesure sur le travail terminé, le travail à venir, le travail prioritaire et le travail partagé entre plusieurs équipes et projets. Vous pouvez faire une recherche dans l’ensemble des champs d’Asana : par responsable, date d’achèvement, etc. Pour bénéficier d’un accès rapide et enregistrer vos critères de recherche, ajoutez des étoiles à vos vues de recherche et renommez-les.

Menu déroulant de recherche contenant des champs pour les critères de recherche

Vues de recherche utiles lorsque vous vous posez les questions suivantes :

Dois-je établir un suivi avec quelqu’un ?

  • Tâches que j’ai attribuées qui ne sont pas terminées

Qu’a fait mon équipe récemment ?

  • Tâches terminées ces X derniers jours

Sur quoi l’équipe travaillera-t-elle ensuite ?

  • Tâches non terminées à faire dans les X prochains jours

Y a-t-il des tâches en retard ?

  • Tâches non terminées qui étaient dues ces X derniers jours

Suivre la progression

Utiliser le tableau de bord et les vues de projets vous permet de connaître le statut des projets et des objectifs et de les consulter dans le contexte adéquat. Lorsque vous disposez d’informations à jour et pertinentes, vous pouvez prendre des décisions rapidement, planifier le travail de votre équipe avec plus de précision et obtenir les résultats que vous recherchez.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Grâce à Asana, les gestionnaires sont encouragés à suivre la progression des projets.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de