Réunions individuelles

Les réunions individuelles sont un moyen utile pour les responsables de communiquer avec les membres de leur équipe et de prévoir un créneau dédié et agréable pour l’accompagnement, la communication et la création de liens. Les managers efficaces s’assurent que leurs employés se sentent valorisés et encouragés ; les réunions individuelles favorisent cette interaction positive. Asana vous permet de planifier vos réunions individuelles, de rester concentré pendant la discussion et de suivre les éventuelles actions à effectuer qui ressortent de la réunion.

Patreon organise des réunions individuelles avec Asana

 

Configurer un projet de réunion individuelle

  1. Configurez un projet privé et invitez uniquement votre subordonnés à le rejoindre.

  2. Créez des sections au sein du projet pour organiser le programme de votre réunion. Par exemple :

    • À aborder cette semaine
    • À revoir plus tard
    • Obstacles et réussites
    • Objectifs
    • Actions à effectuer
  3. Ajoutez de nouveaux sujets à votre projet entre chaque réunion individuelle (les responsables et les subordonnés peuvent ajouter des sujets à l’ordre du jour de la réunion).

    • Ajoutez des descriptions aux tâches pour vous rappeler avec précision de ce que vous souhaitiez dire.
    • Commentez les tâches pour discuter des travaux avant et après une réunion.
    • Ajoutez une tâche à partir d’un autre projet à votre projet de réunion individuelle pour pouvoir en discuter en contexte.
  4. Attribuez des tâches dans la section des actions à effectuer et définissez une échéance adéquate pour veiller à ce qu’elle soit achevée avant la prochaine réunion.

  5. Une fois que vous avez créé la tâche, enregistrez votre projet de réunion individuelle comme modèle en cliquant sur le menu déroulant du titre du projet et en sélectionnant Enregistrer comme modèle. Toute personne de l’entreprise peut ensuite facilement créer un projet de réunion individuelle.

Projet de réunion individuelle sur Asana

Vous pouvez utiliser des échéances récurrentes pour les sujets que vous souhaitez aborder chaque semaine. Placez-les dans la section « À aborder cette semaine » pour qu’ils réapparaissent chaque semaine.

Maximiser les réunions individuelles

L’objectif d’une réunion individuelle n’est pas d’ajouter une autre réunion à votre calendrier. Une fois que vous avez configuré votre projet de réunion individuelle sur Asana, vous pouvez rentabiliser votre réunion au maximum en effectuant les actions suivantes :

  • Préremplissez l’ordre du jour de la réunion pour pouvoir réfléchir aux sujets à l’avance et les aborder à tête reposée plutôt qu’à chaud.
  • Ajoutez des idées tout au long de la semaine pour ne pas les oublier et ainsi éviter de perdre du temps au moment de la réunion à tenter de vous rappeler des sujets de discussion.
  • Encouragez votre subordonné à s’exprimer sur les sujets de la réunion et les priorités afin d’instaurer une atmosphère honnête, sûre et respectueuse dès le départ. Ces réunions servent, à terme, à ce que le membre de votre équipe ose dire ce qui le préoccupe.
  • Faites le point régulièrement sur les objectifs, les plans de carrière et les opportunités de croissance pour garantir une plus grande motivation à les atteindre.

Réserver du temps sur votre calendrier pour une réunion individuelle constitue une part importante du rôle de chef d’équipe. Les commentaires cohérents et honnêtes qui émergent font ressortir le meilleur de vos employés. Mettre l’accent sur l’épanouissement professionnel, identifier les obstacles et hiérarchiser les idées ensemble contribuent à faire avancer les carrières et les organisations.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Utilisez Asana pour planifier vos réunions individuelles, rester concentré et suivre les actions à effectuer.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de